Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
Nội dung
Đề cương thực tập tốt nghiệp
Lời nói đầu
I. Mục tiêu của đề tài
II. Những khó khăn và thuận lợi
1. Khó khăn
2.Thuận lợi
III. Khảo sát bài toán
1. Vài nét về khách sạn ASEAN Tuyên Quang.
2.Hoạt động hiện nay của khách sạn
2.1. Quản lý khai thác sử dụng : check in, check out, đặt
phòng trước
2.2. Quản lý phòng, trang thiết bị phòng, các dịch vụ khách sạn
2.3.Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn
3.Cơ cấu tổ chức của khách sạn.
4.Tình hình hiện nay của khách sạn
IV. Đánh giá phương thức quản lý cũ, xây dựng hệ thống mới
1. Đánh giá phương thức quản lý cũ
2. Xây dựng hệ thống mới
2.1. Ưu, nhược điểm của hệ thống mới
V. Phân tích và thiết kế hệ thống
1. Biểu đồ phân cấp chức năng
2.Các biểu đồ luồng dữ liệu
2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1
2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2:
2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3
2.6. Phân rã chức năng đặt phòng
2.7. Phân rã chức năng Check In

Giáo viên hướng dẫn :TS. Dư Thanh Bình
ĐT: 0903 200 338_ Email:
Nơi công tác: Bộ môn Kỹ thuật máy tính _ Khoa Công Nghệ Thông Tin
Trường đại học Bách Khoa Hà Nội
Tên đề tài : Xây dựng chương trình Quản lý khách sạn
Mục đích yêu cầu: Khảo sát thực tế tại khách sạn Asean Tuyên Quang và xây dựng
chương trình Quản lýtrên máy tínhcho phòng lễ tân của khách sạn.
Công cụ phát triển: Visual Basic
Lập trình thực hiện: Visual Basic
Đề nghị (nếu có):
Ngày nộp Đề cương: 26/09/2006.
Ngày nộp Báo cáo kết quả thực tập: 29/9/2006
Ngày bảo vệ kết quả Thực tập tốt nghiệp: 29/9/2006
Chữ ký của Giáo viên
HD
Ngày tháng năm 2006
Xác nhận của Bộ môn
Ngày tháng năm 2006
Xác nhận của Khoa
Ngày tháng năm 2006
Sinh viên: le quoc chinh
3
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
Lời nói đầu
Ngày nay, các ứng dụng công nghệ thông tin đã được áp dụng trong mọi lĩnh
vực nghiên cứu khoa học kỹ thuật cũng như trong đời sống, máy tính trở thành cộng
cụ trợ giúp đắc lực cho con người trong lưu trữ, phân tích và xử lý thông tin.
ở nước ta, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, tin học đang ngày
càng được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý và từng bước khằng định sức
mạnh cũng như vị trí quan trọng của mình. Đã ra đời nhiều phần mềm quản lý khác

hỏi chung nhất của việc quản lý khách sạn. Và làm thế nào để bảo mật thông tin,
đồng nhất thông tin, xử lý thông tin.v.v
- Giải pháp sẽ trực tiếp hỗ trợ cho việc quản lý khách sạn và các dự án về
phương hướng tin học hoá cho các hoạt động hiện tại và tương lai.
II. Những khó khăn và thuận lợi
1. Khó khăn:
* Khó khăn từ phía khách sạn:
+ Do hầu hết thông tin của Khách Sạn đều được bảo mật tuyệt đối, cho
nên việc phân tích, khảo sát thực tế cũng gặp nhiều khó khăn.
Sinh viên: le quoc chinh
5
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
+ Quy mô của khách sạn rộng về mặt địa lý, thông thường là ở những
nơi có nhiều danh lam thắng cảnh hoặc ở những thành phố lớn như: TP Hồ Chí
Minh, Hà Nội, Đà Nẵng.v.v , nên thời gian khảo sát tại Hà Nội rất hạn hẹp.
+ Số lượng khách đến du lịch tương đối lớn, do thời gian hướng dẫn
của nhân viên khách sạn dành cho em còn hạn chế.
* Khó khăn từ hiện trạng công nghệ thông tin:
+ Trước các chương trình quản lý khách sạn khác đã và đang phát triển,
việc xây dựng chương trình quản lý khách sạn của em là không nhỏ.
* Các khó khăn chủ quan:
+ Do thiếu thốn tài liệu có giá trị về cách quản lý khách sạn cũng như
kiến thức còn hạn hẹp của em về các môi trường và công cụ phát triển cho nên việc
lựa chọn môi trường và công cụ phát triển không thể tránh khỏi một số thiếu sót.
+ Do tổ chức của việc quản lý khách sạn còn nhiều phức tạp cộng với
thời gian tiến hành không nhiều, khả năng thiếu sót là không thể tránh khỏi.
2.Thuận lợi:
+ Nhiều công cụ giúp cho từng bước phân tích - thiết kế cũng như xây dựng
CSDL. Môi trường cài đặt có nhiều thuận lợi, cung cấp các khả năng cho phép xây
dựng ứng dụng nhanh chóng đã giúp em giải quyết một số công việc lớn của đề tài.

7
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
- Check out:
Việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau: Số phòng, ngày trả,
giờ trả, họ tên người trả. Khách hàng có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký hoặc
gia hạn thêm ( muốn gia hạn thêm thì phải làm thủ tục đăng ký lại).
Khi khách có yêu cầu check out thì nhân viên lễ tân làm nhiệm vụ check out cho
khách dựa trên thông tin check in đã lưu:
Chọn phòng (hoặc các phòng) cần thanh toán
Kiểm tra lại tình trạng phòng
Kiểm tra các dịch vụ chưa thanh toán, nếu khách yêu cầu thì đưa danh mục sử
dụng dịch vụ cho khách xem trước khi thanh toán.
Nếu được giảm giá thì tính % giảm giá.
Ghi hoá đơn tổng và đưa cho khách thanh toán.
Thanh toán tiền cho khách, nếu khách chỉ thanh toán một phần thì viết hoá
đơn ghi nợ cho khách.
Cuối cùng là tiền hoa hồng cho các trưởng đoàn (nếu cần), hoặc quà lưu niệm
cho khách.
- Đặt phòng trước:
Khi có khách hàng liên hệ đặt phòng, việc đầu tiên là lưu lại các thông tin về khách:
Họ tên khách đăng ký, số chứng minh thư nhân dân, điện thoại, đơn vị công tác…
Lưu lại thông tin về: Ngày dự kiến đến,ngày dự kiến đi, số người dự kiến sẽ lưu trú
tại khách sạn
Bố trí phòng cho khách.
Sau khi lưu các thông tin trên, cập nhật lại sơ đồ phòng
- Quản lý huỷ đăng ký:
Sinh viên: le quoc chinh
8
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
Khách hàng đã đăng ký mà không muốn ở khách sạn nữa có thể huỷ đăng ký.

Sinh viên: le quoc chinh
9
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
2.3.Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn
Các nhân viên của khách sạn được quản lý các thông tin sau: Họ tên, bộ phận
làm việc, chức vụ.
Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với khách sạn
để làm thủ tục đăng ký phòng , hoặc khách hàng trực tiếp đến thuê và nhận phòng.
Có thể liên hệ trực tiếp , qua điện thoại hoặc fax
Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ các thông
tin về mình, nếu là các đơn vị thì phải khai báo thêm các thông tin về cơ quan với bộ
phận lễ tân. Hầu hết khách hàng sẽ phải đặt cọc một só tiền nhất định khi đăng ký
phòng.
Khách hàng đăng ký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phòng ở
của các thành viên để khách sạn bố trí phòng ở cho hợp lý. Khi khách đến nhận
phòng, khách hàng phải gửi cho bộ phận lễ tân chứng minh thư nhân dân, hoặc các
văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng. BPLT căn cứ vào đó đẻ kiểm tra các thông
tin khi khách đăng ký phòng. BPLT sẽ trả lại cho khách các văn bằng này sau khi
khách làm xong thủ tục trả phòng.
Sau đó BPLT sẽ kiểm tra tình trạng phòng và tiến hành giao phòng co khách. Cũng
có thể làm thủ tục đổi phòng cho khách nếu khách không đồng ý với phòng được
giao vì lý do cho phép nào đó. Trong thời gian ở khách sạn khách có thể yêu cầu và
sử dụng các loại dịch vụ, mọi yêu cầu sẽ do bộ phận lễ tân đảm nhiệm và đáp ứng
trong phạm vi hoạt động của khách sạn. Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh
toán thì bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn nợ và chuyển đến bộ phận lễ tân tính vào
hoá đơn tổng
Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng kí và phải bồi thường cho khách
sạn theo quy định đã thoả thuận. Vì thế tiền đặt cọc phải có trước khi nhận phòng.
Để tránh rủi ro thì số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường. Tuy
nhiên trước 7 ngày nhận phòng khách huỷ đăng kí không phải bồi thường.

* Nhược điểm:
- Hệ thống quản lý cồng kềnh
- Số lượng giấy tờ cần lưu trữ nhiều
- Hiệu quả công việc không cao
- Mất nhiều thời gian cho công việc tính toán, độ chính xác không cao
2. Xây dựng hệ thống mới:
2.1. Ưu, nhược điểm của hệ thống mới:
* Ưu điểm:
- Hệ thống gọn nhẹ
- Tốn ít không gian lưu trữ
- Tốn ít nhân lực
Sinh viên: le quoc chinh
12
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
- Độ chính xác cao
- Xử lý thông tin nhanh, đạt hiệu quả cao
Có tính bảo mật
* Nhược điểm:
- Phải đầu tư máy
- Đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức về tin học
2.2. Điều kiện để xây dựng hệ thống mới:
- Cơ sở vật chất: phải đầu tư máy tính cho phòng lễ tân
- Người sử dụng phải có trình độ tin học
V. Phân tích và thiết kế hệ thống
Qua các bước khảo sát ở phần đầu ta chia hệ thống Quản lý khách sạn thành
các chức năng chính sau:
• Quản lý danh mục hệ thống: Chức năng này cho phép cán bộ quản lý khách
sạn cập nhật các thông tin về phòng, trang thiết bị phòng, danh mục các dịch
vụ hiện có của khách sạn, cập nhật danh sách các khách quen, khách VIP dể
có chế độ ưu đãi thích hợp. Các thông tin này sử dụng trong quá trình quản lý

nhất là nó chỉ ra phải có những thông tin vào trước khi thực hiện một chức năng hay
một quá trình.
Biểu đồ luồng dữ liệu DFD là một trong những công cụ quan trọng nhất ding để
phân tích các hệ thống có cấu trúc. Nó giúp nhà phân tích bốn hoạt động chính:
- Phân tích và hiểu hiện trạng của hệ thống quản lý khách sạn hiện thời và yêu
cầu của người sử dụng đối với hệ thống mới.
- Thiết kế, vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án.
- Trao đổi thông tin DFD đơn giản, dễ hiểu đối với cả người phân tích và người
sử dụng.
- Để làm tài liệu đặc tả thiết kế hệ thống.
 Các ký hiệu sử dụng trong mô hình luồng dữ liệu.
- Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đặt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến
trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin. Tức là
nó làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó để tổ chức lại thông tin,
bổ xung thông tin hoặc tao ra thông tin mới. Chức năng xử lý được biểu diễn bởi
đường tròn hoặc ô van, bên trong có ghi tên chức năng.
Ví dụ :
- Luồng dữ liệu: Luồng dữ liệu DF là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi
một quá trình. Luồng dữ liệu được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên,
mũi tên đó chỉ hướng của luồng thông tin. Mỗi luồng thông tin phải luôn có tên gắn
với nó, nhưng có thể không phải chỉ có một tên duy nhất vì cũng một luồng dữ liệu
có thể tham gia vào nhiều quá trình xử lý, những luồng dữ liệu khác nhau phải mang
tên khác nhau. Nhưng luồng dữ liệu nào có trải qua một số thay đổi thì nên mang tên
đã trải quâthy đổi để biểu thị rõ ràng sự thay đổi đó. Luồng dữ liệu được ký hiệu bởi
những đường thẳng hoặc đương cong có mũi tên.
Ví dụ:
Sinh viên: le quoc chinh
16
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang


2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2
Sinh viên: le quoc chinh
20
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3
Sinh viên: le quoc chinh
21
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
2.6. Phân rã chức năng đặt phòng
Sinh viên: le quoc chinh
22
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
Sinh viên: le quoc chinh
23
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
2.7. Phân rã chức năng Check In
Sinh viên: le quoc chinh
24
Quản lý khách sạn logiang Tuyên Quang
2.8. Phân rã chức năng Check Out
3.Thiết kê cơ sơ dữ liệu
Sinh viên: le quoc chinh
25