1
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

MỤC LỤC
GIỚI

THIỆU 4
CHƯƠNG

01:

LÀM

QUEN

VỚI

CALC 6
1. Cách khởi động Calc 6
2. Màn hình làm việc của Calc 7
3. Tạo một bảng tính mới 8
4. Lưu bảng tính lên đĩa 9
5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa 11
6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 12
CHƯƠNG

02:

CÁC

THAO

BẢNG

TÍNH 21
1. Các kiểu dữ liệu 21
1.1. Dạng chuỗi (Text) 21
1.2. Dạng số (Number) 22
1.3. Dạng công thức (Formulas) 22
1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) 22
2. Các toán tử trong công thức 23
2.1. Toán tử số 23
2.2. Toán tử chuỗi 23
2.3. Toán tử so sánh 23
3. Nhập dữ liệu 24
3.1. Dữ liệu bất kỳ 24
3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật 24
3.3. Dữ liệu kiểu công thức 27
3.4. Công thức mảng 29
4. Sửa, xóa dữ liệu 30
5. Các thao tác với ô 30

2
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

5.1. Chọn ô 30
5.2. Di chuyển giữa các ô 32
5.3. Cắt, sao chép và dán ô 34
6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 35
6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột 35
6.2. Chèn ô, hàng và cột 37
6.3. Xóa ô, hàng và cột 38

3. Các hàm trong Calc 59
3.1. Hàm ngày tháng 59
3.2. Hàm ký tự 64
3.3. Hàm toán học 68

3
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

3.4. Hàm logic 72
3.5. Hàm thống kê 73
3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu 74
CHƯƠNG

05:

ĐỒ

THỊ

79
1. Tạo đồ thị mới 79
2. Chỉnh sửa đồ thị 83
2.1. Thay đổi vị trí đồ thị 83
2.2. Thay đổi kích thước đồ thị 84
2.3. Thay đổi loại đồ thị 84
2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị 84
2.5. Chỉnh sửa các đối tượng 85
2.6. Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới 85
CHƯƠNG


IN

96
1. Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề 96
2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 98
3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 100
4. In 101
BÀI

TẬP

103
PHỤ

LỤC:

NHỮNG

KHÁC

NHAU

CƠ

BẢN

GIỮA

CALC


Phiên bản OpenOffice.org 3.0 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt
của những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng
đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, ngoài ra còn thêm nhiều tính năng
mới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft Office 2007, bổ
sung màn hình Welcome to OpenOffice.org và nhiều tính năng khác.
Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn
sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ,
ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu.
Năm 2009, với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi hy vọng
phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn với người sử dụng.
Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.0 sẽ đáp ứng tốt
hơn nhu cầu
sử dụng của đông đảo người dùng.
Giống như phiên bản 2.4, bộ sách OpenOffice.org 3.0 cũng bao gồm 04
quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn
bản
OpenOffice.org Writer.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử
OpenOffice.org Calc.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo
OpenOffice.org Impress.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird

5
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

2.0, Mozilla Firefox 3.0 và UniKey 4.0.

6


CHƯƠNG

01:

LÀM

QUEN

VỚI

CALC
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

Cách khởi động Calc

Màn hình làm việc của Calc

Tạo một bảng tính mới

Lưu bảng tính lên đĩa

Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
1. Cách khởi động Calc
Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc. Tuỳ vào mục
đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các
cách sau đây để khởi động:
- Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org

9
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

- Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là
một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví
dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời. Bên phải
của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện
thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của
thanh công thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại
đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó.
- Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các
trang tính.
- Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang
tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang
tính, trạng thái phím Insert,…
- Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được
đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, , đến
AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút
chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính.
- Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang
được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536.
- Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác
định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23.
- Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một
chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau
này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công
thức.
3. Tạo một bảng tính mới
Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một
bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình


11
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Hình 2. Hộp hội thoại Save As
- Chọn vị trí lưu bảng tính mới.
- Đặt tên bảng tính tại ô File name.
- Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở
rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp
dưới dạng .xls, .xml,…
- Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.
Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính
đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng
tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.
Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để
tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…

12
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được tạo ra bằng
chương trình này, mà còn mở được cả những bảng tính được tạo ra bằng
chương trình MS Excel (tệp .xls, thậm chí là .xlsx).
Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách
sau:
- Vào menu File\Open;
hoặc
- Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ;
hoặc


CÁC

THAO

TÁC

VỚI

TRANG

TÍNH
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

Thêm và xoá các trang tính

Đổi tên trang tính

Sao chép/Di chuyển một trang tính

Ẩn và hiện lại một trang tính

Bảo vệ trang tính

Chọn nhiều trang tính
1. Thêm và xoá các trang tính
Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống.
Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những
trang tính không cần thiết. Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể
chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực hiện như sau:

- Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.
3. Sao chép/Di chuyển một trang tính
Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có
thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý. Cách
thực hiện như sau:
- Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần
sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội
thoại:

18
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Hình 6. Hộp hội thoại Move/Copy Sheet
- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.
- Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ
được di chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này,
hoặc sẽ được di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn
move to end position)
- Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.
Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:
+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính
ra vị trí mới rồi thả chuột.
+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di
tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.
4. Ẩn và hiện lại một trang tính
Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách
thực hiện như sau:
- Ẩn một trang tính:


- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống.
- Nhấn nút <<OK>> để bỏ bảo vệ.
Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu
nhưng không thay đổi được dữ liệu đó.

21
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người
khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau:
+ Vào menu File\Save As.
+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password.
+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.
+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo
vệ
bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau).
+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội
thoại
Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập
đúng Calc mới mở bảng tính đó.
6. Chọn nhiều trang tính
- Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn
chuột vào thẻ tên cuối.
- Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần
chọn.
- Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào
thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn.

22


Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính

Định dạng dữ liệu

Đặt tên cho ô hoặc miền

Ghi chú cho ô

Bảo vệ ô hoặc miền

Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu
1. Các kiểu dữ liệu
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ
thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra
như sau:
1.1. Dạng chuỗi (Text)
- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.
- Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập
vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.
- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô.

23
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

1.2. Dạng số (Number)
- Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn
vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của
Windows.
- Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô.

- trừ
10 - 5 = 5
* nhân
10*5 = 50
/ chia
90/3 = 30
^ lũy thừa
3^2 = 9
% phần trăm
50%*600 = 300
Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: lũy thừa trước rồi đến nhân
chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ưu tiên
(như nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi
thứ tự ưu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở
sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
2.2. Toán tử chuỗi
& Nối chuỗi.
Ví dụ: “Tin”&“Học”. Kết quả thu được là: TinHọc
2.3. Toán tử so sánh
> Lớn hơn
< Nhỏ hơn
>= Lớn hơn hoặc bằng
<= Nhỏ hơn hoặc bằng
<> Khác
Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai).

25
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

3. Nhập dữ liệu