MỤC LỤC
PHẦN 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 2
I. Các khái niệm cơ bản 2
II. Các Lợi ích của QLDA 2
III. Các Kiến thức cần thiết để QLDA 4
IV. Phần mềm QTDA 5
V. 9 lãnh vực trong QLDA 5
VI. Bộ ba ràng buộc 6
VII. Quản lý dự án công nghệ thông tin 6
PHẦN 2. QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN 8
I. Tầm quan trọng của việc quản lý kế hoạch 8
II. Khái niệm quản lý thời gian 8
III. Các Qui trình QL Thời gian DA 9
PHẦN 3. KẾT LUẬN 14
PHẦN 4. PHỤ LỤC 15
A. PHƯƠNG PHÁP CPM 15
B. PHƯƠNG PHÁP PERT 22
C. SƠ ĐỒ GANTT 26
1
PHẦN 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN QUẢN TRỊ DỰ ÁN
I. Các khái niệm cơ bản
Trước khi đi vào tìm hiểu quản trị dự án chúng ta cần làm rõ một vài khái
niệm cơ bản:
1. Dự án là gì?
- Dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc
dịch vụ” (PMBOK® Guide 2000, p.4).
- Dự án là một chuổi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện
nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời
gian và ngân sách
Các thuộc tính của dự án
- Dự án có mục đích rõ ràng.


dự
án!”
2. Tại sao các DA bị thất bại
- Bị hủy: 33% các DA bị hũy (Vượt thời gian hay chi phí). Nghiên cứu của
Standish

Group (CHAOS) năm 1995 trên 31% bị hủy, tốn kém 81 tỉ USD
chỉ riêng tại

Hoa Kỳ.
- Quá tải - Nhu cầu các dự án CNTT càng tăng
 Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT mới
 Năm 2001, trên 500,000 dự án CNTT mới được khởi động
- Không hiệu quả: nhiều DA không bao giờ được sử dụng.
3. Tại sao các DA thành công
- Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép;
- Vượt quá khoảng 10% đến 20% được coi là chấp nhận được.
- Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mưc.

- Khách hàng thỏa mản:
 Sản phẩm DA giải quyết được vấn đề.
 Được tham gia vào quá trình QL DA.
- Người quản lý hài lòng với tiến độ.
4. Các Lợi ích của QLDA
- Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên tài chính, thiết bị và con người;
- Cải tiến quan hệ với khách hàng
- Rút ngắn thời gian triển khai.
- Giảm chi phí
- Tăng Chất lượng và độ tin cậy.

•
Tư duy phê phán (dám đương đầu
với cấp trên

khi cần thiết …)
• Hỗ trợ các thành viên
• Khích lệ các ý tưởng mới
• Thiếu gương mẫu
• Kém tự tin
• Thiếu kiến thức
chuyên môn
• Giao tiếp tồi
• Thúc đẩy công việc
tồi
Các đặc trưng quan trọng nhất của người QLDA hiệu quả và

kém hiệu quả
4
IV. Phần mềm QTDA.
- Năm 2003, có hàng trăm sản phẩm khác nhau hỗ trợ quản trị dự án
- Ba chủng loại chính:
 Các công cụ Low-end: phục vụ các dự án nhỏ, giá dưới 200 USD /
người dùng;
 Các công cụ cỡ trung (Midrange): phục vụ cho nhiều dự án và người
dùng, giá 200-500USD / người dùng. Phần mềm Project 2000 là
phổ

biến nhất;
 Các công cụ High-end: còn được gọi là Phần mềm QTDA Xí
nghiệp;


- Các mục tiêu về chi phí: Sẽ tốn kém bao nhiêu?
Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối những mục tiêu
thường

hay xung đột này.
Hình 1. Bộ ba ràng buộc của QTDA
VII. Quản lý dự án công nghệ thông tin
1. Dự án CNTT.
- CNTT = Phần cứng + Phần mềm, sự tích hợp phần cứng, Phần mềm và
con

người
- Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, và mạng
6
2. Các giai đoạn của dự án CNTT.
Mục đích Các hoạt động tron

từng giai đoạn
Tiến hành Tài liệu và các mốc
điểm
XÁC ĐỊNH
Tìm hiểu để có
đánh giá khởi

đầu.
Mục đích, mục

tiêu
Trình bày vấn

hợp đồng.
Thiết kế ban
đầu.
Đặc tả Chức năng

(Ndùng thông
qua)

Kế hoạch cuối cùng

Đề xuất
thực hiện

(Ndùng thông qua)
Các phần của
Quyết định xây
Đặc tả Thiết kế
Hệ thống, Hệ
dựng/Mua.
(Thông qua KT)
thống sẽ làm
việc như thế

nào.
Thiết kế

Xem xét kỹ

lưởng.
Kế hoạch kiểm thử sự

Tài liệu sữ dụng
KIỂM THỮ

HỆ THỐNG
Làm việc, Hệ

thống hiệu

chỉnh những sai
sót.
Tích hợp.
Kiểm tra chất
lượng kỹ càng.
Hệ thống làm việc

Kiểm thử Hệ
thống.
Báo cáo
(Thông qua về Chất

lượng)
KIỂM THỬ

SỰ CHẤP

NHẬN
Sự chấp nhận
của khach

hàng.

khác biệt về tính cách trình độ của người quản lý dự án và các thành viên
liên trong nhóm hoăc các người hoăc tổ chức liên quan đến dự án. Các yếu
tố này thì luôn biến động và thay đổi trong khi thời gian thì cũng luôn chạy
không ngừng.
- Thời gian quá hạn trung bình là 222% (theo báo cáo của CHAOS năm
1995; tiến lên 163% vào năm 2001.
- Thời gian có độ linh hoạt bé nhất; nó trôi qua bất kể điều gì xảy ra
- Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong dự án, Đặc
biệt

là trong nửa sau của dự án.
II. Khái niệm quản lý thời gian
- Quản lý thời gian nhằm đảm bảo cho dự án tạo ra một kết quả chuyển giao
đúng thời hạn.
- Thời hạn đặt cho dự án là để dự án có những chuyển giao cần thiết tại một
thời điểm đã xác định trước.
- Các yếu tố phụ thuộc
 Những công việc nào cần thiết phải thực hiện
 Khối lượng công việc mà mỗi tiến trình cần hoàn thành với một
nguồn lực cụ thể được cấp phát cho tiến trình đó.
 Tính chất công việc (độ phức tạp …)
 Tính chất nguồn lực cấp phát cho công việc đó (có năng lực cao hay
thấp)
 Các tiến trình liên kết với nhau như thế nào để tạo ra kết quả chuyển
giao nhanh nhất vì chúng bị phụ thuộc nhau:
• Tác động lên cùng một đối tượng.
• Sử dụng chung nguồn nhân lực.
 Khả năng sử dụng được tối đa nguồn nhân lực (con người, phương
pháp, công cụ) sẵn có của dự án cho các công việc phải làm của dự
án.

9
1. Xác định các hoạt động.
- Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu cơ bản của dự án.

Bản kế hoạch của dự án bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc dự án,
cùng với thông tin về

ngân sách
 Tuyên bố phạm vi của dự án và chia nhỏ nội dung thực hiện dự án
– WBS, phạm vi quản lý giúp xác định cần phải làm những gì.
-
Xác định hoạt động đòi hỏi phát triển việc chia nhỏ nội dung thực
hiện dự án - WBS cùng với những lời giải

thích để hiểu được tất cả
những việc cần làm, nhằm có được các ước lượng phù

hợp với thực tế.
 Phạm vi, mục tiêu, yêu cầu, môi trường (chính sách, thủ tục, các
điều kiện rang buộc …)
 Danh sách hoạt động chính là các bản biểu hoạt động bao gồm
các kế hoạch dự án. Dách sách bao gồm tên hoạt động, mã số hoạt
động và miêu tả phạm vi hoạt động.
 Thuộc tính hoạt động cung cấp thông tin liên quan đến kế hoạch
về mỗi hoạt động, như là người tiền nhiệm, người kế nhiệm, các
mối quan hệ logic, lãnh đạo, chậm chễ, yêu cầu về nguồn lực, hạn
chế, thời gian thực hiện, và các dữ kiện khác liên quan đến hoạt
động.
 Mốc dự án được xác định bằng các hoạt động và rất nhiều công
vệc khác và mỗi mốc dự án tự nó xác định các hoạt động tiếp theo

- Dựa trên năng lực trung bình của nhóm dự án, phương pháp thực hiện, công
cụ trợ giúp và môi trường.
- Tùy theo hướng tiếp cận sẽ có các ước lượng khác nhau.
 Ước lượng phi khoa học:
• Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính
• Nhanh và dễ
11
• Kết quả thiếu tin cậy.
• Chỉ nên dung trong trường hợp đội ngũ chuyên môn rất có kinh
nghiệm, kỹ năng cao, đội ngũ ổn định. Dự án đã có quy định,
bắt buộc phải thực hiện hoặc dự án rất nhỏ.
 Ước lượng
CPM : thời gian mỗi công việc là thời gian xác định,
cho phép thực hiện được

công việc đó.
• CMP mang tính tiền định ở chỗ nó chỉ dung một ước lượng
thời gian chính xác chứ không dung 3 ước tính để tính toán
thời gian do đó khả năng theo dõi thời gian hoàn thành với một
mức độ chính xác hợp lý.
• Cần phải tính thời gian dự trữ (float) hay thời gian trì hoãn cho
mỗi gói công việc và tính đường tới hạn.
 Ước lượng
PERT: tính thời gian mong muốn (kỳ vọng) của thời
gian thuận lợi (lạc quan),

thời gian không thuận lợi (bi quan) và
thời gian trung bình thực hiện được

công việc đó.

- Công nghệ thay đổi.
- Khó phân ranh giới rõ ranh giới giữa các giai đoạn: ví dụ kiểm thử có bao
gồm gỡ rối hay không hoặc như thiết kế có bao gồm công việc vẽ sơ đồ cấu
trúc chương trình hay không
4. Phát triển lịch biểu.
Tạo được Lịch biểu phù hợp: phân tích thứ tự hoạt động, thời lượng, nhu
cầu nguồn lực và giới hạn về thời gian để xây dựng tiến độ của dự án.
5. Điều khiển lịch biểu.
Giám sát trạng thái của dự án để cập nhật tiến trình dự án và quản lý những
thay đổi so với kế hoạch tiến trình cơ bản:
- Kiểm tra lịch biểu so với thực tế
- Sử dụng kế hoạch phòng hờ bất trắc
- Không lập kế hoạch cho mọi người làm việc 100% khả năng vào mọi
thời điểm
- Tổ chức các buổi họp tiến độ với các bên liên quan, và
- Thật rõ ràng, trung thật khi bàn về các vấn đề liên quan đến lịch biểu
13
PHẦN 3. KẾT LUẬN
- Hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian dự án:
 Thời gian là cái một đi không trở lại, đúng như người xưa đã có câu
“Có 3 thứ trên đời này không thể lấy lại được đó là tên đã bắn, lới đã
nói và thời gian đã qua.”.
 Thời gian nằm trong bộ 3 ràng buộc (phạm vi, thời gian, chi phí) của
một dự án. Vượt quá thời gian cho phép là dự án đã thất bại…
- Hiểu được các Qui trình Quản lý thời gian
- Hiểu được các Phương pháp dùng để Quản lý Thời gian: CPM
(Critical Path

Method), PERT (Program Evaluation and Review
Technique), GANTT.

C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
6
10
10
12
4
2
9
5
8
2
10
3
9
4
7
8
11
3
1

750
100
650
-
-
-
A, B

B
C

C
B, E
B, E, C, F

B, E, H
A, B, D
B, E, C, F, H, I, J

C, G
15
- TGBT: Thời gian bình thường;
- CPBT: Chi phí bình thường
;
-
TGRN: Thời gian rút ngắn;
- CPRN: Chi phí rút ngắn;
- Thời gian: tuần;
- Chi phí: triệu đồng
.


việc có hai công việc trước trực tiếp ở cùng nấc thì phải nối hai công
việc đó bằng

một công việc ảo, có thời gian thực hiện bằng không. Thí dụ, D
có hai công việc

trước trực tiếp A, B ở cùng nấc nên nối A, B bằng một công
việc ảo (mũi tên chấm).
2. Tính thời gian tới hạn
Lập bảng phân tích sau:
Phân tích CPM
Hoạt động Thời gian hoàn thành ES LS EF LF LS - EF
-
Thời gian hoàn thành công trình =
Tổng chi phí =
Trong đó:
-
ES (Earliest Start) = Thời gian sớm nhất của một cv có thể bắt đầu.

-
EF (Earliest Finish) = Thời gian sớm nhất để một cv có thể kết thúc.

-
LS (Latest Start) = Thời gian muộn nhất của một cv có thể bắt đầu.

- LF (Latest Finish) = Thời gian muộn nhất để một cv có thể kết thúc.
(cv: công việc)
EF và LS được cho bởi công thức:
EF = ES + thời gian hoàn thành

6
10
10
0
12
4
2
9
0
5
8
2
10
3
9
0
0
0
10
10
10
10
10
14
14
14
19
22
22
19

10
10
14
10
22
21
21
23
21
27
29
29
32
32
32
4
10
4
0
0
7
9
4
7
8
7
8
0
7
4

Lập bảng phân tích để kiểm tra đường tới hạn ta có:
Phân tích CPM
Hoạt động Thời gian hoàn thành ES LS EF LF LS - EF
19
A
B
C
C’ (aûo)
D
E
F
G
G’ (aûo)
H
I
J
K
L
M
6
7
10
0
11
4
2
9
0
5
8

23
21
25
19
6
7
10
7
18
11
12
19
11
16
20
18
25
23
28
10
10
10
10
21
17
17
19
17
23
25

- Công việc D rút ngắn 1 tuần
Thời gian hoàn thành mới = 11 và chi phí tăng = 30 x 1 = 30
- Công việc K rút ngắn 3 tuần
Thời gian hoàn thành mới = 7 và chi phí tăng = 10 x 3 = 30
- Công việc M rút ngắn 3 tuần
Thời gian hoàn thành mới = 6 và chi phí tăng = 10 x 3 = 30
Lập lại bảng phân tích để kiểm tra đường tới hạn, ta có:
Phân tích CPM
Hoạt động Thời gian hoàn thành ES LS EF LF LS - EF
20
A
B
C
C’ (aûo)
D
E
F
G
G’ (aûo)
H
I
J
K
L
M
6
7
10
0
11

13
15
10
17
18
17
23
21
25
19
6
7
10
7
18
11
12
19
11
16
20
18
25
23
25
7
7
10
7
18

không thể rút ngắn

thời hạn hoàn thành công trình được nữa.
Chú ý. Trong trường hợp mạng khá lớn, để tránh mất nhiều thời gian
trong việc kiểm tra

đường tới hạn rút ngắn tối ưu, ta đưa bài toán về mô hình
quy hoạch tuyến tính để giải.
5. Ưu nhược điểm
5.1. Ưu điểm:
Sử dụng phương pháp này tốn nhiều công sức hơn biểu đồ Gantt, nhưng lại
cung cấp nhiều thông tin chi tiết cần thiết cho việc quản lý dự án một cách có hiệu
quả. Nó đòi hỏi chia nhỏ dự án ra thành nhiều hoạt động xác định được và liên hệ
các hoạt động này với nhau theo một trật tự logic và chi tiết hơn nhiều so với biểu
đồ Gantt;
21
- Đây là công cụ hữu hiệu để xây dựng lịch thực hiện chung cho toàn bộ dự án, cũng như cho từng
công việc cụ thể, chi tiết.
- Cung cấp mối quan hệ tương hồ giữa các hoạt động và lịch trình sử dụng kinh phí và các nguồn
lực khác.
- Đòi hỏi có những mô tả rõ mối quan hệ giữa các hoạt động.
5.2. Nhược điểm:
Như đã biết, trong phương pháp CPM, sử dụng thời gian tất định. Điều đó
trong thực tế chưa hẳn đã đúng. Bởi trên thực tế có rất nhiều dự án bị chi phối bởi
các điều kiện khách quan cũng như chủ quan, khiến cho thời gian cũng như nhiều
yếu tố khác của dự án không cố định. Ta chỉ có thể ước lượng nó trong khoảng
nào đó hợp lý. Vì vậy, phương pháp CPM được sử dụng nhiều trong giai đoạn đầu
cuả quản lý dự án vì tính hiệu quả, đơn giản, song giai đoạn sau người ta kết hợp
cả PERT để quản lý dự án một cách chính xác hiệu quả hơn.
B. PHƯƠNG PHÁP PERT

việc trong điều kiện khó khăn nhất;
- Thời gian hiện thực (m) là thời gian ước luợng để hoàn thành công việc
có nhiều khả năng xảy ra nhất (với xác suất lớn nhất), còn gọi là mốt ( mode).
- Thời gian trung bình mong muốn Te (trong toán học gọi là “kỳ vọng” ) được tính theo công
thức thực nghiệm:
6
4 bma
Te
++
=
Giả sử nhóm dự án Sue Johnson trong trường hợp sử dụng Pert để lên lịch
cho dự án hệ thống đăng ký trực tuyến. Họ sẽ phải thu thập số cho các ước tính
thời gian lạc quan, thời hiện thực và ước tính thời gian bi quan cho mỗi hoạt động
dự án. Giả sử một trong những hoạt động được thiết kế một màn hình đầu vào cho
hệ thống. Một số người ta có thể ước tính rằng nó sẽ mất khoảng 2 tuần hoặc 10
ngày làm việc để thực hiện hoạt động này. Không sử dụng kỹ thuật Pert, ước tính
thời gian cho hoạt động đó sẽ là 10 ngày làm việc. Sử dụng PERT, nhóm dự án
cũng sẽ cần phải ước lượng thời gian bi quan và lạc quan để hoàn thành hoạt động
này. Giả sử một ước tính thời gian lạc quan để thiết kế một màn hình đầu vào có
thể được thiết kế theo 8 ngày làm việc, và thời gian ước tính bi quan là 24 ngày
làm việc. Áp dụng công thức Pert, ta nhận được như sau
23
Pert
weighted average
=

= 12 ngày.
Thay ước lượng thời gian là 10 ngày, nhóm nhiên cứu dự án sẽ sử dụng 12 ngày làm việc khi
thực hiện phân tích con đường quan trọng. Thêm 2 ngày nữa thực sự có thể giúp nhóm hoàn thành dự án
đúng thời hạn.

DS
Z
−
=
Trong đó:
S: Thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án
D: Độ dài thời gian hoàn thành các công việc Găng
σ: Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành các công việc Găng
Với:
∑
=
=
n
i
TeiD
0
Te: thời gian thực hiện công việc Găng
i: công việc Găng thứ i
Như vậy, khi phương sai càng lớn thì tính không chắc chắn về thời gian
hoàn thành dự án càng tăng.
Giả sử các công việc độc lập nhau thì lý thuyết thống kê cho biết rằng, thời
24
gian hoàn thành dự án là tổng thời gian kỳ vọng thực hiện các công việc trên
tuyến Găng và phương sai hoàn thành dự án là tổng phương sai của các công việc
trên tuyếu Găng đó.
∑
=
=
n
i

Dùng giá trị tính toán của Z tra trong bảng giá trị phân phối chuẩn, ta có xác suất hoàn
thành dự án trong thời hạn cho trước.
2.2. Phương sai thời gian sớm nhất đạt tới sự kiện
Sau khi tính được giá trị ước lượng trung bình Te và phương sai V của thời
gian hoàn thành công việc, chúng ta sử dụng các giá trị này để đánh giá thời điểm hoàn
thành sự kiện.
Thời điểm sớm hay muộn hoàn thành sự kiện tính trong PERT được tính
như trong phương pháp CPM, trong đó thời gian của công việc là giá trị trung
bình được tính toán từ 3 giá trị ước lượng. Tức là cùng có:
E
j
= Maxi
i
(E
i
+ t
i j
) với E
1
= 0
L
i
= Min
j
(L
j
- t
ij
) với L
cuối cùng