Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ
Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo
và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám
chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo,
nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn cả
là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân
viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ
thống kiểm soát nội bộ là cần thiết?Kiểm soát nội bộ là gì?

Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch,
quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo
cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói
cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những
điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả
dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống,
phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì
có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm
soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.

Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty
còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty
lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô
hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra

đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang
thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển,
mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ
hoặc do thiếu quan tâm...
4. Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình
vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố
cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính
sách mới ...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần
thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của
chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác
hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn
cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ
nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
5. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất
lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi
môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường
xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội
bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các
chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…
Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty,
bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy
định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa
rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm
soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách
nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau
như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau
đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc
kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho