LỜI MỞ ĐẦU             





             - 



            
                
        




 





1.1.  ___________________________________________________________ 16
1.2.  ____________________________________ 17
 ________________________________________________________________ 18
 ________________________________ 19
 ________________________________________________________________ 19
 _____________________________________________________________ 23
2.3.  ________________________________________________________ 26
 ___________________________________________________________ 29
 _____________________________________________ 29
CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ______________________________________ 29
 _______________________________________ 29
 ________________________________________________________________________ 29
1.2.  ________________________________________________________________________ 29
 _____________________________________________________ 30
_______________________________________________________________ 30
 ______________________________________________________________ 30
 _________________________________________________________________ 30
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
3/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 VĂN BẢN ĐÍNH KÈM Có một số văn bản đính kèm theo báo cáo này:
1. KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K32
2. NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 32
3. PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP


9.
HS-SV
Học sinh, sinh viên
10.
Khoa ĐC & NVVH
Khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa
11.
QTVP
Quản trị Văn phòng
12.
SV
Sinh viên
13.
TCCN
Trung cấp chuyên nghiệp
14.
TC-HC
Tổ chức – Hành chính
15.
TP.
Thành phố
16.
Trường CĐ VHNT & DL Nha
Trang
Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du
lịch Nha Trang
17.
VP
Văn phòng



-
HC -  
BC này.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
5/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32
TRANG THÔNG TIN

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên:
Huỳnh Bá Học
2. Ngày tháng năm sinh:
08/5/1991
3. Quê Quán:
Phù Mỹ, Bình Định
4. Số CMND:
215095253
5. Số ĐT:
0120.5921.232
6. ĐC:
01 Nhà Thờ, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang
II. THÔNG TIN KHÁC
1. Mã số sinh viên:

http://cdk.edu.vn
4. Email:
[email protected]
5. ĐC:
52 Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa

THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

1. Họ và tên cán bộ:
Nguyễn Thị Vân Anh
2. Chức vụ:
Chuyên viên Lưu trữ kiêm Văn thư
3. Nơi công tác:
Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang
4. ĐC nơi công tác:
52, Phạm Văn Đồng, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang
5. Số ĐT liên hệ:
0903.543.868 Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
6/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG Ở NƠI

trên thế giới. Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là thủy sản, may mặc, thủ công mỹ nghệ
trong đó thủy sản là mặt hàng đóng góp giá trị xuất khẩu lớn.
1.2. Tình hình văn hóa xã hội
Nha Trang là một thành phố trẻ, năng động với lịch sử chỉ hơn 300 năm (bắt đầu
hình thành từ năm 1653). Hơn 3 thế kỷ rưỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử,
ngày nay Nha Trang đã trở thành một trong những trung tâm văn hóa của tỉnh Khánh Hòa
nói riêng và cả nước nói chung.

Thành phố Nha Trang là vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa. Nhiều tài liệu khảo cổ
học đã chứng minh rằng ngay từ thời tiền sử, con người đã sinh sống ở đây. Trên Hòn
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
7/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

Tre, người ta đã phát hiện ra nhiều công cụ bằng đá. Nha Trang có nhiều dấu tích của văn
hóa Chăm-pa cổ trong đó nổi bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar.

Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải hiện đại đã làm cho nơi
đây trở thành vùng đất giao thoa giữa các nền văn hóa. Thành phố cũng được chọn làm
nơi tổ chức các sự kiện lớn như Festival Biển (Nha Trang), hay các cuộc thi sắc đẹp lớn
trong nước và quốc tế.

Có nhiều lễ hội dân gian diễn ra trong thành phố, trong đó có lễ hội Tháp bà
Pônagar, Lễ hội Cá Voi v.v tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, góp
phần nâng cao công tác giáo dục truyền thống và phục vụ khách du lịch. II. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
2.1. Tên cơ quan, lịch sử thành lập và phát triển.
2.1.1. Tên cơ quan

và nâng cao chất lượng đào tạo; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa
dạng hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy và học tập.
Đặc biệt, do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của tỉnh
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
8/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

Khánh Hòa và xã hội, từ năm 2000 đến nay trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã kịp
điều chỉnh mục tiêu, nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo; mở rộng quy mô, đa
dạng hóa các loại hình, cấp bậc đào tạo, từng bước khẳng định được chất lượng và thương
hiệu của mình.

Những thành tích trên sẽ tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy và trò trường Cao đẳng
VHNT & DL Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bước viết nên
những trang sử vẻ vang trong tương lai và tạo đà để trường phát triển quy mô thành
trường Đại học trong một ngày gần nhất.

2.1.2.2. Lịch sử phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch
Nha Trang được thành lập tháng 10/2004 trên cơ sở phòng Tổ chức – Hành chính của
Trường Trung học Văn Hóa Nghệ Thuật Khánh Hòa.

Phòng Tổ chức – Hành Chính là một trong năm phòng chức năng của nhà trường.
Trong những năm qua, phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp
phần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường. Đội
ngũ Cán bộ - Công nhân viên có tinh thần thái độ phục vụ tốt, có kinh nghiệm trong công
tác, tập thể đoàn kết, được lãnh đạo nhà trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc của
phòng có chất lượng và hiệu quả.

Tập thể Cán bộ - Công nhân viên luôn chấp hành và thực hiện tốt mọi chủ trương,

BẮC

TÂY NHÀ BIỂU DIỄN CÁC PHÒNG HỌC
DÃY NHÀ A
DÃY NHÀ B
SÂN TRƯỜNG

P. Trang
thiết bị dạy
học
PHÒNG
TC – HC

CÁC PHÒNG CHỨC
NĂNG KHÁC
DÃY NHÀ C SÂN TRƯỜNG

DÃY NHÀ D

VP khoa ĐT BDTC là một phòng khép kín, được trang bị đẩy đủ các thiết bị cần
thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như:
Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (có kết nối Internet), máy in, máy photocopy,
máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, ĐT, fax…
Các công cụ dụng cụ làm việc: quầy, bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng
phẩm,…
Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy…

2.3. Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tổ chức – Hành chính có các chức năng, nhiệm vụ sau:
Quản l í, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của nhà trường.
Quản lí các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản và lưu trữ hồ
sơ văn bản theo đúng quy định.
Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập, sinh
hoạt của cán bộ giảng viên và học sinh sinh viên.
Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy trong nhà trường.
Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức cho các đoàn quốc tế ra vào trường, lo các
thủ tục xuất nhập theo quy định của Pháp luật.
Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước khi trình k í.
Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường trong các hoạt động và
công tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật.

1
2
3 6
5
Lối vào
Nhân sự
:
Tổng số cán bộ, công nhân viên: 16
- Trưởng phòng: Trần Hải Dương
- Có 5 bộ phận: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ phận hậu
cần, nội vụ; Bộ phận Bảo vệ.
Nhìn chung, đội ngũ Cán bộ văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có phẩm chất
chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc.

2.4.1. Trưởng phòng
Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là Trưởng
phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp
luật. Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của văn
phòng.


- Quản lý chung.
- Thiết lập, xây dựng các quy chế cho phù hợp với hoạt động của từng bộ phận.
- Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động tham mưu
cho Lãnh đạo.
- Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các đơn vị trong
trường.
TRƯỞNG
PHÒNG
Bộ phận
Văn thư -
Lưu trữ
Bộ phận

định.
Ký các lọai giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhận cán bộ giảng
viên, giấy giới thiệu, ).
Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của trường.
Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự
trong nhà trường.

2.4.2. Bộ phận Văn thư, lưu trữ

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Nhà trường; quản lý, tổ chức thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính,
văn thư, theo quy định của pháp luật.
Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 02 chuyên viên đảm nhiệm các mảng công
việc khác nhau của văn phòng.

Chuyên viên soạn thảo văn bản
 Trần Thị Kim Thoa
 Công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạn thảo văn
bản của Nhà trường.
Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc:
Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nâng lương thường
xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáo định kỳ, đấu thầu mua sắm
tài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chế
độ các chế độ phụ cấp: thâm niên vượt khung, thâm niên nhà giáo. Dựa trên nhu cầu nhân
sự của trường lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho trường.
- Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý và nghiệp vụ.

Lưu trữ kiêm văn thư
Nhân viên  Nguyễn Thị Vân Anh
Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bản

trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

2.4.3. Bộ phận hậu cần, nội vụ
a. Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị
Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưu Lãnh đạo
trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường; quản lý và giám
sát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, hệ thống điện -
nước - điện thoại; theo dõi, quản lý mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vật
tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy, làm việc, học tập công tác nghiên
cứu khoa học của trường.


Nhân viên Hà Huỳnh Thiện và Trần Vũ Thanh Vương chuyên phụ trách mảng âm
thanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóa trong và ngoài trường.
Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành, theo dõi các thiết bị nghe nhìn phục vụ cho
công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt hằng ngày. Ngoài ra, 2 nhân viên còn
đảm nhận công tác giao liên.

CB Nguyễn Hữu Trung có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giải quyết kịp
thời các sự cố về máy móc, trang thiết bị. Kiêm phụ trách công tác kiểm kê tổng hợp toàn
bộ tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa – vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ,
vật tư, các tài sản khác của các đơn vị trong trường học; tổ chức kiểm kê, lập sổ tài sản,
công cụ dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách, tăng
giảm tài sản; thường xuyên trình Ban Giám hiệu duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn
sử dụng; ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hành
báo cáo công tác cho Lãnh đạo theo quy định.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
14/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32


2.4.4. Bộ phận Y tế, chính sách xã hội


Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ CBCC, HSSV; tổ chức thực hiện công
tác phòng chống dịch, bệnh tật trong trường học; tổ chức tuyên truyền về những nguy
hiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạn thương tích thường gặp,
cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịch bệnh; vận động gìn giữ vệ sinh, an
toàn thực phẩm.

Tổ chức theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm y tế của HSSV và CBCC và thực
hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật Nhà nước.

Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo
lương; về bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, thôi việc,
tử tuất ). Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho
người lao động.

2.4.5. Bộ phận bảo vệ
Thực hiện nhiệm vụ công tác bảo vệ an ninh - trật tự cho Nhà trường và đưa đón
lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên khi có các chuyến công tác, thực tế, hội họp
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
15/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 
Tổ chức, thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiện
ra vào Trường theo đúng nội quy, quy định.


Vì nhà trường là đơn vị sự nghiệp nhà nước nên nhìn chung các nghiệp vụ văn
phòng nói chung và công tác văn thư tại phòng TC-HC nói riêng đều tuân thủ theo đúng
các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quan
như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công
tác văn thư;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ;
- Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết một số điều về
Luật Lưu trữ;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Quy định định mức
kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục
vụ đọc giả tại phòng đọc.

1.1.1. Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng khoa tuân thủ chặt chẽ các quy định tại
Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.

1.1.1.1. 
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 5 bước như sau:
Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản
Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Công tác lưu trữ của phòng TC-HC gồm các công việc sau:
Tiếp nhận văn bản đúng chủng loại; xác định giá trị tài liệu để tiến hành lập hồ sơ.
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, phân loại tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ. Tại phòng TC-HC, các văn bản hình thành
trong hoạt động của nhà trường được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như
tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian… nhằm mục đích phục vụ
cho các công việc chung khi cần đến.

Mặc dù trường chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng nhưng thay vào đó là các tủ kệ bảo
quản tài liệu khá hiện đại, có khóa bảo mật an toàn. Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng
được nhà trường trang bị các thiết bị, vật dụng cần thiết như: Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu,
bìa @, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ Cán bộ lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, sắp xếp
theo số văn bản được đóng vào bìa @ và hộp tài liệu; giữa các loại văn bản, tài liệu được
cất vào từng ngăn, từng ô riêng biệt và được dán nhãn chi tiết.

Khi tài liệu đã quá hạn sử dụng, không còn giá trị, chuyên viên tiến hành thanh lý
theo quy định của nhà trường.

1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc, văn
phòng đã chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của
mình nhằm giúp quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời.

Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của VP tại
Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã và đang được triển khai để hiện đại hóa công tác
quản lý. Vào thời điểm hiện tại, VP đã có: máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, bàn ghế vi
tính, mạng Internet tốc độ cao, ĐT bàn, ĐT di động và các thiết bị nghe nhìn khác.

Các máy tính trong phòng được kết nối Internet tốc độ cao tạo điều kiện thuận lợi
trong việc liên lạc giữa phòng với các đơn vị khác trong và ngoài trường, dễ dàng cập

Với phương châm vui lòng khách đến, hài lòng khách đi, phòng TC-HC đã nhiều
tiến bộ rõ nét trong suốt thời gian qua, nhân viên biết ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế
nhị, dân chủ hơn. Cán bộ trong phòng luôn có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn
trọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải quyết yêu cầu của khách. Tích
cực hợp tác trong việc giải quyết công việc, đáp ứng được các yêu cầu chính đáng của
khách đến liên hệ công tác. Cho dù có đạt được mục đích của khách hay không, CB cũng
chu đáo tiếp đón đồng thời tế nhị và kiên quyết khi từ chối.

1.3.2.2. Trang phục
Trang phục của cán bộ, nhân viên tại phòng TC-HC tuân thủ theo các quy định có
trong nội quy trang phục của nhà trường. Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 7, đối với
nam: áo sơ mi, thắc caravat, cổ đeo thẻ cán bộ; áo bỏ vào trong quần; quần dài có màu
sẫm, nai nịt gọn gàng, mang giày, hoặc dép có quai hậu. Đối với nữ: mặc vetton hoặc mặc
váy, cổ đeo thẻ, mang giầy hoặc dép có quai hậu.

Những ngày không bắt buộc mặt đồng phục, cán bộ nhân viên trong văn phòng ăn
mặc tự do nhưng phải chỉnh tề, lịch sự, thuận tiện cho công việc.

1.3.4. Mua sắm và sử dụng trang thiết bị văn phòng
Mỗi học kỳ, phòng đều có các bảng dự trù kinh phí về việc mua sắm và sử dụng
trang thiết bị văn phòng để trình lãnh đạo duyệt. Trang thiết bị văn phòng mua về phân
phát cho các đơn vị khi có yêu cầu. Các trang thiết bị trong văn phòng được nhân viên sử
dụng một cách tiết kiệm, hiệu quả, đúng chức năng của từng loại. Để tránh lãng phí ngân
quỹ của nhà trường, phòng đã triệt để khai thác tối đa các trang thiết bị văn phòng, thận
trọng trong khâu sử dụng, thường xuyên vệ sinh, bảo trì các trang thiết bị, tái sử dụng văn
phòng phẩm nếu còn khả năng sử dụng, tiết kiệm trong khâu in ấn, photo tài liệu, cải tiến
quy trình làm việc.

Khi trang thiết bị, tài sản bị hỏng hóc hay hết thời hạn hoạt động, được đưa vào kho
để chờ thanh lý.

lại thủ công nhiều lần.
Đối với văn bản mật, được đánh số và đăng ký riêng.

2.1.3.  
Văn thư có nhiệm vụ giữ hộp dấu. Trong hộp dấu có nhiều loại dấu khác nhau, bao
gồm: các dấu trường (gồm dấu tròn, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, dấu công văn
đến, ). Ngoài ra, vì số lượng nhân sự có hạn nên bên cạnh bảo quản các dấu của trường
nhân viên văn thư còn kiêm giữ dấu Đảng, Công đoàn. Tùy vào đơn vị, tổ chức ban hành
mà văn bản có thể được đóng dấu Trường hoặc các tổ chức, đoàn thể.

Nguyên tắc đóng dấu như sau: Văn thư tự tay đóng dấu và chỉ được đóng dấu vào
những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo và người có thẩm quyền, tuyệt
đối không đóng dấu khống chỉ.

Dấu tròn được ưu tiên đóng trước tiên, vị trí đóng tại ô số 8 của văn bản. Khi đóng
dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Để đảm bảo
tính thẩm mỹ cho văn bản, văn thư cẩn thận đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng mực dấu đỏ theo quy định.

Tiếp đến, nếu văn bản thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tục
đóng các dấu chức danh và dấu họ tên người ký.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
20/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

Vị trí đóng dấu như sau:   

2.1.4. 
Vì số lượng văn bản ban hành không lớn lắm (dưới 2.000 văn bản/năm) nên tất cả
các loại văn bản hành chính đều được đánh số và đăng ký hỗn hợp.

Vào sổ quản lý văn bản đi. Tại phòng, cán bộ văn thư thường xuyên sử dụng 2 loại
sổ quản lý văn bản đi, một sổ dành cho các loại Hợp đồng và Biên bản thanh lý hợp đồng,
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
22/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

các văn bản hành chính khác (trừ văn bản mật đi) được đăng ký ở sổ còn lại. Riêng đối
với văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đi trên máy vi tính. Hiện tại, phòng TC-HC vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để
quản lý văn bản nên việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu được thực hiện
bằng cách nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Văn bản đi sau khi được đăng ký vào Cơ sở
dữ liệu quản lý, văn bản đi được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản
Quyển số:

  VII ban
-


Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
23/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Số, ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
Người
ký

làm nhàu, rách, bẩn văn bản. Dùng keo để dán kín phong bì (có một số trường hợp dùng
dùng dấu trường để đóng dấu niêm phong ở mép bì vừa dán); không để keo, hồ dính văn
bản.

Ghi tên và địa chỉ Nhà trường và tên cá nhân, đơn vị và địa chỉ nơi nhận văn bản.
Tiến hành đóng dấu khẩn, mật và dấu khác lên bì (nếu có).

Chuyển phát văn bản đi; văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành sau đó
được chuyển cho giao liên chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; tất cả văn bản
chuyển giao đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi văn bản được
chuyển tới, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

Trong trường hợp nơi nhận văn bản ở xa trường, việc chuyển phát văn bản đi được
thực hiện bằng đường Bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận
bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Việc chuyển phát văn bản mật được phòng TC-HC thực hiện theo quy định tại Điều
10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).

2.1.6. 
Mỗi văn bản đi, phòng TC-HC lưu lại bản gốc; bản lưu văn bản đi được sắp xếp thứ
tự đăng ký.

CB văn thư theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, trong trường hợp văn bản bị thất
lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.


CB Văn thư để đăng ký.

Đối với những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời. Trong trường hợp văn bản khẩn được chuyển đến muộn hơn thời gian thời
hạn giải quyết công việc thì CB văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với Lãnh đạo để
xem xét, giải quyết.

2.2.4. 
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi
số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến
được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra
giấy và đóng dấu “Đến”.

TRƯỜNG CĐ VHNT & DL NHA TRANG


Ngày:






Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Vị trí của dấu “đến” thông thường ở các
vị trí như khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
25/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng,


SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: Từ ngày đến ngày
Từ số đến số
Quyển số: