Câu hỏi môn Hành Chính Văn Phòng

câu 1: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm
là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời la mã cổ đại người
ta đã lập nên những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ
có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại.theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã
hội văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. mối cỏch hiểu về văn
phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ.
khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc
tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.
cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ
thì cú văn phòng hành chính.
văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối
ngoại của cơ quan đơn vị đú.
văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ như:
nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc …
văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo
quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư.
nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với cơ
quan tổ chức.
trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng văn phòng có ba chức năng:
tham mưu hậu cần và quản trị. cho đến nay chức năng của văn phòng được quan niệm bao
gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần.
chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ
quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ
chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải
đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết. từ đó
có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị
dung này là điều không cần thiết.

hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng
cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề. tình trạng nhân viên văn
phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với
công tác văn phòng còn phổ biến. từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp
lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc. chức năng hậu cần được thực hiện chưa có
hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phương
tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức.
câu 2: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao
động khoa học trong văn phòng là gì?
tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng
các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn
thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả
quản lý nhà nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao.
một câu hỏi được đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng? để trả lời
cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của emercan được coi là trả lời chỉ dẫn
xác đáng nhất cho một tổ chức nói chung "đối với một tổ chức nếu lao động được tổ chức
khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn là nhỏ nhất". với ý nghĩa chung đó việc
tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát
huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ
giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng
sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông
suốt và đạt được hiệu quả cao. trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng
đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm
thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ
cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực, thực hiện
tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức.
trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được
đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích

văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan tổ
chức.xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới
phương thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác
lãnh đạo. chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng
của cơ quan tổ chức được đặc biệt quan tâm. từ đó đặt ra vấn đề công tác văn phòng và xuất
hiện thuật ngưc văn phòng hiện đại.
văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập
xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương
tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu
quả.
văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản:
-tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
-lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học.
-tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới.
-xây dựng định mức cụ thể và hợp lý.
-linh hoạt và hiệu quả.
hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang được nhiều nước trên thế giới trong thời
đại ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào, tư bản chủ nghĩa hay xã
hội chủ nghĩa. việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hành chính để củng cố bộ máy của chế độ
xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị - xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và
hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một
quốc gia hiện đại.
mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu
quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân. với mục tiêu đó văn phòng hiện đại có
ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính. điều đó được thể hiện qua các khía
cạnh cơ bản.
-một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về
quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. đồng thời nó cũng sẽ
giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều

-đổi mới nghiệp vụ lưu trữ
-xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác văn phòng.
-xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc.
-đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan.
việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải
cách hành chinhs.
-bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. các nghiệp
vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa
học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng. các nghiệp vụ hành chính
văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị
chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý.
-tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý
nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức.
-góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. nghiệp vụ hành chính văn phòng được
đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả
hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.
-kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá
công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức.
-đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều
hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất,
liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan,
tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực
hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước …
câu 5: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày
cách phân loại thông tin?
thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong hoạt
động của mỗi cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ nhiều góc
độ khác nhau. ở mỗi góc độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng. dưới góc độ
quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông tin được quan
niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động

-thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động của mọi mặt của lĩnh
vực hoạt động kinh tế.
-thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo dục
4.theo tính chất thời điểm nội dung:
-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong
quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày
trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược
hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của
mình.
5.phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-theo nguồn thông tin:
+thông tin chính thức
+thông tin không chính thức.
-theo quản lý hệ quản lý:
+thông tin từ trên xuống dưới
+thông tin từ dưới lên trên
+thông tin ngang
+thông tin liên lạc đan chéo…
-theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý.
+thông tin trực tiếp.
+thông tin phản hồi.
-theo nội dung logic của thông tin:
+thông tin về các chủ thể quản lý
+thông tin về đối tượng quản lý
+thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng.
-theo hình thức thể hiện thông tin:
+thông tin qua văn bản, tài liệu
+thông tin biểu hiện qua lời nói

thứ hai, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm
đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
thứ ba, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan tổ
chức với sự biến động của môi trường, là tiền đề phát triển bền vững.
thứ tư, chương trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
trên thực tế, chương trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành
chính nhà nước khi nó được xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực. chính vì vậy, tất yếu phải
đặt ra các yêu cầu đối với chương trình kế hoạch công tác.
hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chương trình kế hoạch công tác phải bảo đảm
các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với mục tiêu hoạt động
của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi. một số khác
khẳng định chương trình kế hoạch công tác phải đúng đường lối, nguyên tắc, chế độ, khoa
học, linh hoạt, khả thi.
tuy chưa có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chương trình kế hoạch song tựu chung
chương trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-phải phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước;
-phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, những người
chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. trong trường hợp thật cần thiết có thể nêu thêm những
chi phí cần thiết, những phương án dự phòng.
-nội dung phải được xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm
thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên.
-bảo đảm tính hệ thống của chương trình kế hoạch công tác. các công việc phải được sắp xếp
có hệ thống theo trình tự ưu tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với chương
trình, kế hoạch của tổ chức đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm sự cân đối giữa
chương trình kế hoạch năm, quý, tháng.
-phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện
không được bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải sắp xếp sap cho có thời
gian dự phòng để điều chỉnh được khi có sự kiện bất ngờ xảy ra (tính mở cửa của chương
trình kế hoạch công tác).

phải là cần thiết. không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết.
những cuộc họp như vậy sẽ làm lãng phí thời gian của người họp và tạo nên sự ỷ lại của
người lãnh đạo, quản lý.
-các cuộc họp cần được tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự. việc triệu tập
thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lượng cuộc họp bị hạ thấp đồng
thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích.
-bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần không nhỏ cho
thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm,
chỗ nghĩ giải lao, các phương tiện truyền tin…
-chương trình nghị sự được xây dựng khoa học, hợp lý.
-các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải được chuẩn bị chu đáo.
-nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa trọng
tâm đã để ra.
-cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-dự tính, dự báo được các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của người
điều khiển có một vai trò quan trọng.
câu 8: trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. khi tiếp khách, tiếp công dân
cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ. tiếp khách có thể
được quan niệm là "phương tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các mối quan hệ xã hội";
"tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là ”hoạt động gặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa
một bên chủ thể được gọi là chủ nhà với các chủ thể khác đã có quan hệ hoặc chưa có quan
hệ, liên hệ trước đó".
tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ được
quy định chặt chẽ. trong tổ chức hoạt động nhà nước tiếp khách là một trong những nghi lễ,
một công cụ quan trọng để nhà nước tiếp xúc với các cá nhân tổ chức trong và ngoài nước.
cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan nhà nước còn phải thực hiện công tác tiếp công dân.
tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan nhà nước do luật định để tìm hiểu tâm tư
nguyện vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn đề liên quan đến thẩm quyền chức

khách.
-tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch.
2.yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-những người tiếp công dân là những người có thẩm quyền tiếp công dân;
-tôn trọng công dân;
-phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạng tiếp công dân
mang tính hình thức.
-người tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tưởng ở dân.
đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính văn phòng tiếp khách, tiếp công dân là một
nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng mà bộ phận có trách nhiệm phải quan tâm. các
kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt kê đầy đủ đến các kỹ năng cơ bản nhất, quan
trọng nhất.
trước hết là kỹ năng phân loại đối tượng cần tiếp. kỹ năng này là cơ sở để bố trí những người
thực hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả.
thứ hai là kỹ năng gia tiếp. đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhất trong quan hệ xã
hội. kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng
"phụ hoạ", kỹ năng định hướng giao tiếp…
thứ ba là kỹ năng định hướng mục tiêu phục vụ mục tiêu. mục tiêu ở đây xét cả về hai phía
người tiếp và người được tiếp.
thứ tư, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.
câu 9: công tác hậu cần có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động của văn phòng cơ
quan? công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị. làm tốt công tác
hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan
tổ chức.
trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều
ý nghĩa đối với văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung.
-tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.
-tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng cơ quan. các điều kiện vật

thực hiện việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lượng và nắm vững số lượng tài sản, quản
lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng.
*đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí
phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời các
trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
*các loại công vụ khác của công tác hậu cần
-phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
-phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
-phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
-phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
-phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
-phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
-bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
câu 10: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp?
nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những
vấn đề gì?
tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành tựu khoa học và kinh nghiệm thực tiễn
để đảm bảo kết hợp các yếu tố vật chất kỹ thuật, con người một cách tốt nhất trong quá trình
lao động nhằm đạt được hiệu quả lao động, tăng năng suất, đảm bảo sức khoẻ và khơi dạy sự
hăng hái lao động.
tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đối với mọi cơ quan, tổ chức, là vấn đề quan tâm
hàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí đánh giá năng lực của nhà quản lý. chúng ta sẽ
đi cắt nghĩa về lý do phải tổ chức lao động khoa học đối với các cơ quan,đơn vị, doanh
nghiệp.
thứ nhất, mỗi cơ quan tổ chức có một nguồn lực nhất định. đó là nguồn tài lực, nguồn vật lực
và nguồn nhân lực. các nguồn lực này sẽ phát huy vai trò như thế nào phục vụ cho hoạt động
của tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vấn đề bố trí và sử dụng. tổ chức lao động khoa học chính
là biện pháp không thể thay thế để sử dụng bố trí hợp lý các nguồn lực của cơ quan tổ chức.
thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo đảm sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ
quan, đơn vị khắc phục mọi sự gián đoạn chậm trễ.

-xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức với các nhà quản lý
tạo ra sự thống nhất nội bộ.
*các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ
quan, chương trình kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch của đơn vị tạo lên sự phối hợp tác
động tương hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
công tác văn thư
câu 1: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội
dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì?
công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện
quyết định số 24-ct của chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm về công tác văn thư
như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình
quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đích chính của công tác văn
thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản lý và sử
dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt
động của các cơ quan có hiệu quả".
đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được. làm tốt
công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây.
-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải
quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng
đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ.
-công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước, ngăn chặn việc sử
dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp.
-công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ không cần thiết,
tiết kiệm được công sức và tiền của.
ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để
phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu
dài.
nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc:
1-xây dựng và ban hành các văn bản:
-soạn thảo văn bản

nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật.
quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.
+nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại.
-loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của đảng, đoàn thể,
văn bản mật.
-loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.
+bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.
-bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.
-có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi.
+đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóng dưới số ký hiệu hoặc khoảng trống giữa
tác giả và tiêu đề.
+vào sôe đăng ký:
-ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.
-có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
+trình văn bản:
-tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
+chuyển giao văn bản:
-bảo đảm đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.
+theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
2.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:
mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát
hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt yêu cầu nội dung và hình
thức.
quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1-soát lại văn bản:
-kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản.
2-vào sổ đăng ký văn bản đi.
-ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết
ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từng loại.

-đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
-việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải có
tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
-việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được mang dấu về nhà,
đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt).
6-công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản
liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo
một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống
nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho công
tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên
quan đến nhiều chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác
văn thư. một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu
kém của công tác văn thư.
-đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư.
-xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn
phòng trong tình hình mới.

+văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về số,
ký hiệu, ngày tháng, trích yếu…
+theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản đến văn thư lựa chọn hình thức đăng
ký cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
-trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo chế độ văn thư của từng cơ quan.
-chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển giao văn bản.
-chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận
chuyển bằng hơi nén.
-theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến được quy
định chặt chẽ trong thực tế có nhiều sai phạm. cụ thể là:
-tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm theo các thói quen hành chính.
-thực hiện một số khâu bước mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: nhận văn bản, bóc
bì và đăng ký vào sổ.
-chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến cho
lãnh đạo; chuyển văn bản đến không đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm.
câu 4: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn
đi. thực tế khâu nghiệp vụ này thường mắc phải những sai lầm gì?
những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
-mọi công văn đi đều phải qua văn thư, đăng ký, đóng dẫn và làm các thủ tục gửi đi.
-văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định sạch sẽ,
không sửa chữa, tẩy xoá và phải kiểm tra thủ tục hành chính đăng ký số, ngày tháng của văn
bản trước khi truyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
#các bước tiến hành nghiệp vụ:
-bước 1: soát lại văn bản: kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định của pháp
luật. nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện.
-bước 2: vào sổ đăng ký vă bản đi.
+ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 - 01 đến ngày
31 - 12 mỗi năm.
+ghi ngày tháng của văn bản: về nguyên tắc văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy. ngày
tháng được ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm

-văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách nhiệm phải giải quyết quản lý
đúng thẩm quyền.
-việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng.
-thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận,
chuyển giao, tiêu huỷ văn bản mật.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
-vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng
trong đó nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi
nhận, ký nhận.
-lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn không
còn giá trị.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật.
-vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ
vào sổ bì ngoài bì văn bản. bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn
thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì. chỉ bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật
mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản.
-những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các
quy định về chế độ bảo mật. các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật
phải được sự cho phép của thủ trưởng cơ quan có tài liệu mật. việc sao chụp tài liệu mật phải
đăng ký với văn thư: phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung sao chụp, số lượng, mục đích họ tên
người sử dụng, địa chỉ. văn thư thực hiện đúng quy định vào sổ lưu phiếu đăng ký à chịu
trách nhiệm về công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện.
-tài liệu mật được bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm kết). tài liệu "tuyệt đối", ”tối mật"
được bảo quản ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan quyết
định.
-các công văn mật được lưu trong hồ sơ riêng. việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo
của thủ trưởng cơ quan.
-tiêu huỷ: các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần lưu phải
tiêu huỷ.
nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nước ta cho đến nay được thực hiện có hiệu quả bảo

*đăng ký vào sổ: việc đăng ký vào sổ là một nội dung quan trọng trong quản lý văn bản. đó
là sự ghi chép lại những điểm cần thiết của văn bản. việc đăng ký vào sổ phải bảo đảm chính
xác, rõ ràng, đầy đủ. đăng ký vào sổ giúp cho cơ quan nắm được số lượng văn bản chủ thể,
nội dung hiệu lực và các phương diện quan trọng khác của việc văn bản.
*lập hồ sơ (tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2)
hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự kiện hoặc một đối tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả…
được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể
của một số cơ quan, một cá nhân.
lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá
trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản
liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo
một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống
nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho công
tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên
quan đến nhiều chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác

-lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu
trữ.
-công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa
học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ
gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lưu trữ.
-công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ
một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ
có giá trị tránh được việc lập hồ sơ trùng lập.
* các loại hồ sơ:
-hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao các văn bản pháp quy về một công tác nghiệp vụ làm
căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. hồ sơ nguyên tắc có thể bao gồm bản soa văn
bản của nhiều năm, không thuộc diện hồ sơ nộp lưu của cơ quan.
-sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo từng vấn đề, từng sự việc. trong từng vấn đề,
từng sự việc lại sắp xếp theo thư tự thời gian.
-sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ là những hồ sơ nguyên tắc rất cần thiết cho
cơ quan, đơn vị.
-hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ trưởng cơ quan nghiên
cứu và sử dụng cán bộ. bởi vậy hồ sơ nhân sự không thể thiếu được trong hoạt động quản lý
nhà nước .
-hồ sơ nhân sự thường được bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất. việc sắp xếp tài
liệu, văn bản trong túi hồ sơ và theo qúa trình phát sinh, phát triển và kết thúc vấn đề sự việc
của cán bộ đó.
phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự theo trách nhiệm: phân cấp và phan loại, sắp xếp
theo đặc trưng vần chữ cái kết hợp với đặc trưng cơ cấu đơn vị. hồ sơ nhân sự thuộc loại tài
liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khi khai thác, sử dụng hồ sơ.
-hồ sơ trình duyệt:
mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trưởng duyệt, ký văn bản không chỉ đơn thuần đưa ra một
văn bản dự thảo đó mà phải kèm theo những văn bản khác có liên quan và tập hợp vào trong
hồ sơ trình duyệt. qua đó thủ trưởng cơ quan có thêm điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê
chuẩn văn bản, dự thảo.

sơ để khai thác tra cứu được nhanh chóng, thuận lợi, tạo điều kiện để bảo quản tốt hồ sơ bao
gồm các công việc (bên trong).
+đánh số tờ.
+viết mục lục văn bản.
+viết tờ kết thúc.
* biên mục ngoài bìa:
+ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ.
+ghi số kí hiệu hồ sơ.
+ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc.
+ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản.
5. đóng quyển:
hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển để cố định trật tự sắp xếp các văn bản tài liệu
trong hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lưu và sử dụng lâu
dài.
6. nộp lưu hồ sơ:
việp nộp lưu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ theo quy trỡnh phải nộp lưu.
câu 9.hay phân tích cac đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "báo cáo về công tác bảo vệ môi
trường của ubnd các quận thuộc địa bàn thành phố hà nội năm 2001".
-trình bày khái niệm lập hồ sơ.
-các đặc trưng văn bản tài liệu để lập hồ sơ.
-vận dụng vào tình huống này.
hồ sơ đã nêu được lập dựa trên các đặc trưng cơ bản:
-đặc trưng về tên gọi: các văn bản có cùng tên loại là báo cáo.
-đặc trưng vấn đề: các văn bản đề cập đến một nội dung là công tác bảo vệ môi trường.
-đặc trưng tác giả: ubnd các quận.
- đặc trưng địa dư: các quận thuộc địa bàn hà nội.
*lưu ý: trong phần ôn tập có vấn đề "hãy lấy ví dụ một hồ sơ cụ thể để phân tích cách sắp
xếp trong hồ sơ công vụ" có thể lấy hồ sơ cộng tác quy hoạch ở một địa điểm nào đó và chỉ
ra cách sắp xếp.
-theo trình tự giải quyết vấn đề: văn bản chỉ đạo, văn bản ……

công tác lưu trữ là việc lựa chọn giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản giấy tờ có giá trị
được hình thành trong quá trình hoạt động của cư quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra
cứu thông tin qúa khứ khi cần thiết.
công tác lưu trữ được thực hiện hai chức năng chủ yếu:
-tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phòng lưu trữ quốc gia và phòng lưu trữ của
cơ quan.
-tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương chính sách và
những nhiệm vụ chính trị của đảng và pháp luật của nhà nước đề ra trong từng gia đoạn.
hai chức năng này của công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. thực hiện tốt chức
năng bảo quản sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu có hiệu quả.
vì sao nói như vậy? điều này có thể lý giải từ hai góc độ cơ bản: số lượng của tài liệu và tổ
chức tài liệu. việc tổ chức và sử dụng taì liệu sẽ không thể thực hiện hoặc thực hiện không có
hiệu quả khi không có tài liệu lưu trữ có giá trị, có ý nghĩa. tài liệu lưu trữ thiếu đồng bộ toàn
diện các tài liệu lạc hậu sẽ không có tính hữu dụng trong đời sống xã hội. mặt khác, tài liệu
có giá trị nhưng được tổ chức thiếu khoa học, tản mạn, tuỳ tiện thì việc tổ chức sử dụng sẽ
gặp rất nhiều khó khăn dẫn đến sự tốn kém về thời gian, công sức. vô hình dung tính hiệu
quả, mục đích hiệu quả trong khai thác tài liệu không đạt được.
ngược lại, tổ chức sử dụng tốt phòng lưu trữ quốc gia, phòng lưu trữ cơ quan là động lực
thúc đẩy thực hiện chức năng bảo quản phòng tài liệu lưu trữ. thực chất chức năng tổ chức và
sử dụng tạo ra ý nghĩa vai trò của chức năng bảo quản? nó giải đáp cho câu hỏi bảo quản để
làm gì? bảo quản tài liệu không thể có mục đích tự thân mà xuất phát từ yêu cầu tổ chức và
sử dụng. có đặt ra vấn đề tổ chức và sử dụng tài liệu thì mới cần phải bảo quản tài liệu, lưu
trữ tài liệu, tổ chức khoa học các loại văn bản giấy tờ. chức năng tổ chức và sử dụng không
đem lại những giá trị đích thực thì căn nguyên cắt nghĩa là chức năng bảo quản được làm
chưa tốt (tất nhiên vẫn có trường hợp tài liậu bảo quản tốt mà tổ chức và sử dụng yếu kém)
và đã phải hoàn thiện, phải đổi mới chức năng bảo quản.
có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ của chúng ta dù đã cố gắng đổi mới hoàn thiện vẫn
còn không ít những yếu kém, thiếu sót. chỉ riêng chức năng bảo quản tài liệu cũng có nhiêù
vấn đề cần phải khắc phục, sửa chữa. nhiều tài liệu có giá trị trong lịch sử đã không được bảo
quản lưu trữ tốt dẫn đến những hư hại đáng tiếc không thể phục hồi (các quyết định chỉ đạo

các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. có 9 tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu.
thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu.
thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu.
thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành tài liệu.
thứ tư, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
thứ năm, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phòng lưu trữ.
thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý.
thứ tám, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
thứ chín, tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu.

câu 4: trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. có các hình thức nào được
áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ? hình thức nào được coi là hiệu quả nhất ?
vì sao?
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan nhà
nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học,
tuyên truyền giáo dục, văn hoá quân sự và phục vụ các quyền lợi chính đáng của nhân dân.
ý nghĩa:
-các tài liệu lưu trữ được sử dụng thiết thực vào đời sống, từ giá trị lý thuyết đến giá trị thực
tiễn, tạ ra ý nghĩa cho tài liệu lưu trữ.
-bảo đảm các tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích, đúng hiệu quả.
-bảo đảm sự công bằng giữa các chủ thể trong xã hội về việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
cho đời sống cá nhân.
các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ.
-tổ chức sử dụng tại phòng đọc.
-triển lãm tài liệu lưu trữ.
-cấp phát chứng nhận lưu trữ, bản sao lục và trích sao tài liệu lưu trữ.
-viết bài đăng báo phát thanh truyền hình.
-công bố tài liệu lưu trữ.
trong các hình thức tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ, hình thức viết bài đăng báo, phát

-đánh giá được một cách chýnh xác vũ yêu cầu công việc.
-fù hợp với chờt lượng cán bộ công chức.
-fù hợp với biên chừ.
+trong qúa trình thực hiện.
-tuân thủ những yêu cầụ
-thay đổi khi có căn cứ đú cho rằng có sự không hợp lý.
17.tại sao fải dựng và thực hện qui chừ làm việc trong công sở? qui chừ làm việc fải
đảm bảo những yêu cầu nàỏ
trả lời: khái niệm qui chừ làm việc: chúng ta fải xây dựng qui chừ làm việc vì:
-không có qui chừ làm việc tổ chức hoạt động không hiệu quả, tuỳ tiện thiừu căn cứ.
-chỉ trên cơ sở qui chừ công sở mới tổ chức và điũu hành có căn cứ khoa học.
-trên cơ sở qui chừ các thành viên mới thờy rõ được trách nhiệm của mình, công việc của
mình, yêu cầu mong đợi của tổ chức đối với mình. đó là động lực đú các thành viên làm việc
có kỷ luật có hiệu quả.
-giúp cho công sở hoạt động thông suờt nhịp nhàng fối hợp được nguồn nhân tài vật lực
trong công sở.
*yêu cầu đối với qui chừ:
-yêu cầu vũ nội dung.