Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Nhóm thực hiện: Bùi Xuân Thọ
Hoàng Văn Trung
Dương Đức Cường
Vũ Quang
I. Đặt vấn đề
Mục tiêu khảo sát: khảo sát một cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ hoặc trung bình.
I Hiện trạng tại cửa hàng
- Nhập:
 Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:
• Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần(có
hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy
đủ)
• Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có hóa đơn giao
hàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa hàng và người giao hàng là
chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong một giấy tờ đơn giản gồm các
thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
 Mục tiêu hàng nhập:
• Các mặt hàng được tiêu thu mạnh trong kỳ(theo tháng).
• Các mặt hàng hợp thị hiếu.
• Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp.
• Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm
lỗi ít.
 Các yếu tố của sản phẩm được chủ cửa hàng kiểm tra là:
• Số lượng của sản phẩm.
• Chất lượng của sản phẩm.
• Loại sản phẩm.
• Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập.
• Xem xét các thông số kỹ thuật.
• Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm.

• Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm.
• Các mặt hàng hợp thị hiếu.
• Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng.
II. Ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng
- Ưu điểm:
• Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng hóa.
• Các yếu tố được kiểm tra trong các yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi
hàng khá đầy đủ.
• Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần đều dựa trên lòng tin tưởng giữa cửa hàng và
người giao hàng cũng như của cửa hàng và khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng
khá đảm bảo.
• Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là sổ lưu theo
dõi hàng tiện trong việc tra cứu.
- Nhược điểm:
+ Nhập hàng
• Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏ
hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa cửa hàng và người
giao về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm.
• Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị lỗi,một số các
thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìm kiếm về các thông
tin này một số lúc gặp khó khăn.
• Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ
theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó
khăn.
+ Xuất hàng
Trang 2
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
• Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa đơn này
thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng mình bán ra, đặc điểm

• Số lượng.
• Giá nhập.
• Giá bán.
• Ghi chú.
Bảng mẫu danh sách 1.2
• Danh sách nhà cung cấp hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:
• Tên nhà cung cấp.
• Địa chỉ.
Trang 3
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
• Số điện thoại.
Bảng mẫu danh sách 1.3
b. Nhập hàng:
• Nhập hàng từ nguồn cung cấp là người giao hàng hay là cơ sở sản xuất đều được
nhập vào một một khung quy định mang đầy đủ thông tin về sản phẩm đã nhập(theo
mẫu hóa đơn nhập( mẫu 2.1). Các thông tin điền vào đây được lấy từ danh sách
hàng, nhà cung cấp, và từ theo dõi hàng nếu có xuất hiện mặt hàng mới hay nhà
cung cấp sản phẩm mới thì các thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp sẽ thêm vào
theo danh sách (bảng 1.2 và bảng 1.3).
• Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi nhập
hàng định kỳ (bảng 2.2).
• Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi
hàng bảng 4.0 thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều được lưu trong bảng này
thông qua thông tin các kho của bảng kho bảng 4.1 .
c. Xuất hàng:
• Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa
đơn mẫu(bảng 3.1). Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách (bảng 1.2)để
giới thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng mua hàng sẽ được tìm trong
danh sách khách (bảng 1.1) để có thể có các ưu đãi cần thiết. Nếu có xuất hiện

• Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu(thời gian thực hiện 3 ngày).
V. Khảo sát
1. Môi trường
Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ này được vận hàng bởi chủ cửa hàng và
nhân viên bán hàng và trong môi trường bán hàng trực tiếp
VI. Cơ cấu tổ chức:
 Chủ cửa hàng.
 Nhân viên bán hàng.
VII. Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí:
 Chủ cửa hàng:
 Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào cả về số lượng, chất lượng kèm theo
các thông tin về sản phẩm nhập vào vì vậy người chủ cửa hàng sẽ tham gia trực
tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê )vào các thông tin của danh sách nhập
hàng
 Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm tra
thông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ và có thể
thay đổi mọi thông tin.
 Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển.
 Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng. Người
chủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng bảng 4.0.
 Là người được xem và và thay đổi cũng như thêm mới mọi thông tin trên hệ
thống.
 Nhân viên bán hàng:
 Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theo
dõi hàng để biết thông tin trung về sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất
sứ, loại, mã hàng ).
 Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) trên
hóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm vào
bảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ bảng 3.3(chỉ được thêm, sửa, xóa mới).
 Nhân viên bán hàng có niệm vụ nhận lại các sản phẩm bị lỗi và tham gia trực

sửa
Sổ theo dõi hàng
(bảng 4.0)
2.Người giao hàng
lưu
Sổ nhập(bảng 2.2)
 Xuất hàng
1.Khách hàng
Lập hóa đơn bán(bảng 3.1)
sửa
Sổ theo dõi hàng
(bảng 4.0)

2.Biên lai thuế
lưu
Sổ xuất(bảng 3.2)
 Thống kê, báo cáo
1.Hóa đơn bán
2.Hóa đơn nhập
3.Sổ xuất Các danh sách thống kê
4.Sổ nhập
5.Sổ theo dõi hàng
3. Các biểu mẫu
3.1 Bảng biểu mẫu của nhập hàng
Trang 6
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
STT Tên khách Điện thoại Địa chỉ
Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng.
Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi chú

 Quản lý hàng trong kho
Ta lập ra các chức năng tương ứng quản lý đó là:
 Quản lý nhập hàng.
 Quản lý xuất hàng.
 Quản lý hàng.
Chức năng quản lý nhập hàng bao gồm nhập hàng vào cửa hàng và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự
giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm.
->Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống nhập hàng bao gồm:
 Nhập
 In phiếu nhập
Chức năng quản lý việc xuất hàng bao gồm các công việc xuất hàng, in phiếu xuất để khẳng định
sản phẩm này là của cửa hàng bán ra để thuận tiện trong việc bảo hành cho khách hàng ngoài ra
việc xuất hàng còn bao gồm công việc bảo hành và vận chuyển.
->Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống xuất hàng bao gồm:
 Xuất.
 In phiếu xuất.
 Bảo hành.
 Vận chuyển.
Các thông tin của cửa hàng cần phải được tìm kiếm và thống kê để những người có ảnh hưởng tới
hệ thống có thể xem các thông tin cần thiết.Ta cần tạo lập chức năng tìm kiếm và thống kê.
Từ phân tích trên ta có sơ đồ phân cấp chức năng sau.
1. Sơ đồ phân cấp chức năng
Trang 11
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Hình 1.1: Sơ đồ phân cấp chức năng.
1.1 Quản lý danh mục
a) Mục tiêu
Chức năng quản lý danh mục là bao gồm quản lý các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp
và khách hàng.

xuất xứ của sản phẩm do cửa hàng mình cung cấp để phục vụ cho công việc bảo hành. Xác
định các yêu cầu vận chuyển, bảo hàng.
Trang 12
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm.
b) Đầu vào
Đầu vào của in phiếu xuất và xuất là hóa đơn xuất(mẫu 3.1), sổ kho(mẫu 4.0)
Đầu vào của bảo hành bao gồm: hóa đơn xuất(mẫu 3.1) của cửa hàng, sổ theo dõi hàng
(mẫu 4.0).
Đầu vào của vận chuyển là hóa đơn xuất(mẫu 3.1)
c) Đầu ra
Đầu ra của quản lý xuất là hai cơ sở dữ liệu đó là xuất và bảo hành
1.4 Quản lý hàng
a) Mục tiêu
Quản lý các thông tin chung về hàng hóa hiện có trong cửa hàng(kho)như: số lượng, giá
nhập, giá xuất.
Các mặt hàng đã có thời gian trong kho lâu sẽ được lưu vào danh sách tồn kho.
Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm.
b) Đầu vào
Đầu vào của chức năng này là phiếu nhập(mẫu 2.1), phiếu xuất(mẫu 3.1), danh sách bảo
hành
c) Đầu ra
Cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa và quản lý tồn kho
1.5 Tìm kiếm, thống kê
a) Mục tiêu
Giúp người dung nhanh chóng tìm thấy những thông tin mà họ cần tìm.
b) Đầu vào
Đầu vào của chức năng này là tất cả các cơ sở dữ liệu đã lập được từ các chức năng trên
c) Đầu ra

Địa chỉ
Hàng
Mã hàng
Tên hàng
Đơn vị
Loại
Nhà cung cấp
Mã ncc
Tên ncc
Địa chỉ
SĐT
c
ó
Thu
ộc
c
ó
Thuộ
c
Thuộ
c
Số lượng
Đơn giá
Số lượng
Giá nhập
Giá xuất
Số lượng
Đơn giá
Hóa đơn xuất
Số đơn xuất

Đơn vị
Loại
Nhà cung cấp
Mã ncc
Tên ncc
Địa chỉ
SĐT
c
ó
Hóa đơn xuất
Số đơn xuất
STT
Ngày lập
Theo dõi hàng
Mã theo dõi hàng
Địa chỉ
Tên theo dõi hàng
Hóa đơn nhập
Số hóa đơn
Mã ncc
Ngày lập
Thuộ
c
Theo dõi xuất
Số lượng
Đơn giá
Theo dõi hàng
Số lượng
Giá nhập
Giá xuất

Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Thêm người dung
3. Nghiệp vụ
Nhập hàng
Trang 21
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Xuất hàng
Trang 22
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
4. Danh mục
Hàng hóa
Nhà cung cấp
Trang 23
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
5. Báo cáo
Nhập hàng
Xuất hàng
Tồn kho
Trang 24
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Doanh thu
Trang 25