ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội – 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------------------

NGUYỄN THỊ HẠNH

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung


năm 2016

Tác giả

Nguyễn Thị Hạnh


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
VIẾT ĐẦY ĐỦ

VIẾT TẮT

Công tác lưu trữ

CTLT

Công nghệ thông tin

CNTT

Cơ sở dữ liệu

CSDL

Dân tộc thiểu số

DTTS

Nghị định


Bookmark not defined.
1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữError!

Bookmark

not

defined.
1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu ................................ Error! Bookmark not defined.
1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ .............. Error! Bookmark not defined.
1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ ..................... Error! Bookmark not defined.
1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc ................................................ Error! Bookmark not defined.
1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển .................... Error! Bookmark not defined.
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ........................................... Error! Bookmark not defined.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ...................... Error! Bookmark not defined.
1.4.Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc ................... Error! Bookmark not defined.
1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc .. Error! Bookmark not defined.
1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộcError!
defined.

Bookmark

not


1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc ....Error!
Bookmark not defined.
Tiểu kết chƣơng 1 ........................................................ Error! Bookmark not defined.
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN
DÂN TỘC ...................................................................... Error! Bookmark not defined.

3.1.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.1.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ . Error! Bookmark not defined.


3.2.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.
3.2.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.2.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữError!

Bookmark

not

defined.
3.3.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.
3.3.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.3.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ ............ Error!
Bookmark not defined.
3.4.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.
3.4.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.4.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ............... Error!
Bookmark not defined.
3.5.1. Mục tiêu ............................................................... Error! Bookmark not defined.
3.5.2. Nhiệm vụ.............................................................. Error! Bookmark not defined.
3.5.3. Biện pháp thực hiện ............................................ Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết chƣơng 3 ........................................................ Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN ................................................................... Error! Bookmark not defined.

nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai và tổ chức thực hiện công tác dân tộc
đạt hiệu quả.
Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT chưa được triển khai đồng bộ,
bước đầu thực hiện thử nghiệm một số hồ sơ của phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc. Quá
trình số hoá còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính sách, đầu tư kinh phí, cơ sở
9


vật chất, kỹ thuật đến quá trình tổ chức số hoá. Phạm vi, quy mô còn nhỏ, lẻ; số lượng
tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện số hoá
còn chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu quả số hoá chưa cao...
Trong khi đó, hiện nay kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng ở tất cả các
quốc gia. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ các đối
tượng khác nhau với những mục đích khác nhau ngày càng trở nên đa dạng hơn bao
giờ hết. Cùng với sự tác động mạnh mẽ của nhiều yếu tố ở trong và ngoài nước, thì
yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày càng đòi hỏi cao hơn. Các nhân tố đó tác
động theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới quá trình triển
khai số hóa, đòi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động
tích cực đồng thời hạn chế các tác động tiêu cực đối với quá trình số hóa.
Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, nhằm hoàn
thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công
tác số hoá ở UBDT là một việc rất cần thiết và có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn
đối với công tác lưu trữ tài liệu ở UBDT. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả đã
chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực
thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình, nhằm góp
phần nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc hàng năm ở UBDT.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu:
Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa

Weber, xuất bản năm 1997 đã đưa ra những vấn đề lý thuyết cơ bản về số hoá tài
liệu. (Hartmut Weber (1997), Digitisation as a method of preservation?, Amsterdam,
Netherland); Cuốn “Cẩm nang cho các dự án số hoá: Công cụ quản lý cho việc bảo
quản và truy cập” của Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Andover - Mỹ, xuất bản
năm 2000 là cuốn cẩm nang hướng dẫn đầy đủ cho việc triển khai thực hiện một dự
án số hoá. (Northeast document conservation center Andover (2000), Handbook for
Digital Projects: A management tool for preservation and access, Massachusetts,
USA); Cuốn “Công bố những nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ trong số hoá
tài liệu lưu trữ để bảo quản, số hoá và lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Canada, xuất
bản năm 2002 cũng đưa ra những vấn đề lý thuyết về số hoá tài liệu, những nguyên
tắc và lưu ý khi thực hiện một dự án số hoá. (Canadian Council of Archive (2002),
Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to
preservation of Archival Record, Digitization and Archives, Canada).
4.2. Các nghiên cứu ở trong nƣớc có liên quan đến số hóa tài liệu lƣu trữ

11


Tại Việt Nam, số hoá tài liệu vẫn còn là vấn đề tương đối mới mẻ. Qua tìm
hiểu, có thể kể đến một số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận tốt nghiệp,
các bài viết trong Hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành.
* Các công trình nghiên cứu:
Đề tài cấp Bộ do Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm (2013), “Nghiên cứu các
giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao
bảo hiểm”, Phòng Thông tin - Tư liệu, Trung tâm Khoa học và công nghệ Văn thư
lưu trữ, Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước.
Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về số
hóa như: Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học;
Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam - Thực

pháp số hóa tài liệu lưu trữ, trong đó, đáng chú ý là các bài viết như: “
i u và nh ng v n
s o

t r ” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài; “Công ngh

o hi m trên micro i m

th pv i

giả Nguyễn Thị Phương Mai; “ ài
u tr qu c gi

i n

p

ns os
c

, của tác giả Vũ Văn Tâm…
12

uv s h

ng

h

tài

(2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9; “Nh ng v n
h

tài i u

c

n trong s

u tr ”, của tác giả Lưu Văn Phòng (2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam, số 10; “ hi t
s hoá tài i u
gian, số 1; “ “

u tr

p siêu

i u - công vi c qu n trọng nh t c

một

án

, của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Dấu ấn thời

hoá tài i u

u tr - yêu c u th c tiễn


và s h

mình. uy nhiên cũng còn
tài i u

u tr c n ti p t c

c nghiên cứu:
- Các công trình khoa học mới nghiên cứu một số vấn đề cơ bản và khái quát
một số nội dung chủ yếu về số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ, chưa có công trình nào
nghiên cứu sâu sắc, toàn diện về số hóa tài liệu lưu trữ.
- Chưa có công trình khoa học nào đi sâu nghiên cứu việc triển khai số hóa
tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ.
- Các công trình nghiên cứu cũng mới tập trung nghiên cứu việc số hóa tài
liệu lưu trữ trên vật mang tin là giấy, còn các loại vật mang tin khác chưa được quan
tâm nghiên cứu.
Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn nội dung “Nghiên cứu
triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” làm
13


luận văn thạc sĩ của mình. Lựa chọn nghiên cứu đề tài, luận văn về số hóa tài liệu
lưu trữ, khảo sát thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT, trên cơ sở đó đề xuất
một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT. Do đó, đề tài không
trùng lắp với bất cứ công trình khoa học nào đã được công bố.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu của Luận văn, tác giả đã đề ra nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về số hoá tài liệu lưu trữ
- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.

Những nguồn tài liệu quan trọng mà tác giả tham khảo trong quá trình viết
luận văn là những tài liệu quý và có giá trị đã giúp cho việc định hướng nghiên cứu
của tác giả. Đồng thời, các tài liệu này cũng đã giúp tác giả rất nhiều trong việc sưu
tầm và hệ thống hoá các tư liệu, tài liệu có liên quan.
8. Bố cục của đề tài
Luận văn gồm: phần mở đầu, ba chương và kết luận.
Chương 1: Sự cần thiết của việc số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Chương 2: Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Chương 3: Giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

15


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Nguyễn Thị Chinh, “Vài nét về đặc điểm của tài liệu điện tử”,
th

2.

p chí ăn

u tr , số 11/2011

Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn
Thâm (1990),

u n và th c tiễn C


5.

Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), ừ i n

6.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quy t ịnh s 176/QĐ21/10/2011 c
h

ns os

u tr nhà n

cv

NN ngày

n hành quy trình và

u tr

p

ns o

o

ng.
NN ngày 21


ng ẫn th c hi n quy trình s hoá tài i u

hi m và
7.

ng c sở

p chí ăn th

Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu x y

u tr

i t N m, số 4.

ng mô hình th vi n i n t v

Kho học công ngh t i c qu n thông tin ho học công ngh

ị ph

ng,

đề tài khoa học cấp Bộ.
10.

Nguyễn Cảnh Đương (2008), Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của siêu dữ
liệu trong quản lý tài liệu điện tử,

11.

ng gi i pháp chuy n các

i u

ng s ng micro i m qu máy ghi phim

Kodak I9610, Đề tài khoa học cấp Bộ.
14.

Nguyễn Thị Hà (2013), Nghiên cứu các gi i pháp s

hoá tài i u

gi y qu , hi m c tình tr ng m ch

o hi m, Đề tài khoa

p

ns o

u tr

học cấp Bộ.
15.

Nguyễn Văn Kết, “Văn bản điện tử, chữ ký số - bước đột phá trong hoại
động giao dịch điện tử và công tác văn thư, lưu trữ”,

p chí văn th


i n t t i các

ng tiêu chu n

u tr

O 15489 vào

ịch s hi n n y , Luận văn thạc

sỹ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
19. Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân (tổng hợp), “Tính xác thực của tài liệu
điện tử”,

p chí ăn th

u tr , số 3/2008;

20. Vũ Duy Lợi, Một s gi i pháp công ngh

th c hi n qu n

tài i u

u tr

i n t ở i t N m hi n n y, Báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ
Nhà nước - Bộ Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11 năm 2005.
21.

Lê Thị Mùi (2009), Siêu dữ liệu và vai trò của nó trong lưu trữ điện tử,
chí ăn th

u tr

i t N m, số 8

17

p


26. Nghị định 159/2004/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 31/8/2004 về
hoạt động thông tin khoa học và công nghệ.
27.

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ
chứng thực chữ ký số.

28.

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

29.

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 của Chinh phủ về quy định
chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và chứng thực chữ ký số;



u tr qu c gi , Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng.
35.

Lưu Kiếm Thanh, Qu n

văn

n i n t trong c qu n nhà n

c hi n

nay, năm 2008; Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh.
36. Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông
tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng
công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước.
37. Bùi Loan Thuỳ, Hi n tr ng và t

ng

i phát tri n ho học h vi n ở i t

Nam.- H. Văn hoá Thông tin, 1997.
38.

Bùi Loan Thuỳ, h vi n học

ic

Ủy ban Dân tộc, Quy t ịnh Phê uy t “K ho ch ứng
ho t ộng c

c qu n Ủy

n

ng CNTT trong

n tộc năm 2015 số 282/QĐ - UBDT ngày

15 tháng 8 năm 2014
43. Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; Luận văn chuyên ngành Lưu
trữ học.
44.

Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang
bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ
học.

45.

Canadian Council of Archive (2002), Declaration of Principles Concerning the
Relationship of Digitization to preservation of Archival Record, Digitization and
Archives (Hội đồng Lưu trữ Canada (2002), Công bố những nguyên tắc liên quan
đến mối quan hệ trong số hóa tài liệu lưu trữ để bảo quản, Số hóa và lưu trữ);

46. Viện nghiên cứu toàn Nga về văn bản học và công tác lưu trữ (2006), Ph c
hồi văn