CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP
1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của DN, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai
trò quan trọng trong quá trình quản lý. Do đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào
của DN, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn lồng
vào đó sự kiểm soát của mình về các phương diện thông qua các thủ tục quy định
về hoạt động. Đó chính là hệ thống KSNB của một đơn vị.
Hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong
mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB cung cấp thông tin cho cả bên
trong và bên ngoài của một tổ chức. Vì vậy, để người sử dụng tin cậy vào tính
chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống
KSNB hữu hiệu. Vấn đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của hệ thống KSNB.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB được định nghĩa như
là "một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm
bảo thực hiện các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu
quả.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý, chính
xác.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý".
Định nghĩa trên cho thấy hệ thống KSNB được các nhà quản lý thiết lập để
điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong DN, và KSNB không chỉ giới hạn
trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác
như về hành chính, quản lý sản xuất. Trong các mục tiêu trên, 2 mục tiêu đầu là
mục tiêu của KSNB về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục tiêu của KSNB về quản
lý.
Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) thì: "KSNB

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống KSNB được thiết kế trong DN phải đảm bảo các quyết định và chế độ
pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN được tuân thủ đúng
mức. Cụ thể, hệ thống KSNB cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của DN
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của DN.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp
lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng
kém hiệu quả các nguồn lực trong DN. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý
thường đánh giá kết quả hoạt động trong DN được thực hiện với cơ chế giám sát
của hệ thống KSNB DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy
quản lý DN.
Trên quan điểm tổ chức, KSNB về quản lý cũng như KSNB về kế toán đều quan
trọng như nhau. Tuy nhiên KSNB về quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với
sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy KSNB về quản lý cũng có một tác
động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán thông qua năng lực đào tạo
hay năng lực quản lý. 1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn hơn là
các đơn vị có quy mô nhỏ. Ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia
cho nhiều cấp, có quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở
nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó
khăn, tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.5. Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu KSNB của DN phải
thực hiện được các mục tiêu sau:
- Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý.
Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ sách kế toán những nghiệp
vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
Nếu nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, đó có thể là một nghiệp
vụ gian lận, và nó có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của DN.
- Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ.
Các thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh tế ngoài
sổ sách.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn.
Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi
tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các gian đoạn khác nhau của
quá trình ghi sổ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB bao gồm 3 yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông
tin kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các yếu tố đó được thiết kế và thực hiện nhằm
cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đã thực hiện các mục tiêu đã nêu.

và năng lực của người nắm quyền ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát.
Trong những DN có quy mô lớn nếu xảy ra trường hợp trên thì môi trường kiểm
soát sẽ không mạnh do những người khác không có cơ hội giám sát người có
quyền lực cao.
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành
viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra một
môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót có
thể xảy ra, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban
hành các quy định, triển khai các quy định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc
thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ DN, tạo hiệu quả quản lý tốt cho các nhà
lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin. Cơ cấu tổ chức là nền
tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra. Để đạt được mục tiêu của đơn vị, cần phải
có cơ cấu tổ chức hiệu quả và phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị. Muốn
vậy, cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tránh bỏ sót bất
kỳ lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo "dẫm chân" lên nhau giữa các
bộ phận.
- Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài
sản.
- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Điều này thể hiện qua việc
người phụ trách mỗi bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng
một cấp trên. Chẳng hạn bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng chịu trách nhiệm
trước trưởng phòng vật tư…(Giả sử bộ phận mua hàng và bộ phận kho cùng trực
thuộc phòng vật tư và đều chịu sự quản lý của trưởng phòng vật tư).
1.2.1.3. Chính sách nhân sự
Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng trong
môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát
trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có một chính sách
nhân sự phù hợp. Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm

1.2.1.6. Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ
quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát
thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Giám sát sự chấp hành pháp luật của công dân.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ.
- Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với ban giám đốc.
1.2.1.7. Môi trường bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiều
nhân tố bên ngoài. Những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các
nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều
thủ tục kiểm soát cụ thể. Các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan
chức năng Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối
phát triển của đất nước…
1.2.2. Hệ thống kế toán (Hệ thống thông tin kế toán)
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc
quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng việc
ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp
phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị sử dụng lãng phí.
Kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động và phân tích kết quả
kinh doanh từng thời kỳ. Do đó, hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ
thống KSNB của đơn vị.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau
đây:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có
thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.

lý trên sổ sách các loại vật liệu để có biện pháp sử dụng và kiểm soát hợp lý; đồng
thời làm cơ sở để đối chiếu với kiểm kê thực tế. 1.2.2.3. Hệ thống báo cáo kế toán
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ
sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm BCTC
và các báo cáo nội bộ.
Các BCTC được lập theo quý hoặc năm phải tuân theo biểu mẫu đã quy định
và phải trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành (chế độ kế toán hiện
hành). Các báo cáo này được công bố ra bên ngoài, cho các nhà đầu tư và các nhà
chức năng đánh giá một cách tổng quát về hiệu quả hoạt động và tình hình tài
chính của DN. Nó quyết định đến hình ảnh và uy tín của DN nên đòi hỏi số liệu
phải trung thực và chính xác.
Các báo cáo nội bộ được lập theo yêu cầu của nhà quản lý, nó không có biểu
mẫu bắt buộc quy định và được lập vào bất cứ thời điểm nào cần thiết. Với các
báo cáo này, sẽ là cơ sở cho các nhà quản lý đánh giá hiệu quả của công việc, kiểm
tra kết quả thực thi so với mục tiêu ban đầu. Từ đó để có các giải pháp, phương
hướng mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đạt mục đích cao hơn.
Các báo cáo nội bộ và BCTC nếu được lập chính xác, trung thực sẽ trở thành
công cụ quản lý hữu hiệu, xác định các kế hoạch và chiến lược phát triển trong
tương lai phù hợp, đánh giá đúng đắn và có những điều chỉnh hợp lý để đạt được
mục tiêu.
1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế bởi các nhà quản lý của DN nhằm ngăn
ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể của đơn vị:
bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy,… Các bước kiểm soát và thủ
tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụ khác nhau và
cũng rất khác nhau giữa các DN khác nhau. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát
thường được xây dựng trên các nguyên tắc phổ biến sau: