TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
KHOA ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG
TIỂU LUẬN
Phân tích những sai lầm của nhà quản lý trong quá
trình lập kế hoạch

Giáo viên hướng dẫn:
Sinh viên: Lê Xuân Quang
Lớp: K52D

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
KHOA ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG
TIỂU LUẬN
Phân tích những sai lầm của nhà quản lý trong quá
trình lập kế hoạch

Giáo viên hướng dẫn:
Sinh viên: Lê Xuân Quang
Lớp: K52D
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2010
Mục lục
Mục lục 3
Đề bài: Phân tích những sai lầm của nhà quản lý trong
quá trình lập kế hoạch
1. Vai trò của việc lập kế hoạch trong việc quản lý hoạt động kinh
doanh.
Việc lập kế hoạch kinh doanh trên thực tế là một công cụ không thể thiếu của nhà quản
lý. Giống như mọi công cụ khác, nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng sử dụng một cách
chuyên nghiệp. Không ít nhà quản lý sử dụng không thành thạo công cụ này. Họ than phiền kế
hoạch chỉ là thứ vẽ trên giấy tờ. Kế hoạch là thứ không bao giờ thực hiện được. Thậm chí, tệ

hay một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh.
2. Điều cần thiết khi bạn lập kế hoạch.
Hàng năm, cứ vào dịp tháng 9, không chỉ các nhà quản trị mà cả các nhà quản lý dự án
chuyên nghiệp đều bận rộn với các câu hỏi: Năm sau sẽ làm gì? Làm thế nào? Cần thêm
bao nhiêu người? Thêm bao nhiều tiền để phát triển?
Họ sẽ rất vất vả cùng các cộng sự xây dựng kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động cho
năm tiếp theo.
2.1. “Đau đầu” kế hoạch hàng năm
Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp
VN. Làm thế nào để có thể tăng trưởng như kỳ vọng? Đặc biệt là với các nhóm dự án, việc xác
định rõ ràng mục đích yêu cầu và kế hoạch hành động để đưa team đạt đến mục tiêu sẽ do
trưởng nhóm cũng như các thành viên trong nhóm bao gồm nhiều chức năng để đảm bảo tính
liên thông, liên bộ phận thảo luận, tranh luận.
2.2. Dữ liệu cần thiết để xây dựng kế hoạch
Từ mục tiêu đã thống nhất căn cứ trên kết quả năm qua và lịch sử 2 đến 5 năm liền kế, sự tăng
trưởng của thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần của mình và dung lượng có thể tăng (giảm)
của thị trường do sự phát triển hay đình trệ do thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kế
hoạch kinh doanh có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập
kế hoạch làm việc và cùng triển khai kế hoạch đó.
Trên thực tế, dù có Project leader nhưng nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao gồm các bộ
phận chức năng liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR, để có sự đóng góp phản biện tích
cực cho những phương pháp được kiểm nghiệm qua thời gian có cái nhìn toàn diện và cam kết
cao nhất của các bộ phận, từ đó đảm bảo tính khả thi của dự án.
2.3. Kế hoạch không thể do một người thiết lập
Có một suy nghĩ sai lầm dẫn đến việc vô hiệu hóa hoạt động của tập thể công ty là Kế hoạch
chỉ do một cá nhân hay một phòng ban thực hiện. Thực tế việc Quản lý và xây dựng kế hoạch
là hoạt động cần theo một quy trình từ tổng hợp và phân tích thông tin đầu vào, đến bố trí dàn
trải công việc trên nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực) hiện hữu và giám sát với nỗ lực tập
trung do bị ràng buộc bởi thời gian. Từ đó có một kế hoạch hành động trả lời được các câu hỏi
5W (what, why, who, when, where) và 2H (how they do that, how we do that và how much is

Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định những nhiệm vụ
cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần trả lời những
câu hỏi sau:
+ Mục tiêu là gì? Tại sao phải hoàn tất mục tiêu này?
+ Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?
+ Đối tượng nhắm đến cuối cùng là ai, ai là những đối tượng trung gian trong quá trình đi đến
đối tượng cuối cùng?
+ Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể thực hiện một
cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp nhau?
+ Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?
+ Môi trường cạnh tranh là gì? Có những hoạt động cạnh tranh như thế nào, ở mức độ nào có
thể xảy ra? Mức độ tăng trưởng của thị trường là bao nhiêu cho tất cả, thị phần hiện tại của ta
là bao nhiêu, xu hướng gia tăng thị phần thời gian qua như thế nào?
+ Hiện trạng (các yếu tố chủ quan về nhân lực, tài lực, vật lực, )
+ Các tiêu chí đánh giá, phương thức đánh giá và các cột mốc đánh giá kết quả và mục tiêu.
Bằng cách liên tục đặt câu hỏi và tìm câu trả lời là giải pháp cho câu hỏi qua tranh luận phản
biện tích cực giữa các bộ phận và thành viên liên quan, sự dấn thân, nhận lãnh trách nhiệm và
tính cam kết của các thành viên đại diện, ta có phương pháp xác định nhiệm vụ trọng tâm và
với sự điều phối của Project leader, các nhiệm vụ chính và phụ liên quan cùng việc bố trí thời
gian, nguồn lực, cho các nhiệm vụ đó một cách phù hợp sẽ được hình thành.
2.6. Bí quyết lập lịch trình dự án
1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể
2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường
3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và ngày đến hạn
thực tế
4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình
5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ. Các rủi ro có thể gặp phải
trên quá trình đi đến mục tiêu
6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch trình
7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin về tiến độ dự

Kế hoạch không bán được các ý tưởng cho các nhà đầu tư và các nhà đầu tư chỉ rót tiền
cho người thực hiện kế hoạch. Vì thế, hãy coi kế hoạch chỉ là một cách để trình bày thông
tin cần thiết mà thôi.
Không nên đánh giá quá cao tầm quan trọng của ý tưởng. Bạn không cần phải có ý tưởng
đặc biệt khi bắt đầu kinh doanh, những gì mà bạn cần là thời gian, tiền, sự kiên trì, kinh
nghiệm …. Có rất ít doanh nghiệp thành công được mà chỉ dựa trên các ý tưởng mới. Bạn
sẽ khó bán ý tưởng mới hơn so với một ý tưởng hiện có, bởi các nhà đầu tư không hiểu
hết và họ cũng không chắc chắn rằng ý tưởng mới đó liệu có thành công hay không.
3.4. Sợ phải làm kế hoạch
Việc lập kế hoạch không phức tạp như bạn tưởng bởi đó không phải là một cuốn tiểu
thuyết hay một tác phẩm mang tính triết lý nào cả. Bạn có thể tham khảo trong sách, xin
ý kiến của các chuyên gia, sử dụng các mẫu có sẵn trong các phần mềm chuyên nghiệp
(VD: Business Plan Pro), hoặc tham gia một lớp ngắn hạn nào đó.
3.5. Đưa ra các mục tiêu không chặt chẽ và rõ ràng
Cần loại bỏ việc sử dụng các cụm từ thiếu chiều sâu và hào nhoáng bởi người đọc sẽ
nhận thấy sự thổi phồng quá mức đối với kế hoạch của bạn. Cần nhớ rằng mục tiêu của
một kế hoạch chính là kết quả, trong đó bạn là người lập và theo dõi quá trình thực hiện
kế hoạch đó. Bạn cần cung cấp thời gian cụ thể, trách nhiệm quản lý, ngân sách và các
mốc để hoàn thành. Một kế hoạch có thể được trình bày một cách thuyết phục nhưng vẫn
là vô nghĩa nếu không mang lại kết quả nào.
3.6. Lập kế hoạch một cách dập khuôn và máy móc
Bạn cần phải điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với mục đích kinh doanh thực tế. Bởi kế
hoạch kinh doanh mang một ý nghĩa khá đa dạng, bao gồm: hợp đồng kinh doanh với
một doanh nghiệp khác, kế hoạch hành động chi tiết, kế hoạch tài chính, kế hoạch quảng
bá hoặc cũng có thể là kế hoạch cá nhân.
3.7. Đặt ưu tiên cho quá nhiều việc
Cần nhớ rằng một chiến lược cần có sự tập trung. Do đó, một danh sách ưu tiên có từ 3-4
mục là có sự tập trung. Nhưng nếu danh sách đó có tới 20 mục ưu tiên, đó chắc chắn
không được gọi là một kế hoạch chiến lược bởi thiếu đi tính tập trung, vì vậy sẽ không có
hiệu quả.