LỜI MỞ ĐẦU

Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xó hội Việt Nam
hiện nay, đặc biệtlà trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh
bạch tình hình tài chớnh sẽ tạorất nhiềuđiều kiện thuận lợi cho doanh
nghiệp trong quá trình hoạtđộng kinh doanh.Để thực
hiệnđượcđiềuđó thì một trong nhữngđiều kiện quan trọng là DN phải
công khai báo cáo tài chớnhđãđược kiểm toán. Trong kiểm toán báo cáo
tài chính thìchu trình mua hàng – thanh toán là một trong 6 chu
trình được kiểm toán.
Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan
trọngđối với DN trong việc quyếtđịnh hiệu quả sản xuất kinh doanh
của DN, đồng thời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót.
Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểmsoát nội bộ chặt chẽđối với chu
trình này trong DN sẽ góp phần giảm thiểu sai sót,
rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời gian của công việc kiểm toán chu
trình này.Doanh nghiệp cần dựa trên đặcđiểm, tớnh chất của chu
trình cũng như các mụctiêu kiểm toánđể có thể thiết lập một hệ thống
kiểm soát nội bộ có hiệu quả.
Về mặt kết cấu củađềán, ngoài phần mởđầu và kết luận,
phần nội dung củađềánđược chia làm ba phần chớnh:
Phần 1: Những vấnđề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu
trình mua hàng – thanh toán.
Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng –
thanh toán.
Phần
3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộđối vớ
i chu trìnhmua hàng – thanh toán.PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM

hợp lý vàđúngđắn của thông tin nhằm bảo vệ,
quản lý và sử dụng có hiệu quảtài sản trong đơn vị.
1.1.2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2.1.Theo quan điểm của IFAC
Theo quan điểm của liên đoàn kế toán quốc tếIFAC,
hệ thống kiểm soát nộibộ gồm 4 yếu tố:
•Môi trường kiểm soát.
•Hệ thống kế toán.
•Thủ tục kiểm soát.
•Kiểm toán nội bộ.
1.1.2.2.Môi trường kiểm soát
•Khái niệm: Môi trường kiểm soát bao gồm các nhõn tố bên trong
và
bên ngoàiđơn vị, ảnh hưởngđến việc thiết kế,
vận hành và việc xử lý các dữliệu của các loại kiểm soát nội bộ.
•Các nhõn tố trong môi trường kiểm soát.
- Đặc thù quản lý: Nhõn tố này đề cập tới việc phõn cách và quan
điểm điều hành của các nhà lónhđạo,
nóảnh hưởngđến quá trình thiết kế vàthực hiện các thủ tục, quy
chế kiểm soát.
- Cơ cấu tổ chức: Nhõn tố nàyđề cập tới việc phõn quyền trong
bộ máy quản lý. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi nóđápứngđược yêu
cầu:
+ Phảiđảm bảo kiểm soát mọi hoạtđộng của doanh nghiệp nhưng
không đượcchồng chéo giữa các bộ phận.
+ Phải tách bạch 3 chức năng: chức năng ghi sổ - xử lý nghiệp vụ -
bảo quản
+ Phảiđảm bảo sựđộc lập tương đối giữa các bộ phận.
- Chớnh sách nhõn sự: là chớnhsáchđề cập tới việc quản lý nhõn
sự trong doanh nghiệp.

- Sự phê chuẩn: Hệ thống kế toán phải đảm
bảo rằng tất cả các nghiệp vụtrước khi thực hiện và ghi sổ phải
có sự phê chuẩnđầyđủ của cấp có thẩm quyền
- Sựđịnh giá:
Hệ thống kế toán phảiđảm bảo rằng mọi cách thức tớnh toán, phương
cácháp dụng phải phù hợp và nhất quán
- Sự phõn loại: Hệ thống kế toán phảiđảm bảo rằng các thông tin
phảiđượcphõn loại và xử lýđúngđắn, đúng nội dung vàđối tượng.
- Tớnh chớnh xác cơ học:
Phảiđảm bảo các phép tớnh số học phảichớnh xácvà chuyển giữ liệu phải
khớpđúng.
- Tớnhđúng kì: đảm bảo các nghiệp vụ, thông tin phảiđược ghi
chépđúng kì kế toán.
1.1.2.4.Thủ tục kiểm soát
•Khái niệm: Thủ tụckiểm soát là những thủ tục và quy chế do doanh
nghiệp thiết kế và thực hiện nhằmđạtđược các mục tiêu quản lýđể ra.
•Nội dung: Thủ tục kiểm soát thường bao gồm các nội dung:
- Kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách, tài liệu.
- Kiểm tra việc ghi chép giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
- Kiểm tra số liệu kiểm kê và số liệu sổ sách.
- Kiểm tra việc phê duyệt số liệu và quyết toán.
•Các nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: là việc đòi hỏi cách ly
trách nhiệm giữa các phầncông việc có mối quan hệ chặt chẽ.
- Nguyên tắc phõn công, phõn nhiệm: đòi hỏi việc phõn chia
công việc cho nhiều bộ phận trong đơn vị và nhiều người trong
bộ phậnđểhướng tới chuyên môn hoỏ công việc, giảm thiểu sai
soát và nếu sai sót xảy ra thìdễ phát hiện.
- Ủy quyền và phê chuẩn:
+ Ủy quyền: là việc cấp trên uỷ quyền cho

hệ nội kiểm.
- Không thu phí kiểm toán.
1.1.2.5.Theo quan điểm của IACPA
Theo quan điểm của IACPA hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5
yếu tố:
•Môi trường kiểm soát.
•Đánh giá rủi ro.
•Hoạt động kiểm soát.
•Thông tin vàtruyền thông.
•Giám sát.
1.1.2.6.Môi trường kiểm soát
•Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhõn tố bên trong đơn vị và
bên ngoàiđơn vị có tớnh môi trường tác độngđến việc thiết kế,
hoạt động vàxử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
•Sau khi đánh giá về môi trường kiểm soát, kiểmtoán viên nên xem
xét các yếu tố
- Triết lý quản lý và phong cáchđiều hành hoạtđộng(đặc thù về
quản lý )
- Cơ cấu tổ chức
- Chớnh sách nhõn sự
- Ban giámđốc và Uỷ ban kiểm toán
Ban giámđốc gồm các thành viên
là nhữngđại diện của các cổđộngđược bầuvà có trách nhiệm chớnh là giá
m sát quản trị cũng nhưđánh giá và phê chuẩn chiếnlược cơ bản của tổ ch
ức.
- Tớnh liêm chớnh và giá trịđạođức:
Các chớnh sách và những thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quảđể thắt c
hặt sựkiểm soátđối với tớnh chớnh trực và nhữnggiá tịđạođức của những
ngườisáng tạora,
quản lý và giám sát họ. Tớnh chớnh trực và hành vịđạođức chớnh là sản p

c.Giám sát
Thủ tuc giám sát hoạtđộngđược xõy dựng trong
những hoạtđộngđang
thựchiện bình thường của thực thể pháp lý và nó bao
gồm cả các báo cáo quản trịđịnhkỳ và các hoạtđộng giám sát cấp cao.
Giám sátđang trở
thành một yếu tố kiểm soát then chốt trong việc xácđịnh rủi ro,
vì vậy nócàngđược quan tõm nhiều hơn trong các cam kết kiểm toán.
1.1.2.7.Theo COSO:
Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố
a. Môi trường kiểm soát( Control Environment ): Tạo nền tảng cho
các yếu tốkhác của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua
việc thiết lập các chớnh sách kiểmsoát trong Công ty.
b. Đánh giá rủi ro kiểm soát( Risk Assessment ): Nhận biết và
phântích các rủiro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của Công ty.
c. Hoạt động kiểm soát( Control
Activities ): Toàn bộ các chớnh sáchvà thủtụcđược
thực hiện nhằm trợ giúp ban giámđốc Công ty phát hiện và ngăn
ngừa rủiro đểđạt mục tiêu kinh doanh.
d.Hệ thống thông tin, giao tiếp( Information and Communication ):
Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển
giao kết quảtrong Công ty, nó cho phép từng nhõn viên cũng
như từng cấp quản lý thực hiệntốt nhiệm vụ của mình
e. Hoạt động kiểm soát( Monitoring ): Là một
quá trìnhđánh giá hiệu quả của hệthống kiểm soát nộibộ, trợ giúp xem
xét hệ thống kiểm soát cóđược vận hành một cách trơn chu, hiệu quả.
1.2.Chu trình mua hàng – thanh toán
1.2.1.Bản chất và chức năng của chu trình
1.2.1.1.Bản chất
- Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyếtđịnh và các quy

chớnh xác vànhanh chóng.
- Kế toán công nợ phải có trách nhiệm kiểm tra
tớnhđúngđắncủa các lần mua hàng và ghi vào sổ nhật kí và sổ chi
tiết các khoản phải trả người bán.
- Khi kế toán công nợ nhậnđược hoáđơn
của người bán thì phải tiến hànhđốichiếu giữa hoáđơn bán hàng
với các thông tin trên đơn đặt hàng, hợpđồng kinh tế, báo cáo nhận hàng
như: mẫu mó, giá cả, số lượng, phương thức, chi phí vậnchuyển…
•Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Hoáđơn mua hàng thường do kế toán các khoản phải trả lưu
giữ cho đến khi thanh toán. Việc thanh toán
thườngđược thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séchoặc tiềnmặt.
Hầu hết các ngõn phiếu thanh toán được ghi và sổ nhật ký chi tiền mặt.
1.2.2.Chứng từ và sổ sách liờn quan
•Phiếu yêu cầu mua hàng:
•Đơn đặthàng: do phòng vật tư lập.
•Phiếu giao hàng( biên bản giao nhận hàng hoá ): được chuẩn
bị bởi ngườicung cấp hàng vàđược kí bởi khách hàng.
•Báo cáo nhận hàng.
•Hoáđơn của người bán.
•Nhật kí mua hàng.
•Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp.
•Bảngđối chiếu của nhà cung cấp.
1.2.3. Quy trình mua hàng – thanh toán
Quy trình mua hàng – thanh toán gồm 4 chức năng chớnh:
•Chức năng xácđịnh nhu cầu về số lượng, chất lượng, quy
cách và thời gian( xácđịnh nhu cầu sản xuất - hợpđồng mua bán ).
•Giao nhận hàng và xem xét các tiêu chuẩn( biên bản kiểm nhận –
phiếu nhập kho ).
•Chi tiết khoản phải trả( hoáđơn - sổ chi tiết TK 331 ).


Thu thập thông
tin báo giá
Lựa chọn nhà cung
cấp( chớnh - phụ )
Đảm bảo các tiêu chí
( chất lượng, giá cả, số lượng… )

Thống nhất về: chủng loại, mẫu mó,
số lương, chất lượng,
giá cả Thanh toán
ngay
Khithanh thanh
toán
Chưa thanh
toán ngay

3 chứng từ:
Hóa đơn, vậnđơn, phiếu
Căn cứ xuất kho
Đơnđặt hàng

+ Huỷ bỏ các chứng từđểphũng, ngăn
ngừa việc sử dụng lại
Tớnhđượcphép Các nghiệp vụ mua
hàng được phê chuẩn
+ Sự phê chuẩn các nghiệp
hàng ởđúng cấp thẩm quyền
Tớnh trọnvẹn Các nghiệp vụ mua hàng
hiện cóđềuđượcghi sổ
+ Cácđơn đặt mua hàng và
cáo nhận hàng đềuđượcđánh
Tớnhđịnhgiá Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi
sổđềuđượcđánh giáđúng
Kiểm tra nội bộ các quá
ghi nhận trong giá vốn thực tế
Tớnh phõn loại Các nghiệp vụ mua
hàng được phânloạiđúng đắn
+ Doanh
nghiệp có sơđồ tàikhoảnđầyđủ
hàng.
+ Kiểm tra nội bộ quá trìnhphõn . loại

Tớnh kịpthời
Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổđúnglỳc
+ Doanh nghiệp có thủ tục
sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt

dịch vụ.
+ Qúa trình kiểm tra nội

sổ cáckhoản phải trả vơi người ký
phiếu chi và chứng từ thanh toán.
+ Kiểm tra
các chứng từ chứngminh
trước khi lập phiếu chi
và cácchứng từ thanh toán do
nhõn viên
cóthẩm quyền thực hiện.
Tớnhđượcp
hép
Các nghiệp vụtha
nh toán đã ghi
sổđược phê chuẩn
Sự phê chuẩn các khoản chi
trờnchứng
từ vào thờiđiểm lập phiếu chi
và các chứng từ thanh toán.Tớnh
Các nghiệp vụtha
nh toán
hiệncóđềuđược vào sổ
+ Phiếu chi
và các chứng từthanh
toán đượcđánh số trước và theo
dừi.
trọn vẹn

+ Bảngđối chiếu với ngõn

Các nghiệp vụthan
h toánđược ghi
sổđúng lỳc
+ DN
có thủ tục quy định việc ghi
sổ các nghiệp vụ ngay sau
khiphiếu chi vàcác chứng từ thanh
toánđãđược thực hiện.
+ Qúa trình kiểm tra nội bộ.Tớnhchớ
nh xác cơhọc
Các nghiệp vụthan
h
toán được phảnánhđúng
đắn trên sổhạch toán
chi
tiết tươngứng vàđược t
ổnghợpđúng đắn
Thiết kế các thủ tục kiểm soá
tkiểm tra
quá trình tổng hợp và chuyển
sổ các khoản thanh toán.

2.2. Một số rủi ro thường gặp
2.2.1. Phân loại rủi ro
•Rủi ro môi trường kinh doanh.
- Rủi ro từ nhà cung cấp: Đối với NCC lõu năm khả năng
xảy ra

hợpđồng, chứng từ…: Việc nhõn viên không
nắm rừ quy định, chếđộ
đối với hợpđồng mua hàng có thể khiến cho
quá trình này không được
thực hiện( điều khoản trên hợpđồng ) gõy giánđoạn quá trình sản
xuất
của DN. Ngoài ra việcáp dụng sai
chếđộ có thể dẫn tới việc hạch toán
sai làm doanh nghiệp có thể thanh toán nhầm nhà cung cấp
2.2.2. Một số rủi ro thường gặp
- Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu
- Mua không đúng hàng( sai về quy cách, phẩm chất… )
- Mua không đúng nhà cung cấp
- Mua giá cao
- Mua không đủ số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do
khan hiếm không có hàng để mua)
- Hàng nhập về không kịp tiến độ sản xuất
- Đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền
trả( trả không đúng thời hạn ).
- Trả tiền nhầm NCC
- Trả nhầm lô hàng mua
- Trả tiền nhầm giá so với giá đã thoả thuận
- Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời,
báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rừ ràng, khó hiểu.
2.3. Thiết lập thủ tục kiểm soátđối với mua hàng và thanh toán
2.3.1. Đối với nghiệp vụmua hàng
- Phiếuđề nghị mua hàng: Mỗi khi có nhu cầu mua hàng, kho hàng
và bộ phậnkiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếuđề nghị mua
hàng gửi cho bộ phậnmua hàng. Phiếu nàyđược lập khi có nhu
cầuđột xuất hay thường xuên và lập thành2 liên:

t sinh trong bộ phận này phải đượcđánh số liên tụcđể kiểm soát.
- So sánh số lượng trên hoáđơn vớisố lượngtrên báo cáo nhậnhàng
mụcđíchlàđể không thanh toán vượt quá số lượngđặt hàng
hoặc số lượng thực nhận.
- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên
hoáđơn đểđảm bảokhông thanh toán vượt số NPT người bán.
-Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán: do
bộ phận tài vụ đảm nhận. Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng:
Kiểm tra và chấp nhận thanh toán: do bộ phận kế toán đảm nhận.
Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do bộ phận tài vụđảm nhận.
- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ,
sựđầyđủ, hợp lýhợp lệ của chứng từ. Người ký duyệt chi
quỹ phải đánh dấu các chứng từđể chúngkhông bị sử dụng lần 2.
- Cuối tháng, bộ phận kế toán NPT cầnđối chiếu giữa sổ chi
tiết người bánvới sổ cái. Việcđối chiếuđược thực hiện trên
bảng tổng hợp chi tiết. Bảng nàyđượclưu lạiđể làm
bằng chứng đối chiếu cũng như tạo thuận lợi khi hậu kiểm.
- Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi
tiếtđểtỡm mọi sai sótđặc biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc
thông báocho nhà cung cấp.

PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XẫT VỀ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRèNH MUA HÀNG – THANH
TOÁN.
3.1. Ưu điểm
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một
hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng

của từngphòng banđề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các
phiếuđề nghị mua hàng hiện tại, đểđảm bảo rằng
hàng đề nghị mua đượcđặthàng
và hàng được nhận chớnh xác.
Phiếu này phảiđược người có thẩm quyền kíduyệt và phảiđượcđối chiếuđ
ến tài khoản trên sổ cáiđể ngườiđể nghị mua hàng cótrách nhiệm về ngõn
sách chi.
3.2.1. Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
•Vấnđề:
Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, không đặt hàng
mà sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh
toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
•Giải pháp:
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng.
Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và
phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác.
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu
đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt.
Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề
nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/ dịch
vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên
được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua
hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
3.2.2. Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ
nhà cung cấp
•Vấnđề:
Nhõn viên có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá,
dịch vụ phùhợp nhấthoặcở mức giá thấp nhất do nhõn viên
này nhận tiền hoa hồng khôngđược phép từ nhà cung cấp.
•Giải pháp:

hàng đã hoàn thành.
3.2.1. Ngăn chặn hoá đơn đỳp hoặc hoáđơngiả do nhà cung cấp
phát hành
•Vấnđề:
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoáđơn ghi sai số lượng,
giá trị hoặcphát hành hoáđơn đỳp.
•Giải pháp:
Khi Công ty nhậnđược hoáđơn của nhà cung cấp, tất cả các hoáđơn
nênđượcđánh số theo thứ tự. Việc này sẽ giúp cho công việc kiểm tra
về tớnh liên tục của các số hoáđơn có thể giúp
xácđịnh rằng tất cả các hoáđơn nhậnđãđược hạch toán.
Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việcđóng dấu lên
hoáđơnđể ghi rừsố tham chiếu củađơn đặt hàng và biên bản nhận hàng,
mó tài khoản nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhõn viên
thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho
quá trìnhđối chiếu chứng từ.
Kế toán nên kiểm tra chi tiết các hoáđơn vớiđơn đặt hàng và biên
bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc
này sẽđảm bảo là tất cảcác hoáđơn, vốn là cơ sởđể thanh toán cho
nhà cung cấp, sẽ liên quan đến nhữnggiao dịch mua hàng
hợp lệ và nhậnđúng hàng.
3.2.2. Thanh toán mua hàng chính xác
•Vấnđề:
Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi
tiền mặt có thểxảy ra các rủi ro: thanh toán nhầm nhà cung cấp,
với chữ kýđược uỷ quyềnkhôngđúng, đề xuất thanh toán các
khoản giả mạo hoặc hoáđơn được thanh toán 2 lần.
•Giải pháp:
Phòng kế toán, hoặcđối với một số Công ty là bộ phận công
nợ của phòng kếtoán, nên lưu trữ một danh sách các ngàyđến hạn thanh

tạo về mọi măt cầnphải thiết kế cho
mình một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạtđộng có hiệu quảtrong
mọi lĩnh vực, mọi chu trình.
Chu trinh mua hàng – thanh toán là một trong những chu trình
mà doanh nghiệp cần phải
thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, để có
thể ngăn ngừa các sai phạm có thể xảy ra,
làm ảnh hưởngđến quá trình hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp
Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thànhđềán môn học vớiđề tài:
“Tỡm hiểuvề hệ thống kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng –
thanh toán ”. Do cũnhạn chế về nhận thức và thời gian cũng như kinh
nghiệm thực tế nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót,
hạn chế. Em kớnh mong sự thông cảm và chỉ bảocủa thầy, cô.
Em xin chân thành cảmơn thầy Ths. Đinh Thế Hùngđã tạođiều
kiện thuận lợigiúp em hoàn thiệnđềán này.
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT
Liên đoàn kế toán
quốc tế
IFAC