lesson 1: layout and style of a business
letter
N&N Co., Ltd.
85 Hue Str. Hanoi Vietnam
Phone and Fax: 84-4-8645465
E-mail:
Hanoi, 29
th
September, 2002
Your Ref: DS/st
Our Ref:
Mr Davids Smith
R.304 Hoa Binh hotel
Hai Ba Trung district
Hanoi
Attn: Suzzane Taylor
Dear Sir,
Re: Dinner.
We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We would
like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic
customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing our
brochure No 345 for your reference.
We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at
7 p.m next Sunday.
We are looking forward to hearing from you now and seeing you later.
Yours truly,
For N&N Co., Ltd.
(signed)
Trần Văn Nghĩa
The Director
Enc: Brochure No 234

Trần Văn Nghĩa
The Director
Enc: Brochure No 234
Cc:
P/s:
P.P/s:
Semi-blocked Layout
Note:
• Full blocked: all letter parts begin at the left margin ( but re; the address of
sender)
• Semi blocked: all letter parts begin at the left margin except the dateline,
complimentary closing, company signature and and the writer’s
identification, which start at the horizontal center of the page. The beginning
of the paragraph indented five or ten spaced.
Parts of a business letter:
1. Letterhead
2. Dateline
3. Reference
4. Inside address (receivers)
5. Attention
6. Salutation
7. Subject line
8. Body
9. Complimentary closing
10. Company signature
11. Signers identification
12. Enclosing reminder
13. C.C
14. P/s:
15. P.P/s

hàng của các ngài tại
trung tâm triển lãm
Giảng Võ và do đó biết
tên và địa chỉ của các
ngài.
3. Sáng nay chúng tôi
đọc quảng cáo của các
ngài ở trên báo Saigon
Times và đợc biết tên
và địa chỉ của các ngài.
4. Chúng tôi là một
trong những công ti
1. We have been given
Your name and address
have been given to us by
Vietcomchamber.
2. We currently have
visited your stall at The
Giangvo Exhibition Center
and (therefore) have,
therefore, known your
name and address.
3. This morning, we were
reading your
advertisement on/in the
Saigon Times and we have
known your name and
address.
This morning, we were
reading the Saigon Times

đầu của Việt Nam.
5. Chúng tôi là khách
mua hàng th ơng
xuyên các mặt hàng
các ngài quảng cáo trên
tờ Thế giới kinh doanh.
6. Chúng tôi là một
công ti chuyên kinh
doanh các mặt hàng
mà các ngài đang xuất
khẩu sang Bắc Âu.
7. Chúng tôi sẽ rất vui
mừng nếu các bác gửi
cho chúng tôi báo
giá/chào hàng/mẫu
hàng/catơlô/bảng giá
hiện hành các mặt
hàng mà các ngài có để
xuất khẩu.
8. Chúng tôi muốn
mua các mặt hàng điện
tử do đó sẽ rất vui lòng
nếu các ngài gửi cho
chúng tôi chaò hàng với
giá thấp nhất.
9. Chúng tôi muốn mua
các hàng hoá mà các
ngài đăng quảng cáo
trong các tạp chí nói
trên

Lesson 3: Offer : free/without engagement
I. Terms and conditions of a business transactions
1. Commodities
Tờn hng : goods/name of goods/ description
2. Quality /specification
As per sample sent to you ( theo mu ó gi)
As per sample to be sent to you ( theo mu s gi)
3. quantity
units, pieces (psc), sets ( cú phn kốm theo)
MT
4. price
5. packing/packaging
in export customary cartons
in customary export cartons
in seaworthy wooden cases
6. delivery.shipment
7. payment
in USD by a transferable confirmed irrevocable LC to be opened
through/via/with/at ACB bank 15 days prior to (the) shipment valid
for 45 days to the account of the DEF bank in our favour for the
total value of the goods to be shipped
Note: trong the shipment:
• có the; trước chuyến hàng,
• không the: lúc giao hàng
8. technical document
9. warranty/guaranty
• warranty involving in 3 persons (manufacturing, buyer,
seller)
• guaranty ( involving in 2 persons)
10. others

irrevocable L/C as usual.
12. Others
Neww
ords
Vietnamese version English version
Yello
w
seasa
me
1. Chúng tôi xin chào bán 500MT
vừng vàng vụ xuân hè 2001-2002
theo mẫu đã gửi cho các ngài giá FOB
cảng Hải phòng là 550US$/MT(cả bao
bì) giao hàng một chuyến vào tháng
12/2002 và thanh toán bằng L/C như
thường lệ
2. Chúng tôi xin chào bán 50MT mì
1. We are pleased to offer 500MT of yellow
seasame, 01-02 spring summer crop as the
samples sent to you, at US$ 550 MT FOB
Haiphong including packing for delivery in
one lot in Dec.2002, for payment by
irrevocable LC as usual.
2. We are pleased to offer 500MT of instant
dried
vermic
elli
ăn liền theo mẫu đã gửi cho các ngài
với giá FOB Hải phòng là
90000USD/MT và các điều kiện

3. We are pleased to offer 50000 sets of 5
pieces of ratton plates at USD 12 per set
CIF Sydney, and on the same terms and
conditions as those for shopping rattan bags
mentioned above.
4. We are sorry that currently we are not in a
position to offer ABC1 you are interested in,
however, in its place, we are pleased to offer
ABC2 of the same quality, design and
colour as these for the farmer.
5. Our goods are excellent in quality,
attrative in design and reasonable in price,
have therefore, been selling very well.
6. Our goods are selling well because of its
excellent in quality, atraction in design
and competiveness in price.
7. You will find our goods special, typical
in quality, design and price.
8 .And we would like to take this
opportunity to offer
Firm offer
I. Definiton
1. Free offer is a promise to sell the goods on the stated terms
and conditions
2. Firm order is a promise to sell on the stated terms and
conditons within a specified period of time.
3. Differences between the 2?
We are pleased to offer ( firm until 15 Oct. 2002) on the terms
and conditions as follows:
II. Exercises

khoản của ngân hàng Techcombank
Hà nội để chúng tôi được hưởng
100% giá trị hàng hoá sẽ giao; cho
phép giao hàng từng phần, không cho
phép chuyển tải và tái xuất.
Các ngài có thể thấy rằng giá tôm đông
lanh trên thị trường thế giới cao hơn giá
mà chúgn tôi đang chào bán cho các
ngài. Thế nhưng các ngài là khách hàng
thường xuyên của chúng tôi nên chúng
tôi vẫn giữ giá cũ.
Chúng tôi chờ mong đơn đặt hàng sớm
của các ngài.
Xin kính chào.
are pleased to offer the items you are
looking for on the terms and conditons
as follows:
1. Commodity: Frozen Shrimps
2. Quality: as per sample sent to
you and certificate of quality by
Vinacontrol
3. Price: US$18000 MT CIF Kobe
including packing
4. Quantity: 50 MT
5. packing: in export customary
cartons of42 kgs net each
6. Shipment: in two shipments
Dec. 2002: 30 MT
Jan. 2003: 20 MT
7. Payment in USD by irrevocable

E-mail:
Hanoi, 19 November, 2002
Cambridge BE 2042
3. Tham chiếu của N&N
là TQtt/dn
Tham chiếu của Grace
Brothers là GS/st
4. N&N chào bán cố định
mực khô theo tiêu
chuẩn chất lượng
vương quốc Anh là BS
004 Sp
5. giá 17000 GBP/MT kể
cả bao bì xuất khẩu có
thể đi biển xa được hay
đi biển dài ngày được
theo điều kiện FOB Hải
phòng
6. Giao hàng một chuyến
vào 12/2002
7. Thanh toán bằng LC
không huỷ ngang, ngân
hàng của N&N là ngân
hàng ngoại thương Việt
Nam ở Hà nội, ngân
hàng của người mua là
NHNT london ở
Cambridge
8. Người bán chào bán cá
khô không xương tiêu

2. Specification: BS 004SB of British
specification standard
3. Quantity: 50MT
4. Price: GBP 17000 per MT FOB Haiphong
including export customary cartons for long
voyage
5. Delivery: in one lot in December 2002
6. Payment: in GBP by irrevocable letter of
credit opened through London Commerial
Bank, Cambridge 15 days prior to the shipment
valid for 45 days to the account of Vietcom
Bank, Hanoi, in favour of total value of the
goods to be shipped.
We would like to take this opportunity to offer
boneless fish, the British specification Standard
at GBP 18,000 per MT Haiphong and on the
same terms and conditons as thoes for cattlefish
mentioned above.
We are sorry to inform you that at the moment
we are not in the position to offer dried shrimps,
the British specification standard BS055SP.
However, in its place we are happy to offer
BS006SP of better quality and at the same price
as that of BS055SP.
We would like to let you know that at the
present, the demands for cattlefish and shrims
are so heavy that producers in Vietnam and we
find it difficult to meet. However, as our policy
nhà sản xuất ở Việt
Nam khó đáp ứng

2. What to write? Its a 4-paragraph letter.
a. Thanks for inq.
b. Pleasure in enclosing an offer + major Ts & Cs(Preference:1
sentence offer)
c. Others: Comments/Promise/Items (not asked for) emphasis on
what needs to be emphasized.
d. Hope for an early order
3. Exercise: Viết một bức th đi kèm với chào hàng bán 25 máy tiện T116
My notes
1.Cảm ơn th hỏi hàng của khách.
2.Bày tỏ niềm vui gửi kèm th này
chào hàng bán máy tiện nói trên
theo qui cách phẩm chất đã thoả
thuận với đại diện của khách tại
Hà Nội với giá $2000 1 chiếc CIF
cảng ngời mua & thanh toán bằng
L/C có các ddk thông thờng.
3.Nhân dịp này báo cho khách
biết theo thông lệ của anh chị chỉ
bảo hành 12 tháng kể từ ngày
giao hàng và 6 tháng kể từ ngày
sử dụng.Nhng đặc biệt đối với
khách hàng đang hỏi mua, công
ty bạn sẽ bảo hành 18 tháng kể từ
ngày mua & 12 tháng kể từ ngày
sử dụng.
4.Đối với tài liệu kỹ thuật : công
ty của bạn sẽ cung cấp 3 bộ TL
hớng dẫn lắp ráp, vận hành & bảo
dỡng bằng tiếng Việt, tiếng Anh

We would like to advise you that as a
rule, we warrant the goods for 12
months from delivery and 6 months
from use, but for you exclusively, we
are going to warrant 18 months and 12
months respectively.
As far as technical documents are
concerned, we are going to provide you
with 3 sets of instructions for assembly,
operation and maintenance in
Vietnamese, English and French.

We would like to remind you that the
present offer is firm for 15 days and is
subject to the goods being unsold upon
receipt of your order.
As you know, any orders you may
place with us will have our best
attention and will be executed without
delay.
We do hope that the smooth handling of
your order will lead to further
trading/business.
Yours faithfully,
(signed)
Nguyen Quang
General Director
Ngời ký th: Nguyễn Quang, TGĐ Enc. Offer No.345
Specifications
Order and their execution_Counter offer

thể chấp nhận đợc và vì vậy
chúng tôi xin gửi kèm bức th
này đơn hàng số 2401 đặt mua
một số sản phẩm của các ông
trị giá 20350 bảng Anh. Chúng
tôi hiểu rằng các ông sẽ giành
cho chúng tôi 0.75% chiết
khấu cho đơn đặt hàng này .
Ngay sau khi nhận đợc xác
nhận bán của các ông, chúng
tôi sẽ chỉ thị cho ngân hàng
của chúng tôi, NHNTVN mở
một tín dụng th không thể huỷ
ngang, thanh toán sau 30 ngày,
để trả tiền cho các ông.
Đơn hàng này phụ thuộc vào
việc giao hàng trớc ngày
20/1/2003 và chúng tôi giành
quyền huỷ đơn hàng này hoặc
trả lại hàng hoá mà các ông
Generalexim No1 Company
46 Ngo Quyen Str.
Hanoi Vietnam
Hanoi, 19 April, 2002
Our ref:
Your ref:
Mr Johnson, Sales Manager
Universal Electronics PLC
33 Oxford Str., London W10BH, UK
Attn:

right to cancell the order or return the
goods at your expense and risk
arising from or in connection with this
if shipment is made after the
above_mentioned date.
We are looking forward to receiving
your sales confirmation.
Your faithfully,
For Generalexim
(signed)
NTT
Manager of Import department
Declining the order
1. When to use
There are some times when the seller does not accept the Buyer's order as for
example:
a. When he is not satisfied with the Buyer's terms and conditions.
b. When the Buyer's Credit is doubtful.
c. When the goods are not available.
2. How to write
Letters rejecting orders must be written with the utmost car and with an eye-to good-
will and further future business. When wiring such letters, remember to:
a. Regret your inability to meet Buyer's need
b. Propose an alternative product, it one is available
c. Hope for the opportunity to be of service to them another time
d. Thank you for the order receive
3. Example
Dear Sirs,
We thank you for your order No123, which we received today.
Unfortunately we really are sorry we do not feel that we can offer the trade discount

TCT XNK Mây Tre Đan;
Điện tín:BAROTEX HANOI;
điện thoại và fax: ; nhận đợc
đơn hàng số đề ngày đặt mua
20.000 chiếc đĩa đựng hoa
quả(fruit plate) đề tài 69/TL1
của cty TNHH D&S; địa chỉ
TGĐ của BAROTEX , ngài
NTQ yêu cầu viết th cho cty
D&S để:
1.Cám ơn đơn đặt hàng của họ
& xin lỗi họ là BAROTEX thấy
không thể gom đủ số hàng này
để giao trong 12/2002 nh đã
nêu trong đơn hàng nói trên ,
2.Chào bán đĩa đựng hoa quả đề
tài 69/TL2 có chất lợng tơng tự
nh đĩa đựng hoa quả đề tài
69/TL.Với giá CFR Sydney kể
cả bao bì là 20$ 1 bộ 5 chiếc
giao hàng vào T12/2002 &
thanh toán bằng tín dụng th
không thể huỷ ngang trả tiền
ngay mở qua ngân hàng TM
ABC, Sydney 15 ngày trớc
chuyến hàng có giá trị trong
vòng 45 ngày vào tài khoản của
Ngân hàng Ngoại thơng VN để
BAROTEX đợc hởng 100% giá
trị của hàng hoá sẽ giao,

to the account of Vietcombank, the Bank for
Foreign Trade of Vietnam, Hanoi in our favour
do đó bán rất chạy vì chúng đợc
làm bằng tre và mây đã đợc
tuyển chọn kỹ,
4.Thông báo cho cty TNHH
D&S biết BAROTEX sẵn sàng
chiết khấu 0.2% cho những đơn
đặt hàng có giá trị từ $35,000
trở lên từ T11/02 & mong rằng
Cty TNHH D&S sẽ là những
khách hàng đầu tiên đợc hởng
chiết khấu này .
chú ý:
- Tham chiếu của D&S :TD/tl
- tham chiếu của BAROTEX
:TQ/MT
- ngày viết th : 14/11/2002
- tài liệu gửi kèm ảnh: ảnh mẫu
đĩa đựng hoa quả đề tài 69/TL2.
for the total value of the goods to be shipped.
We are pleased to let you know that fruit plates
69/TL2 have been present, highly appriciated
in many countries, and selling very well as
they are made from carefully-selected bamboo
and rattan.
We would like to inform you that we are
willing to give you a .2% discount for orders
for USD35,000 or more from November 2002.
We hope that you will be among our first

pleased if you acknowledg/accept and
make up/execute immediately our
(enclosed) order for types of carpets,
which we are enclosing (without
delay).
3. Chúng tôi xin cám ơn chào hàng
của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng
5 chào bán các loại máy nông
nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt
hàng theo các điều kiện sau đây.
3. We thank you for your offer No 234
dated 6 May, 2002 for small size
farming machines and are pleased to
order on the following terms and
conditions (as follows.)
4. Chúng tôi xin xác nhận đơn hàng
số 044 của chúng tôi bằng điện sáng
nay toàn văn nh sau: 10 máy bơm
kiểu MD50/12 giá mỗi chiếc 1200
đô la Mỹ FOB giao ngay thanh toán
bằng LC nh thờng lệ và xin nói rõ
một số điểm nh sau:
4. We would like to confirm our cable
order No 999 sent to you this morning
reading in full as follows: 10 pumps
MD 50/12 at USD 1,200 per unit FOB
HaiPhong for delivery from stock/
immediately and for payment by L/C as
usual and are happy to make some
points clear as below.

chúng tôi và chúng tôi sẽ không
nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì
lúc đó không còn là thời vụ bán hàng
trên thị trờng của chúng tôi nữa.
7. Please deliver the goods exactly on
the date specified in your order and we
will refuse delivery after 31 December
as by then the sales season will be over
(shall have been over).( in our market
here.)
8. Chúng tôi tin tởng rằng các ngài
sẽ bán rất chạy những mặt hàng có
phẩm chất tốt này và chúng tôi mong
nhận đợc nhiều đơn đặt hàng khác
nữa của các ngài.
8. We trust/believe that these high
quality items will be selling well and
are looking forward to receiving more
of your other orders (hope to have your
further order).
9. Chúng tôi cần ba bộ tài liệu kĩ
thuật hớng dẫn lắp ráp, vận hành và
bảo dỡng máy móc. Một trong ba
bản sẽ phải đợc gửi bằng máy bay
cho chúng tôi trớc để dịch sang tiếng
Việt cho những ngời tiêu dùng trong
nớc; hai bản còn lại sẽ đợc gửi theo
hàng.
9. We require 3 sets of technical
documents for assembly, operation and

chuyến hàng linh kiện để lắp TV
màu thuộc đơn hàng số TD6544 của
các ngài đã đợc xếp xuống tàu Sông
Hậu; tàu này sẽ rời cảng Osaka ngày
mai, chúng tôi hy vọng khi hàng về
đến TP HCM các ngài sẽ vừa lòng
với chúng và sự chu đáo nhanh
chóng của chúng tôi trong việc thực
hiện đơn đặt hàng của các ngài.
12. We would like to inform you that
the consignment of accessaries for
assembling colored TV under Order No
TD654 has been shipped on board the
MS Song Hau, she will be leaving
Osaka tomorrow. When it arrives at
HCM city, it will give you satisfation
with it and our careness,quickness and
thoughtfulness.
13. Hôm nay chúng tôi đã nhận đợc
đầy đủ số hàng đặt mua theo đơn
hàng của chúng tôi số 4231 và chúng
tôi xin rất cám ơn các ngài về sự chú
ý đặc biệt của các ngài tới đơn hàng
này. Nh chúng tôi đã nói khi đặt
hàng, đây chỉ là đơn đặt hàng thử mà
thôi. Trong tháng tới chúng tôi sẽ đặt
những đơn hàng lớn hơn và hi vọng
các ngài vẫn dành cho chúng tôi
những sự u ái thờng xuyên.
13. Today we have received all amount

our order No 2454 has been efficiently
executed at a good result although there
had been difficulties which seemed to
be unable to overcome in executing and
the thought of cancelling the order had
sometimes been in our mind. We do
hope that our next larger orders will be
executed more quickly and more
efficiently.
1. Exercises 2 (p222)
Notes
Vietnamese version English version
Tha các ngài,
Chúng tôi xin xác nhận đã
nhận đợc th của các ngài đề
ngày 14 tháng 6 cùng với các
đơn hàng của các ngài số
C497 và C498. Xin rất cảm
ơn. Đơn hàng C497 đã đợc bổ
sung vào đơn hàng phục vụ
Thiên chúa giáng sinh của
các ngài C455 đang gấp rút
chuẩn bị sẵn sàng để giao
ngay. Chúng tôi lấy làm tiếc
là không cung cấp đợc loại
sâm banh Hoàng tử nhng
chúng tôi sẽ gửi đến các ngài
loại Hoàng gia thay thế đã
đợc đánh dấu trong đơn hàng
của ngài.

succeeded in selling our glasswares.
We would like to take this opportunity
to send you our warmest
congratulations on the increase of
trade between our two companies and
we hope that the business will further
develop for (in) our mutual benefits.
Yours faithfully,
6. Exercise p222
Notes
Vietnamese version English version
Tha các ngài,
Nh các ngài đã biết, kim ngạch
của chúng tôi với các ngài trong
năm vừa qua đã và đang tăng lên
một cách vững chắc. Tuy nhiên
năm nay kim ngạch này lại tăng ở
Dear sirs,
As you know our turnover was
increasing stably last year/has been
increasing stably during the past
years/was stable increase.
However, it is increasing at such a
tốc độ mà vào khoảng tháng 12
chúng tôi đã đặt hàng mua gấp
đôi số năm ngoái. Phải công nhận
là hiện nay chúng tôi đã có một
phòng hàng thuỷ tinh lớn hơn. Và
đây là một bớc nhảy vọt trong
việc bán hàng của các ngài ở thị

không cung cấp đợc loại cốc này.
rate(speed) that by December we
will have doubled the
amount(quantity) of our order for
last year. Its admitted (known)
that now we have got larger
glasswares store. And it is a big
leap forward in selling your
products in the market through our
country.
Taking success into account
(consideration)(With regard to this
success), we are considering the
possibility of stocking more in the
future. As this is in your interest
and in our interest as well, we feel
that you are able (in a position) to
offer more favourable terms and
conditions to facilitate our selling
of your glasswares which have
already been familiar and
appreciated in here for years. In
April, we placed with you our
order No C455 for goods for
Christmas sales, including sets of
wine glasses as special gifts. Now
we have decided to increase the
amount of our order and are
enclosing our order No C497 in
addition to the said one. We also

No123 dated 1 Dec., 2002.
We are pleased to enclose our trial
order No345 for 15 units of Indian-
made tea picker TT285. We also
would like to make clear the
following points clear:
- Warranty: 9 months not 6 months
from use 18 moths from delivery
- Packing: in export customary
wooden cases
- Marking:
Consignor: Indian machines
Company
Consignee: Machino import Hanoi
Kiện số: tử 01 trở lên
Chú ý: Catalô của công ty máy
ÂĐ số 4465
- Đơn giá 18000 USD CIF có bao
bì.
- Giao hàng vào trung tuần tháng
riêng 2003
- Thanh toán bằng L/C có các điều
kiện thông thờng.
Trớc khi kết thúc th xin nhấn
mạnh rằng:
Đây là đơn đặt hàng mua thử
Machino import dành quyền từ
chối hàng nếu chúng đợc giao sau
ngày nói trên.
Machino import chờ mong nhận

30 ngày chứ không phải sau 60
ngày.
Anh chị cũng cần nêu rõ cho
khách biết đây là 1 sự nhân nhợng
đặc biệt và chỉ dành riêng cho B
mà thôi. Đồng thời yêu cầu B gửi
đơn hàng trong vòng 15 ngày tới.
Order No: 112MT
Case: 01 and upward
- Quanlity: as per your catalogue
No4465
- Price: USD 18,000 CIF HaiPhong
including packing
- Delivery: in the middle of
January, 2003
- Payment: in USD by L/C with
usual terms and conditions.
We would like to remind you that
the order is but/ just a trial and we
reserve the right to refuse the
delivery after the above- mentioned
date.
We are looking forward to
receiving your early sales
confirmation.
Yours faithfully,
****************************
2.Dear Sirs,
We thank you for your order dated
11 December,2002 expressing your