ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG TP. HCM
KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

BỘ MÔN:
NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

Đề tài: “ Chứng từ kế toán”
Giáo viên bộ môn: Lê Thị Thanh Hà
Sinh viên thực hiện:
1. Võ Thùy Hương Giang: 1102015008
2. Nguyễn Thị Cẩm Hằng: 1102015012
3. Lê Văn Hiệp: 1102015016
4. Đặng Thanh Thảo: 1102015060
5. Nhan Hòa Thuận: 1102015066
TP.Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2014
1.Khái niệm
Theo Luật Kế toán Việt Nam: ”Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ
và vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự
hoàn thành, nó là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán.
2.Nội dung
Chứng từ kế toán có 2 nội dung là: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung.
 Yếu tố cơ bản: là những yếu tố bắt buộc phải có trong bất cứ một chứng từ kế toán
nào, nhằm làm căn cứ chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Cơ sở về
độ chính xác của thông tin được phản ánh trong nghiệp vụ. Các yếu tố cơ bản gồm:
- Tên chứng từ: Khái quát về tên của nghiệp vụ kinh tế.
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế: Nhằm làm căn
cứ theo dõi, kiểm tra làm rõ trách nhiệm thuộc về ai.
- Ngày và số chứng từ: làm căn cứ về thời gian của các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ kế
toán.
- Nội dung phản ánh về các nghiệp vụ kinh tế phải ngắn gọn, đơn giản nhưng phải dễ
hiểu, thông dụng.

5.1.1 Chứng từ bằng giấy (chứng từ thông thường)
Là chứng từ được lập trên giấy, theo những biểu mẫu qui địng bắt buộc hoặc hướng dẫn.
Phương tiện chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Làm căn
cứ ghi sổ kế toán và được thể hiện dưới dạng văn bản.
5.1.2 Chứng từ điện tử
Là các chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay
đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bang từ, đĩa từ,
các loại thẻ thanh toán…Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh
toán điện tử phải có các điều kiện:
- Phải có chữ kí điện tử của người đại điện theo pháp luật, người được ủy quyền của
người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh
toán điện tử.
- Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin.
- Cam kết về các hoạt động diễn ra trong chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng
quy định.
Ví dụ:
- Thẻ Via Card, Master Card
- Tập tin dưới dạng một email được các Ngân hàng sử dụng như: Agribank,
VietcomBank, HSBC…
5.2 Căn cứ vào yêu cầu quản lí và kiểm tra của Nhà nước.
5.2.1 Chứng từ bắt buộc:
Là những chứng từ Nhà nước đã tiêu chuẩn hóa về qui cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh,
phương pháp lập.
Ví dụ:
Bài tập nhóm: Môn nguyên lý kế toán
- Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn Giá trị gia tăng.
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho.
5.2.2 Chứng từ hướng dẫn
Là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ
tiêu đặc trưng đẻ các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở hướng dẫn đó vận dụng

5.4. Căn cứ vào trình tự xử lý của chứng từ kế toán.
5.4.1 Chứng từ gốc.
Là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành.
5.4.2 Chứng từ ghi sổ.
Là loại chứng từ kế toán dùng để ghi trực tiếp vào sổ sách kế toán theo số hiệu và ngày
phát sinh của chứng từ. chứng từ dùng để ghi sổ có thể là những chứng từ riêng lẻ hoặc là
chứng từ tổng hợp của nhiều chứng từ gốc.
Ví dụ:
- Phiếu thu, Phiếu chi.
- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho.
- Chứng từ ghi sổ.
- Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ.
5.5 Căn cứ theo địa điểm lập.
5.5.1 Chứng từ bên trong (chứng từ nội bộ).
Là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán, và nó chỉ liên quan tới các nghiệp
vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp, như: Bảng thanh toán lương, Bảng tính khấu hao
TSCĐ, Biên bản kiểm kê tài sản….
5.5.2 Chứng từ bên ngoài.
Là những chứng từ về mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị nhưng nó được lập từ các đơn
vị khác như: Hóa đơn bán hàng của bên bán, Các loại giấy báo “Nợ”, “Có” của Ngân
hang…Chứng từ bên ngoài càn có sự kiểm tra chặt chẽ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc
đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm, cũng như xử lí tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
6 Trình tự luân chuyển chứng từ.
6.1 Mục đích-Yêu cầu.
Bài tập nhóm: Môn nguyên lý kế toán
Việc tổ chức, luân chuyển chứng từ một cách hợp lí sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc
kiểm tra, kiểm soát, không bị ách tắt giữa các khâu công việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình
thực hiện công việc.
Yêu cầu của qui trình luân chuyển chứng từ trong mối quan hệ nội bộ phòng ban cũng như
trong quan hệ giữa các bộ phận trong công ty phải được thống nhất về biểu mẫu, thời gian,

Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ các yếu tố theo qui định, rõ ràng, gạch bỏ phần để
trống, không được tẩy xóa trên chứng từ, nếu viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi
cuốn.
Theo công văn số 3453/TCT-TTr ngày 23/8/2007 của Tổng cục Thuế về việc lập chứng từ
kế toán. Căn cứ điều 17, Luật Kế toán số 03/2003/QHV ngày 17-6-2003 qui định về nội
dung chứng từ kế toán phải có các nội dung sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của đơn vị, hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của đơn vị, hoặc cá nhân nhận chứng từ kế
toán.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu,
chi tiền ghi bằngdufngvaf bằng chữ.
- Chữ kí, học và tên của người lập, người duyệt và những
người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán qui định như trên, chứng từ kế toán có
thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
 Tên và số hiệu chứng từ
- Tên chứng từ là một cụm từ thường thể hiện nội dung khái quát của nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số hiệu chứng từ là số thứ tự chứng từ, việc thiết kế số hiệu chứng từ phải tuân
theo những qui định cụ thể đối với từng ngành nghề, từng lĩnh vực hoạt động của
đơn vị và từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ là các yếu tố xác định về thời gian, thứ tự nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đây cũng là một yếu tố quan trọng phục vụ cho
việc quản lí chứng từ và thanh tra tài chính.
- Ngoài ra, ngày, tháng, năm trên chứng từ còn có ý nghĩa hết sức quan trọng

- Những chứng từ kế toán thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế với nhau
nhất thiết phải có chữ kí của người quản lí có thẩm quyền.
6.3.2 Kiểm tra chứng từ.
- Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều
phải tập trung vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra và
xác minh tính pháp lí của chứng từ, sau đó mới ghi vào sổ kế toán.
- Những nội dung cần kiểm tra: tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các
yếu tố ghi chép; tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đối chiếu chứng từ kế toán với
các yafi liệu khác có liên quan; tính chính xác của số liệu trên chứng từ kế toán.
Bài tập nhóm: Môn nguyên lý kế toán
- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ,
các qui định về quản lí kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện, đồng
thời báo ngay cho Giám đốc để xử lí kịp thời theo pháp luật hiện hành.
6.3.3 Ghi sổ chứng từ kế toán.
- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không
rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm
thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
- Ssau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi
chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
- Chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để
làm căn cứ ghi sổ.
6.3.4 Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ và an toàn trong quá
trình sử dụng và lưu trữ.
- Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ,
tịch thu…thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận.
- Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết
thúc kì kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản,
lưu trữ tài liệu kế toán. Theo thời hạn sau: