 câu 1: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan
anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời la mã cổ đại người ta đã lập nên những văn
phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện
đại.theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. mối
cỏch hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ.
khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một
cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành
lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính.
văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị
đú.
văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ như: nghị sỹ, tổng giám đốc,
giám đốc …
văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn
bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư.
nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với cơ quan tổ chức.
trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng văn phòng có ba chức năng: tham mưu hậu cần và quản trị.
cho đến nay chức năng của văn phòng được quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần.
chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ quan. trong hoạt động của
mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ
trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải
quyết. từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là
điều không cần thiết.
chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. với chức năng này văn
phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức. muốn vận hành được
các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp
của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.
ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan tổ chức. vai trò càng được
khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. về cơ bản chúng ta có thể thấy văn
phòng có các nhiệm vụ chủ yếu.
-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc

thể bắt đầu từ câu nói của emercan được coi là trả lời chỉ dẫn xác đáng nhất cho một tổ chức nói chung "đối với một tổ
chức nếu lao động được tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn là nhỏ nhất". với ý nghĩa chung đó
việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát huy được trình độ năng lực
của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp,
kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra
thông suốt và đạt được hiệu quả cao. trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa
hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp
nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các nguồn
lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức. trong điều
kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động
khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất.
người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay. chính vì lẽ đó để cơ quan
hành chính phát huy được vai trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý người ta cho rằng tổ
chức lao động văn phòng là vấn đề không thể không quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng
tạo.
công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học
trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng.
-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ, công chức.
-nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện
vọng của cán bộ, công chức.
-thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều
hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ
quan nói chung.
-xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ
phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ.
-đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc.
-làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động. thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được
xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận

hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức văn phòng, giúp họ có thời
gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc
đạt hiệu quả cao nhất.
-chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian.
-khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế
văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính.
-giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác có năng suất và chất lượng đúng
đường lối chính sách nguyên tắc và chế độ.
-đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn
chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
câu 4: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách hành chính?
khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến
các hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư và lưu trữ. sự am hiểu tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật,
nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công cụ.
khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệm nghiệp vụ thường được dùng để chỉ việc
thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công việc nhất định cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính (cũng như trong một số
lĩnh vực khác). đây là kỹ năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại công việc nào đó trong đời sống quản
lý hàng ngày. do vậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụ hành chính văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp của
lĩnh vực này.
việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng, hiệu quả hoạt động của văn
phòng là một việc làm cần thiết phù hợp với xu hướng của thời đại, đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới
đối với công tác văn phòng.
nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng.
-đổi mới nghiệp vụ văn thư
-đổi mới nghiệp vụ lưu trữ
-xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác văn phòng.
-xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc.
-đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan.
việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành chinhs.
-bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. các nghiệp vụ hành chính được đổi mới

tiêu chí.
1. phân loại theo kênh tiếp nhận.
-thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ, hệ thống định sẵn. loại
quy định thông tin này có đặc điểm là thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống
nhất là tuyệt đại đa số là cấp dưới gửi lên cấp trên.
-thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên không có dự kiến trước về thời
gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện thường liên quan đến những việc bất ngời xảy ra không thể lường trước
được trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin.
2.phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin.
-thông tin tra cứu là những thông tin đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có tính quy ứơc, những căn cứ,
những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ.
-thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng
bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh.
3.phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động.
-thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động của mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế.
-thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo dục
4.theo tính chất thời điểm nội dung:
-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua
của các cơ quan quản lý.
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ
thống bộ máy quản lý nhà nước.
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý
cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình.
5.phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-theo nguồn thông tin:
+thông tin chính thức
+thông tin không chính thức.
-theo quản lý hệ quản lý:
+thông tin từ trên xuống dưới
+thông tin từ dưới lên trên

quan, công sở theo chương trình kế hoạch. không thể tổ chức công việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu không
có kế hoạch khoa học.
chương trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước đi cụ thể để đạt đến các
mục tiêu đó. chương trình kế hoạch công tác là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
chương trình kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng
đó của cơ quan tổ chức trong một thời gian nhất định.
trong một môi trường đa nhân tố biến đổi vận động và phát triển không ngừng đối với hoạt động quản lý nhà nước.
chương trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng.
thứ nhất, chương trình kế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động khoa học giúp cho cán bộ công chức hoạt động có
mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, bố trí có trọng tâm công việc.
thứ hai, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đảm cho những hoạt động
đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
thứ ba, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan tổ chức với sự biến động của
môi trường, là tiền đề phát triển bền vững.
thứ tư, chương trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổ chức.
trên thực tế, chương trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành chính nhà nước khi nó được
xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực. chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với chương trình kế hoạch công
tác.
hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chương trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết
thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với mục tiêu hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp
thực hiện và có tính khả thi. một số khác khẳng định chương trình kế hoạch công tác phải đúng đường lối, nguyên tắc,
chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi.
tuy chưa có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chương trình kế hoạch song tựu chung chương trình kế hoạch phải
bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-phải phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước;
-phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, những người chịu trách nhiệm, thời hạn
hoàn thành. trong trường hợp thật cần thiết có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phương án dự phòng.
-nội dung phải được xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ
cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên.

tổ chức điều hành có khoa học hay không? đối với các cuộc họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra một số
yêu cầu:
-các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có phải là cần thiết. không nên tổ
chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết. những cuộc họp như vậy sẽ làm lãng phí thời gian của người
họp và tạo nên sự ỷ lại của người lãnh đạo, quản lý.
-các cuộc họp cần được tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự. việc triệu tập thành phần tham dự không
thích hợp có thể làm cho chất lượng cuộc họp bị hạ thấp đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích.
-bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần không nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây
cần chú ý đầy đủ các yếu tố như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, các phương tiện truyền tin…
-chương trình nghị sự được xây dựng khoa học, hợp lý.
-các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải được chuẩn bị chu đáo.
-nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa trọng tâm đã để ra.
-cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-dự tính, dự báo được các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của người điều khiển có một vai trò
quan trọng.
câu 8: trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. khi tiếp khách, tiếp công dân cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ. tiếp khách có thể được quan niệm là "phương
tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các mối quan hệ xã hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là ”hoạt động
gặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa một bên chủ thể được gọi là chủ nhà với các chủ thể khác đã có quan hệ hoặc chưa có
quan hệ, liên hệ trước đó".
tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ được quy định chặt chẽ. trong tổ
chức hoạt động nhà nước tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để nhà nước tiếp xúc với các cá
nhân tổ chức trong và ngoài nước.
cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan nhà nước còn phải thực hiện công tác tiếp công dân. tiếp công dân là hoạt động
định kỳ của cơ quan nhà nước do luật định để tìm hiểu tâm tư nguyện vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn đề
liên quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước.
-bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý.
-tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trường bên ngoài phục vụ có hiệu quả cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ

đầy đủ đến các kỹ năng cơ bản nhất, quan trọng nhất.
trước hết là kỹ năng phân loại đối tượng cần tiếp. kỹ năng này là cơ sở để bố trí những người thực hiện công tác tiếp
khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả.
thứ hai là kỹ năng gia tiếp. đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhất trong quan hệ xã hội. kỹ năng giao tiếp bao
gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng "phụ hoạ", kỹ năng định hướng giao tiếp…
thứ ba là kỹ năng định hướng mục tiêu phục vụ mục tiêu. mục tiêu ở đây xét cả về hai phía người tiếp và người được
tiếp.
thứ tư, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.
câu 9: công tác hậu cần có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động của văn phòng cơ quan? công tác hậu cần trong cơ quan
gồm những nội dung gì?
hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị. làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp
phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòng
nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung.
-tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.
-tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng cơ quan. các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương
tiện, trang thiết bị … nếu được quản lý sắp xếp, phân phối khoa học hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá
những hoạt động của con người tăng cường hiệu năng của thiết bị.
-thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. công tác hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho sự điều hành
hoạt động của cơ quan. các điều kiện này được cung ứng kịp thời, đầy đủ, tương thích góp phần tiết kiệm sức người, sức
của và các khoản phụ phí không cần thiết.
-nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức. năng suất lao động của cơ quan tổ chức chịu ảnh hưởng và phụ thuộc
vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu tố vật chất là đối tượng quản lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần.
những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:
-quản lý chi tiêu kinh phí. đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể. nội dung chi tiêu hành chính
sự nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu
nghiệp vụ khác theo quy định của nhà nước.
-quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng .
*quản lý biên chế quỹ lương hành chính sự nghiệp.

đối với các cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp.
thứ nhất, mỗi cơ quan tổ chức có một nguồn lực nhất định. đó là nguồn tài lực, nguồn vật lực và nguồn nhân lực. các
nguồn lực này sẽ phát huy vai trò như thế nào phục vụ cho hoạt động của tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vấn đề bố trí và sử
dụng. tổ chức lao động khoa học chính là biện pháp không thể thay thế để sử dụng bố trí hợp lý các nguồn lực của cơ
quan tổ chức.
thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo đảm sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ quan, đơn vị khắc phục mọi
sự gián đoạn chậm trễ.
thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để phát triển con người trong công vụ, doanh nghiệp. tổ chức lao động khoa
học sử dụng đúng người, đúng việc, bố trí cán bộ công chức nhân viên hợp lý tạo ra động cơ, tâm lý tốt trong hoạt động;
từ đó học có đóng góp thiết thực cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
thứ tư, tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích nghi của tổ chức trước sự biến động của môi trường. đó là cơ sở của vấn
đề phát triển bền vững.
thứ năm đây là hệ quả mang tính chất tổng hợp, tổ chức lao động khoa học nâng cao năng suất lao động hiệu lực hiệu quả
hoạt động của cơ quan, tổ chức. trong thời đại ngày nay vấn đề hiệu quả hoạt động là vấn đề ưu tiên hàng đầu. và con
đường đi đến hiệu quả không thể là con đường nào khác ngoài tổ chức lao động khoa học nói như deming "tổ chức nào
đang loay hoay tìm hiệu quả thì tổ chức lao động khoa học là ánh sáng cuối đường hầm".
tổ chức lao động khoa học là tất yếu đối với mọi cơ quan tổ chức nêu muốn hoạt động hiệu quả phát triển ổn định bền
vững như nội dung tổ chức lao động khoa học như thế nào? đối với mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thì vấn đề tổ chức
có sự khác biệt. ở đây, chỉ nêu ra những nội dung chung nhất có thể áp dụng cho mọi tổ chức.
-chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực hiện thành những vấn đề, nhiệm vụ cụ thể theo yêu cầu vận hành sao cho
công viẹc có thể giải quyết đúng yêu cầu đặt ra.
-tập hợp các nhiệm vụ đã được xác định thành các vị trí để điều hành theo một trật tự thích hợp. các vị trí này phải thoả
mãn yêu cầu quản lý được và có liên hệ với nhau trong quá trình giải quyêt các công việc đặt ra.
như thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị trí của các nhiệm vụ do mình đề ra và
sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. điều này rất có ý nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm được toàn
bộ quá trình vận hành công việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
-lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;
-bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ.
-xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của tổ chức với mục tiêu chung.
-bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm; nguyên tắc thay thế lẫn nhau, nguyên tắc

-tổ chức chuyển giao văn bản đi
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-đóng dấu văn bản.
-quản lý và bảo quản con dấu.
câu 2: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. trình bày thực tế thực hiện các khâu này ở cơ
anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổi mới công tác văn thư phải làm gì?.
công tác văn thư bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư
các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức tạp. chính vì vậy trong khuôn khổ một bài
viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét khái quát chung nhất của mỗi nghiệp vụ.
1. tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: nguyên tắc mọi văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan;
nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan chánh văn phòng trước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải
quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật.
quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.
+nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại.
-loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của đảng, đoàn thể, văn bản mật.
-loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.
+bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.
-bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.

-thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển và tiêu huỷ các văn bản
mật.
-văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho
bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
-việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của nhà nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm
ngặt.
-văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và những người được uỷ quyền mới được bóc văn
bản.
-đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và văn bản mật đến.
5-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ
quan.
việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con dấu phải trung với tên cơ quan ban hành văn bản;
-đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu khống;
-đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
-việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và
phẩm chất theo quy định.
-việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp
đặc biệt).
6-công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ
công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi
các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan
trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho
công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.

tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải bóc bì.
-bóc bì văn bản: văn thư lựa chọn công văn nào vần phải bóc trước.
+bóc bì văn bản bằng phương pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn bản.
-đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
+dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dưới số, ký hiệu, trích yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và
tiêu đề công văn
-vào sổ đăng ký:
+văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về số, ký hiệu, ngày tháng, trích
yếu…
+theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản đến văn thư lựa chọn hình thức đăng ký cho phù hợp: đăng ký
cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
-trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo chế độ văn thư của từng cơ quan.
-chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển giao văn bản.
-chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận chuyển bằng hơi nén.
-theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến được quy định chặt chẽ trong thực tế có
nhiều sai phạm. cụ thể là:
-tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm theo các thói quen hành chính.
-thực hiện một số khâu bước mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: nhận văn bản, bóc bì và đăng ký vào sổ.
-chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến cho lãnh đạo; chuyển văn bản đến
không đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm.
câu 4: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi. thực tế khâu nghiệp vụ này
thường mắc phải những sai lầm gì?
những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
-mọi công văn đi đều phải qua văn thư, đăng ký, đóng dẫn và làm các thủ tục gửi đi.
-văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá và
phải kiểm tra thủ tục hành chính đăng ký số, ngày tháng của văn bản trước khi truyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng
số lượng và thời gian yêu cầu.
#các bước tiến hành nghiệp vụ:
-bước 1: soát lại văn bản: kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định của pháp luật. nếu phát hiện có sai sót
thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện.

-văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách nhiệm phải giải quyết quản lý đúng thẩm quyền.
-việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng.
-thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận, chuyển giao, tiêu huỷ văn bản
mật.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
-vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng trong đó nêu rõ: số, ký hiệu,
ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận.
-lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn không còn giá trị.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật.
-vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào sổ bì ngoài bì văn bản. bì
văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì. chỉ bộ phận được giao
nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản.
-những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các quy định về chế độ bảo mật.
các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải được sự cho phép của thủ trưởng cơ quan có tài
liệu mật. việc sao chụp tài liệu mật phải đăng ký với văn thư: phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung sao chụp, số lượng,
mục đích họ tên người sử dụng, địa chỉ. văn thư thực hiện đúng quy định vào sổ lưu phiếu đăng ký à chịu trách nhiệm về
công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện.
-tài liệu mật được bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm kết). tài liệu "tuyệt đối", ”tối mật" được bảo quản ở những hồ
sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan quyết định.
-các công văn mật được lưu trong hồ sơ riêng. việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
-tiêu huỷ: các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần lưu phải tiêu huỷ.
nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nước ta cho đến nay được thực hiện có hiệu quả bảo đảm được bí mật của đảng,
của nhà nước trong điều kiện giao lưu quốc tế và quốc tế hoá đang phát triển mạnh trên thế giới. tuy nhiên do một số yếu
kém về chất lượng của đội ngũ nhân viên văn thư phục trách về công tác bảo mật dẫn đến có những sai phạm trong quá
trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi phạm quyền hạn gây nên các xao trộn trong hoạt động quản lý (mặc dù hậu
quả không lớn).
đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy tình hình chung là chưa được quan tâm đúng mức chưa thấy hết ý nghĩa
của việc quản lý văn bản nội bộ. từ đó dẫn đến việc nhân viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất
không đáp ưngs được yêu cầu.
câu 6: các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ quan gồm nội dung gì?

các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan
trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho
công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ thống pháp
luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn thư.
-đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư.
-xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn phòng trong tình hình mới.
-đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư.
vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ.
-công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa học thuận tiện cho việc
nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lưu trữ.
-công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn
chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có giá trị tránh được việc lập hồ sơ trùng lập.
*tiêu huỷ văn bản: việc tiêu huỷ văn bản được thực hiện đối với những văn bản đã thực sự kết ý nghĩa, giá trị. để xác
định tài liệu văn bản có cần thiết phải bị tiểu huỷ cơ quan phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. hội đồng này
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan.
câu 7: có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động của cơ quan? trình bày quy trình
lập hồ sơ công vụ:
hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện hoặc một đối tượng
cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết công việc

phần ii: dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên quan.
-hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể. sau khi công
việc kết thúc hoặc theo quy định của pháp luật đến một thời hạn, hồ sơ này phải được nộp lưu.
* quy trình lập hồ sơ công cụ:
1.mở hồ sơ: mở hồ sơ là việc cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ căn
cứ vào danh mục hồ sơ đã dự kiến. việc ghi tiêu để hồ sơ phải đảm bảo chính xác ngắn gọn nêu khái quát được vấn đề, sự
kiện, nội dung.
2.phân loại sắp xếp văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ:
sau khi mở hồ sơ, các văn bgản, tài liệu gì liên quan đến hồ sơ phải tập hợp đầy đủ để đưa vào hồ sơ. căn cứ vào đặc
trưng của văn bản tài liệu để chí thành các hồ sơ. hồ sơ có thể được phân loại theo các đặc trưng:
-đặc trưng tên gọi.
-đặc trưng vấn đề.
-đặc trưng tác giả.
-đặc trưng thời gian.
-đặc trưng giao dịch.
-đặc trưng địa dư.
3. sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ:
các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý thể hiện được sự liên quan giữa các văn
bản giấy tờ trong hồ sơ và diễn biến của sự việc.
hồ sơ có thể sắp xếp theo các tiêu chí: theo tên loại văn bản; theo thứ tự thời gian, theo trình tự giải quyết vấn đề trong
thực tiễn; theo vấn đề kết hợp với thời gian theo tác giả kết hợp với thời gian, theo vần chữ cái…
4.biên mục hồ sơ:
biên mục hồ sơ là việc giới thiệu khái quát về thành phần nội dung và các yếu tố khác của hồ sơ để khai thác tra cứu
được nhanh chóng, thuận lợi, tạo điều kiện để bảo quản tốt hồ sơ bao gồm các công việc (bên trong).
+đánh số tờ.
+viết mục lục văn bản.
+viết tờ kết thúc.
* biên mục ngoài bìa:
+ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ.
+ghi số kí hiệu hồ sơ.

tài liệu kỹ thuật là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học, sản xuất của các cơ quan hoạt động khoa
học, kinh doanh sản xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí tượng thuỷ văn, trắc địa, thăm
dò mỏ, địa chính.
tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dương bản của các cuốn phim của các cuốn phim, băng ghi hình,
băng ghi âm có giá trị được bảo quản thống kê bằng phương pháp riêng, vì tài liệu này được chế tác bằng vật liệu riêng
biệt.
tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo, các bản nháp, các tác phẩm văn học nghệ thuật và các
tài liệu khác về văn hoá nghệ thuật có giá trị.
tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ quốc gia. đó là tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng
họ hình thành nên hoặc thu thập hoặc do cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng hoặc bán cho các cơ quan lưu trữ.
tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước
-tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp các thông tin, kinh nghiệm quản lý đã hình thành qua các giai đoạn cho quản lý nhà
nước khắc phục những sai lầm trong quản lý.
-tài liệu lưu trữ là căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, giải quyết các công việc hàng ngày trong hoạt
động quản lý.
-tài liệu lữu trưc là bằng chứng xác thực để đánh giá hoạt động của các cơ quan, các cá nhân trong thực tiễn quản lý nhà
nước.
câu 2: công tác lưu trữ gồm những chức năng gì? phân tích quan hệ giữa các chức năng đó? những thiếu sót trong thực
tế?
công tác lưu trữ là việc lựa chọn giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá
trình hoạt động của cư quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin qúa khứ khi cần thiết.
công tác lưu trữ được thực hiện hai chức năng chủ yếu:
-tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phòng lưu trữ quốc gia và phòng lưu trữ của cơ quan.
-tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương chính sách và những nhiệm vụ chính trị của
đảng và pháp luật của nhà nước đề ra trong từng gia đoạn.
hai chức năng này của công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. thực hiện tốt chức năng bảo quản sẽ tạo tiền đề
để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu có hiệu quả. vì sao nói như vậy? điều này có thể lý giải từ hai góc độ
cơ bản: số lượng của tài liệu và tổ chức tài liệu. việc tổ chức và sử dụng taì liệu sẽ không thể thực hiện hoặc thực hiện
không có hiệu quả khi không có tài liệu lưu trữ có giá trị, có ý nghĩa. tài liệu lưu trữ thiếu đồng bộ toàn diện các tài liệu
lạc hậu sẽ không có tính hữu dụng trong đời sống xã hội. mặt khác, tài liệu có giá trị nhưng được tổ chức thiếu khoa học,

nâng niu làm cho các kho lưu trữ không có được các tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn. chí phí cho việc bảo quản tài liệu
không phải là con số nhỏ. vấn đề đặt ra là chi phí ấy làm sao có hiệu quả nhất. đánh giá tài liệu là tiền đề, là cơ sở để chi
phí lưu trữ được sử dụng có hiệu quả. nó trả lời chính xác cho câu hỏi chi phí vào vấn đề nào, tài liệu nào? chi phí như
thế nào?
khi xác định giá trị tài liệu cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc tính lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc
đồng bộ và toàn diện. các nguyên tắc này phải được vận dụng đẩy đủ, liên quan chặt chẽ với nhau. nếu không vận dụng
đảy đủ cả 3 nguyên tắc, sẽ có định hướng sai trong công tác đánh giá tài liệu.
các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. có 9 tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu.
thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu.
thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu.
thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành tài liệu.
thứ tư, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
thứ năm, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phòng lưu trữ.
thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý.
thứ tám, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
thứ chín, tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu.

câu 4: trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. có các hình thức nào được áp dụng để tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ? hình thức nào được coi là hiệu quả nhất ? vì sao?
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan nhà nước và xã hội những thông
tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá quân sự và phục vụ các
quyền lợi chính đáng của nhân dân.
ý nghĩa:
-các tài liệu lưu trữ được sử dụng thiết thực vào đời sống, từ giá trị lý thuyết đến giá trị thực tiễn, tạ ra ý nghĩa cho tài
liệu lưu trữ.
-bảo đảm các tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích, đúng hiệu quả.
-bảo đảm sự công bằng giữa các chủ thể trong xã hội về việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho đời sống cá nhân.
các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
-tổ chức sử dụng tại phòng đọc.

+yêu cầu đối với xâu dựng.
-đánh giá được một cách chýnh xác vũ yêu cầu công việc.
-fù hợp với chờt lượng cán bộ công chức.
-fù hợp với biên chừ.
+trong qúa trình thực hiện.
-tuân thủ những yêu cầụ
-thay đổi khi có căn cứ đú cho rằng có sự không hợp lý.
17.tại sao fải dựng và thực hện qui chừ làm việc trong công sở? qui chừ làm việc fải đảm bảo những yêu cầu nàỏ
trả lời: khái niệm qui chừ làm việc: chúng ta fải xây dựng qui chừ làm việc vì:
-không có qui chừ làm việc tổ chức hoạt động không hiệu quả, tuỳ tiện thiừu căn cứ.
-chỉ trên cơ sở qui chừ công sở mới tổ chức và điũu hành có căn cứ khoa học.
-trên cơ sở qui chừ các thành viên mới thờy rõ được trách nhiệm của mình, công việc của mình, yêu cầu mong đợi của tổ
chức đối với mình. đó là động lực đú các thành viên làm việc có kỷ luật có hiệu quả.
-giúp cho công sở hoạt động thông suờt nhịp nhàng fối hợp được nguồn nhân tài vật lực trong công sở.
*yêu cầu đối với qui chừ:
-yêu cầu vũ nội dung.
+fỉa căn cứ vào văn bản qui fạm thống nhờt, fù hợp với nội dung với văn bản qui fạm fáp luật hoặc văn bản cá biệt.
+các nội dung cần trình bầy 1 cách cụ thú thú hiện sự fân công fân cờp cụ thú.
-yêu cầu vũ hình thức:
+fù hợp vũ hình thức văn bản.
+ngôn ngữ, diụn đạt thých hợp với một bản qui chừ.
18.phân tých vai trò của quá trình lập kừ hoạch. có những loại kừ hoạch phổ biừn nào trong hoạt động của công sở?
*ứng fó với sự bờt định và thay đổi sự bờt định và thay đổi làm cho việc lập kừ hoạch trở thành tờt yừu, tương lai rờt dýt
khả năng chắc chắn và tương lai càng fải trên cơ sở mô tả cụ thú, vờn đũ cơ bản là cụ thú nhưng không quá chi kỳ hạn
chừ sự sáng tạo của người thực hiện.
-nguyêntắc hệ thống công việc: các công việc trong công sử có mối quan hệ nật thiừt với nhau đú cùng thực hiện mục têu
chung chýnh vì vậy cần có sự fối hợp giữa các bộ fận, các công đoạn khác nhau, thiừu fối hợp đó là một trong những
nguyên nhân làm hoạt động của công sở kém hiệu quả.
*ý nghĩa của fân công công việc:
-fân công công việc là cơ sở đú công việc được diụn ra suôn sẻ.

22.hãy trình bầy vai trò của hoạt động kiúm tra trong công sở? có những hình thức kiúm tra nàỏ
*vai trò của hoạt động kiúm tra:
-đảm bảo cho công sở hoạt động theo đúng kừ hoạch. kiúm tra là cơ sở đú xác định công sở đang đi đúng hướng hay
chệch hướng so với yêu cầu kừ hoạch.
-cung cờp tiêu chuốn lường cho kừt quả hoạt động của công sở.
-góp fần nâng cao mọi hoạt động của cán bộ.
-fát triún kịp thời những sai sót và tìm biện fáp fòng ngừa những sai sót đó.
-giúp nâng cao ý thức tự kiúm trạ
*các hình thức kiúm trạ
-giám xát là công cụ chủ yừu thực hiện ngoài hệ thống.
-kiúm tra là hoạt động kiúm tra của cờp trên với cờp dướị
-thanh tra là hoạt động của thanh tra chuyên ngành.
-kiúm soát là hoạt động của viện kiúm sát.
23.hãy trình bầy qui ttrình và nguyên tắc kiúm tra hoạt động công sở?
trả lời:
*bước 1: xây dựng tiêu chuốn: căn cứ vào đých hoặc mục tiêu đặt ra đú làm tiêu chuốn. tiêu chuốn biúu hiện dưới dạng
số lượng chờt lượng công việc. yêu cầu của bước này là các tiêu chuố fải cụ thú tránh, tình trạng chung chung thiừu týnh
xác định.
*bước hai: đánh giá kừt quả thực hiện: căn cứ vào các tiêu chuốn đã đặt ra chúng ta đnhs giá công việc đã được thực hịên
ở mức độ nào, có đáp ứng được yêu cầu vũ số lượng, chờt lượng có fù hợp với kừ hoạch của công sở hay không?
*bước ba: đánh giá hiệu quả: khi xét vũ hiệu quả người ta thường týnh đừn yừu tố chi fý cho viẹc thực hiện công việc kừ
hoạch. cho nên đánh giá hiệu quả thìo vờn đũ cốt yừu là xác định kừt quả thu được có tương xứng với chi fý cho công
việc đó hay không?
*bước bốn: xử lý điũu chỉnh những sai lệch trong quá trình thực hiện ( nừu có ). đây là mục đých cao cả của kiúm trạ
kiúm tra không fải chỉ dừng lại ở sự đánh giá vũ kừt quả, hiẹu quả mà fải chỉ ra sai sót sai lệch và tìm ra biện fáp xử lý,
giải quyừt có hiệu quả.
các nguyên tắc kiúm tra kiúm soát:
-nguyên tắc toàn diện: nguyên tắc này đòi hỏi khi kiúm tra đánh giá fải có cách nhìn toàn diện tổng thú tránh fiừn diện
chỉ kiúm tra một mặt, một khýa cạnh và đưa ra kừt luận vũ thực từ công việc.
-nguyên tắc fù hợp với bản chờt công việc: việc kiúm tra, kiúm soát không fải được thực hiện tuỳ tiện với bờt kỳ hình

câu 3 kỹ thuật hành chýnh hiện đại có xu hướng tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới và phương pháp điũu
hành mớị
câu 4 kỹ thuật hành chýnh hiện đại không tách rời truyũn thông dân tộc đặc biệt là truyũn thông văn hóạ
-áp dụng kỹ thuật hành chýnh có týnh đừn chiũu sâu tâm lý truyún thống.
-giám vượt qua những lạc hậu đú xây dựng kỹ thuật mới hiện đạị
câu 26 tại sao phải xây dựng một bốu không khý làm việc lành mạnh trong công sở? nêu một số giải phải cụ thú.
trả lời: một đặc týnh quan trọng nhờt của các tập thú nói chung, công sở hành chýnh nói riêng là sự lan truyũn tâm lý.
nghĩa là dờu hiệu biúu hiện tâm lý của mộ bộ phận trong công sở sẽ không chỉ giới hạn ở một bộ phận này mà còn ảnh
hưởng đừn nhóm khác thậm chý đừn toàn bộ công sở đó là lý do phải xây dựng bậu không khý lành mạnh trong công sở
nó tạo ra sự phờn khých đừn từng thành viên khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
chỉ có xây dựng được bầu không khý lành mạnh sự hợp tác phối hợp trong hoạt động của các thành viên mới được thực
hiện có hiệu quả cao nhờt dộn đừn hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
mối thành viên sẽ cố gắng đú hoàn thành phần việc của mình sự họ có được sự yêu thých, sự tin tưởng đú thực hiện
nhiệm vụ của mình.
câu 27 hãy trình bày vai trò của nhà quản lý trong công sở.
trả lời: trình bày vai trò của nhà quản lý trong công sở
1.vai trò hay người đứng đầụ đó là người đứng đầu tổ chức, chịu trách nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ mang týnh
thường xuyên
2.vai trò người lãnh đạo (leader) chịu trách nhiệm thúc đầy, động viên nhân viên.
3.vai trò liên kừt, duy trì mạng lưới giao tiừp với bên ngoài, thực hiện nhiũu hoạt động có týnh liên kừt.
4.vai trò giám sát, theo dõi, thu thập, xử lý thông tin. tìm kiừm và tiừp nhận nhiũu loại thông tin nhằm phát triún tổ chức,
thường xuyên chú ý đừn các loại thông tin.
5.truyũn thống, phổ biừn thông tin. truyũn tải thông tin nhận được cho những ai có liên quan, tổ chức các cuộc họp chýnh
thức hoặc thông qua hệ thống thông tin.
6.người phát ngôn của tổ chức.
7.tiừn hành nghiên cứu tổ chức và đem lại lợi ých. tổ chức nghiên cứu chiừn lược fát triún tổ chức và xây dựng các
chương trình hành động cụ thú.
8.điũu chỉnh các hoạt động. khi công sở gặp fải những thách thức những khó khăn.
9.fân bổ nguồn lực, chịu trcáh nhiẹm fân bổ nguồn lực.
10.thương thảo, đàm fán, chuốn bị ký kừt các văn bản cần thiừt.

2.có sự hiúu biừt nhờt định.
yêu cầu cần đối với người lãnh đạo quản lý là trý tuệ và sự am hiúu cuộc sống nói chung. mức lãnh đạo quản lý tốt người
làm công tác này không những fải có tri thức chuyên môn mà còn fải có tri thức của các lĩnh vực khác trong đời sống xã
hội đú xử lý các quan hệ xã hộị
đó đú gạt bỏ týnh bào thù, bổ xung kiừn thức.
3.có týnh tự tin, giám chịu trách nhiệm luôn giữ một trạng thái tâm lý tự tin bình tĩnh và dũng cảm, quyừt đoán và giám
chịu trách nhiệm mâu thuộn thiừu tự chủ thường chần trừ, dụ dàng buộng xuối hay thoả hiệp trước khó khăn, cũng không
nên đú tâm lý dẽ dãi cả tin nôn nóng chi fối công việc.
4.fải có uy týn.
hừt sức quan tâm giữ gìn và nâng cao uy týn cá nhân trước tập thú. uy týn là một hình thức đặc thù của quan hệ giữa
người vơi ngườị nâng cao uy týn cá nhân không thú tách rời việc nâng cao uy týn của tập thú. uy týn được tạo nên bởi
nhiũu yừu tố.
có nhiũu bý quyừt đú thành công trong công tác lãnh đạo và quản lý. tham khảo ý kiừn.
-mạnh bao và kiên quyừt.
-bình tĩnh tự chủ.
-cảm giác vũ sự công bằng.
-quyừt đoán.
-có kừ hoạch rõ ràng.
-thói quen làm việc vượt giờ.
-tác fong hình dáng đáng mừn.
-thông cảm và hiúu con ngườị
-am hiúu công việc và tình huống.
-giám chịu trách nhiệm.
-thái độ chân thành công tá.
câu 32:nêu và fân tých một số fong cách lãnh đạo fổ biến?
có nhiũu fong cách lãnh đạo khác nhau và mỗi fong cách đũu tạo ra trong tổ chức một bầu không khý riêng biệt có ảnh
hưởng đừn quan hệ, cách ứng sử của mỗi thành viên trong tổ chức và ảnh hưởng đừn hiệu quả hoạt động cuả họ.
-ngươid lãnh đạo độc đoán thường bắt người khác làm việc theo ý muốn của mình mà không xem xét đừn ý kiừn của
người khác. họ thường sử dụng quyũn lực cá nhân mà thiừu sức thuyừt fục cờp dưới: lãnh đạo theo fong cách độc đoán
thường làm cho nhân viên “ sợ ” thủ tướng, họ lãnh đạm với cờp trên, dẽ gây ra fản ứng hoạc thái độ im lặng trước các