SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ĐÀ NẴNG
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 43

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(Thực hiện theo đề án 43 của Chính phủ)

Dành cho Chuyên viên
Đà Nẵng, 2009
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 2

Mục lục
1 Giới thiệu 4
2 Cách đăng nhập 4
3 Các chức năng của vai trò Chuyên viên 5
4 Trang chủ 6
5 Quản lý văn bản 7

6.4.2 Nhận mail 33
6.4.3 Danh sách liên lạc 34

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 4

1 0BGiới thiệu

3 2BCác chức năng của vai trò Chuyên viên
• Trang chủ
• Quản lý văn bản
 H sơ công việc
 Danh sách chưa x lý
 Danh sách chờ x lý
 Danh sách đã x lý
 Danh sách phối hợp
 Danh sách lưu theo dõi
 Danh sách văn bản đến
 Danh sách văn bản đi
 Báo cáo thống kê
 Báo cáo x lý văn bản đến
 Báo cáo x lý công việc
 Báo cáo chi tiết
 Thống kê x lý văn bản đến
 Thống kê x lý công việc
 Thư mục lưu tr cơ quan
 Thư mục h sơ công việc
• Điều hành
 Trao đổi nội bộ
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 6

 Lịch công tác
 Lịch cá nhân
 Lịch phòng
 Lịch cơ quan

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 8 Hình 4: Danh sách văn bản đến
Tại đây, bạn có thể xem lại các thông tin liên quan của văn bản đến mà bạn
đã chuyển như chi tiết của văn bản, file đính kèm, dòng luân chuy ển của văn
bản như các hình bên dư ới đây. Hình 5: Chi tiết văn bản
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 9 Hình 6: Dòng luân chuyển của văn bản
5.2 7BDanh sách văn bản đi
Được s dụng để hỗ trợ theo dõi và thêm mới các văn bản ban hành đi.
Chuyển nội dung văn bản dự thảo thành công văn ban hành nhằm hỗ trợ đơn
vị theo dõi đư ợc danh sách các đơn vị đã có công văn g i đi.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 10
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 12

5.5 10BHồ sơ công việc
5.5.1 16BDanh sách chưa x lý
Là nơi chứa danh sách tất cả các văn bản chưa x lý mà bạn nhận được .
Mỗi vai trò sẽ được hiển thị các chức năng x lý tiếp theo tại đây. Ví dụ hình
dưới đây là chưa x lý của chuyên viên.

Hình 13: Danh sách hồ sơ công việc chưa xử lý

Hình 14: Danh sách hồ sơ công việc chưa xử lý, tiêu ch tm kiếm loi công việc - xử lý văn bản đến
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 13 Hình 15: Danh sách chưa xử lý vi tiêu ch tm kiếm loi công việc l công việc

Hình 16: Gn d thảo vo văn bản để xử lý
Và sau khi gắn dự thảo thành công .

Hình 17: Gn d thảo thnh công
Và chuyển x lý văn bản sẽ thực hiện như hnh bên dưới . Sau khi chuyển ,
hệ thống sẽ tự động đưa văn bản vào mục đ x lý để người dng tiện theo
dõi.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 16 Hình 23: Danh sách văn bản đã xử lý

Hình 24: Đồng ý thu hồi công việc va chuyển?
Tại đây, bạn có thể xem chi tiết lại thời hạn x lý văn bản tại mỗi người
dùng bằng cách kích vào dòng luân chuyển để xem được thông tin chi tiết.

Hình 25: Thi hn trễ chi tiết
5.5.4 19BDanh sách phối hợp
Là nơi hiển thị danh sách các văn bản x lý/ giải quyết công việc có yêu
cầu bạn phối hợp tham gia x lý. Tại đây, để góp ý vào quá trình phối hợp x
lý, bạn có thể kích vào mục góp ý sau đó bổ sung ý kiến vào đây.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 17 Hình 26: Danh sách phối hợp và góp ý
5.5.5 20BDanh sách lưu theo dõi
Là nơi hiển thị danh sách các văn bản được lưu tr và cho phép phục hi
để x lý lại các h sơ đã lưu tr/ lưu tr tạm.

Hình 27: Danh sách lưu theo dõi
Khi bạn kích vào nút X lý lại hệ thống sẽ hiển thị như hình bên dư ới. Nếu
bạn kích OK thì h sơ sẽ chuyển về mục bạn x lý, nếu kích Cancel sẽ hủy

5.6.3 23BBáo cáo chi tit
Được s dụng để thống kê tình hình chi tiết x lý công việc của tất cả các
phòng ban theo các tiêu chí về thời gian khác nhau.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 20 Hình 32: Chọn tiêu chí báo cáo tình hình xử lý công việc chi tiết
Bạn chọn các tiêu chí cần thống kê sau đó kích vào Hiển thị để hiển thị báo
cáo thống kê tình hình x lý công việc theo các tiêu chí đã ch ọn bên trên.

Hình 33: Kết quả thị của báo cáo thông kê
Trong trang hiển thị kết quả báo cáo thống kê của chương trình, h ệ thống
sẽ bố trí cách hiển thị d liệu tuần tự theo các cấp như sau:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 21 5.6.4 24BThng kê x lý văn bn đn
Được s dụng nhằm phục vụ thống kê tnh giải quyết văn bản đến của mỗi
người dng tại đơn vị .

Hình 35: Các điu kiện lọc thống kê xử lý văn bản đến
Hình 34: Cấp tổ chức hiển thị trong báo cáo thống kê
Loại Công việc
Phòng x lý

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 24 Hình 40: Giao diện danh sách các tin đ ã trao đổi trong hệ thống
Để thêm mới một tin, bạn kích vào nút Son tin và thực hiện như hình bên
dưới.

Hình 41: Son tin
Bạn kích vào nút Gửi để gi tin này đi. Nếu muốn lưu thì b ạn có thể kích
vào Lưu nháp để lưu tạm vào trong hệ thống.
Các tin bạn đã gi đều được hệ thống lưu lại vào mục Tin đã gửi.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 25 Hình 42: Tin đã gửi
6.2 13BLịch công tác
Được s dụng để tổ chức và quản lý lịch công tác của mỗi cá nhân, các
phòng ban và của đơn vị theo quy trình tổng hợp lịch từ nhân viên đến lãnh
đạo.
6.2.1 26BLịch công tác cá nhân
Từ menu Điu hành Lịch công tác  Lịch công tác cá nhân. Hoặc
Trên trang chủ của ứng dụng, bạn kích chuột shortcut Lịch công tác cá nhân.

Hình 43: Shortcut Lịch Công tác cá nhân