CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong
quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Hệ thống kiểm
soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn
vị tuân thủ đúng pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót;
để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn
vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm mội trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi
ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các
mục tiêu đặt ra của đơn vị:
♦ Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Nếu không được bảo vệ bởi một hệ
thống kiểm soát thích hợp, chúng có thể bị đánh cắp, hư hỏng hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau.
Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng để đảm bảo an toàn cho những tài sản của đơn vị.
♦ Bảo đảm độ tin cậy của thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Để điều hành
có hiệu quả các mặt hoạt động kinh doanh, các nhà quản lý phải được cung cấp
những thông tin chính xác và kịp thời, phản ánh đúng thực trạng của đơn vị, trên
cơ sở đó đưa ra những quyết định phù hợp.
♦ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Để quản lý vĩ mô nền kinh tế, các cơ quan Nhà nước đã ban hành một hệ thống các chính sách và các quy
định buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng tự thiết kế những quy định nội bộ để
quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp. Để đảm bảo các chế độ pháp lý liên quan đến doanh nghiệp được
thực hiện đúng mức, hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Phát hiện và ngăn chặn kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh

Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý chính là các quan điểm khác nhau trong hoạt động điều hành doanh nghiệp của
các nhà quản lý. Có cách quản lý táo bạo dám chấp nhận rủi ro, cũng có cách quản lý dè dặt, thận trọng trước khi
quyết định. Các quan điểm của các nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và
cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là nhà quản lý quản
lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức đề cập tới cách phân quyền trong bộ máy quản lý. Có hai xu hướng trái ngược nhau trong
việc thiết lập một cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Mỗi xu hướng có những ưu, nhược điểm riêng. Nếu cơ cấu
tổ chức theo xu hướng tập trung, có thể một quyết định phải qua nhiều cấp gây đến tình trạng trì trệ, ách tắc,
quan liêu. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức theo xu hướng phân tán, có thể phát huy tính chủ động, sáng tạo, kịp
thời nhưng khó chuyên môn hoá.
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ
cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định,
triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định trong toàn bộ doanh
nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt
động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực
của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức
năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực
hiện công việc.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà
quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa
các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép
sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao
nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.

sau:
- Giám sát việc chấp hành luật pháp của Công ty.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính.
- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán
viên bên ngoài.
Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong doanh nghiệp, môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ
thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các
quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức
năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối phát triển của đất nước.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hưởng
đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là nhận thức về hoạt
động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh
nghiệp.
2.2 Hệ thống kế toán
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống
bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ
đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là nhận biết, thu thập,
phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả
mãn chức năng thông tin và chức năng kiểm tra của kế toán.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi
tiết:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát nội bộ không cho phép việc ghi những nghiệp vụ không có thật vào sổ kế
toán.
- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu kế toán.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát có thể khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm
soát đều được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc
bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng:
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều
người trong bô phận nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của sự phân chia
này là không để một cá nhân hay hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một
nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự
chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện
do có sự kiểm tra chéo.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền
hạn.
Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc
như:
- Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
- Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
- Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
- Chức năng kế toán và chức năng tài chính.
- Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn
đến gian lận khó phát hiện.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán
nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả
tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội
bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong
doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát
thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:
- Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới
hạn hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi
và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được
kiểm tra.
- Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng
lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.
3. Những ưu điểm và hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp là nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý và
đem lại những lợi ích sau:
- Kiểm soát nội bộ góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậy
của các thông tin phục vụ cho quản lý và các thông tin sử dụng để báo cáo hoặc
công bố ra bên ngoài.
- Kiểm soát nội bộ góp phần phát triển và triển khai các sáng kiến nhằm nâng
cao hiệu quả hoạt động.
- Kiểm soát nội bộ đóng vai trò tích cực góp phần thực thi các quy định pháp
lý trong các hoạt động tài chính kế toán nói riêng và các hoạt động về quản lý nói
chung tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, mặc dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể đảm bảo
hoàn toàn đạt được các mục tiêu quản lý, đó là do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát
nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau:
- Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không
vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại.
- Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp