Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA
VP BCN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB.

CHƯƠNG 1 : VAI TRÒ CỦA VP BCN TRONG VIỆC ĐẢM BẢO
THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA LĐB.
1.1) Lý luận chung về thông tin và vai trò của Văn phòng trong việc
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
1.1.1)Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý.
- Khái niệm thông tin.
Từ xưa đến nay, thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong mọi
hoạt động của đời sống con người. Người ta thừa nhận rằng thông tin cùng với
các vật chất, năng lượng quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia.
Đặc biệt trong một xã hội thông tin như hiện nay, mọi hoạt động của con người
đều cần đến sự giao lưu thông tin vì vậy, thông tin được coi là nguồn lực có giá
trị hơn nhiều nguồn lực vật chất, đem lại hiệu quả hoạt động của mọi cơ quan.
Chính từ sự góp mặt thông tin trong mọi lĩnh vực của đời sống đã dẫn tới nhiều
khái niệm khác nhau về thông tin. Mỗi lĩnh vực khoa học lại tiếp cận thông tin
theo một khía cạnh riêng bởi thông tin vốn là một khái niệm trìu tượng mà con
người không thể nhìn thấy được. Nếu hiểu thông tin theo nghĩa của từ
“Informatio” bắt nguồn từ tiếng La tinh , thông tin chính là sự truyền đạt ý
tưởng, khái niệm, biểu tượng.Theo quan niệm của báo chí: Thông tin là cung
cấp những sự việc chưa biết,là một phương tiện phổ biến thông tin đại chúng
phổ biến và quen thuộc với mọi người, báo chí đề cập tới tính mới mẻ và cập
nhật của thông tin.Nếu hiểu thông tin theo ngữ nghĩa thì thông tin được đồng
nhất với tri thức, kiến thức làm thay đổi trữ lượng kiến thức của con người.
Thông tin theo các cách hiểu như trên được xem xét trong trạng thái tĩnh và các
khái niệm này chưa đề cập được cách thức con người tiếp cận với thông tin.
Theo chúng tôi, khái niệm về thông tin được trình bày một cách khái quát
nhất theo quan điểm của triết học: Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã
hội (thế giới vật chất) bằng ngôn ngữ, kí hiệu, hình ảnh …hay nói rộng hơn

khách thể quản lý vừa là đối tượng phản ánh vừa là đối tượng cảm nhận trong
quá trình thông tin . Vì vậy khái niệm thông tin trong quản lý không có nhiều
điểm khác biệt, xa rời với khái niệm thông tin đã bàn ở trên.
Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông
báo về sự kiện đã xẩy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có
liên quan đến hoạt động quản lý, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo cá biện pháp tổ chức, các
yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản
lý. []
Khái niệm thông tin trong hoạt động quản lý trên được trình bày khá đầy
đủ và khái quát, đề cập cả đến nội dung thông tin trong hoạt động quản lý và
mục đích của việc sử dụng thông tin trong hoạt động quản lý.
Sự phản ánh ở đây là sự chuyển giao những thông tin về tình hình, tiến
trình giải quyết sự việc hoặc những thông tin phát sinh có liên quan đến quá
trình quản lý, cần có được sự phản hồi từ nhà quản lý bằng cách ra quyết định
quản lý.
Sự biến đổi sự phản ánh thành nhận thức của con người về sự vật, hiện
tượng được thể hiện bằng việc các nhà quản lý đưa ra các biện pháp, những
quyết định , điều chỉnh hợp lý sau khi nhận được thông tin phản ánh.
1.1.2)Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý.
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Có thể nói rằng quản lý nói chung và thông tin là hai lĩnh vực có quan hệ
mật thiết với nhau. Nếu không có thông tin, quản lý sẽ không tồn tại với tư cách
là quản lý bởi sự trao đổi, giao lưu thông tin giữa chủ thể và khách thể quản lý
sẽ không được thực hiện. Thông tin chính là một yếu tố bên trong, đóng góp vào
mọi nội dung của quá trình quản lý từ lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự, chỉ
đạo điều hành việc thực hiện, đến kiểm tra, đánh giá. Bao giờ trong hoạt động
quản lý cũng cần tới sự trao đổi thông tin giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị
quản lý, giữa toàn bộ hệ thống với môi trường xung quanh, từ đó nhà quản lý

- Thông tin về những học thuyết, quản điểm kinh tế, trào lưu chính trị
mới.
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Thông tin pháp lý : đường lối, chiến lược, chính sách, chủ trương của
Đảng và Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực quản lý của cơ quan.
- Thông tin phản ánh tình hình kinh tế, chính trị văn hoá, xã hội trong
nước và trên thế giới có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan, ví dụ như
các thông tin về xu hướng phát triển kinh tế, thành tựu khoa học kỹ thuật, những
tiến bộ trong xã hội.
- Thông tin về tình hình triển khai, thực hiện công việc theo quyết định
quản lý. Những thông tin này từ các cơ quan cấp dưới, cơ quan trực thuộc gửi
lên báo cáo về kết quả thực hiện công việc được giao, những phát sinh cần
nhanh chóng được điều chỉnh, cần có ý kiến chỉ đạo của nhà quản lý.
- Thông tin về những yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt của cấp dưới, của
nhân dân trong lĩnh vực cơ quan quản lý cần được xem xét, giải quyết.
Trong hoạt động quản lý, nhà quản lý cần được cung cấp đầy đủ những
thông tin với nội dung như trên. Tuy nhiên, tầm quan trọng của những nội dung
thông tin trên lại khác nhau, trong đó những thông tin là cơ sở pháp lý như
đường lối, chính sách, quy định của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực hoạt động
của cơ quan hoặc những thông tin trực tiếp liên quan đến việc giải quyết công
việc như báo cáo tình hình triển khai, thực hiện của cơ quan cấp dưới quan trọng
hơn so với các thông tin có nội dung khác. Trong từng nội dung thông tin cần
cho hoạt động quản lý ( thông tin pháp lý, thông tin báo cáo, thông tin phản ánh
tình hình kinh tế,chính trị, văn hoá…), tuỳ vào nhu cầu công việc thực tế, các
thông tin lại có mức độ quan trọng và cần thiết khác nhau. Ví dụ: Cùng là thông
tin quy định của Nhà nước nhưng những quy định có liên quan trực tiếp đến
hoạt động của cơ quan quan trọng hơn những quy định liên quan đến ngành
khác, cơ quan nhận được với tính chất để biết.
Điểm khác biệt dễ nhận thấy giữa thông tin phục vụ cho các hoạt động

- Khái niệm trên vừa phản ánh được bao quát chức năng, nhiệm vụ của
VP bao gồm chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần đồng thời
khẳng định vai trò của VP trong bộ máy tổ chức của một cơ quan.
Nói tóm lại, để có được khái niệm chính xác của VP, chúng ta phải xem
xét một cách đầy đủ và toàn diện các mặt hoạt động và những đóng góp của bộ
phận này vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Có thể khẳng định rằng, VP là
một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, nhằm phối hợp, điều hoà hoạt
động của các bộ phận khác một cách nhịp nhàng và mang lại hiệu quả hoạt động
chung cho cả cơ quan.
• Vai trò của VP trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho
hoạt động quản lý.
Nói đến VP, người ta thường nghĩ đến đó là một bộ phận chỉ làm công
việc liên quan đến công tác văn thư, thiên về chức năng thu nhận, bảo quản, lưu
trữ các loại công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan những thực
chất đó là cách hiểu làm hẹp chức năng, nhiệm vụ hoạt động của VP. Đây chỉ là
một nhiệm vụ của VP do một bộ phận thuộc VP – phòng Hành chính –Quản trị
đảm nhiệm. Bên cạnh đó, VP còn đảm nhiệm nhiều công việc khác, trong đó
nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo là một trong những
nhiệm vụ quan trọng nhất của VP.
VP được gọi là “cửa ngõ thông tin” của cơ quan, mọi nguồn thông tin đến
và đi đều được thu thập, xử lý và chuyển tải tại đây. Khi nhận được những thông
tin đến, VP phải tiến hành xử lý thông tin( bao gồm việc phân loại, xác định độ
tin cậy, tổng hợp thông tin) .Sau khi thông tin được phân loại, xử lý sẽ được
truyền tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng nhiệm vụ để lãnh đạo nắm
được tình hình một cách chính xác, kịp thời. Hàng ngày, lãnh đạo cơ quan phải
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tiếp nhận nhiều thông tin đến bằng nhiều nguồn và dưới nhiều loại hình và họ sẽ
không đủ thời gian để xử lý hết khối lượng thông tin khổng lồ mà phải cần tới sự
hỗ trợ đắc lực từ VP.

nhau.
Tóm lại, VP luôn đóng vai trò là đầu mối thông tin của cơ quan, thực hiện
nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của
Lãnh đạo một cách thường xuyên, liên tục và chủ động. Hoàn thành tốt nhiệm
vụ này của VP sẽ làm giúp cho cơ quan hoàn thành được mục tiêu nhà Lãnh đạo
đề ra và ngược lại. Đây là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn, phức tạp nhưng
cũng là nhiệm vụ khẳng định vị trí, vai trò tồn tại không thể thiếu của VP trong
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
mỗi cơ quan, tổ chức. Ngày nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng lớn
của Lãnh đạo cùng với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin
đòi hỏi VP phải phát huy hơn nữa vai trò chủ động, tích cực của mình trong
công tác tổ chức thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
1.2) Vai trò của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
1.2.1) Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của BCN và VP BCN.
1.2.1.1) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BCN.
• Vị trí và chức năng.
Căn cứ vào Nghị định số 55/2003/NĐ-CP của CP ngày 28 tháng 5 năm
2003, Bộ Công nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
được quy định như sau:
Bộ Công nghiệp là cơ quan của CP, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công nghiệp, bao gồm: cơ khí, luyện kim, điện, năng lượng mới, năng
lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hóa chất (bao gồm cả hóa dược),
vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công
nghiệp chế biến khác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công
và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có
vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo
quy định của pháp luật.

ngành cơ khí, ngành luyện kim và phát triển các sản phẩm cơ khí, cơ khí - điện
tử trọng điểm;
b) Chỉ đạo và kiểm tra việc tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch, chính sách phát triển ngành cơ khí, ngành luyện kim, phát triển các sản
phẩm cơ khí, cơ khí - điện tử trọng điểm, các sản phẩm có hàm lượng công nghệ
cao, kết hợp của kỹ thuật cơ khí, tự động hóa, điện tử công nghiệp;
c) Hướng dẫn, theo dõi, tổng hợp tình hình phát triển và thị trường tiêu
thụ sản phẩm cơ khí, luyện kim.
9. Về điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo:
a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành quy định về bảo vệ hành lang an
toàn lưới điện cao áp và các công trình điện lực; ban hành theo thẩm quyền tiêu
chuẩn an toàn điện trong quản lý vận hành trang thiết bị điện, các quy trình, quy
phạm, quản lý, vận hành và điều độ hệ thống điện;
b) Trình Thủ tướng CP phê duyệt giá bán điện cho các đối tượng tiêu
dùng; hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ
thuật, đơn giá dự toán xây dựng chuyên ngành điện;
c) Công bố danh mục các công trình điện lực sẽ xây dựng trong quy
hoạch phát triển điện lực để kêu gọi đầu tư và quản lý việc thực hiện;
d) Phê duyệt quy hoạch phát triển điện lực của các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; theo dõi, tổng hợp việc tổ chức thực hiện và điều chỉnh khi
cần thiết;
đ) Tổ chức, chỉ đạo, theo dõi việc thực hiện chính sách năng lượng quốc
gia, phát triển điện nguyên tử, các dạng năng lượng mới, năng lượng tái tạo.
10. Về dầu khí:
a) Xây dựng, trình CP, Thủ tướng CP ban hành các chính sách khuyến
khích tìm kiếm thăm dò và khai thác dầu khí;
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
b) Trình Thủ tướng CP quyết định lựa chọn nhà thầu và đối tác ký kết
hợp đồng tìm kiếm, thăm dò, xây dựng, khai thác và các hoạt động dầu khí khác

rượu, bia, nước giải khát, bánh kẹo, sữa, dầu thực vật, thuốc lá, chế biến bột và
tinh bột;
c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo tình hình phát triển và việc thực hiện các
tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, an toàn vệ sinh, môi trường lao động trong
công nghiệp tiêu dùng, thực phẩm, chế biến khác trong phạm vi cả nước theo
quy định của pháp luật.
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
14. Về phát triển công nghiệp địa phương:
a) Trình CP, Thủ tướng CP ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền cơ
chế, chính sách phát triển công nghiệp địa phương;
b) Phê duyệt hoặc thông qua và tổng hợp quy hoạch, kế hoạch dài hạn,
năm năm về phát triển công nghiệp của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức thực hiện theo quy định của pháp
luật;
c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình phát triển công nghiệp
địa phương và kết quả các hoạt động khuyến công.
15. Về quản lý công nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất:
Chỉ đạo phát triển các ngành công nghiệp trong các khu công nghiệp, khu
chế xuất theo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp vùng và
lãnh thổ đã được phê duyệt.
16. Thực hiện hợp tác quốc tế trong các ngành công nghiệp thuộc phạm
vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
17. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong các ngành công nghiệp thuộc
phạm vi quản lý của Bộ.
18. Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện
cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các ngành công nghiệp
thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo
hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.

7. Vụ Hợp tác quốc tế;
8. Vụ Pháp chế;
9. Vụ Tổ chức cán bộ;
10. Cục Công nghiệp địa phương;
11. Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp;
12. Thanh tra;
13. VP.
b) Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ:
1. Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp;
2. Viện Nghiên cứu Cơ khí;
3. Viện Nghiên cứu Mỏ và Luyện kim;
4. Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học - Tự động hóa;
5. Viện Công nghiệp thực phẩm;
6. Viện Nghiên cứu Dầu thực vật - Tinh dầu - Hương liệu - Mỹ phẩm;
7. Trung tâm Tin học;
8. Báo Công nghiệp Việt Nam;
9. Tạp chí Công nghiệp.
c) Các Cục quản lý chuyên ngành:
1. Cục Công nghiệp địa phương
2. Cục Kỹ thuật an toàn Công nghiệp;
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3. Cục Điều tiết Điện lực.
1.2.1.2) Chức năng, nhiệm vụ, Quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của VP BCN
Theo Quyết định số 1573/QĐ-TCCB ngày 03 tháng 7 năm 2003 của Bộ
trưởng BCN v/v Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VP, Thanh tra
và các Vụ chức năng thuộc BCN, VP Bộ có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu như
sau:
• Chức năng.
VP Bộ thực hiện hai chức năng là cơ quan chuyên môn giúp Bộ trưởng

+ Làm nhiệm vụ lễ tâ, khánh tiết (đối nội, đối ngoại) ; Tổ chức và phục
vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc, tiếp khách của LĐB; chủ trì quản lý và tổ
chức hội trợ, triển lãm; làm đầu mối tổ chức thực hiện nghĩa vụ đối với địa
phương và khối cơ quan Bộ;
+ Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng của Bộ; Thường trực Hội đồng
Thi đua – Khen thưởng của Bộ;
+ Thường trực Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin của Bộ; Thường trực
Ban chỉ đạo Cải cách hành chính; Ban chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng
và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại cơ quan Bộ; Ban chỉ đạo thực hiện
chương trình hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I
(2003-2005).
+ Quản lý hoạt động , nhân sự của VP Đại diện của Bộ tại Thành phố Hồ
Chí Minh.
• Cơ cấu tổ chức.
VP BCN có 01 Chánh VP phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệm
trước Bộ trưởng các nhiệm vụ được giao.
Giúp việc cho Chánh VP là 03 Phó VP : Phó VP phụ trách tổng hợp , Phó
VP phụ trách Quản trị, Phó VP phụ trách VP Đại diện tại TP. Hồ Chí Minh, các
trưởng phòng, cán bộ , công nhân viên chức.
Các đơn vị thuộc VP :
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Văn thư – Lưu trữ;
- Phòng Quản trị;
- Phòng Kế toán – Tài sản;
- Phòng Thi đua khen thưởng;
- Đội xe;
- VP Đại diện tại TP.Hồ Chí Minh.
Việc quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của BCN cũng như VP Bộ đã làm cho hoạt động của Bộ trở nên hiệu quả. Các
nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc Bộ và các đơn vị trong VP không bị

LĐB mà những quy định này nằm rải rác trong những văn bản khác nhau. Đồng
thời, các văn bản quy định mới chỉ quy định việc tiếp nhận, xử lý và chuyển giao
thông tin dưới dạng văn bản còn các loại hình thông tin phi văn bản ( thông báo
trực tiếp hay qua email, điện thoại) vẫn chưa được đề cập tới. Tuy nhiên cũng
phải nhận thấy rằng việc ban hành các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ
của VP BCN trong việc đảm bảo thông tin cho LĐB là một điều vô cần thiết, có
đóng góp to lớn trong việc đưa công tác này thực hiện một cách quy củ, thống
nhất đồng thời là căn cứ, cơ sở cho các đơn vị và cán bộ thuộc VP thực hiện
công việc của mình dễ dàng và thuận lợi hơn.
1.2.2.2) Nhiệm vụ của VP BCN trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Để hoàn tất chức năng “Giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động
các đơn vị Bộ theo chương trình , kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành
chính quản trị của cơ quan Bộ”, nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin
của VP phục vụ hoạt động quản lý của LĐB đã được quy định cụ thể như sau:
- Trong công tác thu thập thông tin :
14
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký tất cả các loại công văn, tài liệu , đơn
kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác gửi đến LĐB tại bộ phận Văn thư
thuộc phòng Hành chính, VP Bộ. Sau khi các văn bản đến đã hoàn tất thủ tục
đăng ký văn bản, Chánh VP ký vào phiếu xử lý văn bản và chuyển tới LĐB có
thẩm quyền giải quyết.
+ Trình LĐB ký tất cả các văn bản của các đơn vị chuyên môn giúp LĐB
soạn thảo.
+ Chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc họp của LĐB. Ghi chép những
thông tin về cuộc họp của LĐB . Biên bản ghi đầy đủ các ý kiến phát biểu và
diễn biến cuộc họp, ý kiến kết luận của chủ toạ cuộc họp, khi cần có thể ghi âm
để có thể sẵn sàng cung cấp cho Lãnh đạo khi được yêu cầu. Từ những thông tin
đóng góp, kết luận của buổi họp làm cơ sở cho LĐB ra những quyết định quản

hình thực hiện các văn bản của Nhà nước và của Bộ ban hành trong cơ quan Bộ;
Cung cấp tài liệu cho các cuộc họp định kỳ diễn ra trong năm.
+ Cung cấp thông tin theo yêu cầu.
Theo dõi, đôn đốc, cung cấp các báo cáo của các Vụ chuyên môn khi
được LĐB yêu cầu. Đảm bảo cung cấp kịp thời những thông tin giúp LĐB giải
quyết công việc phát sinh trong quá trình quản lý hàng ngày.
Để tiến hành công tác đầy khó khăn và phức tạp này một cách hiệu quả
yêu cầu VP phải có sự phân công nhiệm vụ hợp lý, khoa học giữa các đơn vị và
cán bộ trong VP. Phân công và hợp tác lao động trong VP Bộ là một trong
những nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học nhằm sử dụng một cách
hiệu quả nhất các nguồn lực, làm cho năng suất lao động ngày càng tăng, đồng
thời giảm thiểu chi phí và sức lao động của cán bộ VP trong việc thực hiện các
nhiệm vụ, mục tiêu chung của VP. Việc phân công và hợp tác lao động phải
được tiến hành triệt để tại từng đơn vị, cán bộ VP với mục đích phân bổ và giới
hạn nhiệm vụ cho từng cán bộ. Điều đó cùng có nghĩa là các cán bộ trong VP có
trách nhiệm phối hợp với nhau để cùng thực hiện những công việc, tạo nên hiệu
quả hoạt động của cả của đơn vị. Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin
phục vụ hoạt động quản lý của LĐB được VP phân công cụ thể cho các đơn vị
như sau:
• Phòng Tổng hợp:
Phòng Tổng hợp có 08 cán bộ trong đó đã bao gồm 3 Lãnh đạo VP gồm
Chánh VP và 02 Phó VP. Phòng Tổng hợp giúp việc cho LĐB ; giúp Chánh VP
thực hiện công tác tham mưu cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng trong việc điều
hành các hoạt động của Bộ
• Phòng Văn thư – Lưu trữ :
Phòng Văn thư – Lưu trữ có 10 cán bộ trong đó có 01 Trưởng phòng, 02
Phó trưởng phòng, 05 chuyên viên văn thư và 02 chuyên viên lưu trữ.
Bộ phận Văn thư : Giúp Chánh VP quản lý công tác hành chính, văn
thư của cơ quan bộ và quản lý nghiệp vụ hành chính, văn thư của các đơn vị
thuộc Bộ.

được cung cấp, còn về mức độ chi tiết hay tổng hợp của thông tin thì không có
sự khác nhau là mấy vì Bộ trưởng và Thứ trưởng đều là những nhà quản lý ở
cấp chiến lược. Sở dĩ có thể nói như vậy là vì theo Quyết định số 1636/QĐ-
TCCB ngày 29 tháng 6 năm 2004 của Bộ trưởng BCN v/v Phân công trong LĐB
có quy định “Trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao, Thứ trưởng
được sử dụng quyền hạn của Bộ trưởng và chủ động giải quyết công việc” ; Bộ
trưởng và các Thứ trưởng đều có nhiệm vụ “ Chỉ đạo các Vụ chức năng, các đơn
vị xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển, cơ chế, chính sách và
các dự án luật, pháp lệnh để trình CP và Thủ tướng .
Với chức năng giúp việc CP quản lý ngành công nghiệp trên phạm vi cả
nước, nhu cầu thông tin của LĐB là rất lớn. Cụ thể:
- Các văn bản của Đảng, Nhà nước và cơ quan cấp trên:
BCN là cơ quan của CP vì vậy mọi hoạt động của Bộ đều phải tuân thủ
quy định của Pháp luật. BCN phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
theo đúng quy định của Hiến pháp, Luật Tổ chức CP, các Nghị định của CP và
các văn bản định hướng, đường lối, chính sách, của Đảng và Nhà nước trong
việc phát triển ngành công nghiệp. Đây là những thông tin quan trọng bậc nhất
các Lãnh đạo phải thường xuyên được cung cấp.
VP Bộ phải thu thập những VBQPPL như Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh,
Nghị định, Nghị quyết, Lệnh, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư… từ do các cơ quan
cấp trên ban hành. VP Bộ còn có liên hệ chặt chẽ với VP CP để thường xuyên
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
trao đổi thông tin, phối hợp, rà soát việc thực hiện chương trình, công tác, bảo
đảm hoàn thành có chất lượng, đúng tiến độ các đề án, công việc được giao theo
sự chỉ đạo, điều hành của CP và Thủ trưởng CP.
Những thông tin quy định, hướng dẫn thực hiện của cơ quan cấp trên là
căn cứ, cơ sở pháp lý cho những quyết định quản lý của Lãnh đạo BCN.
Ví dụ:
Để ra Thông tư hướng dẫn thực hiện giá bán điện , LĐB phải căn cứ vào :

trình xây dựng cơ bản phải căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Xây dựng về lập, chi
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
phí sử dụng vốn nhà nước xây dựng các công trình xây dựng cơ bản, hướng dẫn
điều chỉnh dự toán xây dựng công trình; Hoạt động ứng dụng khoa học công
nghệ vào phát triển các ngành công nghiệp như ban hành tiêu chuẩn ngành phải
có hướng dẫn về việc ban hành tiêu chuẩn của Bộ Khoa học Công nghệ …
Lấy một ví dụ cụ thể để thấy rõ được nhu cầu của LĐB đối với các văn
bản của cơ quan ngang cấp với việc ra quyết định của mình : Để đi đến quyết
định mở rộng quy mô, phạm vi hàng dệt may xuất khẩu tại thị trường Hoa Kỳ
của BCN không chỉ căn cứ vào Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu số
45/2005/QH11 của Quốc hội mà còn căn cứ vào văn bản của các cơ quan ngang
cấp khác như :
+ Quyết định số 16/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 24
tháng 3 năm 2006 v/v thuế suất thuế nhập khẩu hàng dệt, may có xuất từ EU,
Hoa Kỳ và Australia ;
+ Công văn số 56/TM-DM ngày 2/3/2006 của Bộ Thương mại đóng góp
ý kiến về thực hiện cam kết Hiệp định về thương mại hàng dệt may Việt nam -
Hoa Kỳ và theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chính sách thuế.
Sự trao đổi thông tin , phối hợp làm việc giữa BCN và các các bộ, ban
ngành khác là vô cùng cần thiết trong việc giải quyết những công việc có liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của hai bên.Trong hoạt động của mình, BCN
cũng cần đến các ý kiến đóng góp, đề xuất của các Bộ, các ngành hữu quan khác
về vấn đề liên quan đến thẩm quyền của cơ quan đó.
Ví dụ : BCN phải phối hợp làm việc với Ban Vật giá CP để ra Thông tư
hướng dẫn về việc thực hiện giá bán điện tiêu dùng sinh hoạt đến hộ nông dân ;
BCN phải lấy ý kiến đóng góp của Bộ Y tế để có thể hướng dẫn. phân công thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về vệ sinh an toàn thực phẩm ; Để hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn giúp
UBND quản lý nhà nước về công nghiệp địa phương, BCN phải phối hợp và xin

Thông tin từ các địa phương bao gồm Hội đồng nhân dân, UBND, Sở
Công nghiệp và các cơ quan cơ quan quản lý chuyên ngành của 64 tỉnh, thành
phố thuộc TW báo cáo Bộ về kết quả công tác của đơn vị theo quy định.
Thông tin từ cơ quan, đơn vị cấp dưới không chỉ là những báo cáo về
hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện các văn bản và công việc
được giao mà còn phản ánh yêu cầu, nguyện vọng của cấp dưới, nhân dân về
những vấn đề thuộc phạm vi quản lý ngành của cơ quan như : Xin ý kiến phê
duyệt Dự án, kế hoạch đầu tư ; Giải quyết khó khăn ; Tổ chức cán bộ ; Xây dựng
cơ bản ; Hợp tác quốc tế ; Đào tạo cán bộ ; Lao động tiền lương ; Thi đua khen
thưởng…
Ví dụ : Công văn số 508/CV-VT của Công ty Liên doanh sản xuất chế
biến rau quả đại dương Việt trung ngày 19/04/2006 v/v xin phép tiêu thụ nguyên
liệu thuốc lá do công tư đầu tư trồng thí điểm ; Công văn số 0935/PTM-VCE
của Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam ngày 17/4/2006 v/v Đề nghị
đứng ra bảo trợ cho triển lãm thành phố và khách sạn Việt Nam năm 2006.
- Thông tin từ các tổ chức, cơ quan bên ngoài khác:
Đây là những thông tin từ các tổ chức chính trị xã hội , các cơ quan, tổ
chức quốc tế tại Việt Nam ( VP Liên hiệp quốc tại Việt Nam, đại sứ quán các
nước tại Việt Nam), tổ chức thông tấn, báo chí trong và ngoài nước phản ánh
tình hình, sự kiện, những biến động cùng xu hướng phát triển kinh tế, văn hoá
xã hội trong nước và quốc tế có liên quan đến công nghiệp.
Những thông tin này giúp các nhà Lãnh đạo rút ra những kinh nghiệm
trong quản lý, học hỏi phương pháp, kỹ thuật, công nghệ mới, nắm bắt được xu
thế phát triển công nghiệp trên thế giới để có quyết định hợp tác, đầu tư hợp lý.
20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ví dụ : Thông tin về tình hình phát triển, mức tăng trưởng kinh tế của
những nước đang có quan hệ hợp tác chặt chẽ với Việt Nam hoặc những nước
có nền kinh tế phát triển, ảnh hưởng đến nền kinh tế toàn cầu như Mỹ, Nhật
Bản, Trung Quốc…có thể đưa đến cho LĐB dự đoán được tình hình phát triển

tình hình xuất nhập khẩu một số mặt hàng chủ yếu, tình hình các ngành), Tình
hình phát triển công nghiệp địa phương, Tình hình đầu tư xây dựng, Công tác
quản lý nhà nước ( tình hình xây dựng VBQPPL, công tác khoa học công nghệ,
hợp tác quốc tế, tài chính, giải quyết khiếu nại, tố cáo…). Từ đó LĐB mới có thể
đề ra được biện pháp chủ yếu giải quyết những tồn đọng trong quý II trên tất cả
lĩnh vực.
21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Những thông tin phục vụ hoạt động quản lý đặc biệt phải mang tính
chính xác và khách quan. Thông tin đến tay nhà LĐB yêu cầu phải đảm bảo tính
trung thực, phản ánh sự việc trong thực tế, tránh bóp méo xuyên tạc sự thật và
được thêm bớt tuỳ tiện. Thông tin được cung cấp đầy đủ , kịp thời mà không
chính xác sẽ làm ảnh hưởng đến quyết định quản lý.Những thông tin càng chính
xác chất lượng của thông tin càng cao và có tác dụng làm tằng hiệu quả quản lý
và ngược lại. Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, ngay từ khâu thu thập,
các cán bộ VP BCN đã phải đảm bảo thu thập từ những nguồn đáng tin cậy.
Ví dụ : Để cung cấp thông tin tình hình đóng góp ý kiến của người dân về
các phương án tăng giá điện , các cán bộ phải căn cứ vào số liệu thống kê thu
thập từ nguồn đáng tin cậy, chính là Trang Thông tin điện tử của BCN đang tổ
chức lấy ý kiến của nhân dân và văn bản đóng góp của một số bộ, ngành liên
quan . Từ phản ứng của người dân và ý kiến đóng góp , LĐB tiếp tục xem xét, tổ
chức nghiên cứu nhằm đưa ra một phương án tăng giá điện hợp lý vừa đáp ứng
nhu cầu đầu tư phát triển lưới điện của Việt Nam đồng thời vừa đáp ứng nguyện
vọng, ý kiến của người dân.
Trong quá trình xử lý trước khi được cung cấp đến tay nhà lãnh đạo,
thông tin phải được phân tích, đánh giá, kiểm định của chuyên viên các Vụ phụ
trách chuyên môn, sau đó VP có trách nhiệm tập hợp, kiểm tra, báo cáo lại với
LĐB, như vậy thông tin được đảm bảo sự chính xác tuyệt đối, phản ánh đúng
tình hình thực tế.
Ví dụ : LĐB yêu cầu được biết tình hình rà soát, hệ thống hệ thống hoá,

Mức độ chi tiết, tổng hợp của nội dung thông tin cung cấp cho lãnh đạo
phụ thuộc vào cấp độ quản lý.Nhu cầu về thông tin của mỗi cấp quản lý là khác
nhau thay đổi tuỳ thuộc vào loại quyết định mà thông tin đó là cơ sở để đề ra :
quyết định chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp, quyết định có phạm vi điều chỉnh
đến toàn cục hay một bộ phận của cơ quan. LĐB là cấp quản lý cao nhất trong
cơ quan bộ. Các quyết định của cấp quản lý này có phạm vi hiệu lực rộng, có tác
động đến toàn bộ cơ quan, toàn ngành công nghiệp trong phạm vi cả nước. Vì
vậy, thông tin LĐB cần được cung cấp không phải là thông tin phản ánh tình
hình quá chi tiết như thông tin cung cấp cho Thủ trưởng các đơn vị chuyên môn.
Ví dụ: Thông tin về tình hình giải quyết công văn đến của Bộ trong tuần
từ 14/4/2006 - /21/4/2006 , quản lý cấp chiến thuật là Lãnh đạo VP cần có
những thông tin chi tiết bao nhiêu văn bản đang giải quyết ( quá hạn và trong
hạn), bao nhiêu văn bản đã giải quyết xong, tổng số văn bản đến của từng đơn vị
trong cơ quan . Trong khi đó, LĐB cần những thông tin tổng hợp hơn do Lãnh
đạo VP báo cáo vào cuộc họp giao ban hàng tuần : tổng số lượng văn bản đã và
chưa được giải quyết tính theo tỉ lệ %, những đơn vị giải quyết 100% đúng hạn
định, những đơn vị còn nhiều văn bản quá hạn. Từ đó, LĐB nhắc nhở các Thủ
trưởng đơn vị chuyên môn chấn chỉnh và nhanh chóng giải quyết những văn bản
được giao, tránh tình trạng kéo dài , làm chậm chễ tình hình giải quyết công
việc.
Nắm chắc được nhiệm vụ cung cấp thông tin cho cấp quản lý nào là yêu
cầu tiên quyết với người làm công tác thông tin để thực hiện tốt công việc của
mình, với mục đích cao nhất là phục vụ hiệu quả nhu cầu thông tin của đối
tượng dùng tin là nhà quản lý.
- Thông tin phục vụ hoạt động quản lý phải đảm bảo tính bảo mật .
Thông tin cung cấp đến đúng người, đúng thẩm quyền giải quyết, tuân theo quy
dịnh của Nhà nuớc và BCN về chế độ bảo mật.Chế độ bảo mật trong cơ quan
quản lý nhà nước cần phả được quy định triệt để.
Thực hiện Pháp lệnh Bảo vệ bí mật quốc gia, Nghị định số NĐ84-HĐBT
của Hội đồng Bộ trưởng (nay là CP) ngày 09 tháng 3 năm 1992 ban hành Quy

cứu để có được quyết định chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý.
Thông tin cần phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên tạo nên sự đầy
đủ về thông tin làm căn cứ, cơ sở cho các quyết định của nhà quản lý. Thông tin
được cung cấp liên tục giúp nhà quản lý nắm bắt được tiến triển, tình hình công
việc một cách sát sao, không bỏ qua một sự cố hay phát sinh nào dù là nhỏ nhất.
Ví dụ : Việc báo cáo tình hình xây dựng, khởi công Dự án Thuỷ điện Sơn
La – một công trình trọng điểm xây dựng nhà máy thủy điện lớn nhất Đông
Nam Á , phải được Tổ tổng hợp – Ban chỉ đạo nhà nước dự án thuỷ điện Sơn La
gửi đến VP bộ để VP báo cáo LĐB vào cuộc họp giao ban hàng tuần. Thông tin
về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao, những công việc khác của Ban chỉ
đạo dự án cần được thông báo đến LĐB thường xuyên, liên tục để LĐB nắm
được tình hình triển khai công việc trong thực tế, từ đó mới có chỉ đạo tiến độ
công trình để kịp hoàn tất vào năm 2012.
Thông tin được cung cấp phù hợp về mặt thời gian, không gian sẽ giúp
cho nhà quản lý xử lý thông tin một cách dễ dàng, thuận tiện hơn. Điều này đỏi
hỏi thư ký riêng cho các cấp lãnh đạo cần nắm rõ được lịch làm việc, thói quen
24
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
cũng như tâm lý của lãnh đạo để có thể cung cấp thông tin vào thời điểm hợp lý
nhất.
Ví dụ : Thông tin về lịch làm việc trong ngày cần được thư ký riêng cho
Bộ trưởng và các chuyên viên giúp việc Thứ trưởng thông báo vào đầu giờ làm
việc buổi sáng, nhắc cho LĐB nhớ những việc cần làm, cuộc họp cần tham dự
trong ngày.
• Về mặt hình thức, thông tin cần phải được sắp xếp một cách khoa
học, trình bày rõ ràng, logic, đặc biệt thông tin được trình bày dưới dạng văn bản
phải đảm bảo đầy đủ, đúng thể thức Nhà nước quy định.
Hình thức của thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm
bảo cho nhà quản lý tiếp cận được thông tin một cách thuận lợi và dễ
dàng nhất.