Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
Trong thế kỷ 21, chúng ta đang sống và làm việc trong nền khoa học công
nghệ tiên tiến, hiện đại với các thành tựu thần kỳ cùng xu thế toàn cầu hoá kinh tế.
Xu thế này tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn
hoá, xã hội của mỗi quốc gia.
Cùng với sự "bủng nổ thông tin" của thế kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng
cha từng thấy về thông tin trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế từ Chính phủ
(cấp trung ơng và cấp địa phơng) đến lĩnh vực t nhân.
Thông tin luôn đóng một vài trò đặc biệt quan trọng đến sự phát triển của
đất nớc.
Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin luôn gắn liền với công tác văn
phòng vì văn phòng đợc coi nh "cổng gác thông tin" của cơ quan.
Nh vậy, vấn đề đặt ra để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
tốt nhất trong điều kiện hiện nay là các cơ quan, đơn vị vừa phải tăng cờng đầu t
trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thờng xuyên bồi dỡng kiến thức
chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng.
Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) cũng nh vốn kiến thức đã tích luỹ đợc ở nhà tr-
ờng, em đã chọn đề tài " Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin
ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội". Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu đề
tài này, em đa ra những giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội.
Đề tài của em đợc chia ra ba chơng chính, bao gồm:
Ch ơng I . Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt
động văn phòng
Ch ơng II . Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NHNo & PTNT
Hà Nội
1
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Ch ơng III . Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong văn

vào và đầu ra. " Hộp đen" để xử lý các thông tin phục vụ hoạt động điều hành của
cơ quan, đơn vị, chính là văn phòng.
Hệ thống thông tin trong cơ quan, đơn vị sẽ bao gồm:
- Các yếu tố môi trờng tài nguyên. Nó đợc coi nh các nguồn vô hạn của một
số " Tệp dữ liệu" mà đơn vị cần bảo quản. Nguồn dữ liệu đó sẽ mô tả đầy đủ về
các yếu tố môi trờng, tài nguyên, để trên cơ sở đó mà cơ quan, đơn vị nghiên cứu
lựa chọn những dữ liệu nào? sự phong phú, đa dạng của môi trờng không phải là
3
Quá trình
chuyển đổi
Thông tin vào
Thông tin ra
Thông tin phản hồi
Thông tin vào
Thông tin ra
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
lộn xộn, thiếu trật tự trong nguồn dữ liệu mà nó đợc xếp đặt tuân theo những quy
luật nhất định.
-Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị sẽ có những bộ phận chuyên thu
thập thông tin theo các dữ liệu khác nhau bao gồm thông tin của môi trờng và
thông tin phản hồi.
- Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin đợc cung cấp không phải đã đáp ứng
yêu cầu sử dụng ngay mà còn phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có những
thông tin hữu ích. Những hoạt động đó đợc tập hợp thành hệ thống đồng bộ gọi là
hệ thống xử lý thông tin.
- Hệ thống lu trữ: Thông tin thu thập đợc có thể sử dụng không hết ngay
hoặc chỉ sử dụng một lần, vì thế ngời ta cần cất dữ để sử dụng lâu dài hoặc cho
yêu cầu khác. Đồng thời kết quả chế biến thông tin cần đợc lu trữ để kiểm chứng
khả năng xử lý thông tin và những quyết định của lãnh đạo đề ra để duy trì các
hoạt động của cơ quan.

sung, hoàn thiện kế hoạch đã có hay cách ứng phó mang tính tình thế trong một
hoàn cảnh nhất định. Cũng có thể là những thông tin từ bên dới về những sự cố bất
thờng nằm ngoài dự kiến, cần có sự chỉ đạo kịp thời của cấp trên.
3.2. Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng
Thông tin đợc chia thành hai loại:
- Thông tin tra cứu: là những thông tin đa đến cho ngời tiếp nhận những nội
dung có tính quy ớc, những căn cứ, kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành.
- Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự
xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó, để họ chủ động đề xuất các biện
pháp ứng xử hiệu quả nhất. Loại thông tin này cũng mang tính không ổn định,
không thống nhất.
3.3. Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động
Theo cách này thông tin đợc chia thành:
5
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
- Thông tin kinh tế: là thông tin phản ánh quá trình hoạt động kinh tế trong và
ngoài nớc. Cũng có thể chia nhỏ hơn thành thông tin kinh tế trong các nghành hoạt
động: nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại, du lịch...
- Thông tin chính trị- xã hội: là thông tin phản ánh hoạt động về tình hình
chính trị xã hội trong nớc và trên thế giới. Những thông tin này có thể là tình hình
từng ngày hoặc thông tin từ tổng kết 1 quá trình, 1 sự kiện, 1 giai đoạn hoạt động.
Ngoài ra còn có: - Thông tin về an ninh quốc phòng.
- Thông tin về môi trờng
- Thông tin về quan hệ quốc tế.
Mỗi loại thông tin đợc gắn liền với đặc trng của từng lĩnh vực mà mỗi lĩnh
vực lại tuân theo những quy luật vận hành khác nhau, cho nên các loại thông tin
trên sẽ đợc sử dụng cho từng mục tiêu hoạt động của đơn vị.
Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin của các chủ thể mà mỗi loại
thông tin trên lại đợc phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ.
3.4. Phân loại thông tin theo thời gian

cung cấp thông tin . Phân chia thông tin thành từng khối còn có tác dụng kiểm
soát thông tin nhằm loại bỏ những thông tin sai lệch, làm ảnh hởng đến kếy qủa
hoạt động của cơ quan.
- Đảm bảo chất lợng thông tin
* Chất lợng thông tin đợc phản ánh bằng nhiều tiêu chí khác nhau nh:
+ Tính chính xác của thông tin: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý
phân tích đánh giá tình hình từ đó đề ra các quyết định ứng xử trong từng lĩnh vực
hoạt động của đơn vị. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không
chính xác và từ đó sẽ có kết quả vội vàng gây hậu quả xấu đến hoạt động của tổ
chức
+Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng đối với các nhà quản lý
thì phải đảm bảo đủ về lợng. Thông tin đầy đủ là phải mô tả đợc một cách trọn vẹn
sự kiện , quá trình yếu tố nào đó. Nếu thiếu 1 trong các loại thông tin trên sẽ làm
7
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
cho ngời sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ về đối tợng nghiên cứu, dẫn đến
những hành vi ứng xử sai lệch.
+ Tính hệ thống: không chỉ cần đủ về lợng mà thông tin còn phải đợc xắp
đặt theo hệ thống logic mới phản ánh đợc đầy đủ đối tợng nghiên cứu. Cung cấp
thông tin có hệ thống còn giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí
tìm kiếm thông tin
+ Tính kịp thời: trong thời đại bùng nổ thông tin thì yêu cầu về tính kịp thời
của thông tin ngày càng trở nên bức xức . Có đợc thông tin kịp thời sẽ quyết định
thắng lợi của đơn vị lên đến trên 50%.
+ Tính đơn giản, dễ hiểu: nếu thông tin đợc cung cấp mà phức tạp sẽ dẫn
đến tình trạng hiểu sai , làm sai. Từ lý do đó nên thông tin chuyển đến ngời sử
dụng phải rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ xen, dễ nhớ.
+ Tiết kiệm thông tin: thông tin đợc khai thac từ các dữ liệu khác nhau với
các trữ lợng khác nhau, nên ngời khai thác phải biết khai thác đến mức nào là đủ
cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn thông tin . Việc khai thác đủ thông

- Phân tích và xử lý thông tin : Đây là việc vận dụng sự sáng tạo của bộ óc
con ngời để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lợng thông tin đã thu nhận đợc.
Yêu cầu của khâu này là xử lý thông tin tổng hợp để tài liệu, số liệu phản ánh đợc
tình hình, xác định đúng bản chất, hiện tợng của chúng. Muốn đạt đợc yêu cầu
trên, phải tiến hành một số thao tác cụ thể nh:
+ Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu
+ Hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liêu, tài liệu
Mục tiêu của quá trình này là xử lý thông tin, đa ra các giải pháp, phơng án
cho các quy định quản lý đợc thực hiện dới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng
kiến giải quyết, hoặc cao hơn nữa là làm những căn cứ, định hớng để ngời lãnh
đạo quản lý ban hành các văn bản quản lý hoạt động của tổ chức. Đó chính là tiền
đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị, thông tin trong quản lý điều
hành.
9
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
- Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải đợc phổ biến nhanh chóng,
kịp thời đến đúng đối tợng bằng các hình thức thích hợp nh truyền đạt các hội
nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với cơ sở, phổ biến qua các nguồn tin đại
chúng, báo đài...
- Bảo quản lu trữ thông tin : Mục đích của quy trình này là kéo dài thời gian
sử dụng các nguồn tin không chỉ để phục vụ cho các nhà quản lý ra quyết định mà
còn cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác mà cũng không
chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy, tài liệu thông tin phải đợc bảo quản, lu trữ cẩn
thận theo các phơng pháp khoa học khác nhau nh: lu trữ các dữ kiện đó vào máy
tính, vào phim ảnh hoặc sắp xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá, tủ để khi cần là có
thể tìm đợc ngay.
Qua những lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động của
văn phòng, chúng ta thấy đợc sự đóng góp trực tiếp của thông tin là khó có thể đo
lờng hết cả về kinh tế lẫn xã hội. Một nguyên lý có thể nhận thấy rằng hiện nay
những khối lợng thông tin khổng lồ rất cần để vận hành bộ máy quản lý và nền

hàng nhà nớc.
Trụ sở chính của chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đặt tại số 77 Lạc Trung
- Quận Hai Bà Trng - Hà Nội.
Trong những ngày đầu thành lập, Ngân hàng đã gặp phải rất nhiều khó khăn
do quá trình chuyển dịch từ nền kinh tế theo cơ chế tập trung bao cấp sang nền
kinh tế thị trờng. Sau 15 năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng đã đạt đợc những
thành tựu to lớn, góp phần vào sự nghiệp chung, xây dựng nền kinh tế vững mạnh
cho thủ đô Hà Nội.
Trải qua nhiều thử thách Ngân hàng ngày càng đi lên và khẳng định chỗ
đứng của mình trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam.
1
Mục lục
II. Cơ cấu tổ chức
Qua 15 năm hoạt động, cùng với sự phát triển liên tục, Ngân hàng luôn chú
ý đầu t thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hiện có, trẻ hoá đội ngũ
cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên (CBCNV), mở rộng
các phòng ban; Hiện tại NHNo & PHNT Hà Nội đang hoạt động với 8 phòng ban
có 165 CBCNV dới sự chỉ đạo và quản lý của một Giám đốc, 2 phó Giám đốc.
Sơ đồ tổ chức quản lý NHNo & PTNT Hà Nội
Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội là chi nhánh cấp 1. Với sự phát triển
không ngừng, đến nay ngân hàng đã thiết lập đợc 10 chi nhánh trực thuộc, 25
phòng giao dịch và 10 quỹ tiết kiệm đặt tại các quận các chi nhánh trực thuộc
NHNo & PTNT Hà Nội.
Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng
kế
toán
Phòng
kiểm

3 Chi nhánh Thanh Xuân nt 1995
4 Chi nhánh Tây Hồ nt 1996
5 Chi nhánh Giảng Võ nt 1996
6 Chi nhánh Cầu Giấy nt 1997
7 Chi nhánh Đống Đa nt 1999
8 Chi nhánh KV Tam Trinh Cấp 2 loại 5 1999
9 Chi nhánh Tràng Tiền Cấp 2 loại 4 2002
10 Chi nhánh Chơng Dơng nt 2002

Bảng chi nhánh trực thuộc NHNo & PTNT Hà Nội
III. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
1. Giám đốc
- Giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội do chủ tịch Hội đồng quản trị
NHNo Việt Nam bổ nhiệm, là ngời trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Ngân
hàng.
- Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ và đào tạo
- Ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản và các hợp đồng
khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định.
- Phân công cho phó Giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài ngành có
liên quan trực tiếp đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn và uỷ
quyền cho Phó Giám đóc bằng văn bản khi vắng mặt.
2. Phó giám đốc
- Do Tổng Giám đốc của NHNo Việt Nam quyết định bổ nhiệm
- Thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc vắng mặt.
- Chỉ đạo, điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách và
chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các quyết định của mình.
- Bàn bạc và tham mu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh ngân hàng
theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ một thủ trởng.
3
Mục lục

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hớng
kinh doanh của NHNo.
- Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các
chi nhánh trên địa bàn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
3.5. Phòng thanh toán quốc tế
- Mở L/C (Letter credit) trả chậm
+ L/C nhập khẩu
+L/C xuất khẩu
- Thanh toán biên mậu
- Đồng tài trợ xuất nhập khẩu
- Thanh toán tiền điện ( chuyển tiền điện)
- Thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT
3.6. Phòng tổ chức cán bộ - Đào tạo
- Xây dựng quy định, lề lối làm việc trong đơn vị mà mối quan hệ với tổ
chức Đảng, công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề cử cán bộ, nhân viên đi công tác,
học tập trong và ngoài nớc.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ
nghỉ hu, nghỉ chế độ theo quy định của nhà nớc, của ngành ngân hàng.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thởng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.7. Phòng vi tính
- Tổng hợp, thống kê và lu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của
ngân hàng.
- Quản lý, bảo dỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.8. Phòng Hành chính
- Xây dựng chơng trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh
5

6
Mục lục
kính nổi Bình Dơng; Tổng Công ty Máy động lực và máy nông nghiệp vay 12
triệu USD để đầu t dự án xe Bus xuất khẩu sang IRAV. Nhờ đổi mới kinh doanh
nên năm 2001 có thêm trên 18 doanh nghiệp vay vốn tín dụng tại NHNo & PTNT
Hà Nội.
- Bên cạnh đó, ngân hàng còn mở rộng cho vay sinh hoạt đối với cán bộ,
nhân viên, sĩ quan, công nhân viên quốc phòng trong các doanh nghiệp, trờng học,
bệnh viện, lực lợng vũ trang với gần 400 tỷ đồng.
- Cho hộ nghèo vay: đợc sự giúp đỡ của các Quận, phờng NHNo & PTNT
Hà Nội đã giải ngân cho gần 700 hộ nghèo vay 2.100 triệu đồng tạo thêm đợc
công ăn việc làm, tăng thu nhập, trả nợ Ngân hàng sòng phẳng, đến cuối năm còn
835 hộ có d nợ vay ngân hàng 2.300 triệu đồng. NHNo & PTNT đã góp phần cùng
các cấp, các ngành của Hà Nội thực hiện chơng trình 03 của thành uỷ Hà Nội về
xoá đói giảm nghèo.
- Chất lợng tín dụng nợ quá hạn chiếm 2,85% d nợ, đó là nợ tồn đọng của
một số doanh nghiệp nhà nớc đợc giãn nợ từ nhiều năm dồn lại. Song nhờ chất l-
ợng tín dụng từ năm 2000 đến nay đã từng bớc đợc nâng lên rõ rệt.
Năm 2000 2001 2002
Nguồn vốn 3345 4257 6152
D nợ 1295 1572 2003
Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh

* Hoạt động kinh doanh đối ngoại
Năm 2002 NHNo & PTNT Hà Nội tiếp tục mở rộng nghiệp vụ thanh toán
quốc tế, đến nay Ngân hàng đã có quan hệ đại lý và thanh toán với 600 ngân hàng
và chi nhánh ngân hàng nóc ngoài, phát triển nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ, nhân dân
tệ và tổ chức thanh toán biên mậu nhằm đảm bảo thuận lợi cho khách hàng có
quan hệ mua bán với Trung Quốc.
- Về xuất khẩu: Gửi chứng từ đòi tiền đến 74 món, trị giá 1,8 triệu USD, thu

- Đầu t tín dụng tăng 30%, tập trung đầu t cho các dự án sản xuất, chế biến
hàng nông sản xuất khẩu và các mặt hàng thay thế nhập khẩu.
8
Mục lục
- Lợi nhuận tăng 20% so với năm 2002
* Các giải pháp thực hiện
- Mở rộng mạng lới kinh doanh: trong năm 2003 sẽ khai trơng thêm 10 - 12
phòng giao dịch để khai thác các loại nguồn vốn.
- Bố trí lại lực lợng lao động, tăng cờng cán bộ tín dụng để mở rộng d nợ
cho các thành phần kinh tế. Tập trung để mở rộng dự nợ cho các thành phần kinh
tế. Tập trung xử lý nợ tồn đọng và kiến nghị các cấp, các ngành xử lý đối với
những doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả.
- Thực hiện khoán tài chính và tiền lơng triệt để đến các ngân hàng, từng
phòng ban và tiến tới từng ngời lao động, gắn quyền lợi vật chất và trách nhiệm
của từng ngời trong kinh doanh.
- Tăng cờng kiểm tra, kiểm soát, xử lý nghiêm túc những cán bộ thiếu tinh
thần trách nhiệm hoặc hiệu quả kinh doanh thấp.
- Đào tạo tại chỗ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ mà trớc hết là cán bộ
lãnh đạo các phòng ban,các ngân hàng Quận, các phòng giao dịch... coi đây là tiêu
chuẩn quan trọng để thi nâng bậc lơng hoặc chuyển ngạch lơng viên chức.
B. Tổ chức hoạt động thông tin của văn phòng NHNo & PTNT
Hà Nội
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những
mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng
cũng có những chức năng tồn tại độc lập tơng đối nh các tổ chức, đơn vị khác cả
về phơng diện tự nhiên và phơng diện xã hội. Bên cạnh đó, văn phòng bao gồm
những hoạt động nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Văn phòng dù
là "văn phòng đầy đủ" hay " Văn phòng không đầy đủ" cũng luôn thực hiện đầy
đủ 3 chức năng là chức năng tham mu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu cần.