1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
SOULISOUK THOW NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN
TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội – 2013
2

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



MỞ ĐẦU
3
1
Lý do chọn đề tài
3
2
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
5
3
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
6
4
Lịch sử nghiên cứu
7
5
Phương pháp nghiên cứu
10
6
Nguồn tài liệu tham khảo
11
7
Đóng góp của đề tài
13
8
Bố cục của đề tài
13
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ
15
1.1

QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO

47
2.1
Tổng quan về sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Quốc
gia Lào

47
2.1.1
Quá trình hình thành và phát triển
47
2.1.2
Chức năng và nhiệm vụ
49
6

2.1.3
Cơ cấu tổ chức
49
2.1.4
Tình hình tổ chức cán bộ
50
2.2
Tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc
gia Lào

50
2.2.1
Tổng quan về lịch sử tài liệu lưu trữ
51

Xây dựng kế hoạch về số hóa tài liệu lưu trữ
77
3.3
Xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý
nhà nước về công tác lưu trữ

80
3.4
Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

86
3.5
Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu
trữ Quốc gia Lào

87
3.6
Giải pháp cân bằng giữa chất lượng, chi phí, nguồn nhân lực,
phương tiện thiết bị và thời gian

100
3.7
Một số đề xuất và định hướng nghiên cứu trong tương lai
102

KẾT LUẬN
105

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

quan. Một trong số đó là do sự hạn chế về thời gian (thời gian trong việc
khai thác, tiếp cận tài liệu…), không gian (vị trí của nơi khai thác hạn chế,
khó khăn với những độc giả ở xa…) và hình thức tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ của Cục chưa thực sự đáp ứng với nhu cầu của độc giả
trong việc tiếp cận, khai thác các nguồn thông tin đó.
8

Tình trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia
Lào, đòi hỏi cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phải có biện pháp khẩn
cấp và kịp thời để bảo quản tài liệu lưu trữ quý hiếm và những tài liệu có
tần số sử dụng cao đang có nguy cơ bị hư hỏng bằng phương pháp phù
hợp, đáp ứng hai yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ. Đó là vừa bảo quản
an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc vừa tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các nhu cầu của xã hội một cách hiệu quả
nhất. Đây thực sự là một vấn đề rất khó giải quyết và nó tồn tại trong nhiều
năm qua. Do sự phát triển, tiến bộ của khoa học – kỹ thuật, công nghệ –
thông tin, chúng đã tạo ra các giải pháp mới để giải quyết những tồn tại
trên. Một trong số đó là giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ bằng phương pháp
quét ảnh (Scan). Phương pháp này đã tạo cơ hội mới cho ngành lưu trữ
trong việc bảo quản an toàn tài liệu quý hiếm nói riêng, tài liệu lưu trữ nói
chung đang trong tình trạng bị xuống cấp nặng hoặc có tần số sử dụng cao
với tính ưu việt như: tăng cường khả năng bảo quản tài liệu lưu trữ gốc
bằng cách tạo ra bản sao số hóa chất lượng cao và sử dụng chúng trong
việc tổ chức khai thác sử dụng; tăng cường khả năng quản lý, truy cập tài
liệu lưu trữ của phía cơ quan lưu trữ lịch sử và độc giả vốn bị hạn chế về
mặt không gian và thời gian được tổ chức một cách nhanh chóng, tiết
kiệm… Do đó, theo chúng tôi đây là một trong những phương pháp đáp
ứng được nguyện vọng mà tình hình thực tế đang đặt ra hiện nay. Cho nên,
việc triển khai công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ đã trở nên một nhu cầu tất
yếu, khách quan và cấp thiết mà nhiều cơ quan nhà nước nói chung, Cục

- Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản
tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại
một số cơ quan lưu trữ ở Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm
để áp dụng vào Lào.
- Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm định hướng và tổ chức
triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Cục
Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra.
10

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia
Bộ Nội Vụ Lào.
- Các tài liệu của nước ngoài liên quan đến việc thực hiện dự án số
hóa trong ngành lưu trữ như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự
án, cẩm nang thực hiện và quản lý dự án số hóa
- Các phương pháp, công nghệ, quy trình số hóa tài liệu.
- Khảo sát quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa tại một số cơ quan
lưu trữ Việt Nam như: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III.
+ Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
- Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa
khối tài liệu lưu trữ hành chính trên vật mang tin bằng giấy đang bảo quản
tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào (vì đây là tài liệu lưu trữ chiếm số lượng
nhiều nhất trong các loại hình đang bảo quản tại Cục). Các loại hình tài
liệu lưu trữ trên vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm, băng, tài liệu
xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học-kỹ thuật… sẽ không thuộc phạm vi
nghiên cứu của đề tài này.
- Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu và sử
dụng phương pháp số hóa bằng máy quét phẳng (Flabed Scanner) để triển

2
năm 2006 đã dành 1 chương giới thiệu
về “Sử dụng công nghệ kỹ thuật số trong phục chế tài liệu hư tổn” và 1
chương hướng dẫn kỹ thuật hiệu chỉnh hình ảnh của tài liệu nhập vào máy.
- Báo cáo kỹ thuật “Resolution as it Relates to Photographic and
Electronic Imaging (AIIM TR26-1993)” do Uỷ ban tiêu chuẩn về quản lý
chất lượng ảnh và thông tin của Mỹ đưa ra năm 1993 - C10 Standards
Committee of the Association of image and Information Management

1
Nguồn http://vtv.vn/Thoi-su-quoc-te/Nga-so-hoa-Tai-lieu-trong-ky-nguyen-Xo-Viet/71336.vtv, ngày cập nhật
[25/8/2013 3:00 PM]
2
Nguồn http://vanthuluutru.com/index.php?option=com_ccboard&view=postlist&forum=9&topic=108&Itemid=41
ngày cập nhật [10/7/2013 7:18 PM], (TS.Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011)
12

(AIIM). Đây được coi là nền tảng quan trọng trong việc xác định chuẩn
chất lượng của tài liệu số hóa cho đến nay.
Tại Việt Nam, nhiều dự án số hóa đã được tiến hành tiêu biểu là
trong ngành lưu trữ, thư viện và phim điện ảnh. Về lĩnh vực lưu trữ, một số
dự án cấp quốc gia đã được tiến hành như: dự án số hóa tài liệu châu bản
và mộc bản Triều Nguyễn năm 1993-2003, Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Quốc gia, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III đều có dự án số hóa tài
liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử
dụng, tại một số lưu trữ tỉnh, huyện cũng đã bắt đầu thực hiện dự án số hóa
tài liệu lưu trữ. Nhiều văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ
đã được ban hành như: Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
lưu trữ… Trong lĩnh vực nghiên cứu có một số luận văn nghiên cứu liên

cuốn sách đã được số hóa và đưa lên mạng internet.
3

- Đề tài nghiên cứu cấp Bộ “Nghiên cứu xây dựng mô hình thư viện
điện tử về khoa học công nghệ tại cơ quan thông tin khoa học công nghệ
địa phương” do Thạc sĩ Nguyễn Tiến Đức làm chủ nhiệm đề tài năm 2005.
Đề tài đề cập về vấn đề xây dựng mô hình thư viện điện tử bằng cách áp
dụng phương pháp số hóa tài liệu đối với các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa
học công nghệ hình thành trong hoạt động của các cơ quan thông tin khoa
học công nghệ ở cấp địa phương của Việt Nam.
Đối với nước Lào, việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu
trữ vẫn đang là vấn đề rất mới. Trong thời gian vừa qua tại Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào đã bắt đầu thử nghiệm số hóa một số phông tài liệu lưu trữ
giai đoạn trước năm 1975. Tuy nhiên, do không có sự nghiên cứu về lý
luận và thực tiễn công nghệ số hóa vào trong lĩnh vực lưu trữ, cho nên hiện
nay công việc này đang tạm dừng. Sau khi tìm hiểu và khảo sát lịch sử
nghiên cứu vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ ở nước ngoài nói chung và ở Việt

3
Nguồn: http://www.cinet.gov.vn/ArticleDetail.aspx?articleid=46214&sitepageid=52, ngày cập nhật [23/8/2013
2:00 PM]
14

Nam, Lào nói riêng, chúng tôi thấy rằng từ trước đến này chưa có công trình
nghiên cứu nào nghiên cứu về đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu
lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” Vì vậy, đây là một
đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới và chưa có công trình nào đề cập đến.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã vận dụng phương pháp
của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm kim

Việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu trữ là vấn đề mới
đối với ngành lưu trữ Lào. Còn các nước có nền lưu trữ phát triển, họ đã đi
trước và có rất nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai các dự
án số hóa tài liệu lưu trữ. Cho nên trong quá trình nghiên cứu chúng tôi đã
sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu viết bằng tiếng Anh, Việt và Lào về các
vấn đề như :
+ Tài liệu về lý luận:
- Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn
Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và
Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
- Cornell University Library (2003), Moving Theory into Practice Digital
Imaging Tutorial. Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ:
http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html
+ Tài liệu quy phạm pháp luật:
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+ Tài liệu hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ :
- Tài liệu hướng dẫn do tác giả: Sitts, Maxine K. (2000), Handbook for
Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access,
Andover, Northeast Document Conservation Center, Massachusetts.
Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ:
www.nedcc.org/assets/media/documents/dman.pdf
16

+ Tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa:
- Tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa do nhóm tác giả Anne R. Kenney and Stephen
Chapman, Department of Preservation and Conservation Cornell
University (1995), Digital Resolution Requirements for Replacing Text-
Based Material: Methods for Benchmarking Image Quality, Washington,

gia Lào trong thời gian tới. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn làm cơ sở cho
việc nghiên cứu, triển khai bảo hiểm tài liệu lưu trữ sau này.
- Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham
khảo hữu ích cho việc triển khai các dự án số hóa không chỉ tài liệu lưu trữ
mà còn các loại tài liệu khác sẽ được triển khai trong tương lai trên phạm
vi cả nước Lào.
- Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham
khảo bổ ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực số hóa tài
liệu lưu trữ hiện đang là vấn đề rất mới đối với sinh viên. Đặc biệt được
biết thêm nguồn thông tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và các giải pháp,
cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ trong bối cảnh của Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương:
Chƣơng 1: Tổng quan về số hóa tài liệu lƣu trữ
Nội dung chương 1, tác giả tập trung làm rõ những khái niệm, quan
điểm liên quan đến một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu
lưu trữ, các từ ngữ chuyên môn; mục đích sử dụng kỹ thuật số hóa đối với
tài liệu lưu trữ ; trình bày khái quát, tổng quan về kỹ thuật số hóa, những
ưu điểm, hạn chế của nó. Đây là nền tảng về lý thuyết cơ bản của luận văn,
đồng thời là cơ sở để áp dụng cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được đề cập tại chương III.
Chƣơng 2 : Thực trạng tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại Cục
Lƣu trữ Quốc gia Lào.
Nội dung chương 2 như tên gọi của chương, chúng tôi tập trung trình
bày khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
18

của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ; kết quả khảo sát thực tế về tình hình tài

CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ

1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lƣu trữ
Để nghiên cứu quá trình số hóa tài liệu lưu trữ một cách đầy đủ về
các khía cạnh, một trong những công việc rất quan trọng đầu tiên là chúng
ta cần tìm hiểu, tham khảo và đưa ra quan điểm của mình về các khái niệm
liên quan đến nội dung nghiên cứu. Việc số hóa tài liệu lưu trữ là một lĩnh
vực liên quan tới việc áp dụng kỹ thuật – công nghệ. Do đó, nó sẽ có
những khái niệm, thuật ngữ mang tính chất chuyên môn riêng. Vì vậy, việc
làm rõ những khái niệm, thuật ngữ cơ bản trong lĩnh vực số hóa tài liệu lưu
trữ là một việc cần thiết trước khi đi vào nội dung cụ thể, đồng thời đây là
nền tảng được chúng tôi áp dụng trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn.
Trên cơ sở nghiên cứu, tham khảo một số định nghĩa có liên quan đến
lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ trong và ngoài nước, chúng tôi đã khái quát
một số định nghĩa tiêu biểu và đưa ra quan điểm của mình cụ thể như sau:
+ Một số khái niệm cơ bản (thông tin, tài liệu, tài liệu lưu trữ, số
hóa, số hóa tài liệu lưu trữ):
Mục đích của phần này nhằm làm rõ khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ.
Nhưng để hiểu được một cách đầy đủ, chúng ta cần làm rõ một số khái niệm
liên quan như: thông tin, tài liệu, tài liệu lưu trữ, số hóa, đồng thời đây thể
hiện quan điểm của chúng tôi với các thuật ngữ này, cụ thể như sau:
* “Thông tin” (Information):
Theo nghĩa thông thường: thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý
tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trên quan
điểm triết học: “Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới
vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh… hay nói rộng hơn bằng tất cả
các phương tiện tác động lên giác quan của con người” [25;tr14].
20



4
TS. Nguyễn Lệ Nhung, Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”, địa chỉ:
http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu%20trao%20i/DispForm.aspx?ID=17
ngày đăng 24/3/2009 [8.00 AM]
5
“Records: Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or
person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business”, ISO 15489, page 9.
21

vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động
của cá nhân là một phần nội dung tạo nên tài liệu có tính chất pháp lý. Đó
là khả năng làm bằng chứng của tài liệu.
Tài liệu phải đảm bảo 3 yếu tố thông tin như: nội dung (Content),
cấu trúc (Structure) và bối cảnh (Context).
Điều này giúp chúng ta phân biệt với thuật ngữ Bản ghi (Document)
6

mà đặc trưng cơ bản của bản ghi là tính năng động của nó. Các bản ghi có
thể được thành lập bởi tổ hợp nhiều người lập, có thể tồn tại ở nhiều phiên
bản khác nhau trên các bước soạn thảo trong các thời kỳ khác nhau. Đặc
trưng then chốt của tài liệu là tính không thay đổi. Cho nên, tài liệu khác
với bản ghi ở chỗ nó là chứng cứ hoạt động của cơ quan hoặc cá nhân
trong xã hội, nó có hiệu lực pháp lý. Chính sự khác biệt này sẽ giúp chúng
ta phân biệt rõ ràng về ranh giới của tài liệu lưu trữ (bản gốc trên vật mang
tin bằng giấy) với bản sao tài liệu lưu trữ đó bằng kỹ thuật khác nhau như:
bản sao bằng kỹ thuật số, bản sao bằng kỹ thuật in, bản sao microfilm
những bản sao này có được coi như là tài liệu theo nghĩa này hay không?
câu trả lời nó phụ thuộc ở yếu tố thể hiện tính pháp lý làm bằng chứng của
tài liệu đó. Nếu bản sao đó được sao y nguyên bằng các kỹ thuật sao chụp

yếu tố vật mang tin sẽ không còn phù hợp với trường hợp của tài liệu điện
tử. Mặt khác, sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã tạo điều kiện, sự lựa
chọn mới đối với công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Những phiên bản bảo
hiểm này được sao từ tài liệu lưu trữ gốc trên vật mang tin bằng giấy…
bằng kỹ thuật số, microfilm… vẫn được coi là tài liệu lưu trữ khi nội
dung thông tin đã đáp ứng đầy đủ các yếu tố pháp lý, chứng cứ, độ tin
cậy, độ xác thực của tài liệu đó. Tuy nhiên, xét về giá trị của các bản gốc,
bản chính và bản sao đó thì bản gốc, bản chính vẫn là bản có giá trị cao
nhất về mọi khía cạnh. Do đó, các bản sao không có giá trị thay thế hoàn
toàn bản gốc, bản chính. Chỉ có giá trị như tài liệu gốc trong các quan hệ,
giao dịch khi được cơ quan có thẩm quyền chứng thực, cho phép theo luật
định hoặc trong trường hợp tài liệu gốc đã bị mất đi, phá hủy hoàn toàn
23

do thiên tai, chiến tranh… thì bản sao bảo hiểm sẽ được sử dụng như bản
chính theo luật định.
Dù quan điểm khác nhau thì một trong những yếu tố quan trọng nhất
của tài liệu lưu trữ vẫn là thông tin có giá trị cao và khả năng làm bằng
chứng, độ tin cậy, độ xác thực của nội dung thông tin chứa trong tài liệu
trên bất kỳ vật mang tin được pháp luật công nhận trong mọi quan hệ, giao
dịch trong xã hội.
Trên cơ sở nghiên cứu các quan điểm, chúng tôi đã mạnh dạn đưa ra
quan điểm của mình đối với tài liệu lưu trữ như sau:
“Tài liệu lưu trữ là khái niệm chỉ những tài liệu có giá trị ở các mức
độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác
không phụ thuộc vào vật mang tin, thời gian hình thành, nơi bảo quản,
thuộc sử hữu của nhà nước hoặc tư nhân được lựa chọn để lưu trữ phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp
không phụ thuộc vào kỹ thuật sao (bao gồm bản sao bằng công nghệ kỹ

trị thay thế bản gốc như trường hợp xác định giá trị của tài liệu lưu trữ trên
vật mang tin bằng giấy. Vì nhiều trường hợp tính năng của tài liệu điện tử
(như tính năng hiển thị, liên kết…) sẽ đảm bảo tính nguyên vẹn, đầy đủ chỉ
trong môi trường điện tử. Còn khi in ra giấy các tính năng khác sẽ không thể
hiển thị được một cách đầy đủ trong môi trường giấy. Tương tự như vậy, đối
với tài liệu nguyên bản gốc được tạo lập trên vật mang tin bằng giấy có đầy
đủ yếu tố pháp lý. Sau đó được số hóa để bảo hiểm hoặc phục vụ mục đích
khác thì bản gốc sẽ là tài liệu trên giấy và bản sao sẽ là tài liệu số hóa. Tuy
nhiên, việc phân biệt như vậy là phục vụ cho việc xác định giá trị tài liệu
nhưng về cơ bản cả bản gốc, bản chính và bản sao của tài liệu lưu trữ nếu có
đầy đủ yếu tố pháp lý đảm bảo nội dung thông tin là xác thực thì chúng vẫn
được coi là tài liệu lưu trữ.
Riêng đối với tài liệu lưu trữ điện tử, do đặc điểm của chúng là
thông tin không cố định với vật mang tin, tài liệu có thể nhân bản với số
lượng bất kỳ vẫn đảm bảo nội dung thông tin nguyên vẹn như bản gốc. Mặt
25

khác, do sự lỗi thời của công nghệ và phần mềm, bản thân tài liệu lưu trữ
điện tử phải được nâng cấp, chuyển sang phiên bản mới để đảm bảo khả
năng tiếp cận, sử dụng và bảo quản. Cho nên việc phân biệt cái nào là tài
liệu gốc đã trở nên khó khăn. Cho nên, đối với tài liệu lưu trữ điện tử người
ta không quan tâm về yếu tố vật mang tin, thay vào đó sẽ quan tâm đến yếu
tố thông tin được tạo lập phải đảm bảo đầy đủ về thông tin đầu vào, yếu tố
pháp lý, tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực trong suốt vòng đời của
nó, được bảo quản trong hệ thống lưu trữ thông tin, được thiết kế đáp ứng
nhu cầu đã nêu và áp dụng phương pháp quản lý một cách nghiêm ngặt,
khoa học trong suốt vòng đời của chúng. Chính các biện pháp này sẽ hỗ
trợ, củng cố trong việc đảm bảo yếu tố pháp lý, độ tin cậy, độ xác thực của
nội dung thông tin chứa trong tài liệu, nguyên vẹn như chúng đã được tạo
lập ban đầu, đồng thời đảm bảo khả năng tiếp cận nội dung thông tin một

đổi tín hiệu (máy quét/chụp hình) mà máy tính có thể hiểu được.
Để làm rõ khái niệm này chúng ta xem hình minh họa dưới đây: Hình 1.1: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy
Đây là quá trình chuyển đổi tài liệu lưu trữ từ dạng truyền thống
thành dạng số. Đầu tiên tài liệu lưu trữ sẽ được quét hình bằng máy
quét/máy chụp ảnh kỹ thuật số với độ phân giải theo tiêu chuẩn của ngành
lưu trữ. Sau đó tài liệu sẽ được chuyển từ dạng truyền thống thành dạng số
mà máy tính hiểu được và biểu hiện như hình minh hoạ trên.
Trên đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp. Tuy nhiên, nếu hiểu theo nghĩa
rộng, số hóa tài liệu lưu trữ không dừng lại chỉ quét và lưu tài liệu lưu trữ ở
Tài liệu lưu trữ
Máy quét Scanner
Máy vi tính
Tài liệu dạng số sau
khi quét
27

dạng số trên phương tiện điện tử mà chúng là một quá trình bao gồm nhiều
giai đoạn khác nhau từ giai đoạn chuẩn bị số hóa (xây dựng kế hoạch dự án,
mục tiêu, chuẩn bị tài liệu…), giai đoạnh tiến hành số hóa (quét tài liệu, hiệu
chỉnh, lưu tài liệu…) và giai đoạn quản lý, sử dụng tài liệu số hóa (xây dựng
hệ thống quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu an toàn, tin cậy, bảo trì, nâng cấp hệ
thống…). Chúng gắn kết với mục tiêu được xác định như: tăng cường việc
bảo quản bản gốc và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bằng cách tăng khả năng
tiếp cận tài liệu lưu trữ ở dạng số thay việc sử dụng bản gốc của tài liệu. Vì