Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản
Nguồn: kynangsong.xitrum.net

Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc
rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn
dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được
trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà
không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên
quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên
tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã
quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm
vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết
thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì
những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi
thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản
này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ
thể nào.
Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký
tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự
khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ
kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có
liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản
(Paragraph).

của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn
thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều
này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy
tính.
Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các "qui tắc" của soạn thảo văn bản
trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng
cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui
tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ.

1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực
hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn
chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với
máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu
trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa
các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một
dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa
các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà
tặng từ người khác.

Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Chú ý

1. Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình
thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn,
thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn
hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết
áp dụng các qui tắc trên.

2. Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi
soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy
vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận
cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính
xác nhất.
Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính.
Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo
khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính
thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng
để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ.
Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa.
Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ
xảy ra.