LỜI CẢM ƠN
Để viết một khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tự
động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báp cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương
mại Liên Việt” ngoài sự nổ lực của bản thân qua quá trình học tập còn có sự giúp đỡ
rất nhiều của Thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, cùng ban lãnh đạo cũng
như cán bộ nhân viên trong công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt.
Lời đầu tiên em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông
tin đã tận tình truyền đạt kiến thức trong 4 năm học tập. Vốn kiến thức được tiếp thu
trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn
là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.
Tiếp đến, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Thầy giáo ThS. Nguyễn
Đức Minh, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận. Em xin cảm ơn
Thầy đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt quá trình viết khóa luận
tốt nghiệp.
Lời cuối cùng, em xin kính chúc toàn thể quý Thầy Cô trong khoa Hệ thống thông
tin kinh tế luôn dồi dào sức khỏe, thành công trong sự nghiệp giảng dạy của mình.
Do trình độ hiểu biết và thời gian còn hạn chế, bài khóa luận của em chắc chắn
không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của
các Thầy Cô giáo.
!"#$ %&
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Văn Quang
MỤC LỤC
ST Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ Trang
1
'()*+,
1
1
1
-.,, Lập báo cáo về nhân viên
-.,. Lập báo cáo về khách hàng
-.,/ Lập báo cáo về sản phẩm
-.,* Lập báo cáo về hóa đơn
5$.,. Tình hình tăng trưởng của công ty trong các năm
5$. Bảng nhân viên
5$./ Bảng khách hàng
5$.* Bảng sản phẩm
5$.+Bảng hóa đơn
11
13
26
29
38
41
42
42
43
44
45
45
46
46
27
39
39
40
40
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Nghĩa của từ
PHẦN I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu :
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéo
theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Công nghệ
thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia
phát triển trên thế giới, thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai
trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển.
Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực xây dựng thương mại, vai trò của tin học và sử dụng tin
học lại càng có ý nghĩa đặc biệt. Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chất
lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và
phát triển. Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên
khác cho quá trình phát triển. Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao
là sự đảm bảo thành công cho tất cả mọi tổ chức. Vì thế việc sử dụng phần mềm
vào vấn đề tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của doanh nghiệp là
việc làm giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát hoạt động trong công ty.
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt với chức năng chính
là chuyên về cung cấp vật liệu hoàn thiện công trình như: cổng đúc hợp kim
nhôm. Trang trí nội thất … và cung cấp xây dụng như: bơm hút cát, san lấp mặt
bằng. Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng là công ty xây
dựng nên việc kiểm soát quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của công ty sẽ
giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc sắp xếp, quản lý phù hợp hơn. Công
ty còn có nhiều thiếu xót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt quá trình xử
lý số liệu và lập báo cáo, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa
thống nhất. Thực tế hiện nay việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo
cáo tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý bằng tay gây khó khăn và mất
nhiều thời gian cho cán bộ quản lý. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm trong việc
tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo trong công ty để nâng cao
vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên, lập báo cáo sản phẩm, xử lý sản
phẩm của Công ty là cần thiết.
hoàn thiện, giao diện chưa được đẹp.
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Chí Cường, Khoa Công nghệ thôn tin,
Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TPHCM, 2009, với đề tài “ Xây dựng ứng
dụng Quản lý hàng hóa công nợ tại công ty Nam Mai”. Đề tài đã nêu được
5
'()*+,
tổng quan về vấn đề hàng hóa của Công ty từ đấy đưa ra được những thuận lợi
và khó khăn trong việc quản lý hàng hóa của công ty. Trong đề tài còn nêu ra
được khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin các phương pháp luận cơ bản để
thiết kế và xây dựng ứng dụng quản lý hàng hóa công nợ tại công ty.Tuy nhiên,
đề tài mới chỉ thực hiện được công việc quản lý số liệu về hàng hóa của công
ty chưa quản lý rộng được nhiều mặt khác của công ty
Tuy nhiên các đề tài ấy còn các vấn đề như: chưa nêu bật tầm quan trọng ý
nghĩa, các đánh giá, phân tích thực trạng ứng dụng quản lý còn chung chung chưa nêu
rõ ưu điểm, nhược điểm của các đề tài. Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp
ứng được nhu cầu của các nhà quản lý.
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt sau 8 năm thành lập và
phát triển lĩnh vực phát triển các sản phẩm hoàn thiện xây dựng và xây dựng các công
trình đã và đang ngày càng dành được uy tín trên thị trường. Trước kia, khi Công ty
chưa mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo của
công ty đang phải sử dụng thủ công, làm mất thời gian và công sức rất nhiều của người
quản lý. Hiện nay, Công ty đang ngày càng mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình. Để
có thể đáp ứng cho phát triển Công ty thì yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết định
chính là các hoạt động về nhân sự - tổ chức, sản phẩm, tài chính, khách hàng Muốn
vậy tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hóa nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên
chế nhân lực; tuyển mộ, tuyển chọn, các chế độ đãi ngộ, chế độ bảo hiểm xã hội và
bảo hiểm y tế cho người lao động, an toàn lao động và điều kiện việc làm,kế hoạch
bán hàng.chăm sóc khách hàng, quảng cáo sản phẩm Tuy nhiên, việc quản lý số liệu
và lập báo cáo của ông ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt còn thực hiện khá
1.4. Cơ sở để nghiên cứu đề tài:
Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:
- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của công ty.
- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc sử dụng phần mềm
thông dụng hơn với người quản lý của công ty.
1.5. Phương pháp nghiên cứu :
Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát: Quan sát quá trình làm việc của người quản lý công ty
để tìm hiểu về cách thức lập báo cáo và xử lý số liệu của công ty. Từ đó giúp em có
thể nắm bắt được cách sử lý công việc hiện tại của người quản lý để có thể đưa ra giải
pháp cải thiện hiện trạng.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Từ những tài liệu như : Hóa đơn giao dịch,
phiếu thanh toán, báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, lịch làm việc tuần của ca
nhân hay nhóm cá nhân em đưa ra kết luận về cách xử lý số liệu và lập báo cáo tại
công ty.
7
'()*+,
1.6. Kết cấu khóa luận :
Ngoài Lới cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt,
Kết luận, Tài liệu tham khảo, kết cấu khóa luận bao gồm ba phần :
Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.
Phần 2 : Cơ sở lý luận thực trạng Sử dụng phần mềm trong việc tự động
hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và
thương mại Liên Việt.
Phần 3 : Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số
liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt
8
'()*+,
Các phần mềm chuyển dịch mã bao gồm trình phiên dịch và trình phiên dịch:
Các loại chương trình này sẽ đọc các câu lệnh từ mã nguồn được viết bởi các lập trình
viên theo một ngôn ngữ lập trình và dịch nó sang dạng ngôn ngữ máy mà máy tính có
thể hiểu được hay dịch nó sang một dạng khác như là một tậ tin đối tượng (object file)
và các tập tin như viện(library file) mà các phần mềm khác có thể hiểu để vận hành
máy tính thực thi các lệnh.
• Đặc điểm của phần mềm :
Trước đây để tạo ra chương trình máy tính người ta phải làm việc trực tiếp với
các con số 0 hoặc 1 (sử dụng hệ số nhị phân), hay còn gọi là ngôn ngữ máy. Công việc
này vô cùng khó khan, chiếm nhiều thời gian, ông sức và đặ biệt dễ gây ra lỗi. Để khắc
phục nhược điểm này người ta đề xuất ra hợp ngữ, một ngôn ngữ cho phép thay thế
dãy 0 hoặc 1 này bởi các từ gợi nhớ tiếng Anh. Tuy nhiên cải tiến này còn chưa thật
thích hợp với đa số người dung máy tính,những người luôn mong muốn các lệnh chính
là ý nghĩa của các thao tác mà nó mô tả. Vì vậy, ngay từ những năm 1950, người ta đã
xây dựng những ngôn ngữ lập trình mà câu lệnh của nó gần với ngôn ngữ tự nhiên.
Các ngôn ngữ này được gọi là các ngôn ngữ bậc cao.
Chương trình máy tính thường được tạo ra bởi con người, những người này
được gọi là lập trình viên, tuy nhiên cũng tồn tại những chương trình được sinh ra bởi
các chươn trình khác. Chương trình máy tính thường được tạo ra bởi con người,
những người này được gọi là lập trình viên, tuy nhiên cũng tồn tại những chương trình
được sinh ra bởi các chươn trình khác.
,,.ABC#-@ABCD'E#-@
• Tự động hóa : là việc sử dụng các hệ thống kiểm soát như máy tính để kiểm soát máy
móc thiết bị giảm bớt sự cần thiết phải can thiệp của con người. Trong phạm vi điều
chỉnh của công nghiệp hóa, tự động hóa là một bước kế tiếp của cơ giới hoá. Trong khi
cơ giới hoá mang lại cho con người khả năng vận hành máy móc thiết bị để giúp cho
các cơ cấu vật lý hoạt động theo yêu cầu công việc, thì tự động hóa lại làm giảm thiểu
rất nhiều nhu cầu về sự giám sát cần thiết cũng như trí tuệ của con người. Các quy
trình và hệ thống đều có thể được tự động hoá.
mối liên hệ với các chi nhánh ở khắp nơi trên thế giới với giá cước tương đối thấp,
đồng thời được hưởng thụ nguồn tin tức vô cùng vô tận trên mạng, giai đoạn này gọi là
" OA hỗ trợ quyết sách " . Trung Quốc cũng đang theo hướng các nước phát triển,
phấn đấu phát triển kỹ thuật OA thuộc giai đoạn 2 và giai đoạn 3.
11
'()*+,
Đặc điểm của tự động hoá văn phòng là không dùng đến giấy. Vì hầu như tin
tức tài liệu đều được lưu trữ trong máy vi tính không cần phải viết ra giấy, các nhân
viên đều có khả năng phân tích xử lý thông tin trên máy để lấy tài liệu, người ta không
còn bỏ nhiều công sức vào việc sắp xếp chỉnh lý lưu trữ văn bản tài liệu, phần công
việc này đã được giao cho máy vi tính đảm nhiệm.
Hiện các nhà sản xuất đang nghiên cứu chế tạo giới thiệu các loại phần mềm dễ
đọc dễ hiểu, để thúc đẩy phong trào tự động hoá văn phòng tiến triển nhanh hơn.
1.2. Cơ sở dữ liệu
,.,FGD8%HIJK
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản
lý đáp ứng yêu cầu người dùng và thoả mãn các yêu cầu sau:
- Cơ sở là một bộ sưu tập các dữ liệu các tác nghiệp được lưu giữ lại và được
các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chương trình có thể xử lý thay đổi dữ liệu
của một cơ sở dữ liệu.
,..LM'N CO$=F%HIJK
- Cho khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài.
- Khả năng truy nhập một số lượng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả.
- Được xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó người sử dụng có thể quan
sát dữ liệu.
- Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu.
- Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều người cùng sử dụng cơ sở dữ liệu.
- Khả năng kiểm tra truy nhập.
+ Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển
hoạt động của hệ thống.
Hệ thống thông tin (information system) Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để
thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.
Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:
+ Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ.
+ Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS? Một hệ
thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong
sản xuất, quản lý và ra quyết định.
+ Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.
+ Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một
cách thông minh.
13
'()*+,
Nguồn Đích
Thu thập Phân phátXử lý và lưu giữ
Kho dữ liệu
Hình 2.1.Mô hình hệ thống thông tin
Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình
Cường
Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc
thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá
trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay
cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
1.4. Một số lý thuyết về ứng dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử
lý số liệu và lập báo cáo tại công ty:
,*,CHTSD8"UD#SRSV
1.4.1.1.Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống,
• Thiết kế các kiểm soát
• Thiết kế phần mềm
+ Cài đặt hệ thống
Quy trình cài đặt theo tiến trình sau:
Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp cài đặt
Biên soạn tài liệu về hệ thống.
Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
+ Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý và mức logic.
+ Áp dụng phương thức biến đổi:
- Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang
mô tả logic của hệ thống cũ.
- Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang
mô tả logic của hệ thống mới
Bằng cách trả lời:
Ở mức vật lý: Mô tả thực trạng hệ thống cũ làm việc như thế nào, làm gì?
Ở mức logic: Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc như thế nào?
-.. Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
15
'()*+,
Mô tả hệ thống cũ làm việc
như thế nào?
Mô tả hệ thống mới làm việc
như thế nào?
Mô tả hệ thống cũ làm gì?
Phân tích
hệ thống
Phân tích hệ thống Mô tả hệ thống mới làm
gì?
bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.
• Biểu đồ luồng dữ liệu.
+ Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với
nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài.
+ Thành phần:
16
'()*+,
Tên chức năng
Tên kho dữ liệu
Tên tác nhân ngoài
Tên tác nhân trong
* Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử
lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một
cách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới.
Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng. Tên chức năng là một
động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ).
* Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức
năng nào đó.
Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu
là một danh từ (có thể kèm tính từ).
Tên luồng dữ liệu
* Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau
đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào.
Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho. Tên kho là danh từ
hoặc là danh sách thuộc tính.
* Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin
với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định
rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
được quan tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó.
+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ
không phải là bản thân thông tin.
- Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:
* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống
* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống
* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch
hoặc kiểm soát.
+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn
tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái
niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể.
+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết
số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực
thể khác. Có ba kiểu liên kết:
18
'()*+,
Ví dụ: Thực thể Nhân viên
Nhân viên Thẻ nhân viên
1-1
Phòng ban
Nhân viên
1-n
Lớp học phần
Giảng viên
n-n
* Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực
thể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại.
* Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thực
thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứng với
• Thiết kế cơ sở dữ liệu
* Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:
+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp.
+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu.
+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễn
mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu.
+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ
liệu.
* Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:
Bước 1: Xác định các thuộc tính
+ Đánh dấu các thuộc tính lặp.
+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra
từ những thuộc tính khác
+ Gạch chân các thuộc tính khoá.
+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở.
Ví dụ: Trong bài toán quản lý nhân sự, bảng lương nhân viên và hồ sơ nhânviên
Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộc
tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những
thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra
Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn
* Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các
giá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử. Trong mỗi danh sách không được
phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp
đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên.
20
'()*+,
Loại thuộc tính Tên thuộc tính
thuộc tính khoá Mã nhân viên
+ Thiết kế các mẫu thử
Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các
module cùng với các gaio diện giữa các module đó.
+ Các thuộc tính cơ bản của module
- Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tin trả
lại cho chương trình gọi nó.
- Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra
21
'()*+,
B
- Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên
- Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó.
Công cụ diễn tả lược đồ chương trình
+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn
+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên.
Ví dụ: Module A gọi module B.
• Thiết kế giao diện
Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau
+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm
+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm
bắt dễ dàng nhanh chóng.
+ Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗ
trợ phím tắt, phím nóng.
+ Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thay
đổi của người sử dụng.
Các loại giao diện
+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thông
dàng xây dựng được một trương trình với giao diện khá đẹp mà chưa phải viết bất kỳ
một hàm hay thủ tục nào cả. Công cụ thứ 6 là Module dùng để chứa hàm/ thủ tục viết
bằng Access Basic để giải quyết các phần việc quá khó khăn đối với 5 công cụ trước,
do đó làm tăng sức mạnh của Access.
1.4.2.2. Bảng (Table).
a. Cách tạo bảng: Gồm các bước sau:
- Từ cửa sổ Database chọn mục table. Kết quả sẽ mở cửa sổ Table, trong đó có
3 nút lựa chọn: New (dùng để tạo bảng mới), Open (dùng để nhập liệu cho cho bảng
được chọn), Design (dùng để xem, sửa cấu trúc của bảng được chọn).
- Chọn nút New. Ta sẽ nhận được cửa sổ New Table có các lựa chọn: Datasheet
View, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table. Ta chọn kiểu Design
View.
- Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lượt nhập vào các thông tin.
+ Field Name: Tên trường cần đặt.
23
'()*+,
+ Field Type: Kiểu trường.
+ Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trường.
b. Đặt khoá chính (Primary key):
- Chọn các trường làm khoá chính.
- Chọn menu Edit, chức năng Primary key hoặc nhấn vào biểu tượng chiếc chìa
khoá trên thanh công cụ.
1.4.2.3. Truy vấn (Query).
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp và
tìm kiếm dữ liệu. Về thực chất, truy vấn chính là một câu lệnh SQL được xây dựng
nhờ công cụ của Access để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn.
Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như:
- Chọn bảng hay query khác làm nguồn dữ liệu.
- Chọn các trường cần hiển thị.
1.4.2.5. Báo biểu ( Report):
Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu . Báo biểu có khả năng in ấn
như sau:
- In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự, báo cáo.
- In dưới dạng bảng như hồ sơ lương, bảng gia đình, bảng khen thưởng, kỷ luật
- In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang.
Cách tạo Report ( báo biểu) bằng Wizard :
- Chọn Report trong cửa sổ Database.
- Chọn New trong số các công cụ của Report.
- Chọn Report Wizard để thiết kế tự động .
- Chọn Table hoặc Query để làm nguồn cho Report .
- Chọn các trường cần thể hiện trong Report của Table hoặc Query.
- Chọn kiểu Report.
1.4.2.6. Macro:
Gồm một dãy các hành động ( Action)
Cách tạo Macro :
- Chọn Macro trong cửa sổ Database .
- Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro.
- Chọn các Action và các đối của các Action.
- Ghi và đặt tên cho Macro.
25
'()*+,
Copyright: Tài liệu đại học ©