Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

MỤC LỤC
Trang
Lời mở đầu 2
Chương I. Tổng quan về ủy ban nhân dân Quận Ba Đình Hà Nội 4
1.1. Đặc điểm tình hình chung năm 2007 của Quận Ba Đình 4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Quận Ba
Đình – Hà Nội 5
1.2.1. Chức năng 5
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6
1.3. Cơ cấu tổ chức UBND Quận và mối quan hệ công tác của văn
phòng HĐND – UBND Quận Ba Đình 7
1.3.1. Cơ cấu tổ chức UBND Quận Ba Đình 7
1.3.2. Quan hệ công tác trong UBND Quận Ba Đình 9
Chương II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 11
2.1. Những khái niệm và phân loại văn bản 11
2.2. Những yêu cầu về mặt nội dung và thể thức văn bản 12
2.2.1. Những yêu cầu về mặt nội dung 12
2.2.2. Những yêu cầu về mặt thể thức 12
2.3. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 13
2.3.1. Khái niệm 13
2.3.2. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản 14
2.3.3. Một số thủ tục ban hành văn bản 16
Chương III. Thực trạng và giải pháp quy trình xây dựng và ban hành
văn
bản tại UBND Quận Ba Đình 18
3.1. Thực trạng việc ban hành văn bản của UBND Quận Ba Đình
Hà Nội 18
3.1.1. Kết quả đạt được 18
3.1.2. Mặt tích cực 19

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

Chính vì vậy, cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay đang là vấn đề được
Đảng, nhà nước và toàn xã hội quan tâm sâu sắc. Nhận thấy văn bản là công
cụ hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, nó không chỉ văn
bản hoá quyết định quản lý mà nó còn phục vụ cho công tác tra cứu kiểm
giám sát. Vì tính thiết thực của văn bản, cũng như việc hỗ trợ cho sinh viên
Lào những kiến thức mình đã được học trong nhà trường nên em chọn viết về
đề tài “Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND Quận Ba Đình Hà Nội”. Việc
nghiên cứu đề tài này sẽ giúp em có được nhận thức sâu hơn những kiến thức
trên cơ sở mình đã được học trong thời gian qua, đồng thời đây là vấn đề em
rất quan tâm, vì vậy em đã lựa chọn làm đề tài nghiên cứu thực tập.
Cùng với bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này em xin gửi lời cảm ơn tới
ban lãnh đạo Học viện, các thầy cô gioá trong Học viện Hành chính, đặc biệt
là cô giáo Th.S Nguyễn Thị Minh Phượng trưởng đoàn thực tập, thầy Nguyễn
Dung phó trưởng đoàn và sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Huy
Hoàng, giảng viên khoa Lý luận cơ sở và các bạn sinh viên Việt Nam khóa 5
đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. Đồng thời
em cũng xin gửi lời biết ơn trân trọng đến Đảng cộng sản Việt Nam, nhà nước
Việt Nam Xã hội Chủ nghĩa, tập thể các cô, các chú, anh chị trong UBND
Quận Ba Đình đã tạo điều kiện cung cấp tài liệu giúp em hoàn thành báo cáo
thực tập. Mặc dù rất cố gắng, song thời gian và trình độ có hạn, tiếng Việt
chưa thông thạo. Bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
được sự chỉ bảo của các thầy cô để báo cáo thực tập đạt kết quả tốt.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2008
Sinh viên
Sẻng Đon PHÔMMA LẠT
3
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

dân. Các chỉ tiêu kinh tế – xã hội do thành phố và HĐND quận giao cao so
4
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

với năm 2006; UBNDvà các phường được phân cấp thực hiện nhiều nhiệm vụ
mới, một số điểm nóng về quản lý đất đai, trật tự xây dựng yêu cầu phải tập
trung giải quyết, đội ngũ cán bộ lãnh đạo UBND quận và một số phòng, ban,
ngành đoàn thể, phường có sự thay đổi v.v với sự quyết tâm, tập trung lãnh
đạo, chỉ đạo của Quận uỷ, HĐND, UBND quận, sự nỗ lực cố gắng của cán bộ
và nhân dân, Quận Ba Đình đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ kinh tế – xã hội,
an ninh, quốc phòng năm 2007. Kinh tế tiếp tục tăng trưởng, an ninh chính trị
được đảm bảo, trật tự an toàn xã hội được nâng cao, các hoạt động xã hội
được thực hiện có chiều sâu phong trào thi đua được triển khai sâu rộng; các
nhiệm vụ trọng tâm đột xuất được tổ chức thực hiện tốt, đặc biệt là công tác
bầu cử đại biểu Quốc hội khoá XII; triển khai nghiêm túc các quyết định chỉ
thị của trung ương và thành phố. Nhiều chỉ tiêu hoàn thành vượt mức như chỉ
tiêu thu ngân sách, các chỉ tiêu về văn hoá xã hội.
1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA UBND QUẬN BA
ĐÌNH.
- Căn cứ luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi).
- Căn cứ quyết định số 92/2001/QĐ - UBND ngày 23/10/2001 của
UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định vị trí chức năng, nhiệm
vụ của các phòng chuyên viên thuộc UBND Quận.
1.2.1. Chức năng.
Quận Ba Đình tổ chức việc thi hành hiến pháp, pháp luật các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp, phát huy
quyền làm chủ của nhân dân tăng cường pháp chế XHCN chống quan liêu,
hách dịch, tham nhũng phối hợp với cơ quan thường trực HĐND và các ban
của HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình HĐND
xét và quyết định. Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch

phương, quản lý hộ khẩu hộ tịch ở quận, quản lý việc đi lại cư trú của người
nước ngoài tại Quận.
+ Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế xã
hội, bảo vệ tính mạng tự do danh dự nhân phẩm, tài sản và các quyền lợi ích
hợp pháp của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu làm hàng giả và các tệ
nạn xã hội khác.
+ Quản lý công tác tổ chức lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên
chức nhà nước và cán bộ cấp phường.
+ Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở quận theo quy định của pháp
luật, phối hợp với cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng thu đủ, thu kịp thời
các loại thuế và các khoản thu khác ở Quận.
+Thực hiện việc quản lý hành chính, xây dựng đề án phân vạch địa giới
hành chính ở quận đưa ra HĐND Quận thông qua để trình cấp trên, xem xét
UBND Quận chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND Quận và UBND
thành phố.
1.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND QUẬN BA ĐÌNH VÀ MỐI QUAN HỆ CÔNG
TÁC CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND QUẬN BA ĐÌNH.
1.3.1. Cơ cấu tổ chức UBND Quận Ba Đình.
Cơ cấu tổ chức UBND Quận bao gồm: một Chủ tịch, ba Phó chủ tịch,
các uỷ viên ủy ban và các phòng ban chuyên môn.
- Chủ tịch UBND Quận là người trực tiếp lãnh đạo và điều hành công
việc của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ quyền hạn
của mình, cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước
HĐND và trước cơ quan nhà nước cấp trên.
- Phó chủ tịch và các thành viên khác của UBND Quận thực hiện nhiệm
vụ quyền hạn do Chủ tịch UBND Quận phân công và chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch UBND Quận về thực hiện nhiệm vụ được giao.
7
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368


Có thể mô hình hoá cơ cấu tổ chức các phòng ban UBND Quận Ba Đình
như sau:
9
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

1.3.2. Mối quan hệ công tác của văn phòng HĐND – UBND Quận Ba
Đình.
+ Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND Quận với văn phòng HĐND
– UBND thành phố.
- Văn phòng HĐND – UBND quận thường xuyên giữa mối quan hệ với
văn phòng HĐND – UBND thành phố để tiếp nhận thông tin, chủ trương
chính sách chung, đồng thời chịu sự hướng dẫn của văn phòng HĐND –
UBND thành phố quy định về nghiệp vụ công tác văn phòng.
- Bảo đảm thực hiện chế độ thông tin báo cáo UBND thành phố theo
định kỳ hoặc đột xuất, phản ánh tình hình chung về việc thực hiện các chủ
trương chính sách của chính quyền địa phương.
+ Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND quận với văn phòng quận
uỷ.
- Quan hệ chặt chẽ với văn phòng Quận uỷ trên cơ sở phối hợp xây dựng
chương trình làm việc, lịch công tác, cung cấp thông tin phục vụ cho sự lãnh
đạo thống nhất của Quận uỷ, HĐND, UBND quận.
- Phối hợp trong việc tổ chức xử lý công tác hàng ngày và thông báo cho
nhau biết kết quả những việc đã xử lý theo sự chỉ đạo thống nhất của Quận uỷ
HĐND – UBND Quận.
+Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND quận với phòng, ban, ngành
và UBND phường.
- Văn phòng HĐND – UBND Quận có quan hệ mật thiết với các phòng
ban ngành và UBND phường để nắm tình hình thông tin hoạt động trên các
lĩnh vực theo dõi đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật, ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo UBND quận, phối hợp xây dựng chương trình công tác và chuẩn

- Theo nghĩa hẹp: Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng
ngôn ngữ, nó là tập hợp các đơn vị ngôn ngữ được liên kết với nhau khá chặt
chẽ trong một mục đích giao tiếp nhất định.
2.1.2. Văn bản quản lý Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước, là những thông tin, những quyết định thành
văn (văn bản hoá), của các cơ quan Nhà nước được ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ
trong quản lý Nhà nước.
2.1.3. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước.
Văn bản quản lý Hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên
văn bản quản lý Nhà nước, nó được các cơ quan Nhà nước (chủ yếu là các cơ
quan hành chính) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động
chấp hành và điều hành.
2.1.4. Văn bản pháp luật và văn bản thông thường.
* Văn bản pháp luật, là các văn bản chứa các quy phạm pháp luật, tức
là chứa các quy tắc sử dụng cho cộng đồng.
2.1.5. Văn bản thông thường.
12
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

* Văn bản quản lý thông thường, là văn bản không chứa các quy phạm
pháp luật thường là những văn bản áp dụng pháp luật để đưa ra các quyết định
cá biệt hoặc sử dụng cho những sự vụ hành chính thông thường
13
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

2.1.6. Văn bản chuyên môn kỹ thuật
-Văn bản chuyên môn kỹ thuật là một loại văn bản đặc thù thuộc thẩm
quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của
pháp luật

- Quốc hiệu.
- Tên cơ quan, đơn vị ban hành.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh ngày, tháng, năm.
- Tên và trích yếu nội dung văn bản.
- Căn cứ ban hành.
- Loại hình quyết định.
- Nội dung điều chỉnh.
- Điều khoản thi hành.
- Thẩm quyền ký.
- Con dấu hợp pháp.
- Nơi nhận.
- Dấu mức độ và mức độ khẩn.
- Tên viết tắt người đánh máy, số lượng bản.
- Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị.
Ngoài hai yêu cầu về mặt nội dung và hình thức trên ra, để một văn bản
ban hành ra có hiệu lực, hiệu quả thì cần phải đáp ứng đến cả yêu cầu về ngôn
ngữ, văn phong hành chính. (Chẳng hạn như đối với từ ngữ cần phải lựa chọn
15
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

từ ngữ làm sao cho nó đúng, phù hợp với nội dung văn bản, kỹ thuật cú pháp
phải được dùng làm sao cho câu chữ chặt chẽ…).
2.3. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN.
2.3.1. Khái niệm.
- Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan
quản lý Nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây
dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
phạm vi hoạt động của mình.
- Trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, thì những nội dung

các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Trên cơ sở các ý kiến tham gia đóng
góp này ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo đề cương của mình…
Bước 3: Thẩm định dự thảo.
a. Ban dự thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo
văn bản.
b. Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ và gửi đến cơ quan, tổ chức thẩm định.
c. Bộ tư pháp, tổ chức pháp chế Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
chính phủ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật của cơ quan Trung ương tương ứng. Đối với các loại văn bản khác
tạm thời pháp luật của quy định bước bắt buộc, song về nguyên tắc cần thực
hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp, đối với dự thảo văn bản có tính chất
quan trọng.
d. Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn
bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.
17
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

c. Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình
ký.
Bước 4: Xem xét, thông qua.
a. Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên
cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét và thông qua.
b. Thông qua và ký văn bản ban hành theo đúng thẩm quyền và thủ tục
luật định. Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ
chức phiên họp hoặc thẩm quyền ban hành của thủ trưởng cơ quan tổ chức.
Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước. Người
ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký, trách nhiệm đó
liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn bản, do đó trước khi ký cần xem
xét kỹ lưỡng.
e. Đóng dấu văn bản.

khác
- Ký thay: Phó ký thay Trưởng.
-Thừa lệnh: Cấp dưới một bậc so với người thủ trưởng.
- Ký tắt: Đã qua kiểm tra về mặt thể thức ngôn ngữ, người ký là người
đứng đầu Văn phòng đó.
* Thủ tục sao
Sao văn bản sao y nguyên bản chính và do cơ quan ban hành sao và sao
tại cơ quan đó (cơ quan ban hành)
- Sao lục: là sao nguyên bản chính, sao văn bản do cơ quan mình nhận
được và sao tại cơ quan nhận được văn bản.
19
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

- Trích sao: là chỉ sao một phần tóm tắt không sao nguyên bản chính
* Chuyển văn bản
Chuyển văn bản phải theo đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng người và
đúng thời hạn.
* Sửa đổi bãi bỏ văn bản
- Cần sửa đổi những văn bản bất hợp lý, hợp pháp
- Cần sửa đổi những văn bản không còn phù hợp
- Phải dùng hình thức quy phạm pháp luật tương ứng để sửa đổi hoặc
bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật.
20
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

CHƯƠNG III
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN BA ĐÌNH HÀ NỘI.
3.1.THỰC TRẠNG VIỆC BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND QUẬN BA
ĐÌNH HÀ NỘI

Quyết định (văn bản cá biệt) 2.108
Cấp phép xây dựng (Văn bản hành chính thông thường) 457
Báo cáo 56
Thông báo 144
Văn bản hành chính 810
Văn phòng 85
Cộng 3732
+ Tiếp nhận công văn đến 2400 Văn bản
Cấp trung ương (văn bản quy phạm pháp luật) 214 Văn bản
Cấp địa phương (văn bản hành chính thông thường) 2064 văn bản
Các đơn vị khác 122 văn bản
3.1.2 Mặt tích cực
Có thể nói để đạt được những kết quả như trên, trước hết là kể đến sự
nỗ lực cố gắng của đội ngũ cán bộ viên chức làm công tác soạn thảo văn bản
ở Quận sau đó là những văn bản đây là những đội ngũ cán bộ, có đủ trình độ
chuyên môn cũng như trình độ kỹ thuật, có phẩm chất đạo đức chính trị tốt.
Qua khảo sát thực tế thông qua việc kiểm tra rà soát văn bản của phòng văn
thư lưu trữ trước khi phát hành văn bản thì công tác soạn thảo văn bản đặc
biệt trong những năm gần đây được thực hiện khá tốt hầu như các văn bản ít
phải sửa chữa và có những sai sót đáng tiếc.
Có thể nói rằng hệ thống văn bản ở Quận Ba Đình được xây dựng và
ban hành đều đáp ứng khá tốt những yêu cầu của văn bản về nội dung hình
thức văn phong ngôn ngữ sự đáp ứng khá tốt các yêu cầu đó đã phần nào phản
22
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

ánh qua việc các văn bản ở Quận Ba Đình bàn hành ra rất có hiệu lực và hiệu
quả trong thực tế đây là những kết quả chung về văn bản còn riêng đối với
việc xây dựng và ban hành văn bản về mặt quy trình thì đã có những mặt hết
sức tích cực sau:

thể thức và thủ tục hành chính trước khi trình lãnh đạo Quận.
- Đối với các văn bản được Chánh văn phòng ký trình đơn vị soạn thảo
văn bản có trách nhiệm chuyển đến thư ký hoặc các chuyên viên giúp việc
lãnh đạo.
Các chuyên viên giúp việc lãnh đạo quận có trách nhiệm chuyển văn
bản đã được ký duyệt nội dung về phòng hành chính lưu trữ để thông báo cho
đơn vị soạn thảo văn bản là thủ tục phát hành hoặc sửa chữa theo yêu cầu của
lãnh đạo.
Các thủ tục trình ký cũng được thực hịên rất đúng quy trình, việc quy
định chặt chẽ về thủ tục trình ký tránh được tình trạng ký sai, ký không đúng
thẩm quyền, đnáh giá về mặt này chúng tôi thấy các văn bản ở Quận Ba Đình
về mặt thẩm quyền ký là rất chính xác., người ký văn bản phải ghi rõ chức vụ
họ tên và thẩm quyền ký. Nếu người ký là cấp phó thì phải ghi ký thay, nếu là
thuộc cấp thì ghi là TL (ký thừa lệnh) nếu kỳ thừa uỷ quyền thì ghi là (TUQ)
thì người ký phải được sự đồng ý của người uỷ quyền bằng văn bản thể hiện
trong từng vụ việc hoặc một thời gian nhất định người được uỷ quyền không
được uỷ quyền lại cho người khác.
- Việc công bố văn bản tiến hành sau khi văn bản đã đầy đủ thủ tục và
thể thức văn bản văn thư Quận sẽ làm thủ tục phát hành.
3.1.3 Mặt tồn tại
24
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

Như trên đã trình bày vị trí là cơ quan cấp quận cộng với tiến trình cải
cách nền hành chính quốc gia Việt Nam trong những năm qua. Do vậy mà
khối lượng văn bản do Quận Ba Đình ban hành mỗi năm là rất lớn. Không
những vậy mà tính đa dạng và phức tạp của các loại văn bản là tương đối lớn
do vậy mà mặc dù trình độ, đội ngũ cán bộ trong Quận Ba Đình làm công tác
soạn thảo văn bản là khá tốt. Song về thực tế mà nói bên cạnh những mặt đã
được quy trình soạn thảo văn bản ở quận còn đọng lại một số điểm có thể gọi