MỘT SỐ THỰC ĐƠN TRONG MICROSOFT WORD
GIÚP SOẠN THẢO VĂN BẢN, BẢNG BIỂU, NHANH
Chương trình dùng cho máy vi tính cài Windows XP và microsoft word 2003
(Tài liệu dùng cho Cán bộ - Giáo viên trường tiểu học Hua La - xã Hua La - TP Sơn La)
Kí hiệu trong tài liệu: * là ấn chuột trái 1 lần, ** là ấn chuột trái 2 lần, @ là ấn chuột phải
1 lần,  là ấn Enter, MH là màn hình, CC là công cụ, MVT là máy vi tính,…
Trong thời gian qua các đ/c CB-GV trường tiểu học Hua La đã có ý thức rất tốt trong
việc học sử dụng MVT, CB-GV toàn trường đã sử dụng được MVT ở mức độ tối thiểu trong
chương trình Microsoft word 2003. Đây là một kết quả cực kỳ xuất sắc. Tuy nhiên còn 1 số đ/c
khi sử dụng MVT chưa biết làm nhanh, còn vất vả trong quá trình nhập, chỉnh sửa, cắt, copy
VB, bảng biểu, Trong chương trình Microsoft word 2003 có rất nhiều thực đơn (nút CC) có
chức năng giúp ta soạn thảo nhanh, hoặc thực hiện nhanh một lệnh nào đó.
Để nâng cao trình độ sử dụng MVT, rút ngắn thời gian trong soạn thảo, có nhiều thời gian học
tập hoặc nghỉ ngơi, giúp đỡ gia đình,… tôi lại tiếp tục ghi chép ra 1 số thao tác để các đ/c tham
khảo sử dụng trong quá trình soạn thảo VB.
Sau đây chỉ là 1 số thao tác ở các thực đơn: File-Edit-View-Insert-Format-Tools-Table.
Còn các thực đơn Window-Help-Vietkey Tools không có gì. Có thể MVT của bạn có thêm thực
đơn khác do bạn cài thêm phần mềm vào, hãy tự tìm hiểu để sử dụng cho tiện. Có nhiều cách
làm khác nhau, tôi chỉ giới thiệu 1 cách/việc, hướng dẫn sau đây có thể có sai sót hãy thông tin
cho tôi chỉnh sửa để tài liệu thực sự có ích cho các bạn, có thể MVT của bạn các thao tác # 1
chút, hãy làm thử sẽ biết.
Chúc các bạn sử dụng chương trình Microsoft word 2003 thành thạo !
Hua La, ngày 5 tháng 6 năm 2009
NGƯỜI VIẾT

Đặng Thị Bình
1. Thực đơn File (tệp, tệp tin, tập tin):
- Thực đơn Save As hoặc ấn phím F12 (lưu TT với tên khác):
- Khi đang mở 1 TT bất kỳ, muốn copy ra một TT mới nhanh hãy làm như sau:
1
2. Thực đơn Edit (soạn thảo/hiệu chỉnh):

2.3. Find (tìm kiếm): Muốn tìm kiếm 1 từ/1 tiếng/1 câu, theo ý trong 1 VB dài thì thật là
khó khăn và mất nhiều thời gian, nhiều từ/tiếng/câu,… giống nhau khi tìm lại còn bị sót không
thấy hết, muốn tìm nhanh và tìm được tất cả hãy làm như sau:
- Khi làm bước 4 xong muốn đánh dấu từ/tiếng/câu,… vừa tìm được thì giữ nguyên lệnh đang
bôi đen các từ/tiếng/câu, đổi màu chữ hoặc tô màu nền cho chữ là được.
2.4. Replace (thay thế/thay chỗ): Trong 1 VB dài nếu muốn thay thế tất cả các từ trùng nhau
mà phải dò tìm từng từ rồi thay thế thì kiểu gì cũng hay bị sót 1 vài từ không được thay, hơn
nữa mất rất nhiều thời gian và công sức. Chẳng hạn bạn lấy báo cáo năm trước làm báo cáo
năm nay (2007-2008 sửa thành 2008-2009), hoặc sửa từ Tô Hiệu thành Hua La, chỗ thì sửa
chỗ thì không, những sai sót này đôi khi phải trả giá khá đắt, muốn tránh được hậu họa này hãy
làm như sau:
3
1. * Edit * Find Hoặc ấn phím Ctrl + F
2. * gõ từ/tiếng/câu cần tìm theo ý
3. * vào chữ Find All, sẽ hiện ra từ cần tìm kiếm đầu tiên trong VB, cứ
tiếp tục * Find All các từ lần lượt được bôi đen.
4. * rồi * Find All, tất cả các từ cần tìm trong VB đều được bôi đen
5. Tìm trong 1 đoạn VB thì bôi đen đoạn VB đó rồi làm như bước 1&2
6. * rồi * rồi *
Chú ý: Tuyệt đối không được thay tiếng, VD: xuân = hè thì tất cả các từ có tiếng xuân trong
VB đều được thay bằng tiếng hè (mùa xuân = mùa hè; Phạm Thị Xuân = Phạm Thị Hè, thanh
xuân = thanh hè, ). Khi thay thế xong cũng phải đọc qua lại VB tránh những trường hợp sai
sót nguy hiểm, ví dụ: trong 1 VB tôi thay thế toàn bộ từ Tô Hiệu = Hua La, nhưng không ngờ
có 1 số câu trong VB lại là: anh hùng Tô Hiệu, thay thế xong thành: anh hùng Hua La (1 sai sót
chết người), cách khắc phục: gõ vào ô thứ nhất cụm từ: anh hùng Hua La, gõ vào ô thứ 2 cụm
từ: anh hùng Tô Hiệu * Replace All thế là lại trả lại tên cho anh.
2.5. Go To (đi tới): Trong 1 văn bản dài, có nhiều trang, nhiều dòng, nhiều đoạn, khi muốn
về 1 trang/1 đoạn/1 dòng, theo ý mà cuộn chuột hay kéo thanh trượt dọc thì rất lâu mà nhiều
khi tìm mãi không thấy, VB dài hàng 100 trang thì thật là khốn khổ khốn nạn, đời khổ như
con Đừng bi quan thế hãy tự tin lên có cách này nháy mắt là xong:

1. * view * Header and Foter
2. * (nút thả của thanh CC vừa xuất hiện trên MH)
3. *
4. Tiêu đề trên xuất hiện ngay đường dẫn đến TT
Hãy lườm nhanh đường dẫn của TT này rồi bôi đen đường dẫn TT trên, ấn phím
Delete (tắt đường dẫn của TT) * Close (tắt thanh CC) - Thao tác này chỉ được làm
trong 5 giây không nó bắt được quả tang thì toi đời !
1. * insert * Break
2. *
3. * OK
4. Đặt trỏ vào trang vừa được ngắt, xoay giấy, chỉnh lề,… theo ý
Các hàng còn lại là các kiểu ngắt (ngắt cột/ngắt trang chẵn/ngắt
trang lẻ, làm thử sẽ biết)
chỗ mình đang chỉnh sửa, thật là mệt và lãng phí bộ nhớ của mình. Hãy tìm nhanh chỗ mình
đang sửa như sau:
4.3. Hyperlink (siêu liên kết): Khi soạn thảo VB cần copy 1 vài số liệu ở VB cũ sang VB
mới, thông thường bạn phải mở VB cũ bằng rất nhiều thao tác, muốn mở TT nhanh, cần liên
kết các TT có liên quan với nhau như sau:
5. Format (định dạng):
5.1. Paragraph (đoạn): Khi soạn VB nhiều người cứ ấn Tab để các đầu đoạn lui vào 1 Tab,
ấn Enter để các đoạn cách nhau 1 dòng, Vừa không đẹp, vừa mất thời gian, hãy làm như sau:
Soạn thảo VB bình thường, nhập VB sát lề trái, chỉ  khi cần chuyển sang đoạn khác.
6
1. Để con trỏ vào chỗ muốn đánh dấu
2. * Insert * Bookmark…
3. Gõ kí hiệu theo ý
4. *
1. Bôi đen 1 chữ bất kỳ ở đầu VB
đang mở
2. * Insert * Hyperlink

nhau 1 khoảng rộng hơn
4. *
5. *
6. * OK
7. Tìm các dòng muốn
chỉnh vào giữa, bôi đen
dòng đó căn sát lề trái rồi
căn giữa là được
1. Bôi đen toàn bộ VB
2. * Format * Change Case
3. * rồi * OK, tất cả các tiếng sau dấu chấm đều đổi
chữ cái đầu tiếng là in hoa
4. * rồi * OK, tất cả các tiếng đều đổi chữ cái là in
hoa (dùng khi nhập DS họ và tên, )
Các dòng chữ còn lại hãy thử sẽ biết tác dụng của nó
6.2. AutoCorrect Option (tùy chọn tự động): Khi soạn VB có 1 số tiêu đề/từ/câu, thường
xuyên phải gõ đến, lần nào cũng phải làm 1 việc giống nhau hơi chán mà mất rất nhiều thao tác,
đôi lúc gõ sai phải sửa mất cả thời gian, hãy làm như sau:
6.3. Customize…(tùy chỉnh): Do nhu cầu công việc, nên sử dụng MT của mỗi người khác
nhau, nếu cho hiện tất cả các thanh CC, nút CC ra MH soạn thảo thì rất chật và không cần thiết,
nên lấy ra 1 số nút CC cần thiết cho việc của mình lên MH soạn thảo để dùng cho tiện.
8
1. Gõ 1 đoạn VB theo ý
2. * Tools * Word Count thông báo các dòng bên là:
3. Số trang của VB
4. Số từ của VB
5. Số ký tự không có ký tự trắng (dấu cách) của VB
6. Số ký tự có ký tự trắng của VB
7. Số đoạn của VB
8. Số dòng của VB

2. *
3. Tìm thanh CC có chứa nút CC cần lấy lên MH
4. Tìm nút CC muốn lấy lên MH
5. * lì đưa lên khu vực các nút CC, muốn đặt ở đâu thì thả *
Nút CC này dùng cộng trừ nhân chia cho tiện
6. Muốn hủy nút CC bất kì trên MH: ấn lì phím Alt rồi * lì
vào nút CC muốn hủy kéo xuống MH soạn thảo thả *
1. * Table * Insert * Table…
2. * nhập số cột
3. * nhập số dòng
4. * OK hoặc 
tai bù xù,… Lớp trẻ nhìn thấy thì thề không bao giờ làm nghề giáo, nhìn khủng quá,… Hãy
chỉnh dòng tự động như sau:
7.2. Convert (chuyển đổi): Lúc đầu thì bảo không lập bảng, sau lại bảo phải nhập dữ liệu vào
bảng hoặc ngược lại, đúng là cái loại chập cheng, một VB dài như thế chuyển từ VB sang bảng
hoặc ngược lại đến đời nào cho xong, lại còn bảo phải làm xong ngay để còn kịp nộp cấp trên,
nếu cãi thì ăn đòn ngay, mà làm thì sống không bằng chết,… Đừng lo chức năng chuyển đổi
VB bảng biểu sẽ giúp bạn, làm như sau:
- Từ VB  bảng biểu:
- Từ bảng biểu  VB:
10
1. Nhập dữ liệu vào bảng, không ấn  nếu chưa muốn xuống dòng
2. Bôi đen cả bảng
3. *
4. *
5. * tất cả các cột tự điều chỉnh để vừa với dữ liệu
1. Bôi đen đoạn VB muốn chuyển đổi thành bảng biểu
2. * Table * Convert
3. * Gõ số cột của bảng theo ý
4. * (hiện tích ở đây, nếu đã có tích rồi thì đừng ấn nữa)