Kỹ thuật sử lý bảng biểu khi lập bảng tổng hợp số liệu trong Excel - Phần 1
Trong quá trình tổng hợp bảng biểu việc tự động có được số liệu tổng hợp của 1
đơn vị mỗi khi có dữ liệu từ các đơn vị con là việc rất cần thiết và khoa học.
Trong bài viết này tôi xin đưa ra một ví dụ về tổng hợp báo cáo 2A(2 mặt giáo
dục) hàng kỳ hàng năm như sau:
1- Mỗi đơn vị được copy về một chương trình mẫu bằng Excel (có thể tải về từ
một địa chỉ cho trước nào đó) và nhập số liệu; các số liệu khi nhập sẽ tự động kiểm
tra đúng sai ngay tại cơ sở.
2- Các đơn vị nộp báo cáo (đĩa có chương trình trên) về phòng. Chỉ một cái bấm
chuột lập tức số liệu đã có trong báo cáo tổng hợp của phòng và chỉ mất khoảng 15
phút có thể thu báo cáo của 25 trường, đồng thời có ngay báo cáo gửi lãnh đạo.
3- Trong báo cáo phần quan trọng nhất ví dụ: số đơn vị có điểm xếp loại học lực
dưới 5% cần phải tô mầu đỏ cho dẽ xem.
4- Tạo các Macro; các nút in ấn tự động để tối ưu bảng tính.
Chúng ta cùng lần lượt thực hiện nhé.
Bước 1 Tạo mẫu báo cáo 2A
- Các bạn hãy chú ý các lệnh trong các ô; trong ô AH7 tôi dùng hàm if để kiểm tra
đúng sai của bảng tính.
- Bảng tính này phải khóa lại vì nếu để mở ai đó có thể thay đổi một số ô trong
bảng sẽ mất hiệu quả.
+ Để khoá bảng tính, sau khi làm xong các công đoạn như; tạo ô, bảng, tạo mầu
ô nào( vùng nào) cần để cho cớ sở nhập dữ liệu các bạn kích phải chuột, chọn
Formatcells\Protection bỏ dấu tích ở Locked (ô hidden dùng để dấu các công thức
khi khoá sheef lại)
+ Sau đó để khoá sheef lại như sau: vào Tool\Protection\Protec Sheef
Nếu muốn khoá mà
vẫn dùng được chế độ
lọc Filter thì tích vào
đây
Đặt MK vào đây
Bước 2: tạo bảng tổng hợp từ 25 mẫu (tương ứng 25 trường)

Kết quả như sau
Bước 4: Trong Sheef CAC TRUONG bạn muốn tạo một nút lênh mà khi bấm vào
đó nó in ra toàn bộ Sheef 2A chẳng hạn làm như sau:
Chọn mầu nền
chữ
Chọn mầu chữ
- Kích phải lên thanh công cụ bất kỳ chọn Form
Trong hộp Form chọn nút Button
Bạn đặt vào vị trí muốn để nút lệnh bảng như sau hiện ra
Bấm Record; OK
Quá trình ghi Marco bắt đầu bây giờ các bạn bấm sang sheef 2A và bấm in; tiếp
vào Tool\Marco chọn Stop Recording
Bây giờ đã xong; tiếp là đổi tên nút lệnh
Kích phaỉ vào nút chọn Edit text đổi tên thành IN 2A
Công việc đã hoàn thành. Chúc các bạn thành công. Chúc năm mới Sức khoẻ và
hạnh phúc