ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
0O0

NGUYỄN NGỌC LINH

PHƯƠNG PHÁP THU THẬP, XỬ LÝ VÀ
CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP
VĂN PHÕNG BỘ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học
Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG

HÀ NỘI – 2005

2
Mục lục
trang


1.2.1
Vai trò và yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý
19

1.2.2
Vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ
hoạt động quản lý
23

1.2.3
Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ
hoạt động quản lý
25

1.2.4
Những yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên tổng hợp
văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin phục vụ hoạt động quản lý
26
Chƣơng 2
phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin của chuyên viên tổng hợp
Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý
34
2.1.
Phƣơng pháp thu thập thông tin
34

62

2.2.3
Phương pháp xác định độ tin cậy của thông tin
67

2.2.4
Phương pháp lựa chọn thông tin
72
3
2.3.
Cung cấp thông tin
77

2.3.1
Cung cấp thông tin bằng văn bản
78

2.3.2
Cung cấp thông tin bằng lời
84
2.4.
Nhận xét
86

2.4.1
Những ưu điểm cơ bản

cung cấp thông tin
108
3.3.
Đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin của đội ngũ công chức, viên chức
118

3.3.1
Chương trình đào tạo cán bộ hành chính
119

3.3.2
Chương trình đào tạo tiền công vụ
121

3.3.3
Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức,
viên chức
122
3.4.
ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
123

3.4.1
ứng dụng công nghệ mạng
123

3.4.2
Xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu

nhanh”, “xã hội thông tin”. Trên mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội,
thông tin trở thành nguồn tài nguyên vô tận với vai trò làm lực lƣợng sản
xuất của “nền kinh tế tri thức”.
Hoạt động quản lý nói chung là hoạt động không thể thiếu thông tin.
Thông tin vừa là đối tƣợng, vừa là điều kiện cần thiết của hoạt động quản lý.
Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng vì nó
góp phần cung cấp nguồn lực (nguyên liệu đầu vào) có chất lƣợng, giúp nhà
quản lý đƣa ra các quyết định quản lý chính xác và phù hợp.
Theo Luật Tổ chức Chính phủ, bộ là những cơ quan có chức năng quản
lí nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản
lí nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở
hữu phần vốn của nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định
của pháp luật.
Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc tổng hợp của cấp quản lý, là
đầu mối thông tin trong mọi hoạt động của bộ. Văn phòng bộ đóng vai trò
quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Trong đó, các
chuyên viên tổng hợp của văn phòng bộ đóng vai trò là ngƣời trợ giúp đắc lực
cho các Chánh - Phó Văn phòng Bộ trong quá trình thu thập, xử lý và cung
cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
5
Tuy nhiên, vai trò, nhiệm vụ và các phƣơng pháp thu thập thông tin, xử
lý thông tin của các chuyên viên tổng hợp để phục vụ cho hoạt động quản lý
đến nay vẫn chƣa đƣợc quy định trong các văn bản của Nhà nƣớc và chƣa
đƣợc nghiên cứu đầy đủ.
Để tìm hiểu hoạt động của văn phòng bộ và đi sâu khảo cứu hoạt động
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các
chuyên viên tổng hợp, chúng tôi đã chọn đề tài "Phương pháp thu thập, xử

6
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi có tìm hiểu thêm
phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên văn phòng
một số cơ quan bộ khác qua các phiếu điều tra khảo sát để có thêm những tƣ
liệu so sánh khi cần thiết.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để thực hiện mục tiêu trên, trong nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài,
chúng tôi đặt ra và giải quyết những vấn đề sau:
- Một là, nghiên cứu những vấn đề lí luận về thông tin và đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý; những quy định về chức năng, nhiệm vụ và
cơ cấu tổ chức của VPB; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn
phòng bộ trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
quản lý.
- Hai là, khái quát những phƣơng pháp cơ bản của chuyên viên tổng
hợp văn phòng bộ trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và đánh giá những
ƣu điểm, tồn tại của những phƣơng pháp đó.
- Ba là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế, chúng tôi
nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ƣu để nâng cao chất lƣợng và hiệu
quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp
văn phòng bộ.

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Trong những năm gần đây, những nghiên cứu về vai trò của văn phòng
trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cũng nhƣ nghiệp vụ thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ văn phòng đã đƣợc quan tâm.
Vấn đề này đã đƣợc đề cập trong một số giáo trình, đề cƣơng bài giảng,
sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện, các
trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn nhƣ: "Nghiệp vụ thư
ký văn phòng"( PGS - TS. Vũ Thị Phụng); "Nghiệp vụ thư ký văn phòng"

Do đó việc nghiên cứu đề tài này có tính kế thừa nhƣng không trùng lặp với
các công trình nghiên cứu trƣớc.

6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng:
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng những nguồn tƣ liệu sau:
- Tài liệu lý luận (giáo trình, đề cƣơng bài giảng, sách tham khảo) về
nghiệp vụ văn phòng dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện,
các trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn;
- Tài liệu lƣu trữ của các cơ quan bộ quy định chức năng, nhiệm vụ và
cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ, quy chế làm việc của bộ, các chƣơng trình
công tác, các báo cáo tổng kết công tác của bộ.
8
- Công báo nƣớc CHXHCNVN.
- Các luận văn thạc sĩ khoa học của các học viên cao học, khoá luận tốt
nghiệp của sinh viên, các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến thu
thập và xử lý thông tin.
- Cơ sở dữ liệu luật quốc gia, niên giám thống kê - Tổng cục Thống kê,
các báo điện tử, website của các cơ quan bộ.
- Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng các thông tin từ các phiếu khảo sát và
phỏng vấn trực tiếp một số chuyên viên VPB.

7. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phƣơng pháp luận của
chủ nghĩa Mác-Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sử dụng các
phƣơng pháp nghiên cứu khoa học cụ thể nhƣ:
Phƣơng pháp mô tả và hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm vụ và
phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của các chuyên viên văn

Chƣơng này giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của văn phòng bộ; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp của văn
phòng bộ trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản
lý.
Chƣơng 2: Phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của
chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý
Đây là chƣơng chính của luận văn trình bày khái quát các phƣơng pháp
cụ thể của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong quá trình thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Đó là các phƣơng pháp thu
thập thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin và cung cấp thông tin. Qua đây,
chúng tôi rút ra những nhận xét về ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong quá
trình sử dụng các phƣơng pháp này của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa phƣơng pháp thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ
phục vụ hoạt động quản lý
Trong chƣơng này, chúng tôi đề ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao
hiệu quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng
hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý.
Trong đó chủ yếu là các giải pháp nhƣ: nghiên cứu xây dựng hệ thống
lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan
Nhà nƣớc; quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình
chuẩn trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; đào tạo và nâng cao kỹ năng
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức; ứng
10
dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã có đƣợc những thuận

11
b. Phần nội dung
Chƣơng 1
Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
1.1.1. Chức năng của văn phòng bộ
Văn phòng bộ (VPB) là một bộ phận không thể thiếu và có vị trí đặc
biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của cơ quan bộ. Văn phòng bộ là cơ
quan tham mƣu giúp bộ trƣởng trong các lĩnh vực chuyên môn nhƣ tổ chức
thu thập và cung cấp thông tin; điều phối hoạt động của các đơn vị trong cơ
quan; giải quyết các thủ tục hành chính; thực hiện giao tiếp hành chính; quản
lý công tác văn bản- hồ sơ- tài liệu và quản lý tài sản chung của cơ quan.
Khi phân loại các nhóm chức năng của văn phòng, có nhiều quan điểm
cho rằng: Văn phòng đảm nhận hai chức năng cơ bản là chức năng tham mƣu,
tổng hợp và chức năng phục vụ, đảm bảo hậu cần cho cơ quan [05; 52]
Theo khoản 1, Điều 17, Nghị định số 86/2002/ NĐ - CP của Chính phủ
ban hành ngày 05 tháng 11 năm 2002 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ: “Văn phòng bộ có chức
năng giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của bộ theo
chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị
đối với hoạt động của cơ quan bộ” [28].
Qua khảo sát chức năng của văn phòng một số cơ quan bộ, chúng tôi
cho rằng văn phòng bộ thực tế phải đảm nhận bốn chức năng cơ bản đó là
chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tổ chức và điều phối hoạt động
chung, chức năng hậu cần và chức năng giao tiếp.

1). Chức năng tham mƣu tổng hợp
Tham mƣu là một chức năng quan trọng của văn phòng bộ đối với hoạt

Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung của văn phòng bộ
đƣợc thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan bộ.
Thực hiện chức năng này văn phòng bộ không chỉ có trách nhiệm điều hành
hoạt động của văn phòng bộ mà còn có nhiệm vụ kiểm tra, phối hợp hoạt
động của các đơn vị trực thuộc bộ, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ
theo quy chế làm việc. Trong thực tế, mỗi đơn vị có hoạt động chuyên môn
riêng và toàn cơ quan có những hoạt động chung, có những hoạt động mà
nhiều đơn vị khác nhau tham gia. VPB trong phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao có
trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để tổ chức tốt các hoạt động đó. Cụ thể
nhƣ ở Bộ Nội vụ, theo quy định Văn phòng Bộ có nhiệm vụ “đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện chƣơng trình - kế hoạch công tác của Bộ”. ở Bộ Công
nghiệp, Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp mọi mặt hoạt động của Bộ,
13
đôn đốc - kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quyết định của Bộ đối với toàn
cơ quan.

3). Chức năng hậu cần
Đây là một chức năng cần thiết mà bất cứ văn phòng bộ nào cũng cần
phải có. Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phòng bộ có trách nhiệm
quản lý cơ sở vật chất, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp các trang thiết bị, kho
tàng, nhà cửa Bên cạnh đó, VPB đáp ứng các yêu cầu về điều kiện làm việc
và quan tâm tới đời sống, sức khoẻ của cán bộ, công chức trong cơ quan bộ.
VPB có trách nhiệm làm tốt công tác đƣa đón, phục vụ lãnh đạo.
Ví dụ ở Bộ Công nghiệp, chức năng này đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
“Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, góp phần chăm
lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ”
[42; 11].

Theo quy định tại khoản 2, Điều 17, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP
ngày 05 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ thì nhiệm vụ cơ bản
của VPB nhƣ sau:
" a) Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của
bộ; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của bộ;
lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của bộ;
b) Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng của bộ;
c) Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của bộ;
d) Giúp Bộ trưởng trong việc cung cấp thông tin đối với các phương
tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân;
đ) Đảm bảo trật tự kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ
quan;
e) Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc
của cơ quan bộ; quản lý tài sản, kinh phí hoạt động của cơ quan bộ” [28;8].
Tuy nhiên, ở mỗi một cơ quan bộ, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
bộ có thể mở rộng hơn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đặc thù của bộ. Qua
khảo sát thực tiễn ở văn phòng các bộ, chúng tôi phân loại và hệ thống hoá
các nhiệm vụ của VPB thành các nhóm cơ bản sau:
(1). Công tác thông tin tổng hợp: Đây là một trong các nhiệm vụ quan
trọng của văn phòng bộ. Nội dung nhiệm vụ cơ bản của công tác thông tin
gồm thu thập, xây dựng các dữ liệu thông tin, xử lý, biên tập tin, lƣu trữ thông
tin của cơ quan bộ. Giúp lãnh đạo bộ xây dựng các báo cáo định kỳ, các báo
cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất của bộ, của ngành.
15
Văn phòng bộ giúp bộ trƣởng quan hệ, quản lý và cung cấp thông tin

nghị, hội thảo, hội ý, họp giao ban… là những hình thức bàn bạc tập thể để ra
các quyết định quản lý. Văn phòng bộ có trách nhiệm tổ chức tốt các hội họp
16
trong cơ quan bộ, bao gồm các nhiệm vụ nhƣ: xây dựng kế hoạch tổ chức,
phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị, đón tiếp đại biểu…
(7). Công tác thƣ ký, giúp việc lãnh đạo: Trong phòng Tổng hợp - VPB
có các thƣ ký riêng của bộ trƣởng và thƣ ký riêng cho các thứ trƣởng. Các thƣ
ký này có nhiệm vụ dự kiến chƣơng trình làm việc hàng tuần, lịch làm việc
hàng ngày của lãnh đạo; tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đi và đến, chuẩn bị
các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến các
cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến phát
biểu, các kết luận của lãnh đạo; chuẩn bị các bài phát biểu, các bài viết, trả lời
phỏng vấn của các báo, đài, tạp chí cho lãnh đạo; xử lý thông tin đến qua hệ
thống văn bản và qua phƣơng tiện giao dịch nhƣ: điện thoại, fax vv.
(8). Tổng hợp và quản lý công tác thi đua - khen thƣởng của bộ, thƣờng
trực hội đồng thi đua - khen thƣởng của bộ.
(9). Công tác quản trị - đời sống: VPB có nhiệm vụ lập kế hoạch và dự
trù kinh phí hoạt động hàng tháng, quý, năm của cơ quan bộ và quản lý, sử
dụng kinh phí theo Luật Ngân sách cho cả năm, quý: phân bổ, cấp phát và
kiểm tra việc thực hiện kinh phí hành chính sự nghiệp của các đơn vị cấp II;
quản lý các nguồn vốn đầu tƣ và xây dựng cơ bản của cơ quan bộ, của ngành,
quản lý tài sản công của cơ quan bộ…
Tổ chức quản lý công sở của cơ quan bộ: bố trí, sắp xếp phòng làm
việc, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện đi lại làm việc và các điều
kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan; tổ chức công tác lễ tân;
quản lý công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ ban đầu, công tác vệ sinh môi
trƣờng, phòng chống dịch bệnh, quản lý nhà ăn tập thể; quản lý đội xe, đội

- Phòng Quản lý Xây dựng (Bộ Khoa học và Công nghệ)
- Phòng Pháp chế (Bộ Nội vụ)
Trong đó, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ (sau đây gọi tắt là
chuyên viên) là các cán bộ, công chức của phòng Tổng hợp thuộc văn phòng
bộ có vị trí công tác rất quan trọng. Trong VPB, chuyên viên tổng hợp đƣợc
giao các nhiệm vụ khác nhau: có chuyên viên làm thƣ ký cho bộ trƣởng, có
chuyên viên làm thƣ ký cho thứ trƣởng, có chuyên viên làm nhiệm vụ tổng
hợp thông tin về một hoặc nhiều lĩnh vực công tác của bộ.
Đóng vai trò là các thƣ ký tổng hợp, hoạt động của chuyên viên nói
chung và hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên nói
riêng góp phần đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo bộ và cơ quan bộ đƣợc
thông suốt.

18
1.2. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ
trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
quản lý
1.2.1. Vai trò và yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý
1). Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý
Có nhiều định nghĩa về thông tin, tuy nhiên theo cách hiểu phổ biến
nhất thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng
ngôn từ, kí hiệu, hình ảnh…tác động lên giác quan của con người và được thu
nhận thành sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng.
Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ
bao gồm nhiều vấn đề nhƣ hoạch định chiến lƣợc phát triển, ban hành văn
bản, xây dựng kế hoạch cụ thể, tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát, đánh
giá… Trong đó, hoạt động quản lý không thể thiếu thông tin.

thể hiện hành vi sáng tạo của nhà quản lý. Nhƣng giá trị của quyết định quản
lý lại phụ thuộc vào tính hợp pháp (không trái pháp luật) và tính hợp lý của
quyết định. Tính hợp pháp của quyết định quản lý tạo nên giá trị khách quan
của quyết định. Đồng thời hiệu lực thực tế của quyết định lại phụ thuộc vào
tính hợp lý (giá trị thực tiễn) của chính quyết định ấy. Nhà quản lý chỉ có thể
làm đƣợc điều này nếu đƣợc cung cấp một hệ thống thông tin đầy đủ trƣớc
khi ban hành quyết định quản lý.
Để ra một quyết định quản lý thông thƣờng có 5 giai đoạn chủ yếu sau:
(1) Giai đoạn chuẩn bị ra quyết định;
(2) Giai đoạn hình thành quyết định chính thức;
(3) Văn bản hoá quyết định;
(4) Giai đoạn phê duyệt và thông qua quyết định;
(5) Giai đoạn tổ chức thực hiện quyết định.
Trong giai đoạn chuẩn bị ra quyết định có một khâu rất quan trọng liên
quan đến chất lƣợng và hiệu quả của quyết định hành chính là thu thập thông
tin và xử lý thông tin. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho quyết định
quản lý hợp pháp và hợp lý.
c. Thông tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra, đánh giá và thực hiện các
quyết định quản lý:
Hoạt động tổ chức điều hành và kiểm soát công việc của nhà quản lý
liên quan đến nhiều nội dung khác nhau. Đây có thể là việc xây dựng các kế
Thông tin pháp lý,
thông tin xã hội
Quyết định quản lý
Chủ thể
quản lý
Thông tin thực tiễn

chính xác, phù hợp với đối tƣợng sử dụng thông tin, phản ánh trung thực tình
hình khách quan và phải đƣợc chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ
cho việc ban hành các quyết định quản lý.
21
Thông tin chính xác sẽ giúp nhà quản lý ban hành các quyết định quản
lý hợp lý, hợp pháp và tiết kiệm tối đa việc chi phí nhân lực, vật lực. Thông
tin chính xác cũng giúp ngƣời thực hiện giải quyết công việc đƣợc giao theo
đúng quy định và yêu cầu công tác.
Từ đó, thông tin có thể trở thành “kim chỉ nam” tin cậy cho ngƣời sử
dụng (lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các cán bộ, nhân viên)
- Ba là, thông tin phải đầy đủ.
Thông tin đầy đủ là thông tin có khả năng bao quát các vấn đề liên
quan, có chú thích nguồn trích dẫn đồng thời phải kết hợp sử dụng từ ngữ với
bảng biểu, số liệu, hình ảnh. Khi cung cấp cho lãnh đạo, chuyên viên phải
cung cấp các thông tin theo một trật tự logic nhất định, phải tƣơng xứng nhau
và phản ánh đƣợc những nội dung cơ bản theo yêu cầu tin.
- Bốn là, thông tin phải có tính bảo mật
Đối với các thông tin quan trọng, chuyên viên cần vận dụng các kỹ
năng, nghiệp vụ và quy trình đảm bảo an toàn, bí mật thông tin. Đặc biệt việc
áp dụng các phƣơng tiện thông tin hiện đại càng phải lƣu ý tới quy trình bảo
mật thông tin.
- Năm là, thông tin phải cập nhật
Các thông tin hình thành trong hoạt động quản lý thƣờng phong phú, đa
dạng và thay đổi liên tục. Để đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo vừa
kịp thời, vừa chính xác, chuyên viên phải lƣu ý phải thƣờng xuyên thu thập,
bổ sung thông tin để có đƣợc các thông tin mới.
Nhƣ vậy, thông tin đƣợc chuyên viên cung cấp cho lãnh đạo phải đáp

cung cấp thông tin của chuyên viên không đơn thuần chỉ mang tính “thời vụ”
tức là khi cần cung cấp mới tổ chức thu thập thông tin mà phải coi đây là một
nhiệm vụ thƣờng xuyên.
2). Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên
tổng hợp văn phòng bộ góp phần tác động tới chất lƣợng và hiệu quả của
quyết định quản lý
Thông tin là nguyên liệu của hoạt động quản lý. Trong một chừng mực
nhất định, giá trị thực tế của quyết định quản lý sẽ phụ thuộc vào các nguồn
thông tin cung cấp. Điều này có nghĩa là nếu đƣợc cung cấp thông tin đầy đủ,
chính xác sẽ giúp nhà quản lý nhận thức chính xác vấn đề cần ra quyết định;
xác định cơ hội, khả năng thực hiện và các triển vọng sau khi quyết định đƣợc
ban hành. Nói cách khác, để đảm bảo chất lƣợng của quyết định quản lý (tính
hợp lý, hợp pháp, tính khả thi, khả năng sáng tạo của ngƣời lãnh đạo) chuyên
viên cần cung cấp cho lãnh đạo những thông tin chính xác, cô đọng, logic, kịp
thời …
23
Không chỉ đòi hỏi chuyên viên có những phƣơng pháp thu thập thông
tin đúng mà chuyên viên cần có sự “nhạy bén” trong việc đánh giá thông tin.
Trong thực tế có những thông tin tuy đƣợc thu thập từ nguồn tin có giá trị
pháp lý cao nhƣng lại không đƣợc xử lý chính xác và phù hợp với yêu cầu
công việc thì cũng không có "tác dụng" đối với hoạt động quản lý. Ngƣợc lại,
có những thông tin tuy chỉ là thông tin trao đổi nhƣng đƣợc chuyên viên xử lý
chính xác, cung cấp kịp thời lại đem lại giá trị thiết thực đối với hoạt động
quản lý. Vì vậy đòi hỏi chuyên viên phải có những phƣơng pháp thu thập
thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin khoa học để lựa chọn thông tin có giá
trị cung cấp cho lãnh đạo.
Đồng thời quá trình cung cấp thông tin của chuyên viên đƣợc tiến hành

Thực tế hiện nay, một số văn phòng bộ đã ban hành quy định về nhiệm
vụ - quyền hạn của chuyên viên tổng hợp (nhƣ Bộ Nội Vụ, Bộ Công nghiệp)
nhƣng cũng có nhiều văn phòng bộ chƣa có quy định về nhiệm vụ - quyền
hạn của chuyên viên tổng hợp (Bộ Thuỷ sản, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Y
tế).
Qua kết quả khảo sát một số cơ quan bộ chúng tôi thấy trong Phòng
Tổng hợp - Văn phòng Bộ, có chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ trợ lý giúp
việc trực tiếp cho bộ trƣởng hoặc các thứ trƣởng, có chuyên viên đƣợc giao
nhiệm vụ làm công tác tổng hợp thông tin một số mảng công tác của bộ, có
chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ tổng hợp thông tin các lĩnh vực công tác của
bộ.
Nhìn chung, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ có thể đƣợc giao thực
hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhƣ sau:
- Tổng hợp, quản lý các cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ sự lãnh đạo,
điều hành, khai thác sử dụng của lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng cũng nhƣ
các yêu cầu khai thác sử dụng thông tin của các đơn vị, cá nhân trong bộ.
- Xây dựng chƣơng trình công tác hàng ngày, tuần của lãnh đạo bộ và
lãnh đạo văn phòng. Giúp lãnh đạo văn phòng bộ phối hợp với các đơn vị xây
dựng chƣơng trình công tác tháng, công tác quý, công tác 6 tháng, công tác
năm của bộ.
- Tổng hợp thông tin từ các đơn vị để xây dựng các báo cáo định kỳ,
báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của bộ.
- Giúp lãnh đạo văn phòng xây dựng và theo dõi đôn đốc, báo cáo việc
thực hiện chỉ thị, kế hoạch công tác của bộ theo quy chế làm việc của bộ.
- Tổ chức tổng hợp thông tin hàng ngày để lãnh đạo văn phòng cung
cấp cho bộ trƣởng về các vấn đề đã và đang đƣợc bộ trƣởng và các thứ trƣởng
quan tâm giải quyết; thông tin về những vấn đề quan trọng do các cơ quan
khác gửi bộ; các thông tin quan trọng khác trong ngành.
- Giúp lãnh đạo văn phòng cập nhật vào mạng tin học nội bộ (LAN)
của bộ các loại thông tin điều hành, các chƣơng trình công tác và thông tin về