Chương III
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT
I. Ý nghĩa và tác dụng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
khoa học – kỹ thuật
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT là khâu nghiệp vụ quan trọng
của công tác lưu trữ. Nhờ có công tác thu thập làm tốt mới quản lý được tài
liệu KHKT thuật tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện
để khai thác toàn diện, triệt để nội dung tài liệu lưu trữ KHKT. Đồng thời, nhờ
có công tác thu thập, bổ sung làm tốt mới bảo vệ được những bí mật KHKT
của Nhà nước, chống lại những âm mưu và hành động phá hoại kinh tế, quốc
phòng của kẻ thù đối với tổ quốc xã hội chủ nghĩa của chúng ta. Làm tốt công
tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất
cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để thực
hiện các công tác phân loại, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ KHKT.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT được tiến hành trong
các kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật cơ quan, trong các trung tâm lưu trữ Quốc gia.
(xem phần II: mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT).
Nội dung công tác thu thập tài liệu lưu trữ KHKT ở cơ quan (lưu trữ
hiện hành) có những điểm khác với các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Sự khác
nhau này do chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm của các cơ quan lưu trữ quy định.
Sau đây chúng ta tìm hiểu về mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT
cơ quan và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
II. Mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật cơ quan và
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Việc tìm hiều mạng lưới các kho lưu trữ tài liệu KHKT giúp chúng ta thấy
được vị trí, tầm quan trọng của từng loại kho lưu trữ. Đồng thời, cũng thấy được
đặc điểm về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cho từng loại kho lưu trữ đó.
46
Trong quá trình hoạt động KHKT của các cơ quan, tổ chức đã hình thành
nên mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT. Mỗi lĩnh vực hoạt động KHKT
trách nhiệm lưu trữ tài liệu KHKT của những công trình do chính Công ty đó
thi công xây lắp. Vì vậy ở các Công ty này có bộ phận lưu trữ tài liệu KHKT
về XDCB.
- Kho tài liệu lưu trữ kỹ thuật của cơ quan sử dụng công trình. Các cơ
quan làm công tác quản lý, sử dụng các công trình XDCB đều phải tổ chức lưu
trữ tài liệu kỹ thuật của những công trình đó. Tài liệu lưu trữ kỹ thuật ở cơ
quan sử dụng công trình không thành lập đơn vị tổ chức lưu trữ riêng biệt mà
được bảo quản chung với tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan. Những tài
liệu lưu trữ kỹ thuật này được bảo quản trong kho lưu trữ tài liệu hành chính
thành một khối riêng biệt.
2. Các kho lưu trữ ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp
Ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp sản sinh nhiều tài liệu KHKT và
có các kho lưu trữ như sau:
- Kho lưu trữ kỹ thuật của Viện thiết kế sản phẩm công nghiệp. Trong
các viện thiết kế sản phẩm công nghiệp thành lập các bộ phận, hoặc tổ lưu trữ
tài liệu KHKT của Viện. Kho lưu trữ kỹ thuật của Viện Thiết kế sản phẩm
công nghiệp thường do phòng quản lý kỹ thuật của cơ quan quản lý hoặc được
kết hợp với bộ phận thông tin, thư viện KHKT của cơ quan đó.
Kho lưu trữ kỹ thuật của nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp : các
nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp đều tổ chức bộ phậnh lưu trữ tài liệu
khoa học kỹ thuật. Tổ chức lưu trữ kỹ thuật của các nhà máy chế tạo sản phẩm
công nghiệp thường có 2 hình thức: Tổ chức lưu trữ phân tán ở các phòng chức
năng của nhà máy (phòng thiết kế, phòng công nghệ, phòng thí nghiệm, phòng
xây dựng cơ bản ). Hình thức tổ chức lưu trữ tập trung thì tài liệu lưu trữ kỹ
thuật ở các phòng được phân loại thành từng khối tài liệu chuyên môn riêng
biệt ở trong kho lưu trữ kỹ thuật nhà máy. Hiện nay các Công ty liên doanh sản
48
xuất sản phẩm công nghiệp như Hon đa, TOYOTA, đều tổ chức kho lưu trữ
tập trung.
3. Các kho lưu trữ của Viện nghiên cứu khoa học
quốc.
- Kho lưu trữ địa chính các tỉnh: ở đây bảo quản tài liệu lưu trữ về quản
lý đất đai, quy hoạch các vùng lãnh thổ, các thành phố, thị xã, tài liệu cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng nhà ở và đất ở, tài liệu địa giới hành chính v.v
5. Kho lưu trữ tài liệu địa chất
Ngành địa chất có Trung tâm thông tin, tư liệu, lưu trữ tài liệu địa chất
trực thuộc Cục Địa chất khoáng sản (thuộc Bộ Công nghiệp). Kho lưu trữ này
bảo quản tài liệu địa chất sản sinh ra của các đoàn địa chất và những tài liệu địa
chất do các ngành khác phát hiện cũng phải nộp tài liệu vào lưu trữ địa chất.
6. Kho lưu trữ tài liệu dầu khí: Tổng công ty Dầu khí Việt Nam quản
lý kho lưu trữ tài liệu thăm dò, khai thác dầu khí trên đất liền, thềm lục địa, tài
liệu dầu khí liên doanh, liên kết với nước ngoài. Kho lưu trữ tài liệu dầu khí do
Trung tâm thông tin tư liệu Dầu khí trực tiếp quản lý. Trung tâm này trực thuộc
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam.
7. Kho lưu trữ tài liệu khí tượng - thủy văn: Kho lưu trữ này bảo quản
tài liệu điều tra, đo đạc các số liệu về khí tượng và thủy văn sản sinh hàng ngày
trên phạm vi toàn quốc. Hệ thống các đài, trạm khí tượng, thủy văn đặt ở các
tỉnh từ biên giới đến hải đảo cung cấp tài liệu về lưu trữ tại kho này. Kho lưu
trữ tài liệu khí tượng, thủy văn do Tổng cục Khí tượng-Thủy văn quản lý trực
thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường).
Như vậy hiện nay về cơ bản đã hình thành các kho lưu trữ tài liệu KHKT
của Nhà nước về tài liệu địa chất; tài liệu thủy văn và khí tượng; tài liệu trắc
50
địa và bản đồ, còn tài liệu kỹ thuật ngành xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm
công nghiệp, nghiên cứu khoa học thì tổ chức lưu trữ kỹ thuật cơ quan. Việc tổ
chức lưu trữ tài liệu KHKT toàn quốc cho những ngành này như thế nào hiện
nay chưa được giải quyết đầy đủ.
III. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật xây dựng
cơ bản
1. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các cơ quan tư
làm tài liệu bảo hiểm, chỉ được sử dụng trong trường hợp có lệnh của thủ
trưởng cơ quan. Ngoài bộ tài liệu này ở kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan thiết
kế còn bảo quản một bộ tài liệu bản sao cho mỗi công trình để phục vụ khai
thác hàng ngày.
Loại tài liệu KHKT thứ hai cần phải thu vào kho lưu trữ kỹ thuật của cơ
quan tư vấn thiết kế là những công trình nghiên cứu khoa học, những sáng chế
phát minh do cán bộ trong cơ quan thực hiện.
Loại tài liệu kỹ thuật thứ ba là các văn bản hướng dẫn kỹ thuật (quy
trình, quy phạm kỹ thuật. Các tài liệu định mức, v.v ) cần phải thu thập vào
lưu trữ KHKT của cơ quan.
- Đối với những tài liệu quản lý KHKT được sản sinh ra trong quá trình
hoạt động khoa học kỹ thuật của cơ quan thiết kế như chương trình kế hoạch
công tác nghiên cứu và thiết kế trong từng thời gian, văn bản sơ kết, tổng kết
công tác tháng, quý, năm thì không thu vào lưu trữ kỹ thuật của cơ quan. Đây
là những tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan cho nên thu thập vào lưu trữ
hành chính của cơ quan. Đối với những cơ quan tổ chức lưu trữ chung giữa
lưu trữ hành chính và lưu trữ KHKT thì cả hai loại tài liệu nêu trên đều là thành
phần tài liệu phải thu thập vào lưu trữ cơ quan.
- Thời gian thu thập tài liệu xây dựng cơ bản vào kho lưu trữ kỹ thuật
của cơ quan tư vấn thiết kế là sau khi công trình đã thiết kế xong, hoặc từng
hạng mục công trình đã thiết kế xong. Đối với những công trình xây dựng lớn,
thời gian thiết kế kéo dài thì tài liệu kỹ thuật thiết kế đến đâu có thể thu thập
52
vào kho lưu trữ đến đó. Bởi vì, trong các kho lưu trữ hiện hành thu thập tài liệu
càng sớm thì sự an toàn của tài liệu càng tốt hơn.
Những cơ quan tư vấn thiết kế nếu quy định thời gian thu thập tài liệu
vào lưu trữ quá lâu thì taì liệu hay bị phân tán mất mát, thất lạc. Bởi vì, người
cán bộ thiết kế công trình thường ít có nghiệp vụ tổ chức lưu trữ tài liệu, thiếu
trang thiết bị bảo quản tài liệu. Ngược lại, những cơ quan tư vấn thiết kế quy
định thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ quá sớm thì các cán bộ thiết kế chưa
công trình XDCB của cơ quan chủ đầu tư là đầy đủ và hoàn chỉnh nhất.
Thời gian thu thập tài liệu lưu trữ XDCB vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư
công trình là khi bộ thiết kế đó được phê duyệt. Nếu những bộ thiết kế phải phê
chuẩn làm nhiều đợt (đợt phê chuẩn luận chứng kinh tế kỹ thuật, đợt phê chuẩn
thiết kế sơ bộ…) thì sau mỗi đợt phê chuẩn tài liệu của bộ thiết kế đó phải
được thu thập vào kho lưu trữ. Như vậy, thông thường các bộ thiết kế công
trình xây dựng lớn được thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư gồm
nhiều đợt.
Tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư công trình là những bộ
bản chính. Đối với bản vẽ thì nó là bản sao có đầy đủ thể thức coi như bản
chính. Đối với văn bản và bản tính toán thì đó là bản chính. Mỗi công trình
XDCB cơ quan thiết kế công trình mỗi lần phê duyệt phải gửi cho cơ quan chủ
đầu tư theo quy định của hợp đồng. Cơ quan chủ đầu tư phải lưu trữ 01 bộ tài
liệu chính xác, hoàn chỉnh. Những bộ tài liệu còn lại được chuyển cho cơ quan
thi công công trình theo hợp đồng.
3. Thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ công ty thi
công công trình
Các Công ty thi công công trình hiện nay rất phong phú, được thành lập
theo luật doanh nghiệp, bao gồm những Công ty, Tổng Công ty Nhà nước, các
công ty tư nhân, công ty liên doanh với nước ngoài.
54
Nhiệm vụ chủ yếu của các công ty này là nhận thầu xây dựng các công
trình XDCB của nhà nước, của tư nhân và của những thành phần kinh tế - xã
hội khác.
Các công ty thi công công trình tổ chức lưu trữ tài liệu KHKT của mình.
Mỗi công trình do công ty chịu trách nhiệm thi công thì nhận tài liệu thiết kế
của công trình đó ở cơ quan chủ đầu tư. Cơ quan chủ đầu tư công trình thông
thường bàn giao cho công ty thi công mỗi bộ thiết kế là 4 bản giống nhau : một
bản chuyển vào kho lưu trữ kỹ thuật của công ty đề làm tài liệu chuẩn phục vụ
tra cứu khi cần thiết, một bản giữ lại ở lưu trữ của cơ quan cho đến khi công
trước khi công trình được tiến hành thi công. Quá trình thi công công trình tài
liệu có thể được bổ sung thêm do điều kiện tự nhiên, địa chất, thủy văn, kinh
phí quy định.
Những tài liệu sản sinh trong quá trình thi công thì do cán bộ kỹ thuật
phụ trách thi công lập hồ sơ và chuyển giao vào kho lưu trữ.
4. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ cơ
quan quyết định đầu tư công trình
Theo điều 10 của Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính
phủ thì các công trình xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì thẩm
quyền quyêt định đầu tư các dự án nhóm A thuộc về Thủ tướng Chính phủ.
Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ
tịch UBND cấp tỉnh… quyết định đầu tư các dự án nhóm B, C.
Như vậy tài liệu của các công trình XDCB sử dụng vốn ngân sách nhà nước
cần phải được thu thập vào lưu trữ các cơ quan quyết định đầu tư công trình.
Trung tâm lưu trữ tỉnh phải thu thập tài liệu XDCB của những công trình
do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định đầu tư. Phòng lưu trữ cấp Bộ thu thập
tài liệu XDCB của những công trình do Bộ trưởng quyết định đầu tư. Phòng
lưu trữ Văn phòng Chính phủ thu thập tài liệu XDCB những công trình do Thủ
tướng Chính phủ quyết định đầu tư.
56
Thành phần tài liệu của mỗi bộ thiết kế phải thu thập vào lưu trữ cơ quan
quyết định đầu tư gồm :
Dự án đầu tư được phê duyệt bao gồm báo cáo nghiên cứu tiền khả thi,
báo cáo nghiên cứu khả thi, giấy tờ về giao đất, giải phóng mặt bằng, tài liệu
hợp pháp để thiết kế, tài liệu thiết kế kỹ thuật, quyết toán công trình, nghiệm
thu, hoàn công.
Thời gian thu thập tài liệu của mỗi công trình vào lưu trữ là sau khi cơ
quan phê duyệt.
5. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ cơ
quan sử dụng công trình
Tài liệu lưu trữ XDCB là nguồn tư liệu quý giá cho nên thuộc diện cần
phải thu thập vào các TTLTQG. Những tài liệu XDCB còn ý nghĩa thực tiễn,
phục vụ khai thác hàng ngày thì phải lưu trữ ở cơ quan. Chỉ thu thập tài liệu
XDCB vào TTLTQG những bộ thiết kế của những công trình trọng điểm của
Nhà nước do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Bởi vì những công trình này
mang ý nghĩa kinh tế xã hội to lớn, tồn tại lâu dài. Trong đó nhiều công trình
XDCB có ý nghĩa lịch sử đối với Quốc gia, dân tộc (công trình nhóm A).
Ngoài ra, phải thu thập vào các TTLTQG gia đồ án thiết kế của những công
trình có quy mô lớn, kinh phí đầu tư nhiều, kỹ thuật phức tạp, công trình cổ ứng
dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới mà trước đây ở nước ta chưa áp dụng,
những công trình xây dựng được thiết kế mang bản sắc dân tộc, những công trình
thiết kế độc đáo, được nhận các giải thưởng của Quốc gia và quốc tế. Các TTLTQT
gia phải thu thập đồ án thiết kế những công trình xây dựng thuộc mốc cấm tiêu hủy
tài liệu. Theo quy định của Nhà nước thì những công trình xây dựng có tài liệu sản
sinh từ 1954 về trước thuộc diện cấm tiêu hủy.
Tài liệu của mỗi bộ thiết kế công trình XDCB nộp vào TTLTQG bao
gồm những loại gì? đây là vấn đề còn tranh luận. Có cần thiết phải thu thập vào
TTLTQG toàn bộ tài liệu của công trình hay không? Nếu làm như vậy thì bảo
quản tốt tài liệu XDCB của những công trình quan trọng, nhưng kho tàng lưu
58
trữ sẽ rất tốn kém, không đủ diện tích bảo quản tàI liệu. Có ý kiến cho rằng tài
liệu thiết kế thuộc diện nộp vào TTLTQG chỉ cần bảo quản những loại tài liệu
tổng quát quan trọng của công trình đó, còn những tài liệu chi tiết thì không
cần đưa vào lưu trữ quốc gia. Như vậy những tài liệu tổng quát của một công
trình xây dựng cơ bản gồm :
- Dự án tiền khả thi và dự án khả thi được duyệt.
- Giấy cấp đất, cấp vốn.
- Tài liệu địa chất, thuỷ văn.
- Thiết kế sơ bộ được duyệt.
- Hồ sơ hoàn công.
Các bộ thiết kế do công ty mua của những công ty khác để chế tạo. Ví dụ
: Bộ thiết kế các loại ống nhựa của Công ty nhựa Hưng Yên được mua của
Công ty nhựa Thiếu niên Tiền phong Hải Phòng.
Mỗi bộ thiết kế phải thu thập đầy đủ các loại tài liệu : tài liệu pháp lý, tài
liệu của các giai đoạn thiết kế và tính toán, tài liệu tổng kết và đánh giá chất
lượng sản phẩm. Đây là bộ phận tài liệu kỹ thuật chủ yếu ở lưu trữ này. Bộ
phận tài liệu kỹ thuật thứ hai cũng không kém phần quan trọng là những công
trình nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực nghiên cứu, thiết kế các sản phẩm
công nghiệp do công ty thực hiện. Bộ phận tài liệu kỹ thuật thứ ba là các quy
trình quy phạm kỹ thuật, các bản hướng dẫn kỹ thuật sản xuất sản phẩm của
công ty làm ra hoặc mua của công ty khác.
Tài liệu lưu trữ thiết kế chế tạo sản sinh ra trong công ty được thu thập
vào lưu trữ có thể là sau khi bộ thiết kế đã được nghiệm thu, cũng có trường
hợp sau khi thiết kế xong từng bộ phận của sản phẩm thì tài liệu được thu thập
vào kho lưu trữ. Đối với những sản phẩm lớn thiết kế kéo dài thì áp dụng hình
thức thu thập tài liệu theo nhiều đợt.
60
Công tác thu thập tài liệu thiết kế chế tạo ở các công ty thiết kế và sản
xuất sản phẩm công nghiệp được tiến hành giữa chủ trì thiết kế sản phẩm (chủ
nhiệm đồ án) với cán bộ lưu trữ công ty. Những tài liệu thiết kế đã hoàn thành
có đầy đủ giá trị pháp lý thì được cán bộ kỹ thuật lập thành hồ sơ, chủ nhiệm
đồ án kiểm tra và giao nộp vào lưu trữ.
2. Thu thập tài liệu thiết kế chế tạo vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Tài liệu thiết kế chế tạo phản ánh quá trình lao động sáng tạo của công
nhân, kỹ sư trong việc chế tạo ra công cụ lao động để chinh phục tự nhiên,
phục vụ đời sống của con người ngày càng tốt hơn.
Tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp phản ánh tinh thần lao
động sáng tạo của giai cấp công nhân Việt Nam, phản ánh những thành tựu của
nền công nghiệp Việt Nam trong quá trình công nghiệp hóa và hiện đaị hóa đất
nước. Những bộ thiết kế các sản phẩm công nghiệp cũng phản ánh sự tiến bộ
Các loại sản phẩm công nghiệp thuộc diện thu thập tài liệu vào các
TTLTQG : không phải đồ án thiết kế tất cả các sản phẩm công nghiệp đều phải
thu thập tài liệu vào các TTLTQG, mà cần phải có sự lựa chọn cẩn thận,
nghiên cứu kỹ lưỡng. Các tiêu chuẩn dùng để lựa chọn sản phẩm công nghiệp
giao nộp vào các TTLTQG :
* Những đồ án thiết kế sản phẩm công nghiệp phản ánh các tiến bộ khoa
học kỹ thuật của ngành đó trên phạm vi quốc gia trong từng giai đoạn lịch sử
dụ thể.
Ví dụ : - Đồ án thiết kế tàu hút bùn của Việt Nam những năm 1970 của
thế kỷ XX.
- Đồ án thiết kế máy cày trên đồng chiêm trũng ở đồng bằng Bắc bộ,
Nam bộ.
62
* Những đồ án thiết kế các sản phẩm công nghiệp được giải thưởng quốc
gia, giải thưởng quốc tế. Sản phẩm được xếp loại bình chọn của công luận.
* Những đồ án thiết kế sản phẩm công nghiệp được chế tạo đã mang lại
hiệu quả kinh tế – xã hội to lớn, đã cạnh tranh được với sản phẩm nhập ngoại.
Ví dụ : Sản phẩm quạt trần của nhà máy điện cơ Thống Nhất, sản phẩm
bóng đèn, phích nước của nhà máy bóng đèn phích nước Rạng đông, sản phẩm
tàu thủy,v.v
* Đồ án thiết kế các sản phẩm công nghiệp có ý nghĩa lịch sử to lớn,
phản ánh sự lao động sáng tạo của giai cấp công nhân Việt Nam. Ví dụ : đồ án
thiết kế súng chống tăng DKZ được quân giới của Việt Nam chế tạo trong thời
kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp (1946-1954).
Tài liệu của các sản phẩm công nghiệp được thu thập vào các TTLTQG
bao gồm các văn bản thuyết minh mục đích, tác dụng, tính năng, đặc điểm
cùng với các bản vẽ tổng quát sản phẩm, bản vẽ thể hiện các bộ phận chính của
sản phẩm, bản vẽ những chi tiết được cải tiến có tính sáng tạo của sản phẩm.
Thời gian tiến hành thu thập tài liệu các sản phẩm công nghiệp vào các
TTLTQG là sau khi sản phẩm đã được sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế – xã
Thời gian giao nộp tài liệu nghiên cứu của chủ nhiệm đề tài vào lưu trữ cơ
quan là sau khi đề tài đã nghiệm thu chính thức. Đối với những đề tài nghiên cứu
thuộc phạm vi bí mật nhà nước thì thời gian giao nộp tài liệu vaò lưu trữ cơ quan
theo quy định của thủ trưởng cơ quan. Trường hợp này các tài liệu lập xong thì giao
nộp vào lưu trữ cơ quan mà không chờ đợi đề tài được nghiệm thu xong. Bởi vì,
làm như vậy để tránh sự mất mát, tiết lộ bí mật nhà nước.
2. Thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học ở lưu trữ cơ quan quản lý
nhà nước
Ở cấp trung ương cơ quan quản lý khoa học công nghệ là Bộ Khoa học
công nghệ và Môi trường và các Bộ chủ quản (Vụ Khoa học công nghệ); ở các
64
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là Sở Khoa học công nghệ. Các cơ quan
quản lý khoa học công nghệ có bộ phận lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật.
a) Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ Sở khoa học công
nghệ cấp tỉnh
Nguồn thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ cơ quan quản lý KHKT bao
gồm các đơn vị do nó trực tiếp quản lý. Đối với Sở khoa học công nghệ, nguồn
thu thập tài liệu KHKT bao gồm các Sở, Ban, ngành của tỉnh, các đơn vị khác
được UBND tỉnh giao chủ trì nghiên cứu đề tài khoa học.
Ví dụ: Sở Văn hóa-Thông tin Hà Nội được UBND thành phố giao nhiệm vụ
chủ trì đề tài nghiên cứu sưu tâm tài liệu các di tích lịch sử của Thủ đô.
Nguồn thứ hai phải thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ
là các chủ nhiệm đề tài do giám đố Sở khoa học công nghệ ký kết hợp đồng
nghiên cứu đề tài khoa học. Các chủ nhiệm đề tài này có thể là cơ quan nghiên
cứu của Trung ương hoặc các tổ chức tư nhân khác có thế mạnh về lĩnh vực
nghiên cứu.
Tài liệu thu thập vào lưu trữ Sở khoa học công nghệ chủ yếu là các đề tài
thuộc vốn ngân sách nhà nước cấp cho lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ.
Thành phần tài liệu của một đề tài nghiên cứu khoa học cần phải nộp lưu trữ
Sở khoa học công nghệ là :
học chuyên nghiệp do Bộ trực tiếp quản lý như : Đại học Bách khoa Hà Nội,
Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quốc gia thành
phố Hồ Chí Minh,v.v
Thành phần tài liệu KHKT được thu thập vào lưu trữ cấp Bộ là những
văn bản về thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu đề tài, quyết định giao nhiệm vụ
nghiên cứu đề tài của Bộ trưởng, báo cáo kết quả nghiên cứu đề tài, tài liệu
nghiệm thu kết quả nghiên cứu và triển khai ứng dụng trong thực tế.
66
Thời gian thu thập tài liệu KHKT ở các lưu trữ cấp Bộ được tiến hành
sau khi đề taì được nghiệm thu chính thức kết quả nghiên cứu. Các chủ nhiệm
đề tài, các trưởng phòng khoa học (ở các trường Đại học) hoặc trưởng phòng
kế hoạch (ở các viện nghiên cưú khoa học cấp Bộ) có trách nhiệm hoàn chỉnh
hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cấp Bộ. Những hồ sơ KHKT chưa hoàn chỉnh
(thiếu tài liệu, trình bày chưa đúng quy định, chưa đảm bảo tính pháp lý) thì
các đơn vị và chủ nhiệm đề tài phải làm lại. Lưu trữ Bộ có quyền từ chối những
hồ sơ KHKT chưa lập hoàn chỉnh và kiến nghị với Bộ trưởng chưa quyết toán
kinh phí cho đề tài đó.
c). Việc thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ Bộ Khoa học
công nghệ
Bộ Khoa học công nghệ tham mưu giúp việc cho Chính phủ về quản lý Nhà
nước công tác khoa học công nghệ trên phạm vi toàn quốc. Vì thế Bộ Khoa học
công nghệ đã giao nhiệm vụ cho Trung tâm Thông tin Khoa học công nghệ Quốc
gia thu thập tài liệu khoa học công nghệ thuộc diện Bộ quản lý. Cơ quan này có
nhiệm vụ quản lý mã số nghiên cứu các đề tài khoa học công nghệ (những đề tài
nghiên cứu khoa học trùng lặp thì không được cấp mã số).
Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lưu trữ Bộ Khoa học
công nghệ rất rộng, bao gồm các loại cơ quan như sau :
- Ban chủ nhiệm các đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, các
chương trình nghiên cứu khoa học cấp quốc gia do Thủ tướng Chính phủ trực
tiếp giao nhiệm vụ.
Nguồn thu thập tài liệu khoa học công nghệ cần phải thu thập vào các
Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh bao gồm :
- Lưu trữ Sở khoa học công nghệ.
- Lưu trữ các Sở, Ban , ngành cấp tỉnh.
68
- Một số cơ quan, tổ chức khác.
Thành phần tài liệu khoa học công nghệ cần phải thu thập vào các
TTLTQG Trung ương bao gồm :
- Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học của các chương trình khoa học
công nghệ cấp quốc gia.
- Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ đề tài cấp Nhà nước.
- Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ đề tài cấp Bộ.
- Hồ sơ các tiêu chuẩn cấp Nhà nước (TCVN).
- Hồ sơ các phát minh sáng chế của Việt Nam.
Đối với các Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh thì thành phần tài liệu khoa học
công nghệ thuộc diện thu thập là:
Hồ sơ các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ do UBND tỉnh giao
nhiệm vụ cho các Sở, Ban, ngành, các cơ quan khác.
VI. Công tác thu thập tài liệu KHKT của lưu trữ địa chất
Công tác thu thập tài liệu KHKT của lưu trữ địa chất được tiến hành ở
các đoàn địa chất và ở lưu trữ địa chất Nhà nước.
1. Các đoàn địa chất tổ chức bộ phận lưu trữ kiêm nhiệm để tiến hành
thu thập tài liệu địa chất sản sinh trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình. Các báo cáo điều tra, khảo sát địa chất được các đơn vị của đoàn
lập ra theo nhiệm vụ công tác hàng năm được nhà nước giao. Như vậy báo cáo
địa chất được coi là đơn vị để thu thập tài liệu vào lưu trữ địa chất.
Thành phần tài liệu của mỗi báo cáo địa chất bao gồm :
- Kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ của báo cáo.
- Kết quả báo cáo địa chất có phần thuyết minh báo cáo, các phụ lục
minh họa (bản đồ, thiết đồ các lỗ khoan, tài liệu địa chấn, các tài liệu khác ).
Copyright: Tài liệu đại học ©