HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tên đề tài: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ
Tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
Họ và tên học viên: Phạm Minh Đức
Lớp: Đại học Hành chính KH10 - TC80 Niên khoá: 2010-2014
Nơi đến thực tập: Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
Thời gian thực tập: từ ngày 25/3/2014 đến ngày 25/4/2014
Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS. Đinh Thị Minh Tuyết
Hà Nội, năm 2014
MỤC LỤC
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 1
1
BÁO CÁO 1
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 1
TÊN ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1
VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 1
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG 1
HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN: PHẠM MINH ĐỨC 1
LỚP: ĐẠI HỌC HÀNH CHÍNH KH10 - TC80 NIÊN KHOÁ: 2010-2014 1
NƠI ĐẾN THỰC TẬP: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI SÔNG HỒNG 1
THỜI GIAN THỰC TẬP: TỪ NGÀY 25/3/2014 ĐẾN NGÀY 25/4/2014 1
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: PGS.TS. ĐINH THỊ MINH TUYẾT 1
HÀ NỘI, NĂM 2014 1
MỤC LỤC 2
LỜI MỞ ĐẦU 1
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
2

họp và điều hành hoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó
nó giúp cho sinh viên hiểu được tổng quan ngành học trang thiết bị cho mình
một kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ công tác văn thư, soạn thảo và ban
hành văn bản, công tác lưu trữ của một người quản trị.
Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo
trình độ của học viện Hành Chính. Đây là đợt thực tập của cả khóa học, được
thực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết tại trường.
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua
nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư, soạn thảo và ban hành
văn bản, công tác lưu trữ tại cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã
học, nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng
nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư lưu trữ
và Quản trị văn phòng.
Được sự đồng ý của Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng; Được sự đồng ý của Trường Học Viện Hành chính,
tôi được về thực tập tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng Thương mại Sông Hồng từ ngày 25/3/2014 đến 25/4/2014. Việc
thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng về
lĩnh vực Quản trị hành chính văn phòng giúp người thực tập nắm và hiểu
được hoạt động của cơ quan, tích lũy thêm kiến thức thực tế đồng thời đây
chính là tư liệu, tài liệu phục vụ đắc lực cho kỳ thi tốt nghiệp cuối khóa. Báo
cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp lý luận
đã được thu nhận từ nhà trường. Bố cục bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần thứ nhất: Kết quả thực hành nghiệp vụ Quản trị hành chính văn
phòng, công tác văn thư và lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng.
Phần thứ hai: Khảo sát Tình hình công tác Quản trị hành chính, công tác
Văn thư và Lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông
Hồng.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80

Vận dụng các kiến thức đã học về nghiệp vụ công tác văn thư, trong quá
trình thực tập tại Phòng Hành chính Nhân sự - Công ty CP Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng, tôi đã nắm bắt được nội dung công việc, tôi đã làm
thành thạo các công việc như tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đi.
•Lập hồ sơ hiện hành
Đối với tài liệu đã giải quyết xong ở các phòng thuộc Công ty, tôi đã
thực hành việc lập hồ sơ hiện hành với các công đoạn như: Phân định hồ sơ,
sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, biên mục bên trong và biên mục bên
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
4
ngoài và cuối cùng là viết chứng từ kết thúc.
•Lập sơ đồ mô hình tối ưu hóa nơi làm việc của Phòng Hành chính
Nhân sự của Công ty
Căn cứ vào số lượng biên chế và địa điểm nơi làm việc của Công ty, tôi
đã lập sơ đồ tối ưu hóa nơi làm việc của văn thư Công ty.
•Sử dụng trang thiết bị văn phòng
Qua quá trình thực tập, hàng ngày được tiếp xúc nhiều với các trang thiết
bị văn phòng và tôi đã sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy
fax, máy scan,…
•Thực tập về lưu trữ
 Tiến hành thực tập về lập hồ sơ đối với tài liệu hành chính
Căn cứ bản hướng dẫn phân loại và hướng dẫn xác định giá trị tài liệu do
cán bộ hướng dẫn cung cấp, lập hồ sơ kết hợp với việc xác định giá trị và định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Trong quá trình sắp xếp văn bản đã kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ
những văn bản trùng lặp hay văn bản hết giá trị để sau này lập danh mục tài
liệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa hoặc tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào thì
được loại ra khỏi hồ sơ đó. Các hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu quá dày đã
được phân chia thành các đơn vị bảo quản nhỏ hơn cho hợp lý.
Đối với tài liệu đã được lập hồ sơ, đã căn cứ vào bảng hướng dẫn phân

MẠI SÔNG HỒNG
Tên giao dịch: SONGHONG INVESTMENT CONSTRUCTION
TRADING JONT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: SHC.,JSC
Địa chỉ trụ sở chính: Số 51, phố Lạc Trung, phường Vĩnh Tuy, quận Hai
Bà Trưng, thành phố Hà Nội
Điện thoại: 04 36368150 Fax: 0436368151
Email: Website:
2. Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính
- Tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, công
nghiệp, chế biến và khai thác lâm sản, khoáng sản (trừ loại nhà nước cấm);
- Kinh doanh các loại hình dịch vụ ăn uống, du lịch, vui chơi giải trí (trừ
kinh doanh loại hình vui chơi giải trí Nhà nước cấm, kinh doanh quán bar,
phòng hát karaoke, vũ trường);
- Xây dựng nhà ở, căn hộ, văn phòng, nhà xưởng, kho bãi, khách sạn;
- Xây dựng nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện;
- Kinh doanh vật liệu xây dựng;
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị công nghiệp,
nông nghiệp, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, hàng tiêu dùng;
- Kinh doanh vận tải hành khách bằng ô tô;
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
7
- Kinh doanh bất động sản;
- Xuất nhập khẩu và mua bán ô tô;
- Tư vấn thiết kế;
- Tư vấn đấu thầu;
- Lập hồ sơ mời thầu, xét thầu và dịch vụ tổ chức quản lý các dự án đầu
tư xây dựng;
- Định giá bất động sản;
- Môi giới bất động sản;

8
phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng trên bước đường hội nhập
nền kinh tế thế giới.
•

Về quyền hạn:
Công ty có quyền quản lý vốn, tài sản và các nguồn lực khác của mình.
Có quyền tổ chức hoạt động, tổ chức kinh doanh dịch vụ.
•

Về cơ cấu tổ chức:
 Chủ tịch hội đồng quản trị: Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng có quyền và nghĩa vụ giám
sát hoạt động của Tổng Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong
Công ty.
 Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng là đại diện theo pháp luật của Công ty, là người có
quyền điều hành trong Công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước Pháp luật.
Tổng Giám đốc Công ty do Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
 Phó Tổng Giám đốc: Phó Tổng Giám đốc Công ty do Tổng Giám đốc
Công ty bổ nhiệm. Phó Tổng Giám đốc Công ty là người giúp Tổng Giám đốc
Công ty điều hành một số công việc theo sự phân công hoặc ủy quyền của
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
9
Giám đốc Công ty. Phó Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Tổng
Giám đốc Công ty và Pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
Công ty có các phòng ban chuyên môn đó là:
+ Phòng Hành chính Nhân sự
+ Phòng Kế toán
+ Phòng Quản lý dự án

Nhân sự được Ban lãnh đạo Công ty ủy quyền tham mưu giúp lãnh đạo Công
ty về công tác văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng. Xây dựng các chương
trình, kế hoạch, đề án, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác
văn thư nói riêng và công tác quản trị văn phòng nói chung của đơn vị. Nhờ
có bộ phận Hành chính Nhân sự mà công tác quản trị văn phòng của Công ty
được diễn ra thông suốt, đảm bảo yêu cầu về tiếp nhận cung cấp thông tin
trong hoạt động của cơ quan
b. Chức năng của phòng ban chuyên môn
Phòng Tài chính Kế toán:
Phòng Tài chính Kế toán Công ty là phòng nghiệp vụ có chức năng tham
mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc tổ chức, thực hiện
công tác Tài chính - Kế toán - Thống kê trong toàn công ty theo các quy định
về quản lý tài chính hiện hành Nhà nước.
Phòng Hành chính Nhân sự
Phòng Hành chính Nhân sự là phòng tham mưu về công tác Tổ chức
nhân sự, lao động tiền lương, đào tạo, thực hiện chế độ chính sách của Nhà
nước đối với người lao động, công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật và công
tác hành chính quản trị của Công ty.
Phòng Quản lý Dự án:
- Thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác đấu thầu dự án.
- Thực hiện các hoạt động duy trì và phát triển kinh doanh.
Trách nhiệm và quyền lợi của Cán bộ nhân viên:
Trách nhiệm Cán bộ nhân viên:
- Chấp hành đầy đủ các khoản cam kết trong hợp đồng lao động, nội quy
lao động và các quy chế quy định của Công ty.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
11
- Tuân thủ các quyết định điều động, biệt phái của công ty
- Luôn hoàn thành công việc được giao
- Tuân thủ đầy đủ các qui định, nội quy về an toàn lao động, vệ sinh lao

doanh nghiệp, công ty nào cũng mong muốn có được.
Phòng Hành chính Nhân sự sử dụng bàn ghế màu ghi sáng. Việc chọn
màu sắc này giúp không gian làm việc có sự phản chiếu ánh sáng cao. Đặc
biệt việc sử dụng hệ thống vách ngăn là các tấm kính trong suốt rất thích hợp
với môi trường làm việc giao tiếp mở và đem lại cảm giác thông thoáng liên
kết giữa các bộ phận.
Khu vực văn thư Công ty và góc thư giãn của nhân viên được bố trí khá
hợp lý. Có nhiều “góc thở” được trang trí cây xanh mang lại sự mềm mại cho
nội thất văn phòng tại đây. Phòng lãnh đạo được kết hợp với bàn là những
chiếc ghế được làm từ chất liệu da cao cấp, lưng tựa rộng, cao và mềm mại.
Ghế được thiết kế 5 bánh xoay tròn, có tính năng nâng lên, hạ xuống tạo tư
thế ngồi thoải mái và có thể thư giãn mỗi khi căng thẳng. Việc sử dụng nội
thất văn phòng này còn tạo nên nét đặc trưng cho Công ty, vừa có tính thẩm
mỹ, vừa thuận tiện tối đa cho người dùng và ảnh hưởng tốt tới khách bên
ngoài khi tới giao dịch.
Mặt khác, với việc sử dụng nội thất văn phòng hiện đại này đã mang lại
cho Công ty phong cách đặc trưng riêng đó là tính nhất quán, tính thẩm mỹ và
tạo cảm giác thuận tiện tối đa với người dùng. Ngoài cách bài trí bàn ghế, tủ
văn phòng, sự nghiêm túc, chuyên nghiệp, nhất quán, thuận tiện còn thể hiện
ở cách bài trí các vật dụng như: Thiết bị phòng cháy chữa cháy, tủ hồ sơ, máy
fax, Máy scan…
Ngày nay, vai trò của máy scan trong văn phòng càng trở nên tất yếu.
Khi có một khối tài liệu lớn trước mắt, người văn thư phải gửi chúng ngay lập
tức tới lãnh đạo đang đi công tác rất xa, khi tài liệu có những bảng biểu minh
họa phức tạp, người văn thư buộc phải sao từ tập tài liệu có sẵn…tất nhiên
trong trường hợp này máy scan là một trợ thủ rất đắc lực. Hiểu được tầm quan
trọng của loại thiết bị này, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
13
Sông Hồng đã trang bị cho bộ phận văn thư một máy scan khá hiện đại. Để

chính Nhân sự được tham gia các lớp tập huấn để bổ sung kiến thức mới
nhằm đảm bảo sự phù hợp cho hoạt động đang phụ trách. Bên cạnh đó các
cán bộ này cũng được lãnh đạo Công ty tạo điều kiện và khuyến khích học tập
nâng cao trình độ chuyên môn và ngoại ngữ đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao
trong công việc cũng như yêu cầu chung của Công ty.
d. Công tác hành chính quản trị:
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cho cơ quan Công ty.
- Quản lý các thiết bị và phương tiện thông tin liên lạc của cơ quan Công
ty.
- Quản lý hệ thống mạng, giao ban trực tuyến và hòm thư điện tử của
Công ty; Nghiên cứu và ứng dụng các giải pháp về hệ thống công nghệ; Duy
trì các đường truyền internet cho mạng nội bộ, thư điện tử, đường truyền
leased line cho hệ thống giao ban trực tuyến và các thiết bị viễn thông khác.
- Điều hành công tác bảo vệ thường trực Công ty, bảo đảm trật tự, kỷ
cương, nề nếp làm việc, an toàn vệ sinh, phòng chống cháy nổ trong cơ quan
Công ty.
- Theo dõi việc sử dụng tài sản cố định bao gồm đất đai, nhà cửa, vật
kiến trúc của Công ty.
- Quản lý và điều động xe ô tô phục vụ hoạt động điều hành sản xuất
kinh doanh của Công ty; đặt mua vé máy bay cho Lãnh đạo Công ty và đoàn
thể Cán bộ Công ty đi công tác; Bố trí và sắp xếp nơi ăn ở, đi lại, làm việc của
các đoàn công tác do lãnh đạo Công ty chủ trì.
- Đặt mua sách, báo chí, văn phòng phẩm phục vụ theo yêu cầu của Lãnh
đạo Công ty và các phòng chức năng.
- Công tác lễ tân, phục vụ tại Công ty.
- Công tác chuẩn bị và phục vụ các cuộc họp của Công ty.
- Tổ chức thăm viếng, hiếu hỷ.
Công tác văn thư, lưu trữ:
- Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80

Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
16
cán bộ đi công tác, chuẩn bị sinh nhật cho cán bộ nhân viên Công ty.
Ngoài Văn thư của Công ty thì các phòng thuộc Công ty bố trí cán bộ
kiêm nhiệm để thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của Phòng (gọi tắt là
Văn thư phòng)
f. Soạn thảo và ban hành văn bản: .
Văn bản do Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
ban hành.
Các hình thức văn bản hành chính do Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông Hồng ban hành bao gồm: Quyết định của Chủ tịch Công ty,
quyết định, chỉ thị của Tổng Giám đốc Công ty, thông báo, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn,
công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép.
Các bước soạn thảo và ban hành văn bản.
Nhìn chung, soạn thảo văn bản sao cho có trình tự, thủ tục là vấn đề mà
các cơ quan, đơn vị ít quan tâm nhưng đây lại là việc rất quan trọng. Nhận
thức được điều này, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông
Hồng là một trong số các đơn vị thực hiện nội dung này khá tốt. Thông
thường các văn bản đi của Công ty do các cán bộ nhân viên của các phòng
ban có liên quan soạn thảo. Văn bản này sau khi soạn thảo được được lãnh
đạo các phòng ban kiểm tra và kí nháy vào Văn bản và trình Tổng Giám đốc
hoặc Phó Tổng Giám đốc duyệt ký ban hành.
Do các văn bản của Công ty ban hành thường có nội dung không phức
tạp nên việc lập đề cương và viết bản thảo cũng được lược bỏ. Chuyên viên
soạn thảo văn bản đặc biệt quan tâm tới việc dùng lời văn để cụ thể hóa
những ý tưởng, dự kiến cần trình bày tại văn bản. Nội dung của văn bản đã
đảm bảo phù hợp với từng loại công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của Công
ty, đảm bảo đúng với chính sách do Nhà nước. Trước khi trình ký, Cán bộ

Bước 4: Photo, in ấn văn bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
18
Bước 5: Đóng dấu văn bản
Sau khi các văn bản đã được photo, in ấn xong sẽ được đóng dấu (dấu cơ
quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật nếu có) được thực hiện theo các quy định
sau:
a. Đóng dấu cơ quan:
- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định;
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên không quá 1/3 chữ ký về
bên trái;
- Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy
định của pháp luật có liên quan.
b. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn: Việc đóng dấu chỉ các mức độ “khẩn”,
“Thượng khẩn”, “hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc hẹn giờ”) trên văn bản được văn
thư của Công ty thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 15, chương
II của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
c. Dấu chỉ mức độ mật: Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (mật, tối mật,
tuyệt mật) lên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 6: Chuyển giao văn bản đi
- Các văn bản đi sẽ được đăng ký và chuyển đi trong ngày khi đã có chữ
ký của người có thẩm quyền và đóng dấu (trừ trường hợp văn bản phát hành
đi nhiều nơi thì có thể phát hành vào ngày làm việc liền kề). Tuy nhiên, đối

Ưu điểm của công tác quản lý văn bản đi tại Công ty :
- Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng việc tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, thống nhất;
- Việc quản lý văn bản đi được quy định và kiểm soát khá chặt chẽ, văn
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
20
bản đi được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi;
- Tất cả các văn bản ban hành đều đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình
bày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Có tính hệ thống hóa cao.
Hạn chế:
Công văn đi và đến Công ty theo các đường khác nhau nên đôi khi có
được bản giấy nhưng không có bản trong phần mềm quản lý hoặc ngược lại. Lý
do này khiến công tác thu thập thống kê văn bản mất thời gian và công sức.
g. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
Hiểu được tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác lập hồ sơ cho cơ
quan, qua khảo sát thực tế quá khứ để lại và sự ảnh hưởng của việc chia tách,
sáp nhập làm thay đổi chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty, đơn vị đã thực hiện công tác lập danh mục hồ sơ hàng năm và theo
dõi việc lập hồ sơ của các phòng, ban chức năng nhằm đảm bảo chuẩn hóa
công tác văn thư của đơn vị trong hoàn cảnh mới.
Các văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi
công việc được giải quyết xong đã được lưu giữ và lập hồ sơ nhằm phục vụ
cho công tác kiểm tra thông tin, báo cáo định kỳ khi lãnh đạo yêu cầu. Đây là
yêu cầu mang tính tất yếu của Công ty. Công tác này Công ty thực hiện rất
tốt. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mà hồ sơ được lập hàng năm
được lập theo đặc trưng vấn đề.
Hồ sơ được lập dựa trên danh mục đã định, Công ty cũng đã lập những
hồ sơ công việc có liên quan tới hoạt động thực hiện dịch vụ, hợp đồng của

LƯU TRỮ
Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của cơ quan:
Cũng giống việc quản lý công tác văn thư, quản lý công tác lưu trữ tại
Công ty đã thực hiện tốt. Ban lãnh đạo Công ty đã có hoạt động chỉ đạo điều
hành việc thực hiện công tác lưu trữ theo đúng quy định tại các văn bản của
Chính Phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Trưởng/phó các
Học Viên: Phạm Minh Đức Lớp KH10-TC80
22
phòng chức năng liên quan tới công tác lưu trữ tài liệu thường xuyên tiến
hành kiểm tra và đánh giá mức độ thực hiện nghiệp vụ ở lĩnh vực này. Hàng
tháng Công ty yêu cầu cán bộ trong đơn vị báo cáo kết quả công việc của
mình. Nhờ có các yêu cầu này mà tiến độ công việc luôn đạt thành tích cao.
Về vấn đề quản lý công tác lưu trữ tại đơn vị cũng được tiến hành với
hàng loạt các hoạt động đào tạo, tập huấn. Công ty quán triệt tới toàn thể cán
bộ nhân viên phải biết.
Hàng năm, Công ty tạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan tham gia các
khóa học nghiệp vụ công tác văn thư, do các trường đại học trên địa bàn thành
phố Hà Nội tổ chức (ĐH Khoa học Xã hội & Nhân văn; Đại học Nội vụ).
Công tác này đã có tác dụng rất lớn tới chất lượng của chính sách quản lý tại
Công ty. Nhờ hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và
công tác văn thư tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng Thương mại Sông Hồng
nói riêng mà mỗi CBNV đặc biệt là văn thư chuyên trách thuộc Công ty có ý
thức cao, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao (soạn thảo văn bản, lập hồ
sơ…). Nghiệp vụ trong công tác lưu trữ phục vụ cho công việc của mình.
Lãnh đạo Công ty cũng thường xuyên cập nhật những quy định mới từ
các cấp có thẩm quyền trong công tác lưu trữ nhằm thực hiện tốt hoạt động
quản lý công tác lưu trữ tại đơn vị.
Kho phục vụ cho công tác lưu trữ tại Công ty CP Đầu tư Xây dựng
Thương mại Sông được các chuyên gia thiết kế kho lưu trữ đánh giá thuộc
loại hiện đại. Ngoài ra, kho lưu trữ tại Công ty có hệ thống máy điều hòa, hệ