Lời mở đầu
Kế toán Hành chính- sự nghiệp với t cách là một bộ phận cấu thành quan trọng
của hệ thống các công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của Hệ thống kế toán Nhà nớc
có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có hệ thống về tình hình
tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hởng ngân qũy Nhà
nớc, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó, Thủ trởng các tổ chức phát huy mặt tích
cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm, các cơ quan chức năng của Nhà nớc kiểm
soát, đánh giá chính xác hiệu quả của việc sử dụng công quỹ.
Hiện nay, hơn 50% số chi của Ngân sách Nhà nớc hàng năm giành cho chi thờng
xuyên thông qua các tổ chức HCSN trong cả nớc.
Để giúp Nhà nớc quản lý tốt nguồn kinh phí cấp phát cho các đơn vị HCSN; giúp
các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nớc trong việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp
hành chế độ chi tiêu; ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu; đảm bảo cho
việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí cấp phát thì hạch toán kế toán là một
công cụ không thể thiếu trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp, đặc biệt là hạch toán
nguồn kinh phí và chi nguồn kinh phí sự nghiệp. Từ đó, cũng giúp các đơn vị quản lý
cũng nh chi tiêu nguồn kinh phí của mình một cách hợp lý, hợp lệ nhất, đạt hiệu quả
hoạt động cao và mục tiêu đã đề ra.
Đợc sự giúp đỡ của nhà trờng, của Chi cục thuế Tiên Du, cùng với sự nỗ lực của
bản thân, em đã kết thúc đợt thực tập với đề tài Tổ chức hạch toán nguồn kinh phí
và chi nguồn kinh phí sự nghiệp ở chi cục thuế Tiên Du Bắc Ninh
Tiên Du là một huyện trực thuộc tỉnh Bắc Ninh mới đợc tách lập từ năm 1999. Là
một trong những huyện có rất nhiều khu công nghiệp đã và đang đợc xây dựng, góp
phần để Bắc Ninh trở thành khu công nghiệp phát triển nhất phía bắc Hà Nội.
Thuế đã, đang và sẽ là nguồn thu chủ yếu của NSNN. Nguồn thu từ thuế sẽ đáp
ứng phần lớn các nhu cầu chi tiêu của Nhà nớc, giúp Nhà nớc tạo thế chủ động về vốn
để có thể thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. Chi cục thuế Tiên Du là
1
một trong những đơn vị đóng góp vào ngân sách tỉnh lớn nhất. Để có đợc những
thành công nh vậy, đơn vị đã thực hiện nhiều biện pháp u việt ngày một hoàn thiện tổ
- Ngân sách nhà nớc hoặc các cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự toán đợc phê
duyệt (gọi tắt là Nguồn kinh phí Nhà nớc).
- Các khoản đóng góp hội phí, đóng góp của các hội viên, thành viên
- Thu sự nghiệp đợc sử dụng theo quy định và bổ sung từ kết quả của các hoạt động
có thu theo chế độ tài chính hiện hành.
- Điều chuyển bổ sung từ các quĩ dự trữ tài chính nội bộ.
- Các khoản tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc,.....
3
- Vay nợ của Chính phủ
- Các khoản kết d Ngân sách năm trớc.
1.1.2 Nguyên tắc hạch toán
Để đảm bảo hạch toán chính xác, đầy đủ nguồn kinh phí, kế toán cần quán triệt các
nguyên tắc sau:
- Đơn vị phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí, từng loại vốn, từng
loại quỹ, theo mục đích sử dụng và theo nguồn hình thành kinh phí
- Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải chấp hành
theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không đợc kết chuyển một cách tuỳ tiện.
- Đối với các khoản thu tại đơn vị đợc phép bổ sung nguồn kinh phí, khi phát sinh đ-
ợc hạch toán vào tài khoản thu (loại tài khoản 5), sau đó đợc kết chuyển sang tài khoản
kinh phí liên quan theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền .
- Kinh phí phải đợc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán phê duyệt, đúng
tiêu chuẩn và đúng định mức của nhà nớc. Cuối niên đọ kế toán kinh phí không sử dụng
hết phải hoàn trả Ngân sách hoặc cấp trên, đơn vị chỉ đợc kết chuyển sang năm sau khi đ-
ợc phép của cơ quan tài chính.
- Cuối mỗi kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình hình
tiếp nhận và sử dụng theo từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản, cơ
quan chủ trì thực hiện các chơng trình, dự án.... theo đúng quy định của chế độ hiện hành.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí
- Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có, tình hình biến động của
từng nguồn kinh phí của đơn vị.
Số hiệu Ngày,
tháng
1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang...
- Ngày mở sổ: .........
Ngày... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ Phụ trách KT Thủ trởng đơn vị
(ký) (ký) (Ký tên, đóng dấu)
+ Sổ tổng hợp chi tiết nguồn kinh phí: S 41a H
6
Biểu số 02 Sổ tổng hợp chi tiết nguồn kinh phí
Tên tài khoản: .................................
Tên nguồn kinh phí: ........................
Quý................Năm............................
STT Tên mục KP đợc
phân
phối
KP kỳ tr-
ớc
chuyển
sang
KP thực
nhận
trong kỳ
KP đợc
sử dụng
KP đã sử
dụng đề
nghị
Kết cấu tài khoản 461:
Bên Nợ:
Số chi tiêu bằng nguồn kinh phí hoạt động đã đợc quyết toán
Số kinh phí hoạt động sử dụng không hết nộp trả.
Số kinh phí năm nay kết chuyển thành kinh phí năm trớc
Số kinh phí năm sau két chuyển thành kinh phí năm nay
Bên Có: Số kinh phí hoạt động thực nhận của Ngân sách, của cấp trên hoặc hình thành
từ các nguồn khác.
D Có: Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn
TK 461 đợc chi tiết thành 3 tài khoản chi tiết cấp 2 và mỗi tài khoản cấp 2 đợc chi tiết
thành 2 tài khoản cấp 3 nh sau
- 4611.Năm trớc: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đợc cấp thuộc năm trớc đã sử
dụng đang chờ duyệt trong năm nay, trong đó:
+ 46111- Nguồn kinh phí thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đợc ngân
sách cấp bổ sung cho chi thờng xuyên; phần kinh phí đợc để lại đơn vị; chênh lệch thu
chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ thuộc năm trớc đã sử dụng đang chờ xét duyệt
trong năm nay
+ 46112- Nguồn kinh phí không thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm biên
chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm trớc đã sử dụng đang chờ xét duyệt
trong năm nay.
- 4612. Năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí năm nay bao gồm các khoản kinh phí
năm trớc chuyển sang, các khoản kinh phí nhận theo số đợc cấp hay đã thu năm nay.
8
+ 46121- Nguồn kinh phí thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đợc ngân
sách cấp bổ sung cho chi thờng xuyên; phần kinh phí đợc để lại đơn vị; chênh lệch thu
chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ thuộc năm nay
+ 46122- Nguồn kinh phí không thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm biên
chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm nay
- 4613. Năm sau: Phản ánh những khoản kinh phí đã đợc cấp trớc cho năm sau
+ 46131- Nguồn kinh phí thờng xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đợc ngân
toán đợc duyệt
TK 511
TK 461(4611)
Bổ sung KP hoạt động từ thu sự nghiệp
Kết chuyển nguồn
TK 661
KP năm nay thành
KP trớc hoặc năm Rút KP để chi hoạt động thờng xuyên
sau, KP năm trớc
thành KP năm nay TK 341
HMKP thực rút, khoản thu khác bổ sung
KP của đơn vị cấp dới (ở đơn vị cấp trên)
TK 421
Bổ sung KP từ các khoản chênh lệch
thu,chi
1.3.2 Kế toán nguồn kinh phí dự án
Nguồn kinh phí dự án là nguồn đợc Nhà nớc cấp phát kinh phí hoặc đợc Chính
phủ, các tổ chức và cá nhân viện trợ, tài trợ trực tiếp để thực hiện các chơng trình, dự
án, đề tài đã đợc phê duyệt.
10
Tài khoản hạch toán
Để theo dõi tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí dự án, ch-
ơng trình, đề tài, kế toán sử dụng TK 462 Nguồn kinh phí dự án và TK 009 Hạn
mức kinh phí chơng trình, dự án.
Kết cấu tài khoản 462:
Bên Nợ:
Số chi tiêu bằng nguồn KPDA đợc duyệt
Số KP dự án sử dụng không hết nộp trả
khi báo cáo quyết cấp, trả nợ vay....
toán đợc duyệt
TK 511
TK 311(3118)
Bổ sung KP hoạt động từ thu sự nghiệp
Kết chuyển các
TK 662
khoản đợc phép
của nhà nớc cho Rút KP để chi hoạt động dự án
xoá nợ
TK 341
HMKP thực rút, khoản thu khác bổ sung
KP của đơn vị cấp dới (ở đơn vị cấp trên)
TK 421
Bổ sung KP từ các khoản chênh lệch
thu,chi
1.3.3/Kế toán nguồn kinh phí đầu t XDCB
Nguồn kinh phí đầu t XDCB của đơn vị HCSN đợc hình thành do Ngân sách Nhà
nớc cấp, cấp trên cấp, hoặc đợc bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị, hoặc đợc tài trợ,
biếu tặng. Kinh phí, vốn XDCB đợc sử dụng cho mục đích đầu t mở rộng qui mô
TSCĐ hiện có của đơn vị và mục đích hoạt động HCSN hoặc hoạt động kinh doanh.
TK hạch toán: 441 Nguồn kinh phí đầu t xây dựng cơ bản
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn kinh phí đầu t XDCB do
- Các khoản chi phí đầu t XDCB xin duyệt bỏ đã đợc duyệt y
12
- Kết chuyển nguồn kinh phí đầu t XDCB thành nguồn kinh phí đã hình thành
TSCĐ khi xây dựng mới và mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí, vốn XDCB hoàn
thành bàn giao đa vào sử dụng.
- Hoàn lại nguồn KP, vốn XDCB cho Nhà nớc
cấp cho đơn vị dùng cho hoạt động HCSN đã tạo ra các loại TSCĐ ( TSCĐ hữu hình,
TSCĐ vô hình) gọi là kinh phí tạo ra tài sản cố định hiện có.
Theo chế độ, tại thời điểm kết toán sổ sách, số d nguồn kinh phí hiện có tại đơn vị
hạch toán. Toàn bộ kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí quỹ cơ quan hay
kinh phí đầu t XDCB sau khi hình thành nên TSCĐ đều đợc ghi tăng nguồn kinh phí
hình thành TSCĐ
TK hạch toán: TK sử dụng 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Bên Nợ: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ giảm do:
- Giá trị hao mòn TSCĐ tính, trích hàng năm
- Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhợng bán, chuyển giao theo quyết định của
cấp có thẩm quyền....
- Do đánh giá lại làm tăng giá trị hao mòn của TSCĐ HCSN
14
Bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tăng do:
- Giá trị TSCĐ mua sắm, đầu t xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đa vào sử
dụng cho hoạt động có tính chất HCSN
- Giá trị TSCĐ nhận của các đơn vị khác bàn giao, đợc biếu tặng,...
- Đánh giá lại tăng giá trị TSCĐ, giảm giá trị hao mòn của TSCĐ HCSN
D Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hiện có của đơn vị.
Không hạch toán vào TK này các trờng hợp TSCĐ tăng đầu t mua sắm bằng
nguồn vốn kinh doanh, bằng nguồn vốn đầu t XDCB hoặc bằng quỹ cơ quan khi hoàn
thành đa vào sử dụng cho bộ phận SXKD
15
Sơ đồ 04: Hạch toán nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
TK 211, 213 TK 466 TK 661
Tăng nguồn KP hình thành
Nhợng bán, thanh lý TSCĐ TSCĐ với TSCĐ đầu t bằng
dùng cho hoạt động HCSN kinh phí sự nghiệp
TK 214 TK 662
Tăng nguồn KP hình thành
D Có: Số quỹ cơ quan hiện có cha sử dụng hoặc sử dụng cha hoàn thành
TK 431 chi tiết làm 4 tiểu khoản:
- 4311: Quỹ khen thởng
- 4312: Quỹ phúc lợi
- 4313: Quỹ dự phòng ổn định thu nhập
- 4314: Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Sơ đồ 05: Hạch toán quỹ cơ quan
TK 421 TK 431 TK 421
Chênh lệch chi lớn hơn thu TK 661
chuyển trừ vào quỹ cơ quan Trích quỹ cơ quan Kết chuyển khi
từ chênh lệch thu, quyết toán
TK 111, 112, 334,.... chi chỉ định
Chi tiêu quỹ cơ quan TK 111, 112,155
Nhận các khoản do đợc tài trợ
TK 466, 411 biếu tặng, cấp dới nộp lên
Kết chuyển nguồn khi mua TK 511
sắm, xd xong đa vào sử dụng Số thu về HĐSN, thu phi, lệ phí đợc
TSCĐ
TK 342
Cấp trên ra qđ phân phối phép bổ sung các quỹ
TK 342
quỹ cơ quan cho cấp dới Đơn vị cấp cho cấp dới nhận đợc
qđ phân phối quỹ cơ quan tờ cấp trên
17
II/ Hạch toán các khoản chi kinh phí sự nghiệp
Chi kinh phí sự nghiệp gồm:
- Chi hoạt động thờng xuyên
- Chi chơng trình, dự án, đề tài
- Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
hợp các số liệu chi từ các mục hoặc tiểu mục trên sổ chi tiết hoạt động theo nguồn
kinh phí, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính
Biểu số 03 Sổ chi tiết hoạt động
-Nguồn kinh phí
-Loại......Khoản......Nhóm......Tiểu nhóm.......
Mục
Dự TOáN ĐƯợC DUYệT
Cả Chia ra
Quý I Qúy II Quý III QuýIV
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn
giải
Tổng
số
ghi nợ TK 661 ghi
cóTK
661
Số
hiệu
Ngày, Chia ra tiểu mục
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
-Sổ này có ......trang, đánh số từ trang 01 đến trang...
- Ngày mở sổ: .........
Ngày... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ Phụ trách KT Thủ trởng đơn vị
(ký) (ký) (Ký tên, đóng dấu)
19
Biểu số 04 Sổ tổng hợp chi hoạt động
- Ngày mở sổ: .........
Ngày... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ Phụ trách KT Thủ trởng đơn vị
(ký) (ký) (Ký tên, đóng dấu)
20
1.3/ Kế toán chi hoạt động thờng xuyên
TK sử dụng: 661 Chi hoạt động dùng để phản ánh các khoản chi mang tính
chất hoạt động thờng xuyên theo dự toán chi Ngân sách đã đợc duyệt trong năm tài
chính.
Đồng thời kế toán còn sử dụng TK 008 Hạn mức kinh phí hoạt động thờng
xuyên, để theo dõi hạn mức kinh phí cấp phát sử dụng cho mục đích chi hoạt động
thờng xuyên
Kết cấu
Bên Nợ:
Chi hoạt động phát sinh tại đơn vị
Tổng hợp chi hoạt của các đơn vị trực thuộc
Bên Có:
Các khoản đợc phép ghi giảm chi và những khoản đã chi không
đợc duyệt y.
Kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí, khi báo cáo quyết toán đ-
ợc duyệt y
D Nợ: Các khoản chi hoạt động cha đợc quyết toán hoặc quyết toán cha đợc duyệt
y
TK 661 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
- TK 6611 Năm trớc: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh
phí năm trớc cha đợc quyết toán
TK 66111: Chi thờng xuyên
TK 66112: Chi không thờng xuyên
- TK 6612 Năm nay: Phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc năm nay
TK 66121: Chi thờng xuyên
TK 332,334 TK 631
Trích lơng, trích quỹ BHXH, BHYT Các khoản chi SNTX phục
cho viên chức HCSN vụ cho kinh doanh
TK 331, 111, 112 TK 6611
Các dịch vụ mua ngoài cho hoạt K/C chi HĐTX sang năm
động thờng xuyên sau chờ duyệt
TK 341
Tổng hợp chi HĐTX từ các đơn vị
cấp dới
TK 466
Mua TSCĐ phục vụ cho HĐTX
ghi tăng NKP hình thành TSCĐ
TK 337
Quyết toán vật t, hàng hoá,
vào kinh phí của năm báo cáo
TK 6613
Kết chuyển chi HĐ năm trớc
chuyển sang năm nay
23
III/ Các loại sổ sử dụng để kế toán nguồn kinh phí và chi
kinh phí sự nghiệp
Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của đơn vị và vào các hình thức sổ kế
toán, đơn vị sẽ chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Theo
quy định đơn vị HCSN có thể lựa chọn áp dụng một trong ba hình thức tổ chức sổ kế
toán sau:
Hình thức Nhật ký sổ cái
Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế
tỉnh Bắc Ninh, đợc tái thành lập từ năm 1999 từ huyện Từ Sơn cũ. Phía Bắc giáp thị
xã Bắc Ninh- là trung tâm văn hoá, chính trị của tỉnh. Phía Đông Nam giáp Thuận
Thành, đợc ngăn cách bởi dòng sông Đuống trữ tình, là cảm hứng để nhà thơ Hoàng
Cầm viết bài thơ Bên kia sông Đuống. Phía Nam giáp huyện Từ Sơn, Hà Nội- một
trong những thuận lợi để phát triển kinh tế trong huyện. Ngoài ra, có hai trục đờng
quốc lộ 1A và 1B, thuận lợi cho giao thông, phát triển kinh tế.
Là một huyện thuần nông, chủ yếu là phát triển nông nghiệp. Những năm gần đây,
nhờ vào vị trí địa lý thuận lợi đã có nhiều khu công nghiệp đợc xây dựng nh nhà máy
thuốc lá, nhà máy may, nhà máy gạch Tiên Sơn,....Ngoài nông nghiệp, huyện còn có
những nghành nghề truyền thống nh: Giấy Phú Lâm, Công ty xây dựng Nội Duệ,
kinh doanh vận tải,..... hàng năm đóng góp một phần không nhỏ vào Ngân sách Nhà
nớc đặc biệt là hai xã Hoàn Sơn và Liên Bão đã thay đổi rất nhiều kể từ khi có các
khu công nghiệp: giải quyết việc làm, dịch vụ kinh doanh phát triển,...
Chi cục thuế Tiên Du là một đơn vị thu thuế mới thành lập trên địa bàn kinh tế
đang phát triển mạnh nên luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ cấp trên giao, số thu năm
25
Copyright: Tài liệu đại học ©