TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHIẾU NẠI - TỐ CÁO

Phân hệ Tiếp Công dân
Hà Nội, 2009
Trang 1/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
MỤC LỤC
1 Giới thiệu chung 6
1.1 Đặc điểm hệ thống 6
1.2 Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống 6
1.3 Đối tượng người dùng 6

3.2.1 Thêm mới danh mục Địa danh 43
3.2.2 Xóa Danh mục Địa danh 44
3.2.3 Tìm kiếm Danh mục Địa Danh 44
3.3 Danh mục Quốc tịch 45
3.3.1 Thêm mới danh mục Quốc tịch 46
3.3.2 Xóa Danh mục Quốc tịch 47
3.3.3 Tìm kiếm Danh mục Quốc tịch 47
3.4 Danh mục Loại đơn 47
3.4.1 Thêm mới danh mục Loại đơn 48
3.4.2 Xóa Danh mục Loại đơn 49
3.4.3 Tìm kiếm Danh mục Loại đơn 49
3.5 Danh mục Phân loại đơn 50
3.5.1 Thêm mới danh mục Phân loại đơn 50
3.5.2 Xóa Danh mục Phân loại đơn 51
3.5.3 Tìm kiếm Danh mục Phân loại đơn 51
3.6 Danh mục Trạng thái đơn 52
3.6.1 Thêm mới danh mục Trạng thái đơn 53
3.6.2 Xóa Danh mục Trạng thái đơn 53
3.6.3 Tìm kiếm Danh mục Trạng thái đơn 54
3.7 Danh mục Thẩm quyền 54
3.7.1 Thêm mới danh mục Thẩm quyền 55
3.7.2 Xóa Danh mục Thẩm quyền 56
3.7.3 Xem, sửa node Danh mục Thẩm quyền 57
3.8 Danh mục Kết quả 58
3.8.1 Thêm mới danh mục Kết quả 59
3.8.2 Xóa Danh mục Kết quả 59
3.8.3 Tìm kiếm Danh mục Kết quả 59
3.9 Danh mục Chức vụ 60
Trang 3/86


4.3 Khai báo đơn vị sử dụng 74
4.4 Phân quyền theo chức năng 77
4.5 Quản lý thông tin nhân viên 80
Trang 4/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
4.6 Sao lưu dữ liệu 83


 Giảm thiểu việc xử lý theo phương thức thủ công trên các loại giấy tờ, hồ sơ, thay
thế bằng việc xử lý trên máy tính nhằm tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời
gian, nhân lực và chi phí cho nghiệp vụ
tiếp nhận đơn thư, phân loại đơn, trả kết
quả cho công dân
 Hệ thống được xây dựng bám sát các quy trình nghiệp vụ, phục vụ tốt nhất công
tác tiếp công dân
Đối tượng người dùng
 Quản trị hệ thống: quản trị toàn bộ hệ thống bao gồm các vài trò cụ thể sau:
o Phân quyền người dùng trong từng chức năng, nghiệp vụ của hệ thống
o Quản lý truy cập nội dung trong hệ thống
o Sao lưu và phục hồi dữ liệu trong toàn hệ thống
o Quản lý người dùng, nhóm người dùng, nhân viên
Trang 6/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________

 Cán bộ tiếp dân : bao gồm các vai trò sau :
o Tiếp nhận đơn thư của công dân,nhập thông tin vào Sổ Tiếp dân
o Tiếp nhận, phân loại đơn, chuyển cơ quan xử lý
o Cập nhật kết quả xử lý đơn thư, trả kết quả xử lý đơn thư cho công dân
o Lập báo cáo, thống kê theo một số tiêu chí để báo cáo với lãnh đạo
2 Cách đăng nhập chương trình
2.1 Đăng nhập/đăng xuất
Để đăng nhập hệ thống, người dùng cần được cấp tài khoản đăng nhập với tên và mật
khẩu truy cập.
Khi đã được cấp quyền, người dùng có thể đăng nhập hệ thống theo các bước sau:
1. Truy nhập màn hình đăng nhập


4. Nhấn OK để lưu thông tin
3 Cấu trúc chương trình
Màn hình tổng quan chung của chương trình sau khi Đăng nhập vào hệ thống
Trang 9/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ Phần II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG
1 Quản lý Nghiệp vụ Tiếp dân
1.1 Hệ thống tiếp nhận và phân loại
Mục đích :
 Hỗ trợ Cán bộ tiếp dân thực hiện các thao tác nghiệp vụ quản lý sổ tiếp dân dễ
dàng, thuận tiện
 Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong Quản lý Sổ tiếp dân
 Thêm mới
 Xem/sửa
 Xóa
 Chuyển
Trang 10/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
 Tìm kiếm
 In sổ
 Báo cáo
 Kết xuất ra Excel
 Thao tác thực hiện
Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Sổ tiếp dân, người dùng click chọn

o Giới tính : Tích chọn : Nam hoặc Nữ
o Họ tên : Nhập họ tên người khiếu nại, tố cáo
Trang 13/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
o KT Trùng : Bấm chọn nút KT Trùng để kiểm tra xem tên người
khiếu nại, tố cáo đã tồn tại hay chưa
o Danh sách kèm theo : Nhập thông tin danh sách hồ sơ kèm theo
o Chi tiết địa chỉ : Nhập thông tin chi tiết địa chỉ
o Dân tộc : Mặc định là Dân tộc : Kinh. Người dùng ấn nút F9
hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Dân tộc
o Địa danh: Người dùng ấ
n nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter
để hiển thị danh sách Địa danh
o Quốc tịch : Mặc định là Quốc tịch : Việt Nam. Người dùng ấn
nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Quốc
tịch
o Nội dung đăng ký: Nhập thông tin nội dung đăng ký
o Ghi chú : Nhập thông tin ghi chú
o Loại đơn : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký t
ự rồi Enter
để hiển thị danh sách Loại đơn
o Mã phân loại : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Mã phân loại, Tên phân loại
o Tên phân loại : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Mã phân loại, Tên phân loại
o Diễn giải : Nhập thông tin diễn giải
o Tên cơ quan đã giải quyết
: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập

• Ấn nút

• Nhấn Xóa để xác nhận việc xóa, nhấn Không để hủy bỏ thao tác
4. Chuyển Sổ tiếp dân
• Chọn sổ tiếp dân cần chuyển trên Danh sách sổ tiếp dân
• Ấn nút
, hiển thị form Chuyển

• Nhập thông tin vào form
o Cán bộ chuyển : Mặc định tên Cán bộ đang sử dụng hệ thống
o Ngày chuyển : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có
để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Chuyển đến : Click chọn nút
để chọn danh sách nơi chuyển
đến
• Ấn nút
để chuyển Sổ tiếp dân
• Ấn nút
để thoát khỏi form Chuyển
• Ấn nút
để sửa thông tin nơi Chuyển đến
Trang 15/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
• Ngoài cách trên người dùng có thể ấn nút
trong form thêm mới
hồ sơ để hiển thị form Chuyển

5. Tìm kiếm Sổ tiếp dân

o Địa chỉ : T/TP : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Tỉnh, Thành phố
o Quận/Huyện : Người dùng
ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Quận, Huyện
o Xã/Phường : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi
Enter để hiển thị danh sách Xã, Phường
o Địa danh : Hiển thị thông tin xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành
phố vừa được select ở trên
o Nội dung đăng ký : Nhập thông tin nội dung đăng ký
o Phức tạp : Click ô
để chọn vụ việc này phức tạp
hay không
• Ấn nút
để tìm kiếm thông tin
• Ấn nút
để thoát khỏi form tìm kiếm
6. In sổ Sổ tiếp dân
• Ấn nút
, hiển thị form In sổ • Nhập thông tin vào form
Trang 17/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
o Từ ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để
thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Đến ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để

Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
8. Kết xuất ra file Excel
• Ấn nút
để xuất ra file excel
1.2 Hệ thống xử lý và tiếp công dân
Mục đích :
 Hỗ trợ Cán bộ tiếp dân thực hiện các thao tác nghiệp vụ quản lý sổ nhận đơn dễ
dàng, thuận tiện
 Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong Quản lý Sổ nhận đơn
 Nhận đơn
 Chuyển đơn không thuộc thẩm quyền
 Chuyển xử lý
 In Sổ
 Tìm kiếm
 Kết xuất ra Excel

Thao tác thực hiện
Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Hệ thống xử lý và tiếp công dân ,
người dùng click chọn menu Nghiệp vụ, chọn Hệ thống xử lý và tiếp công dân .
Hệ thống hiển thị màn hình :

1. Cập nhật hồ sơ nhận đơn
• Click vào hồ sơ, hiển thị form Hồ sơn nhận đơn
Trang 19/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________ Trang 20/86

quyền . Với hồ
sơ được tích chọn Thẩm quyền thì nút Thuộc
Thẩm quyền được hiển thị, nút Không thuộc thẩm quyền bị ẩn và
ngược lại
• Ấn nút
để lưu thông tin đã nhập
• Ấn nút
để thoát khỏi Hồ sơ nhận đơn
2. Chuyển hồ sơ không thuộc thẩm quyền
• Chọn hồ sơ nhận đơn , có thẩm quyền không thuộc thẩm quyền Thanh
tra chính phủ đã được cập nhật khi Nhận đơn

• Ấn nút
, hiển thị form chuyển hồ sơ
Trang 22/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________

o Cán bộ chuyển : Mặc định tên Cán bộ đang sử dụng hệ thống
o Chuyển đến : Click chọn nút để chọn danh sách nơi chuyển
đến
• Ấn nút
để chuyển , hiển thị thông báo Chuyển có in kèm
phiếu chuyển hoặc không

• Ấn nút
để thoát khỏi form Chuyển
• Ấn nút
để sửa thông tin nơi Chuyển đến

o Họ và tên : Nhập thông tin họ tên
o Tương tự, Chính xác : Tích chọn Tương t
ự hoặc chính xác, để
tìm kiếm quả tương tự hoặc chính xác họ tên
o Địa danh : Nhập thông tin địa danh
• Ấn nút
để thực hiện tìm kiếm
• Ấn nút
để thoát khỏi form Tìm kiếm
1.3 Quản lý Đơn không thuộc thẩm quyền
Mục đích:
Trang 24/86 Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Tiếp dân____________________________________
 Hỗ trợ Cán bộ tiếp dân thực hiện các thao tác nghiệp vụ quản lý Đơn không thuộc
thẩm quyền dễ dàng, thuận tiện
 Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong Quản lý Sổ nhận đơn
 In Sổ
 Tìm kiếm
 In sổ
 Kết xuất ra Excel
Thao tác thực hiện
Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Không thuộc thẩm quyền , người dùng
click chọn menu Nghiệp vụ, chọn Không thuộc thẩm quyền . Hệ thống hiển thị
màn hình :

1. In đơn không thuộc thẩm quyền
• Ấn nút
, hiển thị form In sổ