Cải thiện kỹ năng viết email trong công việc
(Dân trí) - Trong thời đại công nghệ thông tin, email trở thành phương tiện giao
tiếp không thể thiếu. Tuy nhiên, do tính chất nhanh và ngắn gọn, email có thể gây
ra những hiểu lầm không đáng có trong các mối quan hệ công việc cũng như cuộc
sống cá nhân.
Để tránh điều đó, bạn cần không ngừng cải thiện kỹ năng viết nói chung cũng như
viết email nói riêng. Hi vọng những lời khuyên sau sẽ giúp ích cho bạn:

- Hãy nghĩ tới người nhận khi bạn viết email. Điều đó được thể hiện bằng
cách email của bạn được viết rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng chính tả và ngữ
pháp.

- Luôn nhớ rằng email chỉ là một dạng giao tiếp. Nếu muốn duy trì cũng như
mở rộng các mối quan hệ chuyên nghiệp, bạn cần kết hợp với các dạng giao
tiếp khác như điện thoại, gặp mặt trực tiếp.

- Làm cho email của mình dễ thu hút sự chú ý, dễ xem và lưu lại. Nếu thông
tin ngắn và đơn giản, bạn nên viết để ở phần nội dung thư thay vì gửi file đính
kèm để gửi nhận không mất thời gian tải về.

- Để người nhận biết thông tin khái quát về nội dung bạn muốn gửi, đừng
quên viết phần chủ đề. Ngoài ra, bạn nên nói ngay từ đầu email những điểm
quan trọng mà người nhận cần chú ý.

- Trước khi gửi email, hãy đảm bảo rằng email của mình không sai quy tắc,
nội quy của công ty, như dùng email công việc cho việc cá nhân hay nội dung
email về những vấn đề “ nhạy cảm”, dễ gây xung đột trong công ty…

- Khi gửi một email cho nhiều người, hãy chắc chắn rằng mình gửi tới đúng
địa chỉ của những người có liên quan.


đốc nhân sự không bao giờ lựa chọn các ứng viên có địa chỉ email tuềnh toàng hay
phần liên hệ quá sơ sài hoặc quá ‘trẻ trung’ cả.”

Đáp ứng đúng chuẩn yêu cầu tuyển dụng

Theo Kathryn Ulrich, chuyên viên nhân sự, “Các nhà tuyển dụng muốn chính xác
‘cọc tròn thiết kế cho lỗ tròn’.”

Điều này tức là bạn cần nghiên cứu trước và thử thách bản thân với những việc bạn
chưa từng đảm nhận bao giờ, nhưng lại được đề cập trong yêu cầu tuyển dụng
thường thấy cho vị trí đó. Hãy đảm bảo rằng, bất cứ khi nào bạn quyết định nộp
đơn xin việc, bạn đã có sẵn những ví dụ và minh chứng cụ thể cho các kỹ năng mà
nhà tuyển dụng đòi hỏi, và bạn là ứng cử viên số 1 cho vị trí đó.

Profile trên mạng không phải chuyện đùa
"Những hình ảnh, hay phát ngôn ‘để đời’ đang hiện diện trên các trang Facebook
hay Twitter của bạn - hãy dỡ bỏ," - đây là lời khuyên của Richard Phillips, chủ tịch
Công ty Advantage Career Solutions. Thay vì vậy, hãy tìm các blog hoặc các diễn
đàn chuyên ngành để tham gia.

Tham khảo ý kiến
Theo Aoradio, "Hãy hỏi những người thân quen về cảm nhận của họ đối với hình
tượng của bạn trong tư cách ứng viên và cung cấp những gợi ý cải thiện nếu họ ở
trong trường hợp của bạn. Các ý kiến đóng góp sẽ cho bạn nhiều ý tưởng không
ngờ tới.”

Chủ động tham gia các câu lạc bộ/ hiệp hội nghề nghiệp
Điều này không chỉ đơn giản là tham gia một hiệp hội nào đó và xuất hiện đều đều
trong các buổi họp thành viên. Thay vào đó, hãy tích cực và chủ động với các sáng
kiến mới: chẳng hạn tổ chức buổi hội thảo nhỏ và bạn chịu trách nhiệm điều phối,