Mục lục
LấI NI đầU 3
CHơNG I: GII THIệU CHUNG 4
1. NẫI DUNG đề TI 4
2. GIáO VIêN HNG DẫN 4
CHơNG II: KHảO SáT Hệ THẩNG THC 5
1. QUá TRìNH QUảN Lí H Sơ CáN Bẫ TRONG THC TIễN TạI HC VIệN
CHíNH TRị QUâN S 5
1.1. Quá trình quản lý một hồ sơ 5
II. NHữNG VấN đề C KHả NăNG đẻC TIN HC HOá ( KHả NăNG CHơNG TRìNH
C THể GIảI QUYếT đẻC) 6
CHơNG III. PHâN TíCH Hệ THẩNG QUảN Lí 7
1. Mô Tả Hệ THẩNG MI Hệ THẩNG 7
2. CáC CHỉC NăNG Cơ BảN CẹA Hệ THẩNG: 8
2.1. Dữ liệu 8
2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm 9
2.3 - Báo cáo - Thống kê 9
II.2 - BIểU đ PHâN CấP CHỉC NăNG CẹA Hệ THẩNG QUảN Lí QUá TRìNH
CôNG TáC CẹA CáN Bẫ TRONG HC VIệN CHíNH TRị QUâN S 10
3. Sơ đ CHỉC NăNG NGHIệP Vễ 10
3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 12
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 12
3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh 13
4. PHâN TíCH, XáC địNH THC THể 15
4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu 15
CHơNG IV:THIếT Kế CáC THC THể (CáC FILE Dữ LIệU.DBF ) 20
1. THC THể DANH MễC CHUYêN NGNH ( FILE DM_CNG.DBF ) 20
2. THC THể DANH MễC TRấNG đO TạO ( FILE DM_TDTAO.DBF ) 20
3. THC THể DANH MễC CHỉC Vễ ( FILE DM_CVU.DBF ) 20
4. THC THể DANH MễC đơN Vị PHSSNG BAN ( FILE DM_DVI.DBF ) 20
5. THC THể DANH MễC TRìNH đẫ VăN HOá ( FILE DM_VHOA.DBF ) 21

công việc cho phù hợp với khả năng của ngời đó. Với thực tế đó, việc nghiên cứu
quá trình hoạt động, công tác quản lý cán bộ tại Học viện Chính trị Quân Sự đã
từng bớc đa tin học vào quản lý là một yêu cầu bức thiết. Nắm bắt đợc nhu cầu
này, cùng với kiến thức của em đợc học trong nhà trờng, em đã nhận nghiên cứu
đề tài: Xây dựng chơng trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học
viện Chính trị Quân Sự để làm đồ án tốt nghiệp của mình.
Qua quá trình nghiên cứu em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn
Mậu Uyên đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ em trong định hớng nghiên cứu đề tài.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban giám đốc, các Phòng ban của Học
viện chính trị Quân Sự đã giúp em trong việc nghiên cứu mô hình thực tế cũng
nh tài liệu tham khảo để em có thể làm đồ án. Cám ơn sự giúp đỡ của gia đình,
bạn bè đã trợ giúp và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án.
3
Chơng I: Giới thiệu chung
1. Nội dung đề tài
Xây dựng chơng trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học
viện Chính trị Quân sự
2. Giáo viên hớng dẫn
Nguyễn Mậu Uyên
4
Chơng ii: Khảo sát hệ thống thực
1. Quá trình quản lý hồ sơ cán bộ trong thực tiễn tại học viện chính trị quân
sự
Công việc chủ yếu là khi có một cán bộ đợc phân công về học viện công
tác, hay thuyên chuyển công tác thì ban cán bộ của học viện phải xem xét hồ sơ
của đồng chí đó để nắm đợc lý lịch, bằng cấp của đồng chí mới tới, và quan
trọng hơn là nắm đợc quá trình công tác của đồng chí đó. Với việc xem xét này
và thông qua Đảng uỷ thì tiến hành phân công công tác cho đồng chí đó trong
các công việc mà đồng chí đó đảm nhiệm đợc. Do vậy ban cán bộ của Học viện
phải lu lại hồ sơ đó. Trong quá trình công tác của đồng chí này đợc theo dõi và

giúp cho quá trình quản lý đợc nhanh chóng chính xác hơn, không rờm rà nhiều
sổ sách. Giảm bớt đợc một số nhân công làm thủ công quản lý bằng giấy tờ. Tạo
một cơ sở giúp cho việc bổ nhiệm các vị trí phù hợp với khả năng và năng lực
của mỗi ngời.
6
Chơng III. Phân tích hệ thống quản lý
Là công tác chuyên môn của bộ phận quản lý tổ chức cán bộ. Theo đó toàn
bộ quá trình liên quan đến nhân sự, bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý
lịch. Cũng nh cung cấp các thông tin cần thiết liên quan cho ban lãnh đạo quản
lý về:
- Năng lực chuyên môn của cán bộ.
- Thông tin về trình độ quản lý của cán bộ.
- Tuổi đời của cán bộ.
- Chức vụ của cán bộ.
- Thâm niên công tác của cán bộ.
-
Quản lý nhân sự thông thờng đợc một bộ phận phòng ban quản lý cán bộ chịu
trách nhiệm. Phòng ban này là Ban cán bộ ( đối với Học viện chính trị quân sự )
còn ở các cơ quan xí nghiệp khác thờng là phòng tổ chức cán bộ - tiền lơng.
1. Mô tả hệ thống mới hệ thống
Mô tả công việc
Khi tuyển dụng một cán bộ mới
Thông tin cố định cơ bản về bản thân của cán bộ là những thông tin
không thay đổi, về nguyên tắc là không thay đổi. Nó gắn liền với mỗi
bản thân ,với mỗi cán bộ để xác định sự khác biệt giữa ngời này và ngời
khác.
Ví dụ: Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, nơi đăng ký hộ khẩu th-
ờng trú,số chứng minh th
Khi có những thông tin thay đổi liên quan đến một nhiệm vụ
Thông tin biến động về bản thân cán bộ: là những thông tin biến đổi gắn

2.1. Dữ liệu
2.1.1. Cập nhật các từ điển dữ liện
Là các danh mục từ điển dữ liệu liên quan.
8
Ví dụ: Danh mục đơn vị (phòng ban).
Danh mục chức vụ
2.1.2. Cập nhật thông tin về sơ yếu lý lịch của cán bộ công nhân viên
+ Các thông tin cần quản lý về bản thân nh :
Họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quê quán, nơi đăng ký
hộ khẩu thờng trú, trình độ chuyên môn
+ Các thông tin cần quản lý về quan hệ gia đình:
Mỗi ngời trong gia đình nh : bố, mẹ, anh, chị, em, vợ, chồng, con đều
quản
lý các thông tin nh sau: họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, nguyên
quán, nghề nghiệp .
+ Các thông tin về quá trình công tác, hệ số lơng, chức vụ, công việc:
-Tên cơ quan đơn vị , thời gian công tác (từ ngày - đến ngày)
-Chức vụ (tên chức vụ, thời gian từ ngày - đến ngày)
-Hệ số lơng (từ ngày - đến ngày). Khen thởng - Kỷ luật
+ Khen thởng và kỷ luật (Cấp ra quyết định, ngày, lý do, quyết định số, )
2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm
+ Tra cứu theo hồ sơ lý lịch.
+ Tra cứu theo tên.
+ Tra cứu theo từng đơn vị phòng ban.
+ Tra cứu theo chức danh.
+ Tra cứu theo các số liệu tổng hợp.
2.3 - Báo cáo - Thống kê
+ Thống kê Báo cáo về trình độ ngời lao động trong đơn vị.
+ Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơn vị.
+ Thống kê Báo cáo về số lao động nam (nữ) trong đơn vị.

Chuyển công
tác
Tra cứu theo
lý lịch
Tra cứu theo
Chức vụ
Tra cứu theo
quân hàm
Theo phòng
ban
Danh sách
cán bộ
Dm Chức vụ
Từ sơ đồ chức năng nghiệp vụ chúng ta thấy một điểm chung của các chức
năng là đều có chức năng quản trị ngời dùng do vậy để thống nhất trong toàn bộ
hệ thống em xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu của chức năng quản trị ngời dùng
thành một chức năng chung.
11
Thực thể ngoài
Tiến trình
Khoản mục dữ liệu
Kho dữ liệu
Ngời sản xuất hay ngời tiêu thụ thông tin,
nằm ngoài hệ thống đợc mô tả
Phép biến đổi thông tin nằm trong hệ thống
đợc mô tả
Khoản mục dữ liệu hay tập hợp khoản mục
dữ liệu, đầu mũi tên là hớng của luồng dữ
liệu.
Kho dữ liệu đợc lu trữ để dùng cho một hay

Dữ liệu TG
Quản lý
hồ sơ
Dữ liệu
Khen thởng - Kỷ luật
Các Dm
Giải thích:
- Khi thông tin về Nhân sự đợc chuyển vào hệ thống, chức năng Dữ liệu
(Thông tin lý lịch CBCNV) sau khi phân loại và xử lý sẽ đa thông tin vào kho
Hồ sơ và Hồ sơ lu. Chức năng Quản lý dựa vào thông tin có đợc từ dữ liệu của
nhân sự sẽ thực hiện việc l trữ và quản lý. Chức năng Tra cứu,Tìm kiếm
nhận các thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống và tác nhân ngoài là Ban lãnh
đạo, hệ thống sẽ tiến hành xử lý và tìm kiếm trong các kho dữ liệu và trả về
kết quả. Chức năng Báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ tác nhân ngoài Ban
lãnh đạo sau khi xử lý nó đa ra các báo biểu.
3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
3.3.1. Chức năng dữ liệu

Giải thích:
- Thông tin của nhân sự đợc đa vào hệ thống ,chức năng Cập nhật hồ sơ sẽ
lu trữ thông tin của cá nhân và mối quan hệ gia đình của cá nhân đó.
- ở đây có một chức năng đặc biệt đó là chức năng cập nhập từ điển dữ
liệu. Để hiểu rằng tại sao lại có một chức năng nh vậy thì chúng ta hãy
13
Nhân sự
Thông tin
cá nhân
Cập nhật
hồ sơ
KT-Kluật

kiếm
Đáp ứng yêu cầu
Các yêu cầu
Báo cáo,
thống kê
Ban lãnh đạo
Hồ sơ
Danh sách CB
Các yêu cầu
Báo biểu
KT-Kluật
các Báo cáo thống kê phù hợp. Tuỳ thuộc vào đặc thù của công ty sử dụng chơng
trình quản lý này.
4. Phân tích, xác định thực thể
Tơng ứng trên là sơ đồ dòng dữ liệu và công việc của các chức năng của
hệ thống và toàn bộ hệ thống. Nó khái quát công việc của hệ thống theo các chức
năng phân nhỏ để dễ dàng đi vào phân tích nắm bắt công việc của hệ thống và
các chức năng của hệ thống để tiến hành tin học hoá đa từng bớc vào chơng
trình. Nhng một bớc rất quan trọng trong việc thiết lập hệ thống là xác định đợc
thông tin cần phải lu trữ để phục vụ cho hệ thống đảm bảo đầy đủ thông tin, tiện
tra cứu, đảm bảo tối u về lu trữ.
Để đảm bảo tốt ta phải từng bớc phân tích và thiết kế hệ thống lu trữ dữ
liệu.
4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu
4.1.1. Khái quát về mô hình dữ liệu
Đối với việc thiết kế và xây dựng các hệ thống thông tin quản lý chúng ta cần
xử lý các file dữ liệu. Những file này gồm nhiều bản ghi (record) có cùng một
cấu trúc xác định (loại bản ghi). Đồng thời mỗi bản ghi đợc chia thành các trờng
dữ liệu (field). Một cơ sở dữ liệu là một hệ thống các file dữ liệu, mỗi file này có
cấu trúc bản ghi khác nhau nhng về mặt nội dung có quan hệ khác nhau. Một hệ

Trên thực tế ta phân biệt ba mô hình dữ liệu:
+ Mô hình dữ liệu mạng: Là mô hình dữ liệu mà trong đó thể hiện trực tiếp
các ràng buộc tùy ý giữa hai bản ghi.
+ Mô hình dữ liệu quan hệ: Là mô hình dữ liệu mà trong đó các ràng buộc đ-
ợc thể hiện qua các mối quan hệ (Bảng).
+ Mô hình dữ liệu khối: Đối với bài toán lớn theo thời gian thì mô hình dữ
liệu quan hệ không đáp ứng đợc (Nó là mô hình có cấu trúc tuyến tính). Mô hình
dữ liệu khối có cấu trúc phi tuyến và động. Ta có thể hiểu mô hình dữ liệu khối
là một chồng các bảng có quan hệ. Chồng các bảng quan hệ đó tạo thành một
khối.
16
Tóm lại ta có thể đa ra một kết luận nhỏ về việc nghiên cứu mô hình dữ
liệu sau: Mô hình dữ liệu là công cụ rất tiện lợi để mô tả cấu trúc logic của các
dữ liệu. Nh vậy ở mức độ logic của mô hình này bao gồm các file đợc biểu diễn
dới dạng các bảng. Do đó đơn vị của cơ sở dữ liệu quan hệ là các bảng.
4.1.2. Các mối quan hệ cơ bản của cơ sở dữ liệu
Để nghiên cứu và nắm bắt đợc hoạt động của hệ thống cũng nh khái quát
hoá (mô hình hoá) đợc mô hình dữ liệu, đòi hỏi việc đầu tiên phải khảo sát hệ
thống với mục đích nắm bắt đợc các phần việc khác nhau của hệ thống cần phải
giải quyết, phải làm rõ đợc mối quan hệ các phần việc đó, thấy đợc dữ liệu đầu
vào và đầu ra của từng phần việc. Từ khi hệ thống hoạt động ta chỉ đợc biết các
phần công việc nh một hộp đen, có nghĩa là chỉ đợc biết các thông tin đầu vào
và kết quả đầu ra, không biết cụ thể các quy trình xử lý trong hộp đen đó. Nên
công việc tìm thấy các mối quan hệ này gọi là bớc khảo sát hệ thống thực, nó rất
quan trọng và tạo tiền đề để căn cứ vào đó nắm bắt đợc toàn bộ hoạt động của hệ
thống thực. Để thực hiện tốt và đa ra một mô hình cụ thể đòi hỏi ngời làm công
tác khảo sát phải có một cái nhìn tổng quát. Bớc khảo sát này có tính chất quyết
định đến các phần việc tiếp sau, có khảo sát tốt thì mới đa ra đợc mô hình tối u,
từ đó thiết lập các giải pháp tối u và khả thi, khắc phục đợc các điểm yếu của hệ
thống cũ đang hoạt động.

Để xác định tốt các mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống đòi hỏi
phải căn cứ vào các điều kiện sau:
+ Xác định đợc các công việc cụ thể cần phải thực hiện, phân chia rõ ràng
nhng phải đảm bảo mối liên hệ giữa chúng. Biểu diễn chúng dới dạng các sơ đồ
quan hệ.
+ Xác định các phần tử cần cho mỗi thực thể (lu thông tin mà hệ thống
cần xử lý, lu trữ và báo cáo ).
+ Tìm ra các thực thể chính của hệ thống và thực thể mang dữ liệu phụ trợ
cho thực thể chính đó.
18
Tìm ra các phần tử làm khoá trong mỗi thực thể, xác định đâu là khoá chính
(primary key: Mang nội dung duy nhất và không lặp lại các phần tử sau trong
cùng một bảng). Khoá chính có thể tạo nên một phần tử duy nhất hoặc là sự kết
hợp giữa hai hoặc nhiều phần tử. Xác định đâu là khoá phụ (foreign key: Dùng
để thiết lập mối quan hệ với khoá chính). Các quan hệ đợc thiết lập thông qua
các khoá trong thực thể dữ liệu.
Đó là một trong các bớc khá quan trọng, nó giúp cho ngời lập trình khi nhìn
vào sơ đồ quan hệ có thể hiểu hết đợc mối quan hệ của hệ thống, nắm đợc đầu
vào, đầu ra. Việc có biểu diễn đợc các mối quan hệ giữa các thực thể trên toàn hệ
thống hay không, trên thực tế có nhiều cách nh :
- Biểu diễn dới dạng sơ đồ quan hệ dòng dữ liệu.
- Biểu diễn dới dạng quan hệ giữa các bảng.
- Biểu diễn dới dạng sơ đồ khối các công việc.
Cho dù biểu diễn bằng cách nào đi chăng nữa thì cũng cần phải làm rõ, nêu
bật đợc các mối quan hệ cơ bản của thực thể trong hệ thống.
19
Chơng IV:Thiết kế các thực thể (các file dữ liệu.DBF )
1. Thực thể Danh mục chuyên ngành ( File DM_CNG.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng

3 PC_cvu N 4 2 Phụ cấp chức vụ
4. Thực thể Danh mục đơn vị phòng ban ( File DM_DVI.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_DVI

C 5 Mã đơn vị phòng ban
2 Ten_dvi C 50 Tên đơn vị phòng ban
3 SoDT_dvi N 9 Số điện thoại đơn vị
20
5. Thực thể Danh mục Trình độ văn hoá ( File DM_VHOA.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma_VHOA

C 5 Mã trình độ Văn hoá
2 Ten_VHOA C 50 Tên trình độ văn hoá
6. Thực thể Danh mục Dân tộc ( File DM_DTOC.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân

5 Gioitinh L 1 Giới tính (T= Nam, F=Nũ)
6 SoCMND N 8 Số chứng minh nhân dân
7 Ngaycap D 8 Ngày cấp CMND
8 Noicap C 50 Nơi cấp CMND
9 Quequan C 50 Quê quán
10 Noitt C 50 Nơi thờng trú
11 NgayDoan D 8 Ngày vào đoàn
12 NgayDang D 8 Ngày vào Đảng
13 NgayQdoi D 8 Ngày nhập ngũ
14 Ma_dtoc C 5 Mã dân tộc.
15 Ma_tpGD C 5 Mã thành phần gia đình
16 Ma_dvi

C 5 Mã đơn vị- phòng ban
17 Ma_cvụ

C 5 Mã chức vụ
21
9. Thực thể Khen thởng và kỷ luật ( File KT_KLUAT.DBF )
STT Tên trờng Kiểu tr-
ờng
Độ rộng Phần thập
phân
Diễn giải
1
Ma CBCNV

C 5 Mã nhân sự
2 Ma_KTKL


2 Ma QHGD

C 5 Mã quan hệ gia đình
3 Hoten_qhgd C 25 Họ và tên quan hệ gđình
4 Ns_QHGD D 8 Ngày sinh của QHGĐ
5 NN_QHGD C 50 Nghề nghiệp của QHGĐ
6 DCNN_QHGD C 50 Địa chỉ nghề nghiệp QHGĐ
7 NTT_QHGD C 50 Nơi thờng trú của QHGĐ
8 QHGD_CHM L 1 QHGĐ còn hay mất (T=còn)
9 Nammat_QHGD N 4 Năm mất của QHGD
Giải thích:
Khoá chính là: Tên trờng khoá chính in đậm và gạch chân
Khoá ngoài (khoá để liên kết ): Tên trờng khóa ngoài in bình thờng và có gạch
chân.
Các thuộc tính khoá chính không đợc rỗng và không đợc trùng nhau.
22
Mối liên kết các thực thể
Chơng V: Phần GIAO DIệN CHƯƠNG TRìNH
1. Cập nhật danh mục chức vụ
23
Hồ Sơ
Chuyên môn
Lý luận chính trị
Quá trình công tác
Khen thởng kỷ luật
Huân huy chơng
Quan hệ gia đình
Danh mục quân hàm
Dm chức vụ Bảng dbiến lơng
Tập từ điển dữ liệu

+ Mã đối tợng: chỉ mã số của từng đối tợng cụ thể, tối đa có 5 kí tự.
+Tên đối tợng: chỉ chức danh nghề nghiệp của đối tợng , tối đa có 5 kí tự.
Ghi chú: các kí tự giải thích tơng tự nh ở trên.
+ Mã dân tộc: chỉ mã số riêng của từng dân tộc, tối đa có 5 ký tự.
+ Tên dân tộc: tên riêng của từng dân tộc, tối đa có 5 ký tự.

25