Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiếp của đề tài.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của truyền thông, PR đã trở thành một trong
những nghề “nóng” trên nhất trên thị trường. PR vào Việt Nam như một nhu cầu tất
yếu trong điều kiện nền kinh tế thị trường đang hội nhập.
Trước tiên, PR có vai trò to lớn trong xã hội nói chung và đặc biệt, nó đóng góp
vào thành công của một tổ chức, một tổ chức và thậm chí là đối với bản thân của mỗi
con người. Đối với tổ chức, thì PR có vai trò quảng bá sự hiểu biết, phủ nhận những
định kiến, những hiểu nhầm không đúng của công chúng về tổ chức đó. PR cũng có
vai trò to lớn trong việc thu hút và giữ chân những người có năng lực thật sự vào làm
cho tổ chức. Hiện nay các hoạt động PR còn tạo ra được cảm nhận về trách nhiệm xã
hội của tổ chức đối với công chúng. Tức là ở đây, tổ chức không chỉ vì lợi ích của
mình mà còn phải quan tâm đến lợi ích của cộng đồng. Cuối cùng, vai trò của PR là để
tạo dựng nên uy tín, danh tiếng cho tổ chức. Ngoài ra, ngày nay PR còn có những vai
trò mới. Đó là PR có thế thay thế những nỗ lực marketing, quảng cáo truyền thống. Vì
sao PR lại quan trọng như vậy? Đó là vì đầu tiên, PR sẽ làm tăng cường danh tiếng của
tổ chức.
Thứ hai, PR đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo cái uy tín, danh tiếng đó
được công chúng nhận biết một cách rộng rãi và tích cực. Mặc dù PR cũng có những
hạn chế của nó nhưng tất cả các tổ chức, không phân biệt lớn nhỏ, đều có được lợi ích
từ PR.
Tiềm năng phát triển của ngành PR là rất lớn. Việt Nam chúng ta vừa tham gia
hội nhập với nền kinh tế thế giới, nó mở rộng các mối quan hệ ở tầm quốc gia, nói
cách khác là đa phương hóa, đa dạng hóa các mối quan hệ, làm bạn với các quốc gia,
các châu lục khác trên thế giới. Do vậy việc tạo dựng uy tín, danh tiếng, xây dựng hình
ảnh của Việt Nam trong tâm trí của công chúng đã vượt ra khỏi phạm vi biên giới
nước ta. Cần phải có những hoạt động PR trong chính phủ, ngoại giao để xây dựng
hình ảnh một Việt Nam tốt đẹp đối với thế giới. Còn đối với các tổ chức hiện tại, họ đã
bắt đầu quan tâm đến hoạt động PR vì người ta đã nhận thức được vai trò to lớn của
nó.

Thông cáo báo chí
 Nhiệm vụ: - Tìm hiểu về mối quan hệ giữa PR – Tổ chức – Báo chí.
- Tìm hiểu về qui tắc ứng xử với báo chí.
2
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Tìm hiểu về chức năng và cách viết Thông cáo báo chí.
3. Phạm vi nghiên cứu
- Do giới hạn về mặt cấp độ tiểu luận, tác giả chỉ đề cập được hạn chế về mặt nội
dung các vấn đề liên quan đến công việc PR
- Tiểu luận là sự tổng hợp và nghiên cứu từ nhiều nguồn thông tin, tài liệu khác
nhau.
- Trong phạm vi cho phép của tiểu luận, và do sự giới hạn về tầm hiểu biết, tri
thức sâu rộng về các mặt, các phương diện, nên tác giả chỉ đưa ra được những cái nhìn
hết sức tổng quan, những đặc điểm đặc trưng nhất về tầm quan trọng của PR và các
mối quan hệ của nó, qui tắc ứng xử với báo chí và cách thực hiện Thông cáo báo chí.
3
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
PHẦN 1
MỐI QUAN HỆ TAM GIÁC QUAN TRỌNG GIỮA
PR – TỔ CHỨC – BÁO CHÍ
Nhiệm vụ của Quan hệ công chúng (Public relations - PR) là giúp một tổ chức và
công chúng của nó ngày càng hiểu biết nhau hơn và chấp nhận lẫn nhau. Ta sử dụng từ
“tổ chức” (organization) sẽ rộng nghĩa hơn là “tổ chức” hay “doanh nghiệp” và PR
phục vụ các tổ chức cùng định chế khác nhau trong xã hội như các doanh nghiệp, tập
đoàn, cơ quan chính phủ, các quỹ,… Và tất cả tổ chức đêù có những công chúng của
riêng mình mà từ đó họ phải kiếm lấy sự đồng tình và ủng hộ. Để đạt mục tiêu này,
những tổ chức phải phát triển những mối quan hệ hiệu quả với nhiều đối tượng khác
nhau như nhân viên, công nhân, thành viên, hội viên, khách hàng, các cộng đồng, cổ
đông và xã hội nói chung.
PR "in-house" là khái niệm phổ biến dùng nói tới các hoạt động PR được sử

chức bởi báo chí là phương tiện chính thống, phổ biến được cộng đồng dân cư chú ý
nhất.
Bởi thế, mối quan hệ tổ chức và báo chí, đơn giản là mối quan hệ qua lại hữu
cơ, nhưng nói đúng bản chất thì đây là mối quan hệ sống còn, dựa vào nhau để tồn tại
và phát triển, nếu quan hệ tốt thì sẽ hỗ trợ cho nhau phát triển và ngược lại có thể ảnh
hưởng đến sự phát triển của cả hai bên hoặc một bên.
5
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
PHẦN 2
CÁC NGUYÊN TẮC TRONG VIỆC ỨNG XỬ VỚI BÁO CHÍ
PR (Public relations) là công cụ rất hiệu quả cho các tổ chức Việt Nam trong
quá trình phát triển thương hiệu. Khi tổ chức muốn chọn PR là chiến lược truyền thông
chủ yếu để giảm ngân sách đầu tư cho thương hiệu thì việc phát hành thông cáo báo
chí, trả lời phỏng vấn báo chí, tổ chức họp báo, briefing báo chí,… trở thành những
công việc thường xuyên, tổ chức hàng tháng, thậm chí hàng tuần.
Thông điệp của tổ chức có đến được với công chúng chính xác theo đúng chiến
lược truyền thông hay không phụ thuộc nhiều vào việc hoạch định chiến lược đối thoại
và thực hiện công tác đối thoại như thế nào đối với các cơ quan báo chí. Trong quá
trình này không thể không có sự tham gia của người phát ngôn tổ chức.
2.1 Những điều cần biết về người phát ngôn
2.2.1 Vai trò và nhiệm vụ của người phát ngôn
Người phát ngôn là đại diện cho tiếng nói và hình ảnh của tổ chức, được nhân
danh, đại diện lãnh đạo, phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí. Chỉ những thông
tin do người phát ngôn cung cấp mới được coi là thông tin chính thống. Người phát
ngôn của tổ chức, tập đoàn có thể là chuyên viên PR của tổ chức – người đã được qua
đào tạo nghiệp vụ, có khả năng nói chuyện thuyết phục để tạo ảnh hưởng đến công
chúng, người phát ngôn cũng có thể là đại diện lãnh đạo của tổ chức – người am hiểu
hiểu rõ nhất mong muốn và định hướng của tổ chức, tập đoàn trong quá trình phát
triển thương hiệu
Người phát ngôn có quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân có liên quan trong cơ

cần biết và được huấn luyện thực hành những kỹ năng quan trọng sau đây:
 Có hiểu biết sâu rộng
Người phát ngôn nhất thiết phải là người am hiểu sâu về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức và lĩnh vực quản lý của cơ quan mà mình đang công tác; có hiểu
biết nhất định về lĩnh vực báo chí, nắm vững các quy định pháp luật về báo chí; có
năng lực phân tích, tổng hợp, xử lý thông tin báo chí và có khả năng giao tiếp với báo
chí.
 Biết thiết lập mối quan hệ.
Tổ chức hoạt động luôn luôn có mối quan hệ mật thiết với cộng đồng xung quanh. Từ
mối quan hệ bên trong đồng nghiệp, nhân viên đến mối quan hệ bên ngoài với báo chí,
quan chức, chính quyền địa phương,… Do vậy người phát ngôn cần có kỹ năng thiết
lập mối quan hệ để giúp công việc kinh doanh của tổ chức đạt hiệu quả.
7
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
 Biết viết thông cáo báo chí bằng tiếng Việt
Nhiều bảng thông cáo báo chí gửi đến phóng viên giống như một bảng quảng cáo thậm
chí còn sai lỗi chính tả tiếng Việt, điều này rất bất lợi, vì các nhà báo cần có một bài
báo có nội dung, có chiều sâu chứ không phải một bài quảng cáo bán hàng. Do vậy
việc thực hiện nội dung của một thông cáo có ý nghĩa quan trọng, như những lời đối
thoại có ý nghĩa thông tin với khách hàng.
 Biết quan tâm đến phong thái của mình
Nhiều người phát ngôn đại diện cho một thương hiệu xuất hiện trong một số chương
trình truyền hình trực tiếp hết sức lộm thuộm, không được chuẩn bị. Trong khi người
phát ngôn là người đại diện cho hình ảnh thương hiệu tổ chức. Từng lời nói, chử chỉ,
hành động điều được khách hàng và công chúng quan tâm. Hãy luôn ý thức được rằng
từng hành động của bạn là hành động của thương hiệu. Do vậy hãy đầu tư cho hình
thức bên ngoài và tính cách của bạn.
 Có kỹ năng nói tiếng Việt
Có thể bạn biết nhiều ngoại ngữ, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn có khả năng nói rõ
ràng bằng tiếng Việt và có khả năng tóm tắt tất cả những điều mình muốn nói trong

trước một số điều về người sắp được phỏng vấn, bao gồm lai lịch thói quen sở
thích… bởi vì những điều đó sẽ giúp tạo một không khí thân thiện trong buổi
nói chuyện.
- Thông báo các quy định chung đối với cuộc phỏng vấn và đảm bảo cả hai bên
đã hiểu kỹ.
 Đối với người phát ngôn trả lời phỏng vấn
- Phải nắm nội dung của buổi phòng vấn.
- Hãy hình dung tình huống phải trả lời các câu hỏi mang tính khiêu khích.
2.2.2 Trong cuộc phỏng vấn
Trong cuộc phỏng vấn, người phát ngôn phải lưu ý những điều sau:
- Người phát ngôn chủ động gửi danh thiếp và giới thiệu về vị trí, chức vụ bản
thân mình ngay từ đầu cuộc phỏng vấn cho phóng viên biết, nhưng lưu ý không
được tự nói, quảng cáo về mình.
- Đừng quên ghi âm. Nếu có thể, hãy luôn luôn “ghi âm” khi nói chuyện với các
nhà báo. Không ghi âm sẽ chỉ tạo ra tình cảnh tiến thoái lưỡng nan cho các nhà
báo và đem đến những rắc rối không lường trước được cho bạn.
- Tạo thế chủ động, cởi mở, thân thiện và sẵn sàng hợp tác với phóng viên.
9
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Tỏ ra tích cực và nhiệt tình. Hãy có một vẻ mặt cởi mở nếu bạn muốn mọi
người nhìn bạn như một thân thiệt, dễ gần. Đừng xuất hiện với một vẻ mặt giận
dữ hay đừng tỏ ra nóng ruột, lo lắng, cáu bẳn khi trò chuyện với phóng viên.
- Hãy trung thực và trả lời thẳng vào câu hỏi của họ
- Các câu trả lời phải rành mạch, rõ ràng và có thể trích dẫn được, tránh vòng vo,
dài dòng, không có ý.
- Tránh nói những câu chuyện không nằm trong chủ đề phỏng vấn. Nếu lỡ có làm
như vậy hãy bình tĩnh quay lại chủ đề ban đầu.
- Thông tin đưa ra phải có cơ sở, cụ thể, chính xác và đặc biệt là phải qua được
“Kiểm tra ngược”.
- Dùng những từ đơn thuần, dễ hiểu và tránh sử dụng những từ cấu tạo bằng chữ

- Khéo léo sử dụng phương pháp nhấn mạnh để giúp khán giả nhớ thông điệp của
bạn bằng cách nhấn mạnh và ưu tiên cho các điểm mà bạn cho rằng quan trọng
nhất (ví dụ: “Chúng tôi rất tâm đắc về điều này vì…” hay “Hôm nay tôi đã nói
nhiều vấn đề, nhưng tôi nghĩ 3 điều sau là nổi bật nhất …”).
- Trình bầy sự kiện một cách đơn giản, miêu tả cách thức mà sự việc xảy ra.
- Các con số thống kê, dữ liệu được sử dụng một cách dễ nhớ và sẽ đem lại hiệu
quả cao nhất khi chúng dễ dàng đặt vào một trong các thuật ngữ. (Ví dụ, nói
“Một phần ba” vẽ ra một hình ảnh dễ nhớ hơn là “33%”)
- Biến những câu hỏi có tính chất tiêu cực sang hướng trả lời tích cực. Không bao
giờ khẳng định mặt tiêu cực của nó. (Ví dụ: Nếu nhà báo đó hỏi: “Có phải
doanh nghiệp bạn đã có những thất bại thảm hại trong việc đảm bảo an toàn?”
không bao giờ được trả lời: “Không, chúng tôi chưa bao giờ gặp những thất
bại thảm hại trong việc đảm bảo chỉ tiêu an toàn.” Thay vào đó, hãy nói
“Chúng tôi đã đạt được thành tích về sự an toàn, chất lượng cao trong xây
dựng và doanh nghiệp chúng tôi được thiết kế để đảm bảo là một nơi làm việc
an toàn.”).
- Hãy giữ cho cuộc phỏng vấn có một không khí trang trọng nhất có thể, ngay cả
khi gặp phải những câu đùa cợt và sử dụng những tố chất mà nhờ chúng bạn đã
có vị trí như hiện nay, đồng thời bạn cần phải tạo cho mình một diện mạo hết
sức chuyên nghiệp.
 Một số lưu ý:
 Khi trả lời phỏng vấn Phát thanh:
- Trong phát thanh yêu cầu người trả lời có chất giọng tốt, nói to, rõ ràng.
11
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
- Không được nói ngắc ngứ, sử dụng những từ như “ah, uhm, ờ…”.
- Luôn sử dụng câu chủ động, diễn đạt xuôi ý, đưa thông tin theo chiều thuận.
- Dùng từ ngữ rõ ràng, mạch lạc, tránh từ hiểu lầm nghĩa, tránh những từ khó
hiểu, hoặc hiểu đa nghĩa.
- Tuy nhiên, lại rất khuyến khích dùng những từ mạnh để thay thế được hai, đến

loang, những màu cực đoan hay quá sặc sỡ hoặc quá nhạt. Đặc biệt chú ý không
đeo quá nhiều nữ trang.
- Sử dựng ngôn ngữ cơ thể để tăng sự linh hoạt khi biểu đạt vấn đề, nhưng tránh
các hành động thái quá như vung tay vung chân quá nhiều…
- Khi quay hình trực tiếp thì đặc biệt phải linh động và nhạy bén trong việc tạo
hình ảnh cho bản thân cũng là cho tổ chức và có câu trả lời thông minh, khéo
léo vì không có cơ hội sửa lại lỗi sai phát ngôn của mình.
- Trong trả lời phỏng vấn ghi hình, nếu trả lời chưa chuẩn và muốn trả lời lại thì
người phát ngôn có thể dùng “Chiến thuận nói bậy” để phóng viên cắt hình
đoạn đó đi và quay lại.
- Nên chuẩn bị tinh thần tốt, khuôn mặt vui vẻ, tươi tắn, gặp những câu khó thì
nên giữ thái độ bình tĩnh và tìm cách giải quyết.
 Khi sử dụng ảnh trong bài phỏng vấn
- Không để phóng viên sử dụng ảnh chân dung của mình.
- Không để chụp ảnh ở tư thế đang ngồi làm việc (Chân để dưới ngầm bàn).
- Không dùng hình chụp chung với người khác.
- Khuyến khích sử dụng hình ảnh động, sinh động, tự nhiên.
- Đặc biệt chú ý tới việc chọn background phải phù hợp, nên chú ý chọn những
nới có thể nhìn rõ logo của tổ chức bạn.
2.2.3 Kết thúc cuộc phỏng vấn
- Cuộc phỏng vấn chỉ kết thúc thật sự khi bạn thấy phóng viên đã tắt máy ghi âm.
Trong mọi hoàn cảnh phải luôn ghi nhớ “On the record and off the record”.
- Để kết thúc phỏng vấn hoặc sau khi kết thúc phỏng vấn, bạn có thể tạo sự nhiệt
tình cho phóng viên biết bằng việc hỏi họ có câu hỏi nào nữa không hay có cần
thêm tài liệu gì không, và cho họ địa chỉ liên hệ của bạn hoặc một người có
trách nhiệm trong vấn đề này để tạo điều kiện cho họ liên lạc để lấy thêm thông
tin hoặc có việc cần tới.
- Nói với phóng viên rằng bạn sẵn sàng trả lời những câu hỏi thêm bên ngoài
cuộc phỏng vấn.
13

mà Thông cáo báo chí được coi là một công cụ tiếp cận giới truyền thông không có
kiểm soát của các chuyên viên PR.
Trên thực tế, phần lớn những gì bạn đọc trên báo và tạp chí, hay các ấn phẩm
thương mại, nghe trên đài hay xem trên vô tuyến đề bắt nguồn từ các thông cáo báo
chí. Nhưng thông thường một chủ bút thông thường nhận hàng trăm thông cáo báo
chí mỗi tuần nhưng đại đa số đều bị cất giữ trong hồ sơ của họ. Điều khó nhất của bạn
là phải viết được một thông cáo báo chí có thể làm cho các nhà báo quan tâm và
muốn tìm hiểu thêm và khám phá ra rằng câu chuyện của bạn chính là điều mà công
chúng quan tâm và họ muốn đăng.
3.2 Những yêu cầu cơ bản về hình thức
15
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
Thông cáo báo chí là bản tóm tắt những sự thật về một chương trình hay một vấn
đề mà bạn muốn giới truyền thông quan tâm. Chúng được viết theo một mẫu chuẩn.
Tiêu chí chính của một thông cáo báo chí là nó phải chứa tin.
Các câu và đoạn văn trong thông cáo báo chí phải ngắn để người biên tập hoặc
phóng viên phụ trách có thể duyệt nhanh, không được dùng thuật ngữ, chữ viết tắt, chi
tiết chưa được giải thích hay câu nói sáo rỗng. Có thể sử dụng trích dẫn, nhưng thường
dùng ở đoạn hai hoặc ba, và luôn phải ghi tên tác giả. Thông cáo báo chí được viết như
một bản tin phóng sự, không chứa nhiều tính từ mạnh, thường dễ được báo giới chấp
nhận.
Cụ thể, thông cáo báo chí tuân theo một số yêu cầu cơ bản về hình thức theo thứ
tự sau:
1) Thông tin chính thức (Letterhead):
• Ở phía trên cùng của Thông cáo báo chí bao giờ cũng phải ghi rõ chi tiết thông
tin về tổ chức ở góc trái tờ giấy bao gồm Logo và tên tổ chức, địa chỉ, điện
thoại, fax, email, website.
2) Địa chỉ, thời gian trong thông cáo
• Địa chỉ và thời gian viết thông cáo được viết căn lề bên phải, ở ngay dưới phần
thông tin về tổ chức, tổ chức.

 Lề xung quanh viền của văn bản thông cáo nên để rộng khoảng 38 đến 40mm,
để cho biên tập viên hoặc phóng viên có chỗ để ghi chú bên lề của bản thông
cáo.
 Thông cáo báo chỉ được in một mặt, và độ dài từ 1 đến 2 trang. Nếu nhiều hơn
một trang, đánh chữ “còn nữa” ở cuối của trang đầu. Cuối thông cáo, đánh ####
để đánh dấu kết thúc. Nhớ kiểm tra lỗi chính tả, lỗi đánh máy, các loại dấu.
 Một thông cáo báo chí viết hoa hay viết nghiêng rất dễ khiến độc giả khó chịu
vì phải căng mắt hơn bình thường. Các phóng viên không thích những thông
cáo báo chí kiểu này. Hãy sử dụng phông chữ chuẩn với kích cỡ dễ đọc. Giãn
dòng và giãn đoạn vừa phải.
3.3Những yêu cầu cơ bản về nội dung
 Thông cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thông là báo in (dạng này trong tiếng
Anh gọi là Press Release), hoặc báo hình (dạng này trong tiếng Anh gọi là Video
news release) hay báo mạng…thì đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin. Và
các bản thông cáo báo chí đều được viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược và
chứa trong nó đầy đủ các yếu tố “5W + 1H” sau:
17
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
 Ai (who): Ai là chủ thể của bản tin? Cần phải xác định và mô tả họ. “Ai” có thể
là một người, một nhóm, một sự kiện hoặc hoạt động.
 Cái gì (what): Cái gì sắp xảy ra mà phương tiện truyền thông nên biết? Mục
đích là để thu hút sự chú ý của độc giả, từ đó người ta sẽ đọc thông cáo báo chí
của bạn và vấn đề của bạn sẽ được đưa tin.
 Ở đâu (where): Nếu đó là một sự kiện hoặc một cuộc họp báo, thì nó sẽ diễn ra
ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của địa điểm – và cùng với một bản đồ có chỉ dẫn.
Thêm cả thông tin về nơi để xe hoặc phương tiện giao thông công cộng nếu có.
Cần làm cho các phóng viên cảm thấy thuận tiện, thoải mái khi đưa tin về sự
kiện của bạn.
 Khi nào (when): Khi nào thì nó diễn ra? Ngày, ngày trong tuần và thời gian cụ
thể phải thật rõ ràng. Không nên nói vào khoảng mà phải có thông tin cụ thể.

 Dành thời gian trau chuốt tiêu đề, kể cả những từ không quan trọng, nhằm bảo đảm
chuyển tải súc tích, cô đọng và thể hiện rõ chủ đề của nội dung bản thông cáo báo
chí. Hãy viết hoa những ký tự đầu tiên của những từ chính hoặc viết toàn bộ bằng
chữ in. Nếu tiêu đề dài quá hai dòng, đừng ngại tách nó ra thành một tiêu đề chính
và một tiêu đề phụ.
 Nếu bạn làm việc trong một ngành kỹ thuật, cố gắng không dùng các thuật ngữ kỹ
thuật. Nhiều phóng viên không biết nhiều về tổ chức hay ngành công nghiệp của
bạn. Hãy sử dụng tiếng ngôn ngữ thông dụng thay cho biệt ngữ khi thông cáo báo
chí.
 Thông cáo báo chí không phải là thư chào hàng. Cả hai đều có chung một mục đích
là thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn, nhưng với thông cáo báo chí bạn phải
gây ấn tượng với độc giả rằng bạn đang đưa ra một tin tức chứ không phải đang
tiếp thị. Không quảng bá trong đó các hình thức khuyến mãi hay sử dụng các cụm
từ theo kiểu quảng cáo. Tránh sử dụng những từ, cụm từ có tính cường điệu như
“sự lựa chọn tốt nhất” hay “đột phá”. Đừng hạ thấp uy tín những đối thủ cạnh tranh
hay đưa ra những tuyên bố phóng đại. Không viết hoa hay gạch chân những câu
viết trong nội dung. Tránh sử dụng dấu chấm than.
 Viết thông cáo báo chí theo cách phóng viên viết tin, bài. Sử dụng quy tắc KISS:
Ngắn gọn và Đơn giản - Keep It Short and Simple. Không sử dụng những đại từ
nhân xưng như tôi, chúng ta hay các bạn, ngoại trừ khi đó là trích dẫn từ một cuộc
19
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
phỏng vấn. Tránh sử dụng phông chữ hoa hay định dạng phức tạp, và chỉ sử dụng
một loại phông chữ thống nhất trong phần nội dung.
3.4 Các cách gửi Thông cáo báo chí
Một vài phóng viên, biên tập thích những bản thông cáo báo chí được gửi bằng
Fax, trong khi đó một xu hướng đang phát triển hiện này là gửi bản thông cáo báo chí
qua Email và gửi Thông cáo báo chí (có thể kèm ảnh cùng một số tư liệu) trong buổi
họp báo. Rất hiếm khi các bản thông cáo báo chí được gửi bằng thư tín thông thường;
tuy nhiên, trong tùy vài trường hợp việc gửi bằng thư tin thông thường là cần thiết và

- Tránh tuyệt đối gửi thông cáo báo chí cùng lúc cho nhiều phóng viên bằng cách
đánh một danh sách các địa chỉ phóng viên vào dòng “To”, rồi gửi e-mail.
Không phóng viên nào muốn nhìn thấy tên các phóng viên khác cũng được
nhận thông cáo. Bởi vì các phương tiện truyền thông chỉ sẵn sàng đưa những ý
trong thông cáo mà họ cho rằng chỉ có một số ít các cơ quan truyền thông như
họ mới có các ý này.
- Đặc biệt không gửi e-mail theo kiểu Attachment để phòng trường hợp người
nhận thư đến không mở được file đính kèm. Hơn nữa, những phóng viên bận
rộn nhiều khi sẽ để sót thông tin của bạn vì mở Attachment tốn thời gian, chưa
kể đến trường hợp Attachment nhiễm Virus.
21
Học viện Báo chí và tuyên truyền Tiểu luận môn Quan hệ công chúng
KẾT LUẬN
Với sự phát triển mạnh mẽ của truyền thông hiện nay, các tổ chức truyền thông,
bộ phận PR của các tổ chức, doanh nghiệp xuất hiện đóng vai trò quan trọng như môt
nhu cầu thiết yếu không thể thiếu. Chính vì vai trò quan trọng của PR nên những kiến
thức hiểu biết về nó là rất cần thiết.
Nhiều người nghĩ đơn giản về PR chỉ là theo dõi thông tin về tổ chức trên báo
chí, rồi cung cấp tin tức về tổ chức cho báo chí,… mà không để ý rằng chính bộ phận
PR và nhân viên PR là những người góp phần không nhỏ trong việc xây dựng thương
hiệu và quảng bá hình ảnh tổ chức. Người làm công tác PR đòi hỏi phải có kiến thức
chuyên môn tốt; khả năng nhạy bén trong xử lý tình huống; khả năng giao tiếp, phát
ngôn với cơ quan báo chí và công chúng; biết và sử dụng các kỹ năng mềm hiệu quả;
…
Vấn đề liên quan đến PR thì vô cùng nhiều, nhưng điểm cần lưu ý nhất là người
làm công tác PR phải nắm được những nguyên tắc cơ bản nhất về công việc của
mình. Trong cuốn tiểu luận này tác giả chỉ đề cập đến vấn đề “PR in Houses” – bộ
phận PR trong các tổ chức, tổ chức với nhiệm vụ giao tiếp, quan hệ với cơ quan báo
chí và cách viết và sử dụng Thông cáo báo chí. Hy vọng nó đáp ứng được cơ bản sự
hiểu biết và kỹ năng cần có của người làm công tác PR.