Môn học Hành chính văn phòng
câu 1: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liên hệ thực tế
cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời la mã cổ đại người ta đã lập nên
những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng
với văn phòng hiện đại.theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được nhận diện
đầy đủ hơn toàn diện hơn. mối cỏch hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về
hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ.
khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực
tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc cơ quan thẩm quyền chung
hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính.
văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ
quan đơn vị đú.
văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ như: nghị sỹ, tổng
giám đốc, giám đốc …
văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các
loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư.
nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với cơ quan tổ chức.
trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng văn phòng có ba chức năng: tham mưu hậu cần
và quản trị. cho đến nay chức năng của văn phòng được quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu
tổng hợp và hậu cần.
chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ quan. trong hoạt
động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. để có thể
tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông
tin về những vấn đề cần giải quyết. từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên
thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cần thiết.
chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. với chức
năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ
chức. muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần
thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu
của cơ quan đơn vị.

văn phòng là gì?
tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng các biện pháp
tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của
mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà nước được đảm bảo và không
ngừng nâng cao.
một câu hỏi được đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng? để trả lời cho câu hỏi
này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của emercan được coi là trả lời chỉ dẫn xác đáng nhất cho một tổ chức
nói chung "đối với một tổ chức nếu lao động được tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại
vẫn là nhỏ nhất". với ý nghĩa chung đó việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất
yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát huy được trình
độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công
chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để
hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao. trên thực tế việc tổ chức lao
động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ
quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục
vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm
chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức. trong điều kiện của công
cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động
khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất.
người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay. chính vì lẽ đó để
cơ quan hành chính phát huy được vai trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý
người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn đề không thể không quan tâm cần phải được tiến hành
thường xuyên, năng động và sáng tạo.
công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về tổ chức lao
động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng.
-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ, công chức.
-nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời sống, tâm tư
và nguyện vọng của cán bộ, công chức.
-thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công

hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang được nhiều nước trên thế giới trong thời đại ngày nay
không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào, tư bản chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa. việc cải cách
trong lĩnh vực quản lý hành chính để củng cố bộ máy của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính
trị - xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một trong những
nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia hiện đại.
mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả hoạt động của
nền hành chính công phục vụ dân. với mục tiêu đó văn phòng hiện đại có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc
cải cách hành chính. điều đó được thể hiện qua các khía cạnh cơ bản.
-một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều
hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý
thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ
công chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình tìm
kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
-chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian.
-khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành chính nhằm vừa bảo đảm
tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan và công dân, cải tiến thủ tục
hành chính.
-giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác có năng suất và chất
lượng đúng đường lối chính sách nguyên tắc và chế độ.
-đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ kịp thời
chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi
mới hiện nay.
câu 4: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách hành chính?
khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên
quan đến các hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư và lưu trữ. sự am hiểu tường tận và thực hiện
thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt
động công cụ.
khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệm nghiệp vụ thường được dùng
để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công việc nhất định cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính
(cũng như trong một số lĩnh vực khác). đây là kỹ năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại

tin?
thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ
quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ
thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng. dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là
một tập hợp nhất định các thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về
các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản
lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến tạo các biện
pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý.
thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước:
-bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính nhà nước có đầy đủ căn cứ khoa họ cá tính khả thi, là yếu
tố quyết định đối với vấn đề chất lượng quyết định nhà nước.
-thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt-hành lang pháp lý cho
quản lý nhà nước. nó là những thông tin bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà
nước.
-xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước gắn liền với hiệu quả của quản lý. nó cho thấy
năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn.
thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. để xử lý tốt các thông tin, nâng cao hiệu
quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. việc phân loại
thông tin có thể dựa trên các tiêu chí.
1. phân loại theo kênh tiếp nhận.
-thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ, hệ thống
định sẵn. loại quy định thông tin này có đặc điểm là thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình
tự hoặc biểu mẫu thống nhất là tuyệt đại đa số là cấp dưới gửi lên cấp trên.
-thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên không có dự kiến
trước về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện thường liên quan đến những việc bất ngời xảy
ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của
người nhận tin.
2.phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin.
-thông tin tra cứu là những thông tin đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có tính quy ứơc, những
căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ.

+thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng.
-theo hình thức thể hiện thông tin:
+thông tin qua văn bản, tài liệu
+thông tin biểu hiện qua lời nói
+thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.
-theo yêu cầu:
+thông tin chỉ đạo
+thông tin báo cáo
+thông tin lưu trữ
-theo chức năng
+thông tin pháp lý
+thông tin thực hiện
+thông tin dự báo
-theo vị trí:
+thông tin gốc
+thông tin phát sinh
+thông tin kết quả
+thông tin tra cứu
câu 6: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước?
khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì?
có nhiều người không đánh giá hết tầm quan trọng của việc lập chương trình kế hoạch công tác và thực hiện
quản lý cơ quan, công sở theo chương trình kế hoạch. không thể tổ chức công việc của cơ quan công sở một
cách nè nếp nếu không có kế hoạch khoa học.
chương trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt được và những bước đi cụ thể để
đạt đến các mục tiêu đó. chương trình kế hoạch công tác là phương án tổ chức các công việc trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
5
chương trình kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu
định hướng đó của cơ quan tổ chức trong một thời gian nhất định.

được khi có sự kiện bất ngờ xảy ra (tính mở cửa của chương trình kế hoạch công tác).
-nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảm chương trình kế hoạch công
tác phải được xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực trình độ. có thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của
lập chương trình kế hoạch.
-chương trình kế hoạch công tác được xây dựng với những nguyên tắc căn bản đặc thù, quán triệt các
nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch
câu 7: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà nước. để tổ chức cuộc họp, hội nghị có
kết quả phải chú ý vấn đề gì?
hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm
quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị.
trong hoạt động quản lý nhà nước các cuộc họp, hội nghị có vai trò rất quan trọng. về mục đích các cuộc
họp, mục đích thường không phải lúc nào cũng giống nhau. do vậy, muốn có kết quả, mỗi cuộc họp đều phải
được xác định mục đích thật rõ ràng.
trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hưũ hiệu và những văn bản pháp luật cần thiết hội họp có ý nghĩa,
vai trò thiết thực đối với hiệu quả quản lý nhà nước.
-tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao.
-phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị.
-khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp từng ý kiến sáng tạo của bản thân để xây
dựng tổ chức vững chắc mạnh;
-phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ những khó khăn, uốn nắn sửa chữa
những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
6
-nếu tổ chức tốt trong nhiều trường hợp hội họp cũng có thể đem lại những lợi ích kinh tế đáng kể.
-bảo đảm tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý có ý nghĩa trực tiếp đối với hiệu lực,
hiệu quả quản lý.
hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý nhà nước như thế nào phụ thuộc rất lớn vào vấn để cuộc họp họp,
hội nghị được tổ chức điều hành có khoa học hay không? đối với các cuộc họp, hội nghị muốn có kết quả
chúng ta có thể nêu ra một số yêu cầu:
-các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có phải là cần thiết.
không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết. những cuộc họp như vậy sẽ làm

-giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên ngoài.
-bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động.
-con đường biện pháp để khắc phục những sai sót, yếu kém trong hoạt động qua tiếp thu các kiến nghị, đề
xuất đặc biệt là của công dân.
-góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đối với nhà nước, chính quyền.
-khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ thống chủ thể quản lý….
(có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra theo hai nội dung ý nghĩa của tiếp khách và tiếp công dân các
ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản).
tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. chính vì vấn đề
xuất phát là đại diện nhà nước, cơ quan nhà nước hoạt động tiếp khách, tiếp công dân phải có các yêu câù
riêng có.
# yêu cầu chung:
-chủ động tiếp khách, tiếp công dân .
-bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếp công dân.
-bảo đảm các yếu tố vật chất tối thiểu cho công tác tiếp khách, tiếp công dân.
7
-người được giao nhiệm vụ tiếp khách có các kỹ năng cần thiết (truyền thống, nghi thức nhà nước).
-đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao tiếp.
* yêu cầu riêng:
1.yêu cầu với tiếp khách:
-bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi", tôn trọng khách.
-bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan đơn vị.
-phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù hợp với từng loại khách cũng như người tiếp khách.
-tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch.
2.yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-những người tiếp công dân là những người có thẩm quyền tiếp công dân;
-tôn trọng công dân;
-phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạng tiếp công dân mang tính hình
thức.
-người tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tưởng ở dân.

hành chính sự nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ
phí và các khoản chi tiêu nghiệp vụ khác theo quy định của nhà nước.
-quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng .
*quản lý biên chế quỹ lương hành chính sự nghiệp.
-nắm vững chỉ tiêu biên chế;
-kế hoạch hoá quỹ lương;
-cấp phát và chi trả lương cho các đối tượng;
-quyết toán quỹ lương;
*quản lý tài sản cố định
8
-tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật và các
phương tiện vận chuyển. đó là những tài sản có giá trị lớn, quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên
cần được quản lý sử dụng sao cho có hiệu quả nhất.
để quản lý tài sản cố định văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài sản cố định, lập hồ
sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số
lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật
chất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lượng và nắm
vững số lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng.
*đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí phòng làm việc
cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
*các loại công vụ khác của công tác hậu cần
-phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
-phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
-phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
-phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
-phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
-phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
-bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
câu 10: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? nội dung tổ chức lao

này phải thoả mãn yêu cầu quản lý được và có liên hệ với nhau trong quá trình giải quyêt các công việc đặt
ra.
như thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị trí của các nhiệm vụ do
9
mình đề ra và sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. điều này rất có ý nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép
nhà quản lý nắm được toàn bộ quá trình vận hành công việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi
cần thiết.
-lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;
-bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ.
-xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của tổ chức với mục tiêu chung.
-bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm; nguyên tắc thay thế lẫn nhau,
nguyên tắc hình chóp.
-xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức với các nhà quản lý tạo ra sự thống
nhất nội bộ.
*các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan, chương trình
kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch của đơn vị tạo lên sự phối hợp tác động tương hỗ thúc đẩy sự phát
triển của tổ chức.
công tác văn thư
câu 1: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư
gồm những hoạt động gì?
công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-
ct của chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm về công tác văn thư như sau: "công tác văn thư là
toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của
cơ quan. mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. những tài liệu, văn kiện
được soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo
đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả".
đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được. làm tốt công tác văn thư
sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây.
-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải quyết mọi công
việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng đúng đường lối chính sách, đúng

-tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư
các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức tạp. chính vì vậy trong khuôn
khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét khái quát chung nhất của mỗi nghiệp vụ.
1. tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: nguyên tắc mọi văn bản đến đều phải qua văn thư
cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan chánh văn phòng trước khi phân phối cho
các cá nhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng,
chính xác, bảo đảm bí mật.
quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.
+nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại.
-loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của đảng, đoàn thể, văn bản mật.
-loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.
+bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.
-bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.
-có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi.
+đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóng dưới số ký hiệu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu
đề.
+vào sôe đăng ký:
-ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.
-có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
+trình văn bản:
-tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
+chuyển giao văn bản:
-bảo đảm đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.
+theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
2.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:
mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát hành thủ tục,

quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vấn đề liên quan đến
quyền lực của cơ quan.
việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con dấu phải trung với tên cơ quan ban hành văn bản;
-đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu khống;
-đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
-việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải có tiêu chuẩn về
nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
-việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được mang dấu về nhà, đi công tác (trừ
trường hợp đặc biệt).
6-công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình
duyệt và hồ sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ
thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. danh
mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí
nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều
chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ
thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn thư.
-đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư.

-vào sổ đăng ký:
+văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về số, ký hiệu, ngày
tháng, trích yếu…
+theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản đến văn thư lựa chọn hình thức đăng ký cho phù
hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
-trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo chế độ văn thư của từng cơ quan.
-chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển giao văn bản.
-chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận chuyển bằng hơi
nén.
-theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến được quy định chặt chẽ
trong thực tế có nhiều sai phạm. cụ thể là:
-tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm theo các thói quen hành chính.
-thực hiện một số khâu bước mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: nhận văn bản, bóc bì và đăng ký
vào sổ.
-chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến cho lãnh đạo; chuyển
văn bản đến không đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm.
câu 4: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi. thực tế khâu nghiệp
vụ này thường mắc phải những sai lầm gì?
những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
-mọi công văn đi đều phải qua văn thư, đăng ký, đóng dẫn và làm các thủ tục gửi đi.
-văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định sạch sẽ, không sửa
chữa, tẩy xoá và phải kiểm tra thủ tục hành chính đăng ký số, ngày tháng của văn bản trước khi truyển bộ
phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
#các bước tiến hành nghiệp vụ:
-bước 1: soát lại văn bản: kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định của pháp luật. nếu phát
hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện.
-bước 2: vào sổ đăng ký vă bản đi.
+ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 - 01 đến ngày 31 - 12 mỗi
năm.
+ghi ngày tháng của văn bản: về nguyên tắc văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy. ngày tháng được ghi ở

-văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách nhiệm phải giải quyết quản lý đúng thẩm quyền.
-việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng.
-thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận, chuyển giao, tiêu
huỷ văn bản mật.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
-vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng trong đó nêu rõ: số,
ký hiệu, ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận.
-lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn không còn giá trị.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật.
-vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào sổ bì ngoài bì
văn bản. bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài
bì. chỉ bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản.
-những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các quy định về chế
độ bảo mật. các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải được sự cho phép của thủ
trưởng cơ quan có tài liệu mật. việc sao chụp tài liệu mật phải đăng ký với văn thư: phiếu đăng ký phải ghi
rõ nội dung sao chụp, số lượng, mục đích họ tên người sử dụng, địa chỉ. văn thư thực hiện đúng quy định
vào sổ lưu phiếu đăng ký à chịu trách nhiệm về công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện.
-tài liệu mật được bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm kết). tài liệu "tuyệt đối", ”tối mật" được bảo quản
ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan quyết định.
-các công văn mật được lưu trong hồ sơ riêng. việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ
quan.
-tiêu huỷ: các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần lưu phải tiêu huỷ.
nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nước ta cho đến nay được thực hiện có hiệu quả bảo đảm được bí
mật của đảng, của nhà nước trong điều kiện giao lưu quốc tế và quốc tế hoá đang phát triển mạnh trên thế
giới. tuy nhiên do một số yếu kém về chất lượng của đội ngũ nhân viên văn thư phục trách về công tác bảo
mật dẫn đến có những sai phạm trong quá trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi phạm quyền hạn gây
nên các xao trộn trong hoạt động quản lý (mặc dù hậu quả không lớn).
đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy tình hình chung là chưa được quan tâm đúng mức chưa thấy
hết ý nghĩa của việc quản lý văn bản nội bộ. từ đó dẫn đến việc nhân viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn
nghiệp vụ và phẩm chất không đáp ưngs được yêu cầu.

giải quyết công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân.
lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá trình giải quyết
công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình
duyệt và hồ sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ
thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. danh
mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí
nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều
chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ
thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn thư.
-đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư.
-xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn phòng trong tình
hình mới.
-đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư.
15
vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ.

-sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ là những hồ sơ nguyên tắc rất cần thiết cho cơ quan, đơn vị.
-hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng
cán bộ. bởi vậy hồ sơ nhân sự không thể thiếu được trong hoạt động quản lý nhà nước .
-hồ sơ nhân sự thường được bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất. việc sắp xếp tài liệu, văn bản trong
túi hồ sơ và theo qúa trình phát sinh, phát triển và kết thúc vấn đề sự việc của cán bộ đó.
phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự theo trách nhiệm: phân cấp và phan loại, sắp xếp theo đặc trưng
vần chữ cái kết hợp với đặc trưng cơ cấu đơn vị. hồ sơ nhân sự thuộc loại tài liệu mật nên phải có quy chế
bảo mật khi khai thác, sử dụng hồ sơ.
-hồ sơ trình duyệt:
mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trưởng duyệt, ký văn bản không chỉ đơn thuần đưa ra một văn bản dự thảo
đó mà phải kèm theo những văn bản khác có liên quan và tập hợp vào trong hồ sơ trình duyệt. qua đó thủ
trưởng cơ quan có thêm điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn bản, dự thảo.
#hồ sơ trình duyệt thường gồm 2 phần:
phần i: những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở cho dự thảo văn bản trình duyệt- những văn bản yêu cầu đề
nghị giải quyết và những văn bản mà cán bộ tiến hành điều tra nghiên cứu sự việc đó.
phần ii: dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên quan.
-hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể.
sau khi công việc kết thúc hoặc theo quy định của pháp luật đến một thời hạn, hồ sơ này phải được nộp lưu.
* quy trình lập hồ sơ công cụ:
1.mở hồ sơ: mở hồ sơ là việc cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ sơ vào
bìa hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ đã dự kiến. việc ghi tiêu để hồ sơ phải đảm bảo chính xác ngắn gọn
16
nêu khái quát được vấn đề, sự kiện, nội dung.
2.phân loại sắp xếp văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ:
sau khi mở hồ sơ, các văn bgản, tài liệu gì liên quan đến hồ sơ phải tập hợp đầy đủ để đưa vào hồ sơ. căn cứ
vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chí thành các hồ sơ. hồ sơ có thể được phân loại theo các đặc trưng:
-đặc trưng tên gọi.
-đặc trưng vấn đề.
-đặc trưng tác giả.
-đặc trưng thời gian.

-đặc trưng về tên gọi: các văn bản có cùng tên loại là báo cáo.
-đặc trưng vấn đề: các văn bản đề cập đến một nội dung là công tác bảo vệ môi trường.
-đặc trưng tác giả: ubnd các quận.
- đặc trưng địa dư: các quận thuộc địa bàn hà nội.
*lưu ý: trong phần ôn tập có vấ
n đề "hãy lấy ví dụ một hồ sơ cụ thể để phân tích cách sắp xếp trong hồ sơ công vụ" có thể lấy hồ sơ cộng
tác quy hoạch ở một địa điểm nào đó và chỉ ra cách sắp xếp.
-theo trình tự giải quyết vấn đề: văn bản chỉ đạo, văn bản ……
-theo vấn đề kết hợp thời gian: văn bản về các bước, các giai đoạn quy hoạch…
công tác lưu trữ
câu 1: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước?
17
tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh
được hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ chính trị kinh tế, văn
hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những
mục đích nhất định.
theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác nhau chúng ta có những tài liệu lưu trữ không giống nhau.
cách tiếp cận chung những tài liệu lưu trữ có thể chia thành các loại:
tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất.
tài liệu kỹ thuật là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học, sản xuất của các cơ quan
hoạt động khoa học, kinh doanh sản xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí
tượng thuỷ văn, trắc địa, thăm dò mỏ, địa chính.
tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dương bản của các cuốn phim của các cuốn phim,
băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị được bảo quản thống kê bằng phương pháp riêng, vì tài liệu này được
chế tác bằng vật liệu riêng biệt.
tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo, các bản nháp, các tác phẩm văn học nghệ
thuật và các tài liệu khác về văn hoá nghệ thuật có giá trị.
tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ quốc gia. đó là tài liệu của các cá nhân,
gia đình, dòng họ hình thành nên hoặc thu thập hoặc do cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng hoặc bán cho các
cơ quan lưu trữ.

tốt (tất nhiên vẫn có trường hợp tài liậu bảo quản tốt mà tổ chức và sử dụng yếu kém) và đã phải hoàn thiện,
phải đổi mới chức năng bảo quản.
có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ của chúng ta dù đã cố gắng đổi mới hoàn thiện vẫn còn không ít
những yếu kém, thiếu sót. chỉ riêng chức năng bảo quản tài liệu cũng có nhiêù vấn đề cần phải khắc phục,
sửa chữa. nhiều tài liệu có giá trị trong lịch sử đã không được bảo quản lưu trữ tốt dẫn đến những hư hại
18
đáng tiếc không thể phục hồi (các quyết định chỉ đạo trong thời kỳ kháng chiến chống mỹ, pháp không còn
bản gốc chủ yếu được phục hồi theo trí nhớ của các nhân vật lịch sử). không ít tài liệu đã bị thất lạc không
được tập hợp, lưu giữ. mặt khác, các tài liệu được bảo quản lưu giữ được tổ chức thiếu khoa học việc tổ chức
sử dụng gặp nhiều khó khăn.
chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ càng được thực hiện kém hiệu quả. phạm vi sử dụng hạn hẹp
chủ yếu cho công tác nghiên cứu biên niên lịch sử mà chưa biến hành những "tri thức sống" hiện hữu trong
đời sống phục vụ thiết thực cho các hoạt động trong đời sống quốc gia. các hình thức tổ chức sử dụng tài
liệu tuy đa dạng mà thiếu chiều sâu chỉ phục vụ cho các mục đích nhỏ trước mắt là chủ yếu.
câu 3: phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? để đánh giá tài liệu được đúng đắn dựa vào
những nguyên tắc tiêu chuẩn nào?
xác định giá trị tài liệu là nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào các phòng bảo quản, kho lưu trữ những tài liệu có giá
trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác, đồng thời loại ra để tiêu huỷ những tài
liệu xét thấy đã thực sự hết ý nghĩa thực tiễn.
công việc đánh giá tài liệu trong công tác lưu trữ có nhiều ý nghĩa và vai trò. về cơ bản nó góp phần bảo
quản tốt những tài liệu có giá trị; loại ra và tiêu huỷ những tài liệu đã hết giá trị; nâng cao chất lượng kho lưu
trữ và giảm bớt những chi phí không đáng có cho việc quản lý các tài liệu đã lạc hậu, lỗi thời. thông qua xác
định giá trị tài liệu, các tài liệu được nghiên cứu xem xét trên các góc độ các khía cạnh khác nhau để tìm ra ý
nghĩa gía trị đích thực của tài liệu. không xem xét đánh giá tài liệu rất có thể nhiều tài liệu quý hiếm có bị
mất mát trong khi tài liệu không có gía trị lại được bảo quản nâng niu làm cho các kho lưu trữ không có
được các tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn. chí phí cho việc bảo quản tài liệu không phải là con số nhỏ. vấn
đề đặt ra là chi phí ấy làm sao có hiệu quả nhất. đánh giá tài liệu là tiền đề, là cơ sở để chi phí lưu trữ được
sử dụng có hiệu quả. nó trả lời chính xác cho câu hỏi chi phí vào vấn đề nào, tài liệu nào? chi phí như thế
nào?

-viết bài đăng báo phát thanh truyền hình.
-công bố tài liệu lưu trữ.
trong các hình thức tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ, hình thức viết bài đăng báo, phát thanh truyền hình là
hiệu quả nhất.
-tính thuyết phục cao của nội dung, hình thức sinh động; phạm vi lớn.
-tâm lí, tư duy truyền thống.
-tác động cố hữu của vấn đề dư luận xã hội.
-sự đa dạng phong phú được đề cập qua các phương tiện thông tin đại chúng.

câu 5: trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ". những yếu kiém còn mắc phải.
chỉnh lý khoa học tài liệu là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ:
phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng
chúng toàn diện và có hiệu quả nhất.
*ý nghĩa: làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ đặc biệt là
xây dựng hệ thống các công cụ trư cứu khoa học nhằm khai thác triệt để, toàn diện tài liệu ở các phòng kho
lưu trữ.
*nguyên tắc:
-chỉnh lý theo phông.
-xây dựng kế hoạch chỉnh lý.
-tiến hành các bước phân loại chỉnh lý.
-tổng kết công tác chỉnh lý.
Chỉnh sửa: Pavel-Corsaghin, 28-12-2009 lúc 10:17 AM
Trả Lời Với Trích Dẫn
1.
2. 28-12-2009 12:28 PM#2
Pavel-Corsaghin
Cán sự
Tham gia
21 Dec 2009
Bài gởi

cá biệt.
+các nội dung cần trình bầy 1 cách cụ thú thú hiện sự fân công fân cờp cụ thú.
-yêu cầu vũ hình thức:
+fù hợp vũ hình thức văn bản.
+ngôn ngữ, diụn đạt thých hợp với một bản qui chừ.
18.phân tých vai trò của quá trình lập kừ hoạch. có những loại kừ hoạch phổ biừn nào trong hoạt động của
công sở?
*ứng fó với sự bờt định và thay đổi sự bờt định và thay đổi làm cho việc lập kừ hoạch trở thành tờt yừu,
tương lai rờt dýt khả năng chắc chắn và tương lai càng fải trên cơ sở mô tả cụ thú, vờn đũ cơ bản là cụ thú
nhưng không quá chi kỳ hạn chừ sự sáng tạo của người thực hiện.
-nguyêntắc hệ thống công việc: các công việc trong công sử có mối quan hệ nật thiừt với nhau đú cùng thực
hiện mục têu chung chýnh vì vậy cần có sự fối hợp giữa các bộ fận, các công đoạn khác nhau, thiừu fối hợp
đó là một trong những nguyên nhân làm hoạt động của công sở kém hiệu quả.
*ý nghĩa của fân công công việc:
-fân công công việc là cơ sở đú công việc được diụn ra suôn sẻ.
-khých lệ được nhân vien.
-fát huy sức mạnh, trý tuệ tập thú và trách nhiệm cá nhân.
19.phân tých các căn cứ và yêu cầu đối với kừ hoạch hoạt động của công sở?
*căn cứ đối với kừ hoạch hạot động của công sở.
-căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công sở, trên cơ sở những nhiệm vụ được giao các công sử phải lập ra
kừ hoạch đú thực hiện, kừ hoạch là cầu nối là fương tiện đú đi đừn mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức.
-căn cứ vào kừ hoạc của cờp trên. các công sở có thú căn cứ vào kừ hoạch lớn của công sở hành chýnh cờp
trên đú tự xây dựng một kừ hoạch mớị
-căn cứ vào nhu cầu của thực từ, công sở hành chýnh theo nét nghĩa hành chýnh là fục vụ thực hiện dịch vụ
công fải có kừ hoạch đú đáp ứng yêu cầu của nhân dân.
-căn cứ vào thực trạng công sở: công sở hoạt động hiệu quả hay kém hiệu quả thì đũu cần có kừ hoạch đú
định hướng cho các hoạt động của ccông sở.
*yêu cầu của kừ hoạch – trong týnh thiừt thực:
-cụ thú.
-kịp thờị

trả lời:
*bước 1: xây dựng tiêu chuốn: căn cứ vào đých hoặc mục tiêu đặt ra đú làm tiêu chuốn. tiêu chuốn biúu hiện
dưới dạng số lượng chờt lượng công việc. yêu cầu của bước này là các tiêu chuố fải cụ thú tránh, tình trạng
chung chung thiừu týnh xác định.
*bước hai: đánh giá kừt quả thực hiện: căn cứ vào các tiêu chuốn đã đặt ra chúng ta đnhs giá công việc đã
được thực hịên ở mức độ nào, có đáp ứng được yêu cầu vũ số lượng, chờt lượng có fù hợp với kừ hoạch của
công sở hay không?
*bước ba: đánh giá hiệu quả: khi xét vũ hiệu quả người ta thường týnh đừn yừu tố chi fý cho viẹc thực hiện
công việc kừ hoạch. cho nên đánh giá hiệu quả thìo vờn đũ cốt yừu là xác định kừt quả thu được có tương
xứng với chi fý cho công việc đó hay không?
*bước bốn: xử lý điũu chỉnh những sai lệch trong quá trình thực hiện ( nừu có ). đây là mục đých cao cả của
kiúm trạ kiúm tra không fải chỉ dừng lại ở sự đánh giá vũ kừt quả, hiẹu quả mà fải chỉ ra sai sót sai lệch và
tìm ra biện fáp xử lý, giải quyừt có hiệu quả.
các nguyên tắc kiúm tra kiúm soát:
-nguyên tắc toàn diện: nguyên tắc này đòi hỏi khi kiúm tra đánh giá fải có cách nhìn toàn diện tổng thú tránh
fiừn diện chỉ kiúm tra một mặt, một khýa cạnh và đưa ra kừt luận vũ thực từ công việc.
-nguyên tắc fù hợp với bản chờt công việc: việc kiúm tra, kiúm soát không fải được thực hiện tuỳ tiện với
bờt kỳ hình thức nào, không thú dập khuôn hình thức kiúm tra đối với họat động này cho hoạt đọng khác mà
có sự khác biệt vũ týnh chờt nội dung, vì vậy khi kỉêm tra fải xác định bản chờt của công việc đú xác định
hình thức kiúm tra cho fù hợp.
-nguyên tắc thống nhờt. thống nhờt vũ mục tiêu vũ hình thức fương fáp tiừn hành trong quá trình kiúm trạ
-nguyên tắc khách quan linh hoạt. đây là một nuyên tắc quan trọng thiừu nó sự đánh giá dụ rơi vào chủ quan
cảm týnh, cứng nhắc máy móc. đú thực hiện nguyên tắc này người thực hiện kiúm tra fải tránh cái nhìn định
kiừn, hạn chừ cảm týnh chủ quan đừn mức cao nhờt, có đạo đức nghũ nghiệp.
-nguyên tắc tiừt kiệm và tránh lãng phý công việc kiúm tra fải tương xứng với chi fý đây là điũu khó khăn
bởi rờt khó khăn trong việc xác định hệ thống kiúm trs riêng biệt có giá trị và nó tiêu fý những gì. nguyên
tắc này fụ thuộc chủ yừu vào vai trò của người kiúm tra ở việc họ xác định kiúm tra những gì là cần thiừt,
kiúm tra fù hợp với qui mô công sở.
-nguyên tắc chỉ ra fương hướng khắc fục sửa chữạ
câu 24:tại sao fải đổi mới kỹ thuật hành chýnh? hãy trình bầy đặc điúm của kỹ thuật hành chýnh trong giai

trả lời: một đặc týnh quan trọng nhờt của các tập thú nói chung, công sở hành chýnh nói riêng là sự lan
truyũn tâm lý. nghĩa là dờu hiệu biúu hiện tâm lý của mộ bộ phận trong công sở sẽ không chỉ giới hạn ở một
bộ phận này mà còn ảnh hưởng đừn nhóm khác thậm chý đừn toàn bộ công sở đó là lý do phải xây dựng bậu
không khý lành mạnh trong công sở nó tạo ra sự phờn khých đừn từng thành viên khi thực hiện nhiệm vụ
của mình.
chỉ có xây dựng được bầu không khý lành mạnh sự hợp tác phối hợp trong hoạt động của các thành viên mới
được thực hiện có hiệu quả cao nhờt dộn đừn hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
mối thành viên sẽ cố gắng đú hoàn thành phần việc của mình sự họ có được sự yêu thých, sự tin tưởng đú
thực hiện nhiệm vụ của mình.
câu 27 hãy trình bày vai trò của nhà quản lý trong công sở.
trả lời: trình bày vai trò của nhà quản lý trong công sở
1.vai trò hay người đứng đầụ đó là người đứng đầu tổ chức, chịu trách nhiệm thực hiện một số nhiệm
vụ mang týnh thường xuyên
2.vai trò người lãnh đạo (leader) chịu trách nhiệm thúc đầy, động viên nhân viên.
3.vai trò liên kừt, duy trì mạng lưới giao tiừp với bên ngoài, thực hiện nhiũu hoạt động có týnh liên kừt.
4.vai trò giám sát, theo dõi, thu thập, xử lý thông tin. tìm kiừm và tiừp nhận nhiũu loại thông tin nhằm phát
triún tổ chức, thường xuyên chú ý đừn các loại thông tin.
5.truyũn thống, phổ biừn thông tin. truyũn tải thông tin nhận được cho những ai có liên quan, tổ chức các
cuộc họp chýnh thức hoặc thông qua hệ thống thông tin.
6.người phát ngôn của tổ chức.
7.tiừn hành nghiên cứu tổ chức và đem lại lợi ých. tổ chức nghiên cứu chiừn lược fát triún tổ chức và xây
dựng các chương trình hành động cụ thú.
8.điũu chỉnh các hoạt động. khi công sở gặp fải những thách thức những khó khăn.
9.fân bổ nguồn lực, chịu trcáh nhiẹm fân bổ nguồn lực.
10.thương thảo, đàm fán, chuốn bị ký kừt các văn bản cần thiừt.
23
câu 28:trình bầy và fân tých một số giải fáp cụ thú đú đổi mới kỹ thuật hành chýnh trong tổ chức và điũu
hành hoạt độngcông sở hành chýnh?
trình bầy và fân tých một số giải pháp cụ thú đú đổi mới kỹ thuật hành chýnh trong tổ chức và điũu hành
hoạt động công sở hành chýnh.

yêu cầu cần đối với người lãnh đạo quản lý là trý tuệ và sự am hiúu cuộc sống nói chung. mức lãnh đạo quản
lý tốt người làm công tác này không những fải có tri thức chuyên môn mà còn fải có tri thức của các lĩnh
vực khác trong đời sống xã hội đú xử lý các quan hệ xã hộị
đó đú gạt bỏ týnh bào thù, bổ xung kiừn thức.
3.có týnh tự tin, giám chịu trách nhiệm luôn giữ một trạng thái tâm lý tự tin bình tĩnh và dũng cảm, quyừt
đoán và giám chịu trách nhiệm mâu thuộn thiừu tự chủ thường chần trừ, dụ dàng buộng xuối hay thoả hiệp
trước khó khăn, cũng không nên đú tâm lý dẽ dãi cả tin nôn nóng chi fối công việc.
4.fải có uy týn.
hừt sức quan tâm giữ gìn và nâng cao uy týn cá nhân trước tập thú. uy týn là một hình thức đặc thù của quan
hệ giữa người vơi ngườị nâng cao uy týn cá nhân không thú tách rời việc nâng cao uy týn của tập thú. uy týn
được tạo nên bởi nhiũu yừu tố.
có nhiũu bý quyừt đú thành công trong công tác lãnh đạo và quản lý. tham khảo ý kiừn.
-mạnh bao và kiên quyừt.
-bình tĩnh tự chủ.
-cảm giác vũ sự công bằng.
-quyừt đoán.
-có kừ hoạch rõ ràng.
-thói quen làm việc vượt giờ.
-tác fong hình dáng đáng mừn.
24
-thông cảm và hiúu con ngườị
-am hiúu công việc và tình huống.
-giám chịu trách nhiệm.
-thái độ chân thành công tá.
câu 32:nêu và fân tých một số fong cách lãnh đạo fổ biến?
có nhiũu fong cách lãnh đạo khác nhau và mỗi fong cách đũu tạo ra trong tổ chức một bầu không khý riêng
biệt có ảnh hưởng đừn quan hệ, cách ứng sử của mỗi thành viên trong tổ chức và ảnh hưởng đừn hiệu quả
hoạt động cuả họ.
-ngươid lãnh đạo độc đoán thường bắt người khác làm việc theo ý muốn của mình mà không xem xét đừn ý
kiừn của người khác. họ thường sử dụng quyũn lực cá nhân mà thiừu sức thuyừt fục cờp dưới: lãnh đạo theo