Mục Lục
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG I 3
GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3
1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access 3
1.1.1 Khái niệm về MS Access 3
1.1.2 Giới thiệu các công cụ MS Access cung cấp 4
CHƯƠNG II 12
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 12
2.1 Mục đích của bài toán 12
2.1.2 Giới thiệu về hệ thống 12
2.1.3 Quy trình xử lý thông tin 13
2.1.4 Đánh giá hệ thống cũ 19
2.1.5 Phạm vi và mục tiêu xây dựng hệ thống mới 19
2.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) 20
2.3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 21
2.3.1 Tổng quan về biểu đồ luồng dữ liệu 21
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 22
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 23
2.3.4 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 24
2.4 Sơ đồ các thực thể liên kết 28
2.5 Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu 29
CHƯƠNG III 31
THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 31
3.1 Các bảng cơ sở dữ liệu 31
3.2 Thiết kế các bảng 35
3.3 Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu 37
CHƯƠNG IV 38
2 .Chức năng tìm kiếm thông tin 42
KẾT LUẬN 45
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 46

1.1.1 Khái niệm về MS Access
MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hang Microsoft chạy
trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động
sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế.
Với MS Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có
được một chương trình hoàn chỉnh. Access Basic để ta có thể lập trình theo ý
muốn của người sử dụng.
Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá cao
trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay. Do tính linh
hoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng .So với công việc phải lập trình
vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì với Access chỉ cần
thực hiện những thao tác đơn giản.
Access không chỉ là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà còn là một hệ quản trị
cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database).Access cung cấp công cụ Wizard để
tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng,Ta có thể sử dụng việc
phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu .Access hỗ trợ rất tốt cho những người
mới bước vào tin học.Với Wizard và các phương tiện hoạt động khác, sẽ tiết kiệm
được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế công trình .
Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table), truy
vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module.Các đối
tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin
và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.
MS Access được coi là một chương trình dễ sử dụng và phổ biến bởi nó đi
kèm với bộ Microsoft Office. Bên cạnh những chương trình khác như: SQL
Server, Foxpro đòi hỏi người tìm hiểu phải có những kiến thức nhất định về tin
học và sự tư duy logic để có thể lập trình được.
3
MS Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng truy vấn báo cáo
hỗ trợ người dung. Ta có thể sử dụng để phân tích bảnh tránh dư thừa dữ liệu. MS
Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào ngành tin học. Với Wizard và

3 Text Tùy thuộc độ dài xâu Xâu kí tự.
4 Yes/No 1 Bytes Kiếu Logic
5 Date/Time 8 Bytes Lưu trữ ngày giờ.
6
Currentcy Sing
Lưu trữ dữ liệu kềm kí hiệu
tiền tệ.
7 Memo Tùy thuộc giá trị Kiểu ghi nhớ
8
Hyperlink Tùy thuộc độ dài xâu
Lưu trữ các siêu liên kết
( Hyperlink).
9
OLE Tùy thuộc dữ liệu
Âm thanh, hình ảnh, đồ
họa…
Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên
môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ
Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng,Access cung cấp đầy
đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu Text,
kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký ức
(memo), kiểu logic (yes/no) và các đối tượng OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường,chúng ta có thể
kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào
như các ngôn ngữ lập trình khác.
5
Ngoài ra,để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định
Default value hay các phiên bản mới của Accesss cung cấp các Combo Box cho
các trường của bảng nếu ta muốn sủ dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai
sót trong quá trình nhập liệu .

liệu ( Query Delete ), cập nhập dữ liệu ( Query Update), chèn dữ liệu ( Query
Append), tạo bảng (Query Make Table).
Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả năng
tìm kiếm lời giải cho các bài toàn phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định nghĩa
trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin ,tăng tính đa
dạng,
mềm dẻo của thông tin đầu ra.
7
• Biểu mẫu (form )
Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập và hiển thị dữ
liệu, hoặc để điều khiển việc thực hiện một ứng dụng cụ thể nào đó. Các mẫu biểu
được dùng để trình bày một chương trình hoàn toàn theo ý muốn của người thiết
kế, các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc truy vấn.
Mẫu biểu cho phép in, cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro hoặc
một Modul đáp ứng một sự kiện nào đó.
Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng
dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác
nhau.
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng.
+ Nhập các dữ liệu vào chương trình.
+ Hiển thị các thông báo.
Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc
xem dữ liệu lưu dữ liệu trong bảng. Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo các
hộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng.
Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin.Tuy nhiên, trên biểu mẫu
(Form ),giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của Accsess
được dùng để:
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng.
- Tổ chức giao diện chương trình.

việc trở nên thuận tiện hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo
biểu.Trong đó,người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard,vượt xa các công
cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng
như tốc độ.
Khác với Form,Report chỉ kết xuát thông tin chứ không thể cập nhật dữ
liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm ( Group/Total ), báo biểu
theo cột (summary ),báo biểu dạng bảng (Tabular ).
9
Mặc dù Report không hỗ trợ các điều khiển tương tác nhưng ta có thể điền
vào Report các điều khiển để hiển thị dữ liệu như là hộp văn bản và các hộp kiểm
tra.
Phạm vi sử dụng của báo biêutrong Access chủ yếu là:
- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu.
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu,thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng
hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau.
Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel…
* Các tính năng tiên tiến của báo cáo trong Access:
+ Có các công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo cho
một bảng hoặc một truy vấn.
+ Có thể thiết lập hoặc đặt nhiều thuộc tính bố sung các Macro hoặc Access
Basic.
+ Các báo cáo có thể chứa các chương trình Access Basic cục bộ ( được gọi
là chương trình nền của báo cáo – Code Bihind Report) để đáp ứng sự kiện trên
báo cáo.
+ Các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu phức tạp và các câu
lệnh SQL.
+ Có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF.
+ Có thuộc tính “Page” (trang) mới để tính số trang tại thời điểm in.
* Macro:

trong công tác quản lý thư viện đi đến việc xây dựng Hệ thống quản lý thư viện
cho nhà trường sao cho phải đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ, giao diện thân thiện
với người sử dụng. Mục đích xây dựng hệ thống là giảm bớt sức lao động của con
người, tiết kiệm được hời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn so với
việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ.
2.1.2 Giới thiệu về hệ thống
Thư viện là môi trường đặc biệt dành cho việc nghiên cứu và học tập của
học sinh, giáo viên.và tất cả những ai có nhu cầu học tập và nghiên cứu. Quản lý
thư viện phải quản lý việc nhập sách, mượn trả sách của các bạn đọc thư viện,
quản lý tình hình độc giả,…. Vì vậy cần phải xây dựng một hệ thống quản lý thư
viện hiện đại sử dụng hệ thống máy tính quản lý tự động, chính xác, nhanh chóng.
Trong hệ thống có thủ thư (quản lý hệ thống), các nhân viên quản lý nhập sách và
kiểm tra sách, nhân viên quản lý mượn trả sách, nhân viên quản lý độc giả…đảm
nhận các công việc khác nhau trong thư viện. Hệ thống quản lý thư viện em sẽ xây
dựng có khả năng tự động thực hiện các công việc sau: quản lý nhập sách, quản lý
nhận độc giả mới, quản lý mượn trả sách và báo cáo thống kê.
12
2.1.3 Quy trình xử lý thông tin
 Nhập sách
Mỗi khi có bổ sung sách mới thì phòng thư mục có trách nhiệm kiểm tra số
sách đó đã có hay chưa. Nếu chưa thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số
mới. Ngược lại thì tiến hành gọi thẻ cũ và cập nhật thêm số lượng.
Việc nhập thêm sách mới sẽ được kiểm tra theo từng cấp bậc. Phần nhập
thông tin mã sách bao gồm 8 ký tự và lần lượt kiểm tra như sau:
 4 ký tự đầu tiên được nhập vào theo thông tin của mã tài liệu.
• 4 ký tự tiếp theo là số thứ tự của quyển sách từ 0001 đến 9999
Khi nhập mã sách thì chương trình sẽ lần lượt kiểm tra xem mã tài liệu đó
đã có trong khu sách chưa, nếu tìm thấy sẽ tiếp tục nhập thêm vào, ngược lại khi
kiểm tra không thấy trong thể loại đã có thì thông báo “không có mã thể loại này”,
thì phải thêm thể loại mới vào tủ sách và bắt đầu gắn mã sách vào sách. Dưới đây

đăng ký và bạn đọc khai báo vào mẫu theo hình thức như sau :
Hình 2 : Phiếu đăng ký
Hình 3 : Đăng ký làm thẻ
Trường THPT PHIẾU ĐĂNG KÝ
Sư Phạm
Thái Nguyên Họ và tên :……….Năm sinh : …………
Địa chỉ thường trú :……………………….…………
Học sinh lớp: …………….………………………………….
Ngày đăng ký : ………….…………………………………
.
Sau đó bạn đọc sẽ được phòng phục vụ bạn đọc cấp thẻ độc giả và
mỗi thẻ độc giả sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau :
Số : ………
THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT SƯ PHẠM THÁI NGUYÊN
THẺ ĐỘC GIẢ
Họ tên : ………………………………………………………
Lớp : ……………………………………………… …… …
Ngày cấp : ……………………………………………… ….
Thời hạn : …………… ………… ………… ……………
Ngày ……. Tháng …… Năm………
Trưởng phòng bạn đọc
15
 Quá trình mượn sách
Tra cứu sách
 Điều kiện bắt đầu : Học sinh có nhu cầu mượn sách.
 Thông tin đầu vào : Thông tin sách muốn mượn.
 Kết quả đầu ra : Danh sách những cuốn sách cần mượn.
 Địa điểm : Thư viện.
 Thời gian : Từ thứ 2 thứ 6.
 Quy tắc :

Khi độc giả chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để
mượn

Trường THPT DANH MỤC SÁCH CÓ SẴN
Sư Phạm
Thái Nguyên
Mã sách Tên sách Tác giả khu
Hình 5 : Danh mục sách có sẵn
Trong quá trình theo dõi việc mượn sách, nếu như độc giả chỉ mượn và tham
khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được tiến hành trong ngày.
Nếu như độc giả mượn về để tham khảo trong thời gian cho phép mà vượt
thời gian cho phép thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các
danh sách độc giả trễ hạn để gửi giấy báo thu hồi lại sách đã cho mượn.
 Báo cáo thống kê
17
Đối với công tác phòng đọc ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu
cầu bạn đọc còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm được
số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn theo mẫu sau:
Trường THPT BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC
Sư Phạm GIẢ HẾT HẠN
Thái Nguyên

Ngày Tháng Năm
Số Thẻ Họ tên Lớp

Hình 6 : Báo cáo tình hình độc giả
Trường THPT BÁO CÁO MƯỢN QUÁ HẠN
Sư Phạm
Thái Nguyên
Ngày Tháng Năm

Báo cáo sách
quá hạn
QUẢN LÝ
ĐỘC GIẢ
Cập nhật sách
Thống kê sách
có
Thống kê độc
giả
Báo cáo mượn
trả sách
QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TÌM KIẾM SÁCHQUẢN LÝ
SÁCH
THỐNG KÊ -
BÁO CÁO
Cập nhật loại
độc giả

Cập nhật thông
tin độc giả
Theo dõi mượn
trả sách
Cập nhật thể
loại
Cập nhật nhà
xuất bản
Tìm kiếm theo
tác giả
Tìm kiếm theo

+ Ký hiệu sử dụng hình chữ nhật
* Mô tả tác nhân trong
21
Tên chức
năng
+ Tên tác nhân trong sử dụng động từ. Tác nhân trong có thể là một chức
năng, là một hệ thống con có liên quan đến hệ thống hiện tại nhưng nó được biểu
hiện ở trang khác
+ Ký hiệu
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 22
Quản Lý
Thư
Viện
Độc giả
Cán bộ lãnh đạo thư viện
Đơn xin làm thẻ
Phiếu mượn, trả
sách
Sách mượn
Thẻ thư viện
Yêu cầu
TT phản hồi
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
23

Quản lý thư viện
Cập nhật phân loại
độc giả
Loại độc giả
Độc giả
Độc giả
Cập nhật thông
tin độc giả
24
Chức năng Quản lý sách
25
Theo dõi
mượn trả
sách
Cập nhật
NXB
Cập nhật
sách
QL TV
Phiếu mươn trả SáchSách
Yêu cầu
Yêu cầu
trả lời
Trả lời
QL TV
Độc giả
Cập nhật
thể loại
NXB
Thể loại