MỤC LỤC
Lời giới thiệu ------------------------------------------------------------------- 4
Lời cảm ơn ----------------------------------------------------------------------6
Chương I : GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong quản lý --------------------- 7
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý ---------------------------------7
1.1.2. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý -------------------------- 7
a. Tin học hoá toàn bộ ----------------------------------------------------7
b. Tin học hoá từng phần------------------------------------------------- 8
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý-------------------------------8
2.1.Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý----------------- 10
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý ------------------------- 10
2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý----------------------------- 11
2.1.3. Phương án xây dựng một mô hình thông tin-----------------------12
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin----------------------12
b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin---------------- 13
Chương II : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
2.1. Mục đích của đề tài---------------------------------------------------- 15
2.2. Khảo sát hệ thống cũ --------------------------------------------------16
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư viện----------------------------------
---------------------------------------------------------------------------18
b. Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện -------------- 19
c. Các nghiệp vụ cơ bản------------------------------------------------ 23
2.3. Đánh giá những nhược điểm của hệ thống hiện tại -------------24
2.4. Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi khó khăn ------------------------- 24
1
Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1. Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý thư viện ----------26
3.1.1. Chức năng quản lý sách ----------------------------------------------26
3.1.2. Chức năng quản lý độc giả ------------------------------------------ 27
3.1.3. Chức năng quản lý mượn trả ---------------------------------------- 27
Phục lục : Các Form cơ bản của chương trình ------------------ -68-80
Một số tài liệu tham khảo -------------------------------------------------813
LỜI GIỚI THIỆU
Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh
hưởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những
năm gần đây.Tin học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền
kinh tế phát triển, giáo dục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con
người được cải thiện rõ rệt. Sự phát triển Tin học ở nước ta đang bước
vào thời kỳ mới, các ứng dụng của tin học được triển khai rộng rãi, và
có quy mô tương đối lớn. Nhu cầu của con người ngày càng cao, để
đáp ứng những nhu cầu đó những người làm công tác tin học phải
thường xuyên nâng cao lắm bắt những tiến bộ của công nghệ trên thế
giới, và ứng dụng có hiệu quả vào nền kinh tế nước ta .
Một trong những yêu cầu làm tin học nước ta hiện nay là phải có
khả năng phân tích, hiểu được thực trạng của cơ quan mình để từ đó có
thể thiết kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phương tiện
truyền thông, khi lượng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý,
tổ chức và sử lý thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho
yêu cầu quản lý, xử lý và lưu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần
thiết,thống kê những thông tin mà con người yêu cầu, bảo mật thông
tin đảm bảo nhanh chính xác kịp thời .Tin học là một ngành khoa học
đáp ứng được những yêu cầu đó vì tin học là công cụ máy tính điện tử
cho phép sử lý nhanh chóng và mềm dẻo các yêu cầu mà con người
đưa ra, sản phẩm của nó được ứng dụng rộng dãi trong thực tế .
Hiện nay, ở các nước phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã
được xây dựng và ứng dụng rất có hiệu quả. Các hệ thống thông tin đó
đã trở thành sương sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân
quản lý thư viện) trong phòng tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp,
thống kê báo cáo về những thông tin liên quan như bạn đọc
(Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm ...
5
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được đồ án này, em xin chân thành cảm ơn các
thầy cô giáo trong khoa toán ứng dụng đã giảng dạy giúp đỡ em trong
suốt thời gian học tập vừa qua. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô
giáo Nguyễn Thanh Huyền giáo viên khoa toán ứng dụng – Trường
Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn
thành đồ án .
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè
trong lớp K3B_ĐHBKHN . Và các anh chị khoá trước đã giúp đỡ tôi
hoàn thành đồ án này .Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu
và xây dựng hệ thống Quản Lý Thư Viện chắc chắn sẽ không chánh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các
thầy cô, của các anh chị cũng như của các bạn .6
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường
được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh
tế, tổ chức xã hội....
Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao
động:
các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập
và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác
nhau .
Ưu điểm : Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì
các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu
tư ban đầu không lớn .
Nhược điểm : Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán
cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng
lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở
vào từng cơ quan cụ thể.
Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin
học hoá phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống
nhất .
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý :
c.1. Phân cấp quản lý :
8
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống
nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp
lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống .
Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ
dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới .
c.2. Luồng thông tin vào :
Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là
rất lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán .
Có thể phân thông tin ra làm 3 loại :
- Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin được dùng
chung cho hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường
được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý
thông tin sau này .
2.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản
lý, điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ
chức ). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu
chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh
doanh hiện thời của doanh nghiệp . Hệ thống thông tin thu thập các
thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp phối hợp với các thông
tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý
cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các
thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay
tổ chức )
Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo
hai mức :
10
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ
có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo
khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ
thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing
systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân
sự; hệ quản lý thiết bị , hệ kế toán v.v...
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải
đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho
người lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn
trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. Bấy
giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision
support systems). Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên
cạnh cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô
hình, các phương pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên
các dữ liệu sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người
gian mà hiệu quả làm việc không cao. Chính vì thế và các nhà
nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm
trên. Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu ......đang được
vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin
nhanh chính xác và kịp thời mà con người đưa ra các nhu cầu
trên. Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải
quyết được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật
dữ liệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm
được một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu.....với bất kỳ một
nào một cách nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.3. Phương án xây dựng một mô hình thông tin :
Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các
phương án xây dựng mô hình thông tin
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin :
* Các bước tiến hành .
- Xây dựng chiến lược của hệ thống từ đó có thể xác định mục
tiêu của hệ thống, bao gồm :
+ Phạm vi của việc quản lý
+ Lưu lượng thông tin .
+ Đối tượng sử dụng hệ thống .
- Phân tích : Có hai luồng thông tin
+ Số lượng quản lý hệ thống
12
+ Cách quản lý .
- Dữ liệu trong hệ thống : Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình
dữ liệu.
- Chức năng : Phân rã các chức năng.
- Sơ đồ luồng dữ liệu : Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô
hình dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta
có thể phản ánh cả hai mô hình trên.
+ Phải phù hợp với chiến lược kinh tế
+ Hỗ trợ cho việc quản lý tốt .
+ Giảm chi phí và hoàn vốn đầu tư cho hệ thống .
- Hỗ trợ tác nghiệp :
+ Cải tiến thông tin .
+ Tăng chất lượng thông tin.
+ Đưa ra các thông tin mới .
- Nhu cầu của người sử dụng :
+ Thấy được hiệu quả tốt .
+ Nhiều chức năng .
+ Dễ sử dụng và dễ chấp nhận .
-Yêu cầu kỹ thuật :
+ Xử lý được khối lượng thông tin cần thiết .
+ Tính đến tần xuất sử dụng .
+ Độ phức tạp, độ chính xác .
+ Độ tin cậy cao .
+ Độ hướng dẫn cho người dùng đầy đủ, dễ hiểu .
14
Chương II : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN
LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU
TỈNH THÁI BÌNH
2.1. Mục đích của đề tài :
Như chúng ta đã biết “Thư viện ” đều được coi là kho trí tuệ của
loài người. Nhu cầu sử dụng thư viện rộng rãi. Có lẽ không một lĩnh
vực nào trong xã hội không cần đến thư viện. Quy mô thư viện phát
triển gắn liền với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất. Thư
viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ
phức tạp trong sử lý thông tin và các công tác phục vụ độc giả cũng
tăng lên .
Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn
tìm kiếm sách, thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội
16
dung phong phú, khuyến khích các em trong việc mượn sách và tạp chí
về nhà sử dụng .Đồng thời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ
gìn, và bảo vệ sách. Từ nhiều cố gắng về mọi mặt, công tác quản lý
ngày càng tốt hơn, và đáp ứng được nhiều nhu cầu của bạn đọc.
Hàng năm nhà trường nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại,
lĩnh vực mà bạn đọc(hay độc giả ) quan tâm, thư viện nhà trường đặc
biệt quan tâm đến chất lượng quản lý và việc phục vụ độc giả. Đây là
một trường năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp
chuyên vì vậy đòi hỏi thư viện nhà trường phải nhập sách có tính nâng
cao,và chuyên sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban
chuyên đó .
Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lượng học sinh như
vậy yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong
đó danh mục báo cáo và tìm kiếm, thống kê, được đặt ra hàng đầu và
thư viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn. Với số lượng sách báo
lớn như thế việc quản lý danh mục sách, tạp chí là phải quản lý
tên sách, số lượng, loại nhập, thanh lý số lượng sách cũ còn tồn
trong kho ....
Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà,
nên vấn đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho
những học sinh trong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên
bạn đọc, lớp chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có),
ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ. Và các thông tin này biết
được nhờ Mã Thẻ Thư Viện của độc giả đó .
Như vậy mục đích của thư viện là làm sao phục vụ được bạn đọc
một cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mượn cũng như lúc trả .
Thư viện gồm các phòng ban sau :
+ Ban giám đốc
Phòng hành
chính
Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức
năng. Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành
viên đều có một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể. Để thực hiện tốt công
việc được giao cho mỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải
hoàn thành nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quản lý .
b. Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện :
Phiếu quản lý sách19
Thư viện PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH
Trường THPT Năng khiếu TB
Mã số sách......................
Tên sách ...........................................................................................
Tập ..............................................Số trang.........................................
Số lượng .....................................Năm xuất bản ...............................
Mã nhà xuất bản .......................Nhà xuất bản .................................
Mã thể loại .............................Thể loại ..........................................
Mã tác giả ................................Tác giả .........................................
Mã vị trí ..............Vị trí .............Khu..........Kệ...............Ngăn......
Chú ý : Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập
nhật danh mục sách vào thư viện.
Nhận độc giả mới :
Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ .Phòng phục vụ bạn đọc tiến
hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo
vào mẫu theo hình thức như sau:
Sau đó độc giả, sẽ được phòng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với
PHIẾU MƯỢN SÁCH
Số thẻ TV..........................Số phiếu mượn .............................................
Họ tên..............................................................................................
Lớp chuyên .....................................................................................
Khối.......................................khoá học...........................................
Hình thức mượn .............................................................................
Mã số sách Tên sách Tác giả Mã thể loại
....................... ........................ ........................ .......................
Ngày.......Tháng.......năm..........
THƯ VIỆN
TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB
DANH MỤC SÁCH CÓ SẴN
Mã sách Tên sách Tác giả Vị trí
....................... ...................... ....................... ..................
Trong quá trình theo dõi việc mượn sách nếu như bạn đọc chỉ
mượn và tham khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được
tiến hành trong ngày .
Nếu như độc giả mượn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời
gian cho phép, mà vượt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mượn tại
phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi
giấy báo thu hồi lại sách đã cho mượn theo mẫu sau :
Hình 7:Giấy thông báo trễ hẹn
22
THƯ VIỆN
TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB
DANH SÁCH ĐỘC GIẢ MƯỢN SÁCH QUÁ HẠN
Mã độc
giả
Họ và tên Tên sách Ngày
mượn
Thư viện
Trường THPT Năng khiếu TB
BÁO CÁO MƯỢN SÁCH
Từ ngày ............... Đến ngày .......................
Mã sách Tên sách Tác giả Lượt mượn
c. Các nghiệp vụ cơ bản
Phần này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống
- Với độc giả :
Độc giả sau khi cấp thẻ nếu muốn dùng tư liệu phải lên phòng
phục vụ bạn đọc để tra cứu tài liệu mình cần tìm, xác định mã tư
liệu, nơi để tư liệu .
Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mượn trả tư liệu, độc giả sẽ
được đáp ứng nếu tư liệu còn và độc giả đã đáp ứng đầy đủ điều
kiện của thư viện hoặc ngược lại độc giả sẽ được thông báo
không có hoặc không được mượn.
- Với nhân viên quản lý :
+ Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ như yêu cầu về mượn tư liệu thì
sẽ thực hiện như sau :
Kiểm tra xem độc giả có được mượn hay không. Nếu không sẽ
bị từ chối, nếu có sẽ kiểm tra tư liệu bạn đọc muốn có còn hoặc
có tư liệu đó không. Nếu không còn thông báo hết với tư liệu với
bạn đọc hoặc không có tư liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc
giả mượn và ghi thời gian mượn và thời gian phải trả cho bạn
đọc.
+ Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ : Kiểm tra các điều kiện về
độc giả(có phải là học sinh, giáo viên trong trường không ?).Nếu
thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ
từ chối.
lý thư viện sẽ mang lại :
- Giảm bớt được một số công việc thủ công nhàm chán, mất
thời gian cho các cán bộ thư viện .
- Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mượn trả một cách
nhanh chóng.
- Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và
mang lại tính chuyên nghiệp cao .
- Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin được với các môi
trường máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên thư viện
+Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây:
25
Copyright: Tài liệu đại học ©