Lời mở đầu
Công tác tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu luôn đợc các doanh nghiệp
hết sức quan tâm vì chúng gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này
không chỉ có ở những doanh nghiệp tham gia cạnh tranh trên thị trờng, mà còn
cả ở những doanh nghiệp sử dụng vốn ngân sách nhà nớc và kinh doanh độc
quyền. Bởi vì trong nền kinh tế thị trờng, muốn tồn tại và phát triển, các doanh
nghiệp không chỉ cần sản xuất ngày càng nhiều sản phẩm với chất lợng cao, mà
còn phải tìm mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Sản phẩm
có chất lợng tốt, giá thành hạ sẽ là tiền đề tích cực giúp doanh nghiệp đẩy mạnh
tiêu thụ, tăng nhanh vòng quay vốn và đem lại ngày càng nhiều lợi nhuận. Từ đó,
tăng tích luỹ cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống công nhân viên.
Để đạt đợc điều đó, việc đầu tiên là doanh nghiệp phải tổ chức huy động
các loại vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình, đồng thời quản lý và
sử dụng vốn hiện có một cách hợp lý sao cho có hiệu quả nhất. Nguyên vật liệu
đóng vai trò quan trọng và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh
nghiệp. Việc tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả
sử dụng vốn của doanh nghiệp nói chung và vốn lu động nói riêng. Mặt khác,
nguyên liệu, vật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho. Do vậy,
việc tổ chức công tác hạch toán kế toán về nguyên liệu, vật liệu là một tất yếu
của quản lý. Các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu
mua, bảo quản đến khâu sử dụng để vừa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất,
vừa chống mọi hiện tợng thất thoát. Muốn vậy, các doanh nghiệp cần phải áp
dụng triệt để các biện pháp quản lý mà kế toán là một công cụ quản lý đắc lực
có hiệu quả cả về mặt hiện vật và giá trị.
Công ty Điện thoại Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập khi
cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trờng. Ngay từ đầu, Công ty hiểu rằng tổ
chức hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu là một vấn đế quan trọng nhằm nâng
cao hiệu quả sử dụng vốn lu động và không ngừng nâng cao công tác quản lý và
kinh doanh của Công ty.
3
Xuất phát từ vị trí, tầm quan trọng và ý nghĩa thực tiễn nên trong thời gian
+ Về hiện vật: Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và đợc tiêu dùng toàn
bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu.
+ Về mặt giá trị : Giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá
trị sản phẩm mới tạo ra.
Vật liệu là những tài sản vật chất, tồn tại dới nhiều hình thái khác nhau,
phức tạp về đặc tính lý, hoá học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi
trờng xung quanh.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong
tổng tài sản lu động và trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm thì chi
phí vật liệu cũng thờng chiếm một tỷ trọng lớn.
2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
5
Xuất phát từ các đặc điểm của nguyên vật liệu mà trong quá trình sản xuất
kinh doanh phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở mọi khâu, từ khâu thu mua,
bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ.
Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua
nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và
phục vụ cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Ngoài ra, phải quản lý về khối
lợng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực hiện kế hoạch mua theo
tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc tổ chức kho tàng, bến bãi phải thực hiện đúng chế độ bảo quản đối
với từng loại nguyên vật liệu, tránh h hỏng, mất mát, hao hụt. Đảm bảo an toàn
cũng là một trong nhng yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí có ý
nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng
thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải tổ
chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu
trong sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, kế toán còn phải cung cấp những thông
tin về nguyên vật liệu vớt t cách là một bộ phận của chi phí thờng xuyên cần bù
đắp sau mỗi chu kì kinh doanh để tính đúng, tính đủ giá thành.
tối thiểu, các định mức sử dụng vật t cũng nh các định mức hao hụt hợp lý trong
vận chuyển, bảo quản.
- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng các chứng từ ban
đầu và luân chuyển chứng từ chohợp lý, khoa học.
- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp
một cách thích hợp và khoa học.
7
- Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu cũng nh các báo
cáo về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
- Tổ chức phân tích về tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế.
II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu trong các
doanh nghiệp .
1. Phân loại nguyên vật liệu
Trong quá trình sản xuất sản phẩm, các doanh nghiệp có thể phải sử dụng
nhiều loại nguyên vật liệu có công dụng, tính chất lý hoá khác nhau, lại biến
động tăng giảm thờng xuyên liên tục. Do đó, cần phải phân loại nguyên vật liệu
thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp các nguyên vật liệu cùng loại với
nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc
quản lý và hạch toán.
Trong thực tế, các doanh nghiệp thờng phân loại nguyên vật liệu theo tính
chất và công dụng của chúng. Theo cách này nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp
đợc phân ra các loại sau đây:
Nguyên vật liệu chính: là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình
gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm nh: sợi
trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may.
Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ
trong quá trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và
nâng cao tính năng và chất lợng của sản phẩm hoặc sử dụng để bảo đảm cho
công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ
phân chia đó thể hiện trên sổ danh điểm nguyên vật liệu. Nội dung mẫu sổ nh
sau:
9
Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Ký hiệu Tên nhãn hiệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú
Nhóm Danh điểm Quy cách NVL Hạch toán
Sổ danh điểm nguyên vật liệu đợc chia thành từng phần, mỗi loại nguyên
vật liệu đợc sử dụng một phần đợc ghi đủ các nhóm thứ nguyên vật liệu thuộc
loại đó. Sổ này đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại vật liệu, nhóm vật liệu
và đặc tính của chúng. Do đó, việc xây dựng các ký hiệu danh điểm phải có sự
kết hợp nghiên cứu của bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng vật t. Sổ này là điều
kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hoá việc hạch toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp.
Việc phân loại nguyên vật liệu chỉ có tính chất tơng đối mà thôi, có loại
nguyên vật liệu ở doanh nghiệp này là nguyên vật liệu chính nhng trong doanh
nghiệp khác lại là phụ, nh gỗ là vật liệu chính trong doanh nghiệp sản xuất đồ
gỗ, nhng lại là nguyên vật liệu phụ trong doanh nghiệp khai thác than (dùng để
đốt lò).
Ngoài cách phân loại trên, còn có một số cách phân loại nguyên vật liệu
nh sau:
- Phân loại theo nguồn cung cấp, gồm :
+ Nguyên vật liệu mua ngoài.
+ Nguyên vật liệu thu đợc từ hoạt động gia công tự chế.
10
+ Nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh.
+ Nguyên vật liệu thu hồi đợc từ quá trình sản xuất.
- Phân loại theo quan hệ với các đối tợng tập hợp chi phí có:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp là các nguyên vật liệu sử dụng cho việc sản
xuất sản phẩm và dễ dàng xác định đợc mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản
phẩm.
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Trị giá thực tế NVL =Trị giá thực tế NVL xuất + Chi phí thuê ngoài chế biến
- Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh, cổ phần thì giá thực tế
là giá trị nguyên vật liệu đợc các bên tham gia góp vốn chấp thuận.
- Đối với nguyên vật liệu thu hồi đợc từ quá trình sản xuất kinh doanh thì
giá thực tế đợc tính bằng giá bán phế liệu hoặc giá có thể bán ra ngoài.
Giá thực tế của vật liệu xuất kho:
Với những doanh nghiệp chỉ sử dụng giá thực tế để theo dõi tình hình luân
chuyển nguyên vật liệu thì phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp để lựa
chọn phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho thích hợp. Về nguyên tắc giá thực tế
của vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở giá thực tế của vật liệu nhập kho
Trị giá thực
tế NVL tồn
đầu kỳ
+
Trị giá thực
tế NVL nhập
trong kỳ
=
Trị giá thực
tế NVL xuất
trong kỳ
+
Trị giá thực
tế NVL tồn
đầu kỳ
12
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá nguyên
vật liệu xuất kho sau đây:
tính giá xuất theo phơng pháp này sẽ mất tính chính xác và sẽ gây ra bất hợp lý.
Ph ơng pháp đơn vị bình quân gia quyền
Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và
nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu.
Căn cứ vào lợng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác
định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ.
Giá bình quân
Một đơn vị NVL
=
Trị giá thực tế NVL tồn đầu tháng
và nhập trong tháng
Số lợng NVL tồn kho đầu tháng
và nhập trong tháng
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên
vật liệu phong phú, mật độ nhập xuất lớn , giá thị trờng của nguyên vật liệu có
thể đổi đột ngột, tổ chức kho tàng tốt.
Ưu điểm: Việc tính toán giá trị của nguyên vật liệu xuất kho là tơng đối hợp lý,
không bị phụ thuộc vào số lần nhập kho là nhiều hay ít.
Nh ợc điểm: Phơng pháp tình giá này chỉ tiến hành vào cuối kỳ hạch toán. Vì
vậy, khối lợng công tác kế toán cuối kỳ tăng lên nhiều lần và giảm tính giám sát
của kế toán.
Ph ơng pháp giá bình quân liên hoàn
Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải tính giá đơn vị bình
quân của từng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và l-
14
ợng nguyên vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định trị giá
thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Giá trị NVL bình quân
sau mỗi lần nhập
=
15
Trị giá thực tế
NVL xuất dùng
= Trị giá thực tế
NVL tồn ĐK
+ Trị giá thực tế NVL
mua trong kỳ
- Trị giá thực tế
NVL tồn CK
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp quản lý nguyên vật
liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Ưu điểm: Phơng pháp này không đòi hỏi phải chi tiết lợng nhập và xuất trong
kỳ, việc tính giá đợc tiến hành đơn giản.
Nh ợc điểm: Tính chính xác không cao, phụ thuộc vào mức giá mà kế toán lựa
chọn.
2.2. Tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán:
Trong thực tế, việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo
giá thực tế là một việc làm hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức vì
thờng xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại nguyên vật liệu sau mỗi
nghiệp vụ nhập xuất kho. Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc
hạch toán nguyên vật liệu nhng vẫn đảm bảo tính chính xác các doanh nghiệp có
thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy
theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc và đợc quy định thống nhất troong một
kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch
toán tổng hợp nguyên vật liệu, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi
sổ về nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo giá hạch toán.
Giá hạch toán NVL
nhập (xuất)
= Số lợng NVL
nhập (xuất)
1. Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ1141/ TC/QĐ/
CĐKTngày 01/01/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về
nhập, xuất vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01_VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02_VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03_VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08_ VT)
17
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02_ BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03_BH)
Ngoài ra tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp
thuộc các lĩnh vc hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau có
thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh Phiếu xuất vật t theo hạn
mức (Mẫu 04_ VT), biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05_ VT), Phiếu báo vật t
còn lại cuối kỳ (Mẫu 07_ VT)
2. Hạch toán chi tiết vật liệu :
Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động
về số lợng, giá trị , chất lợng của từng thứ , từng loại vật liệu của doanh nghiệp.
Hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hạn ở kho và ở phòng kế toán .
2.1. Các sổ chi tiết vật liệu sử dụng :
Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà
sử dụng các sổ(thẻ) kế toán chi tiết nh sau:
- Sổ (thẻ) kho .
- Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu.
- Sổ đối chiếu luân chuyển .
- Sổ số d.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên , còn có thể sử dụng các bảng kê
nhập- xuất-tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản,
nhanh chóng và kịp thời.
kho
Thẻ
(sổ)
chi
tiết
vật
liệu
Bảng tổng hợp
nhập- xuất tồn
kho vật liệu
Kế toán
tổng hợp
Phiếu nhập
kho
nhập, bảng kê xuất. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số
lợng và giá trị.
Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp này nh sau:
Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết vật liệu
theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyểnGhi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
c) Phơng pháp sổ số d
+ Tại kho : thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất
tồn vật liệu về mặt số lợng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính đợc trên thẻ
kho(về mặt số lợng) vào sổ số d.
+ Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d cho từng kho dùng cho cả năm
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ số d
Kế toán tông hợp
Phiếu giao nhận chứnh
từ nhập
Bảng luỹ kế nhập, xuất
, tồn kho vật liệu
Phiếu giao nhận chứng
từ xuất
Đây là phơng pháp mà kế toán phản ánh một cách thờng xuyên , liên tục
và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật t trong doanh nghiệp.
Một số tài khoản sử dụng:
TK 152 Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm các loại
nguyên vật liệu theo giá thực tế.
TK 152 có thể đợc mở thành các TK cấp 2, cấp 3 để theo dõi kế toán chi
tiết theo từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội
dung kinh tế và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp :
+ TK 1521 : Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ
+ TK 1523 : Nhiên liệu
+ TK 1524 : Phụ tùng thay thế
+ TK 1525 : Thiết bị XDCB
+ TK 1528 : Vật liệu khác
TK 151- Hàng mua đang đi đờng
Tài khoàn này dùng để phản ánh giá trị các loại vật t, hàng hoá mà doanh
nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán, nh chuă về nhập kho
doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho.
NVL mua ngoài nhập kho (GTGT trực tiếp)
TK 412
TK 411
TK 154
TK 111, 112, 331, 141
TK 151 TK 152 TK 621
TK
1381
TK 412
TK 621
Nhập kho hàng đang đi đ ờng kỳ tr ớc
Xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm
Thuế GTGT đ ợc khấu trừ
Thuế GTGT đ ợc khấu trừ
NVL sử dụng không hết nhập lại kho
Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia
công chế biến
Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần, cấp
phát.
Nhận lại vốn góp liên doanh
Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
Xuất NVL cho quản lý SX, bán hàng ,
QLDN và XDCB
Xuất bán hoặc gửi bán NVL
Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế
biến NVL
Xuất NVL do góp vốn liên doanh
Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý
Chênh lệch giảm do đánh giá lại
cuối kỳ
= +
_
TK 151, 152, 153
TK 111, 112, 138
TK 632, 157
TK 111, 138, 334,
Kết chuyển gía trị NVL đầu kỳ
Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu
Theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ
TK 151,152,153
TK 611- Mua hàng
Thuế GTGT đ ợc khấu trừ
đ ợc khấu trừ
TK 621
TK 412
Kết chuyển trị giá
vậtliệu tồn cuối kỳ
Cuối kỳ chuyển số
xuất dùng cho sản
xuất kinh doanh
Chiết khấu hàng
mua đ ợc h ởng,
giảm giá hàng mua
trả lại
Xuất NVL để bán
Thiếu hụt,mất mát doanh
nghiệp phạt tiền hoặc trừ
vào tiền l ơng công nhân
Chênh lệch đánh giá giảm
- Nguồn vốn liên doanh
- Nguồn vốn tín dụng ngắn hạn
Hiệu quả sử dụng vốn lu động đợc thể hiện qua hiệu quả sử dụng của từng
bộ phận. Một trong những bộ phận chính của vốn lu động là nguyên vật liệu.
Nh đã nêu ở phần trớc, nguyên vật liệu là đối tợng lao động chính trong
các doanh nghiệp sản xuất, con ngời với sức lao động của mình dùng t liệu lao
động tác động để tạo ra sản phẩm. Dự trữ nguyên vật liệu trở thành khâu quan
trọng nhất, điểm bắt đầu của một quy trình sản xuất.
Việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ, hợp lý chính là việc thúc
đẩy, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động. Bởi vì, nếu cung cấp với số lợng
quá lớn, d thừa sẽ gây ứ đọng vốn và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém
hiệu quả. Nhng ngợc lại, nếu cung cấp không đủ về số lợng sẽ ảnh hởng đến tính
liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Trên thực tế cho thấy các doanh
nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phần lớn là do thiếu
nguyên vật liệu.
Khi tổ chức hạch toán khâu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất cân lu ý
những điểm sau:
27
Copyright: Tài liệu đại học ©