TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

TIỂU LUẬN
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý
tại trường Đại học Hải Phòng
GV HƯỚNG DẪN : T.S NGUYỄN HOÀI NAM
HỌC VIÊN : LÊ THỊ THU HÀ
LỚP : QT6C
Hải phòng, tháng 9 năm 2014
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường ngày nay, hoạt động kinh doanh được xem là rất
quan trọng và đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động diễn ra theo hướng làm chủ thì
đòi hỏi nhà quản trị phải ra quyết định đúng đắn và chính xác, muốn vậy cần phải có
đầy đủ thông tin. Bởi vậy những năm gần đây, vai trò của hệ thống thông tin trong
doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh . Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh như hiện
nay thì hệ thống thông tin trở thành lợi thế cạnh tranh hữu hiệu, các doanh nghiệp luôn
muốn đảm bảo thông tin của mình nhưng lại mong muốn nắm bắt được thông tin từ đối
thủ cạnh tranh, từ bạn hàng và từ thị trường. Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu
công nghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia mà còn
ở những doanh nghiệp cỡ nhỏ và vừa ở các nước đang phát triển. Không chỉ với doanh
nghiệp, tại các đơn vị hành chính sự nghiệp thì phân tích vai trò của hệ thống thông tin
quản lý cũng vô cùng quan trọng
Nhận thấy vai trò vô cùng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với sự
thành công trong công tác quản lý đơn vị hành chính sự nghiệp em xin chọn đề tài:
“Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại trường Đại học Hải Phòng. Nội
dung của tiểu luận bao gồm 3 chương :
Chương 1: Giới thiệu tổng quát về hệ thống thông tin
Chương 2: Mô tả hệ thống thông tin và phân tích vai trò của hệ thống thông tin.
Chương 3: Tổ chức hệ thống thông tin và ưu nhược điểm công tác đó tại đơn vị

hỗ trợ trong cả các cấp tác nghiệp , cấp chiến thuật và cấp chiến lược.
1.2. Cấu trúc hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con,
đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống
hỗ trợ quyết định.
-Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ
chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có
thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
-Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày,
tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
-Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một
vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có
phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ
lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
-Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình
quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.
Chương 2
MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ PHÂN TÍCH VAI TRÒ
2.1. Thực trạng quản lý thông tin thông qua phần mềm quản lý của trường
2.1.1. Giúp quá trình điều hành của trường trở nên hiệu quả hơn
- Hệ thống thông tin phổ biến trên tất cả các khối phòng ban, tới từng khoa , từng đơn
vị trực thuộc trường Đại học Hải Phòng giúp dễ dàng cho công tác kiểm tra và đối
chiếu.
- Quá trình chia nhỏ tới cấp thấp nhất của đơn vị giúp việc kiểm tra được thường xuyên
và sát sao nhất tới từng đơn vị mà không cần trực tiếp tới kiểm tra thường xuyên tại các
bộ phận đó.
-Ngay tại các đơn vị nhỏ trực thuộc nhà trường như các khoa cũng đều được áp dụng hệ
thống thông tin quản lý nhằm quản lý tốt nhất tất cả các đối tượng : Từ giáo viên tới
sinh viên. Mỗi người sẽ tự tạo cho mình một tài khoản trực thuộc hệ thống của nhà
trường góp phần không nhỏ trong quá trình quản lý từ xa của nhà trường. Công tác dạy

• Hỗ trợ và quản lý kỹ thuật cho các website của các đơn vị trong trường
(*.dhhp.edu.vn).
• Tư vấn, xây dựng, phát triển, đảm bảo hỗ trợ và quản lý kỹ thuật các hệ thống quản
lý hành chính điện tử của trường
• Phát hành thẻ từ cho cán bộ, học viên Cao học, NCS và sinh viên các hệ đào tạo của
trường. Tư vấn, xây dựng, phát triển, đảm bảo hỗ trợ và quản lý kỹ thuật các hệ thống
nghiệp vụ khai thác thẻ từ.
• Cấp phát và quản lý thư điện tử cho tất cả cán bộ và sinh viên, học viên cao học và
nghiên cứu sinh của Trường
• Vận hành các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin khác như: hệ thống thẻ từ, hệ
thống giám sát
• Đảm bảo kết nối của các hệ thống thông tin nghiệp vụ khác
2.2.2. Quản lý mạng
Trung tâm Mạng Thông tin của trường Đại học Hải Phòng trực tiếp quản lý kỹ
thuật mạng máy tính. Trung tâm là đầu mối tập trung kết nối Internet cho các đơn vị.
Cán bộ, công chức, sinh viên thuộc trường khi có nhu cầu kết nối máy tính vào mạng
máy tính của trường hoặc đơn vị đã được kết nối mạng cục bộ (LAN) có nhu cầu kết
nối mạng riêng có trách nhiệm thông báo cho trung tâm để thực hiện việc kết nối
Chương 3
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ &
ƯU NHƯỢC ĐIỂM TẠI ĐƠN VỊ
3.1. Ưu nhược điểm phần mềm hệ thống quản lý tại trường ĐHHP
• Quản lý hạ tầng đường truyền, thiết bị hệ thống.Cung cấp các dịch vụ mạng theo
quy định của Trường và truy cập Internet.
• Tham gia tư vấn thiết kế, giám sát thi công mạng.
• Hỗ trợ cấu hình, kết nối thiết bị mạng, máy tính mới vào mạng khi có yêu cầu.
• Sửa chữa khắc phục sự cố mạng khi có yêu cầu (cung cấp tín hiệu mạng, dịch vụ
mạng của trường thông suốt tới các nút mạng của các đơn vị trong trường khi có
yêu cầu).
• Kiểm tra máy chủ và các thiết bị mạng; theo dõi sự hoạt động của máy chủ, kiểm

-Quản trị kỹ thuật Hệ thống Thư điện tử bảo đảm cho Hệ thống Thư điện tử hoạt động
thông suốt, liên tục.
-Thiết lập hệ thống mailing list giúp cho việc quản lý và phân công công việc đến các
lãnh đạo, phòng ban chức năng được thuận tiện, đảm bảo.
-Cấp cho từng đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong Trường địa chỉ thư điện tử và
mật khẩu ban đầu để sử dụng, khai thác thư điện tử.
-Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống Thư điện tử theo chế độ mật;
quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức.
-Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, hệ thống chống thư rác và các thư có nội
dung không phù hợp với mục đích công tác của nhà Trường cho Hệ thống Thư điện tử
của nhà Trường.
-Thường xuyên bảo trì, sửa chữa khi có sự cố xảy ra với Hệ thống Thư điện tử.
-Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức
của Trường khai thác, sử dụng Hệ thống Thư điện tử.
-Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát
triển Hệ thống Thư điện tử để trình Ban Giám hiệu phê duyệt.
-Lập hộp thư mới, cập nhật lại thông tin về thư điện tử hoặc xoá bỏ các hộp thư điện tử
cá nhân của công chức mới được tuyển dụng, công chức chuyển công tác sang đơn vị
khác thuộc Trường hoặc công chức không còn công tác tại Trường.
3.2.3.Trách nhiệm của các đơn vị sử dụng Hệ thống Thư điện tử
Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm cung cấp danh sách hộp thư điện tử cá nhân của
cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được đăng ký; thông báo việc thay đổi thông
tin liên quan đến hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị mình để kịp thời cập nhật
vào danh bạ thư điện tử của đơn vị.
1. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị.
-Hộp thư điện tử của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy
quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng.
-Hàng ngày, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua
hộp thư điện tử đơn vị.
-Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Thủ trưởng đơn vị quy định việc sử dụng và chấp

Ứng dụng của nó tác động tới hầu khắp các cá nhân và tập thể đang công tác tại trường.