PHẦN I
LỜI MỞ ĐẦU
1.1. Đặt vấn đề
Công tác hạch toán và quản lý thu chi đóng một vai trò vô cùng quan
trọng trong qúa trình hoạt động của đơn vị.
Công tác hạch toán thu chi góp phần phán ánh một cách thường xuyên
liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động
thu chi trong đơn vị. Trong bất kì đơn vị nào, kể cả đơn vị hoạt động vì mục
đích kinh tế hay chính trị xã hội thị trong quá trình hoạt động tất cả các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính nói chung và công tác thu chi nói
riêng đều phải ghi chép một cách cẩn thận, đúng quy định, đúng chuẩn mực do
Nhà nước ban hành nhằm làm cơ sở cho công tác hạch toán, quyết toán, lập dự
toán, xây dựng các định mức trong quá trình hoạt động của mình.
Công tác quản lý thu chi nhằm kiểm tra, giám sát tổ chức thực hiện hoạt
động thu chi của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước, nâng cao hiệu quả sử
dụng nguồn tài chính của đơn vị, đồng thời đưa ra được các biện pháp, phương
hướng ngày càng phù hợp nhằm tăng thêm nguồn thu, khoản thu, tiết kiệm được
tối đa các khoản chi, tránh tình trạng lãng phí, thất thoát trong hoạt động.
Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường là một đơn vi hành
chính sự nghiệp, chi tiêu cho hoạt động đơn vị mình từ khoản ngân sách nhà
nước, ngoài ra đơn vị còn có những khoản thu dự án làm tăng thêm kinh phí
hoạt động cho đơn vị mình. Trong quá trình hoạt động đơn vị còn gặp phải một
số khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán và quản lý thu chi.
1
Từ thực tiễn trên chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài : “ Công tác hạch
toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi
trường Hà Nội “.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu chung
Tìm hiểu công tác hạch toán và quản lý thu chi tại Trung tâm công nghệ
thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội. Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp
2.1.1.1. Công tác hạch toán thu chi trong đơn vị HCSN
* Các khái niệm về hạch toán thu chi
Hạch toán là một hệ thống kiểm tra, giám sát, tính toán đo lường và ghi
chép, giám đốc một cách liên tục, toàn diện các quá trình kinh tế nhằm quản lý
các quá trình đó một cách có hệ thống, khoa học và có hiệu quả.
Kế toán là một nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại và tổng hợp các
hoạt động của một đơn vị đồng thời trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp
các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của các nhà quản lý.
Đơn vị HCSN là một loại hình đơn vị được Nhà nước quyết định thành
lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước
về một lĩnh vực nào đó như: kinh tế - chính trị, văn hóa- xã hội, an ninh quốc
phòng. Nguồn kinh phí để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của các đơn vị HCSN do
ngân sách Nhà nước cấp và được bổ sung bởi các nguồn khác.
Hạch toán thu chi là một bộ phận quan trọng của hạch toán kế toán. Hạch
toán thu chi góp phần phản ánh, theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh liên quan đến thu chi trong đơn vị. Phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ
phát sinh đó theo một phương pháp, chuẩn mực đã được quy định nhằm làm cơ
sở cho việc hạch toán kế toán, quyết toán, quản lý tài chính, lập dự toán thu chi,
xây dựng, các định mức nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu chi của đơn vị.
* Nhiệm vụ hạch toán thu chi
4
Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các
khoản kinh phí tại đơn vị theo đúng chuẩn mực, quy định, chế độ kế toán được
Nhà nứơc ban hành.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính. Tình hình quản lý và sử
dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, tình hình chấp nhận vật tư, tài sản ở đơn
vị, tình hình chấp hành kỉ luật thu nộp ngân sách Nhà nước, kỷ luật thanh toán
và chấp hành các chế độ của nhà nước, phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi
phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
cho kỳ sau.
- Nội dung:
Trong quá trình quyết toán kinh phí đơn vị phải lập đầy đủ các BCTC
theo quy định. Báo cáo quyết toán của đơn vị không được để xảy ra tình trạng
quyết toán chi lớn hơn được giao.
Trình tự lập báo cáo quyết toán, duyệt và thông báo quyết toán, thẩm định
quyết toán trong đơn vị HCSN phải theo quy định của Bộ Tài Chính.
* Ý nghĩa hạch toán thu chi
Hoạt động thu chi trong các đơn vị kinh tế nói chung và trong đơn vị hành
chính sự nghiệp nói riêng là rất quan trọng và chi phối chủ yếu các hoạt động
trong các đơn vị.
Nhất là đối với các đơn vị HCSN khi sử dụng nguồn ngân sách cấp phát
của Nhà nước để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nước giao thì công tác
hạch toán thu chi lại rất quan trọng không chỉ đối với đơn vị mà còn đối với một
quốc gia nhằm nâng cao hiệu quả nguồn vốn Nhà nước giao, tránh tình trạng
lãng phí, thất thoát nguồn NSNN.
6
Hạch toán thu chi rất quan trọng trong việc cấp phát ngân sách cho các
đơn vị hoạt động đối với Nhà nước vì nó là cơ sở để lập các dự toán ngân sách
và điều chinh ngân sách cấp phát khi có sự thay đổi trong hoạt động.
* Hạch toán thu
a. Các khoản thu
- Thu nguồn kinh phí cấp phát
Nguồn kinh phí của các đơn vị hành chính sự nghiệp được tiếp nhận theo
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện các nhiệm vụ chính trị, xã hội
cấp trên giao.
Kinh phí của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn sau:
Ngân sách Nhà nước cấp phát hàng năm.
Thu sự nghiệp được sử dụng theo quy định.
Thu hội phí, đóng góp của hội viên.
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo
hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị HCSN.
+ Một số quy định:
Kế toán nguồn kinh phí hoạt động phải theo dõi chi tiết từng nguồn hình
thành.
Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích theo định mức và
dự toán đã được cấp trên duyệt.
Đơn vị cấp trên phải được phản ánh vào đơn vị mình cả số kinh phí được
cấp của đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới nhận được
thông qua đơn vị cấp trên nhận để quýêt toán với đơn vị chủ quản và các cơ
quan tài chính.
Cuối kì đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng
nguồn kinh phí hoạt động với các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản.
8
Số kinh phí sử dụng chưa hết phải xử lý theo quyết định của cơ quan có
thẩm quyền.
Cuối niêm độ kế toán, số chỉ hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động
chưa được quyết toán thì kế toán phải ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm
nay sang kinh phí hoạt động năm trước để theo dõi.
+ Kết cấu TK461:
Bên nợ
Kết chuyển số chi hoạt động đã đươc duyệt,quyết toán.
Số kinh phí nộp lại ngân sách hay cấp trên.
Các khoản làm giảm kháckhi được phép .
Bên có:
Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên.
Số kinh phí nhận do tài trợ,do các hội viên đóng góp,bổ sung từ các khoản
thụ sự nghiệp.
Số dư có:
Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hay chờ giải quyết.
nhận tài trợ, viện trợ…
TK661 TK331
Kc chi hoạt động vào kinh Rút kp trả người bán
phí
TK461 TK221.213
Kc số KPHĐ đã sử dụng a.Nhận kinh phí bằng TSCĐ
năm nay chưa quyết toán
vào kinh phí năm trước TK466 TK661
Kc nguồn kp hình
Thành TSCĐ
TK008 TK341
Khi có Khi nhận Nhận kinh phí đã kết
thông báo HMKP chuyển xuống cấp dưới
HMKP TK511
Bổ sung kp từ thu
sự nghiệp
TK661
Nhận kinh phí
chi hoạt động
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán tài khoản 461
11
- Nguồn kinh phí dự án
+ Khái niệm:
Nguồn kinh phí dự án là nguồn kinh phí chỉ sử dụng cho những đơn vị
được nhà nước cấp phát kinh phí hoặc được chính phủ, các tổ chức và cá nhân
viện trợ, tài trợ trực tiếp nhằm thực hiện các chương trình, đề tài dự án đã được
phê duyệt.
Để theo dõi tình hình biến động ,tiếp nhận và sử dụng, quyết toán nguồn
kinh phí dự án. Kế toán sử dụng TK462 để phản ánh.
dụng hết nộp lại ngân sách TGNH, VTHH
TK662 Thu hội phí, đóng góp
Kết chuyển chi dự án vào nhận tài trợ, viện trợ,…
kinh phí TK331
Rút kinh phí trả cho
người bán
TK211,213
Nhận kinh phí bằng TSCĐ
TK466 TK662
Kc nguôn kp hình
thành TSCĐ
TK009 TK341
Khi có thông Khi nhận Nhận kinh phí đã kết
báo HMKP HMKP chuyển xuống cấp dưới
TK511
Bổ sung kinh phí từ thu
TK662
Rút kinh phí chi dự án
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản 462
14
- Hạch toán nguồn kinh phí khác
+ Khái niệm:
Các khoản thu trong đơn vị HCSN là các khoản thu theo chế độ quy định
theo Nhà nước cho phép.
+ Nội dung
Các khoản thu và lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị
do Nhà nước cho phép như: thu lệ phí cầu đường, lệ phí chứng thư. lệ phí cấp
giấy phép dự án, lệ phí công chứng.
Các khoản thu sự nghiệp: sự nghiệp văn hoá, giáo dục, y tế, sự nghiệp kinh
tế như viện phí, học phi, thuỷ lợi phí…
Gía trị khối lượng sản phẩm công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của
Nhà nước chưa kết chuyển.
+ TK511 có 3 TK cấp 2:
TK511.1: Thu phí, lệ phí. TK này phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí
và việc sử dụng số thu đó. Phí và lệ phí các khoản thu do Nhà nước quy định mà
các khoản thu này gắn liền với chức năng hoạt động của đơn vị như: lệ phí công
chứng, lệ phí cầu đường, thu các khoản tiền phạt, lệ phí cấp giấy phép…
TK511.2: Thu sự nghiệp. TK này phản ánh các khoản thu sự nghiệp phát
sinh ở các đơn vị HCSN có thu. Thu sự nghiệp là các khoản thu từ hoạt động
của đơn vị thuộc các lĩnh vực văn hoá, giáo dục, y tế… Các khoản thu sự nghiệp
phải được quản lý và sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước.
TK511.8 Thu sự nghiệp khác. Phản ánh các khoản thu về cung cấp dịch
vụ, các khoản thu từ thanh lý tài sản, các khoản thu bất thường.
+ Hạch toán TK511 thể hiện qua sơ đồ:
16
N 511 C
TK111,112,312,331 TK111,112
Các khoản chi trực Thu phí, lệ phí bằng
tiếp theo quy định TM, TGNH…
TK333,342 TK331
Các khoản phải nộp Các khoản thu chưa
Ngân sách hay cấp trên được duyệt
TK431
Trích lập quỹ cơ quan
TK4612
Bổ sung cho KP
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản 511
* Hạch toán chi
- Các khoản chi:
Đối với các đơn vị HCSN chỉ thực hiện chức năng của mình mà không
thuộc chương trình, đề tài, dự án, chi theo đơn đặt hang của Nhà nước theo giá
hoặc khung giá của Nhà nước, chi phí trả trước.
Đối với đơn vị dự toán cấp 1, cấp 2 TK661 “ chi hoạt động “ ngoài việc
tập hợp chi hoạt động của đơn vị còn dùng để tổng hợp số chi hoạt động của tất
cả các đơn vị trực thuộc ( trên cơ sở quyết toán đã được duyệt của các đơn vị
này ) để báo cáo với cấp trên và cơ quan tài chính.
18
Hết niên độ kế toán, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi
hoạt động trong năm được chuyển từ TK661.2 “năm nay “ sang TK661.1 “ năm
trước” để theo dõi cho đến khi quyết toán được duyệt. Riêng đối với số chi trước
cho năm sau theo dõi ở TK661.3 “ năm sau “ sang đầu năm sau được chuyển
sang TK661.2 “năm nay “để tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo.
+ Kết cấu TK661
Bên nợ:
Các khoản chi hoạt động phát sinh tại đơn vị.
Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc.
Bên có:
Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duyệt.
Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cao quyết toán
được duyệt
Những khoản chi sai phải xuất toán thu hồi.
Số dư bên nợ:
Các khoản chi không được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt.
+ TK661 có 3 TK cấp 2 sau:
TK661.1: năm trước.
TK661.2: Năm nay.
TK661.3: Năm sau.
Trong từng TK cấp 2 trên còn có TK cấp 3 là chi thường xuyên và chi
không thường xuyên.
TK661.1.1: Chi thường xuyên năm trước.
Kết chuyển chi HĐ năm
trước chuyển sang năm sau
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán chi hoạt động
20
- Hạch toán chi dự án ( TK662 )
+ Khái niệm:
TK662 dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán chi
tiêu cho các chương trình dự án, chương trình mục tiêu quốc gia, các đề tài
nghiên cứu khoa học.
+ Các quy định:
TK662 chỉ sử dụng trong các đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý, thực
hiện chương trình, dự án, đề tài và được cấp kinh phí để thực hiện chương trình,
đề tài, dự án của Nhà nước, của ngành. Đối với những đơn vị chỉ tham gia nhận
thầu lại một phần hay toàn bộ dự án thì không sử dụng TK này ( mà sử dụng
TK631: chi hoạt động sản xuất kinh doanh ).
Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí cuả từng chương trình, dự án,
đề tài và tập hợp chi phí cho việc quản lý dự án, chi dự án theo mục lục NSNN
và theo nội dung trong dự án được duyệt cuả từng chương trình, dự án, đề tài.
Đối với những khoản thu (nếu có) trong quá trình thực hiện chương trình,
dự án, đề tài được hạch toán vào bên có của TK511 “các khoản thu “ ( chi tiết
thu thực hiện dự án ). Tuỳ thuộc vào quy định của cơ quan cấp phát kinh phí, số
thu trong quá trình thực hiện dự án được kết chuyển vào TK có liên quan.
+ Kết cấu TK622:
Bên nợ:
Phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh cho việc quản lý, thực hiện
các chương trình, đề tài, dự án.
Tổng hợp chi cho từng chương trình đề tài, dự án phát sinh ở đơn vị trực
thuộc.
Bên có:
Số chi của chương trình đề tài dự án được quyết toán với nguồn kinh phí
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán tài khoản 662
2.1.1.2. Công tác quản lý thu chi trong đơn vị HCSN
23
* Các khái niệm về quản lý thu chi
Quản lý là một môn khoa học và phải gắn liền với một tổ chức và mục
tiêu của nó. Mỗi tổ chức có thể có mục tiêu hoặc đa mục tiêu, lâu dài. Qúa trình
quản lý gồm nhiều bước từ xác định mục tiêu, lập dự toán, lập kế hoạch, triển
khai thực hiện, kiểm tra đánh giá.
Quản lý thu chi trong đơn vị HCSN là một quá trình gồm nhiều bước từ
xác định mục tiêu, lập dự toán thu chi, lập kế hoạch thu chi, triển khai thực hiện
để kiểm tra, đánh giá phân tích công tác thu chi, kiểm tra, giám đốc quá trình
thực hiện các dự toán, các chỉ tiêu đã đề ra và được cơ quan có thẩm quyền phê
duyệt nhằm cân đối giữa thu và chi NSNN phân phát cho.
* Chức năng quản lý thu chi
Quản lý là một chu kỳ khép kín và lặp đi lặp lại. Quá trình này được đặt
trong một môi trường nhất định. Trong quá trình quản lý, các nhà quản lý phải
thực hiện các chức năng quản lý chủ yếu là:
Lập kế hoạch: để đạt được mục tiêu đã đề ra của đơn vị, lập kế hoạch
nhằm liên kết các hoạt động của toàn bộ tổ chức bằng cách thống nhất các kế
hoạch, các chỉ tiêu thu chi, mục đích để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện thu
chi tại đơn vị sau đó tìm ra các nguyên nhân, các bộ phận trong đơn vị làm tốt
cần phát huy và những bộ phận chưa làm tốt để có hướng điều chỉnh kịp thời.
Tổ chức điều hành: sau khi lập kế hoạch thì người quản lý phải tổ chức bộ
máy đơn vị, sắp xếp các phòng ban và điều hành hoạt động hàng ngày sao cho
có hiệu quả nhất, phù hợp với kế hoạch và mục tiêu đã đề ra, giao công việc
nhiệm vụ rõ rang cho từng người từng bộ phận.
Đánh giá việc thực hiện thu chi: hàng tháng, quý sau khi thực hiện việc
thu, chi kinh phí tại đơn vị người quản lý phải tiến hành đánh giá kết quả thực
hiện so với kế hoạch, dự toán, đay là một vấn đề quan trọng giúp nâng cao hiệu
Các nghiên cứu có liên quan trước đây:
25
Copyright: Tài liệu đại học ©