LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo Đại học
các chuyên ngành của nhà trường nói chung, chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng nói riêng. Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực
tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập
thực tế. Qua đợt thực tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp,
củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách
nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và
quản trị văn phòng.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng
Công ty Sông Đà, theo sự phân công của khoa, tôi về thực tập tại Phòng Tổ chức
Hành chính của công ty từ ngày 19/7/2007. Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,
thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng
phòng, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác lâu năm trong
phòng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản
thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập. Thông qua nghiên
cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư,
công tác lưu trữ và quản trị văn phòng của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tôi
đã, hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ. Những thu
hoạch trong thời gian thực tập được trình bầy cụ thể trong báo cáo dưới đây.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả
năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót. Tôi rất mong được tiếp
thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để báo cáo của tôi hoàn
chỉnh hơn.
Nhân đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên
phòng Tổ chức Hành chính, Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, các Thầy giáo, Cô
1
giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này.
2

Công ty Khảo sát Thiết kế trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà
theo Quyết định số: 139A/BXD-TCLĐ ngày 26 tháng 3 năm 1993 của Bộ trưởng
Bộ Xây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước.
Đến tháng 06 năm 1995 Công ty Khảo sát Thiết kế lại được đổi tên thành
Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế theo Quyết định số 594/BXD-TCLĐ ngày
03/6/1995 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Với quyết định này chức năng và nhiệm vụ
của công ty được mở rộng hơn để phù hợp với sự chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp
sang nền kinh tế thị trường của cả nước trong giai đoạn này.
Sau nhiều lần được đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới, tháng 6
năm 2001 Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế được đổi tên thành Công ty Tư vấn
Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà theo Quyết định số:
1040/QĐ-BXD ngày 13 tháng 6 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Trên cơ sở
hợp nhất các đơn vị: Công ty Thiết kế tự động hoá CODEMA, Trung tâm Thí
nghiệm Miền Bắc, Trung tâm Thí nghiệm Miền Nam, Phòng Tư vấn Giám sát chất
lượng xây dựng và thiết bị, Phòng Dự án và Tư vấn đấu thầu và Công ty Tư vấn và
Khảo sát thiết kế.
Cùng với sự phát triển của Tổng Công ty Sông Đà, trải qua gần 30 năm kể từ
khi được thành lập đến nay. Công ty đã không ngừng được củng cố và phát triển
đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Tổng Công ty và mở rộng địa bàn hoạt động tăng
sức cạnh tranh trên thị trường.
Từ cơ cấu tổ chức chỉ có 4 phòng nghiệp vụ và 4 đơn vị sản xuất (giai đoạn
1990) với nhiệm vụ chính là Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công các hạng mục khu
phụ trợ, các hạng mục của công trình chính, lập dự toán thi công, dự toán xây lắp
các công trình thuỷ điện Hoà Bình, Yaly, Sông Hinh, Vĩnh Sơn và các công trình
4
thuỷ điện nhỏ khác. Đến nay cơ cấu tổ chức của Công ty gồm có 5 phòng chức
năng và 9 đơn vị trực thuộc (Theo phụ lục 1), có các chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức bộ máy như sau:
1. Chức năng
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà, là

- Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính
theo qui định về tài chính của Tỏng công ty, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và
nghĩa vụ đối với Tổng công ty theo qui định tại điều lệ tổ chức và hoạt động
củaTổng công ty.
- Tổ chức bộ máy quản lý điều hành và tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với
mục tiêu, nhiệm vụ Tổng công ty giao và yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối với
CBCNV trong đơn vị theo luật Lao động và các qui định khác của pháp luật.
- Công ty có quyền xây dựng và đề nghị Tổng công ty phê duyệt các hình thức trả
lương, các biện pháp đảm bảo đời sống, điều kiện lao động cho CBCNV của Công ty.
- Công ty có quyền kinh doanh những ngành nghề phù hợp với mục tiêu và
nhiệm vụ của Tổng công ty giao.
- Công ty được sử dụng vốn do Tổng cong ty giao và các quĩ của đơn vị, các
nguồn vốn vay được Tổng công ty bảo lãnh, các nguồn lao động khác theo đúng
pháp luật và qui chế tài chính của Tổng công ty, để phục vụ kịp thời các nhiệm vụ
sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn.
- Công ty được hình thành các quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng, quỹ
phúc lợi theo qui định của Bộ tài chính và qui chế tài chính của Tổng công ty.
- Công ty được Tổng công ty uỷ quyền ký và thực hiện hợp đồng kinh tế với
khách hàng trong và ngoài nước.
3. Cơ cấu tổ chức
6
Giám đốc công ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung theo
chế độ và luật định, đồng thời Giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động, sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
- Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách về các mặt Kinh tế,
Kế hoạch. Kỹ thuật và một Kế toán trưởng tham mưu giúp Giám đốc về tình hình
tài chính và tổ chức hạch toán của Công ty.
Các phòng ban chức năng gồm 5 phòng
Các trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc (9 đơn vị).

- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo
việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Quản lý toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn
phòng của cơ quan công ty.
- Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư,
lưu trữ, in ấn tài liệu.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Thực hiện tốt công tác quản trị hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan
Công ty hoạt động có hiệu quả cao.
- Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan.
- Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán bộ đi công tác đảm báo an
toàn và đúng thời gian.
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo khi tiếp khách và hội họp.
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm.
- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan.
- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt
quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại hiện trường, mua bảo hiểm y tế, tổ chức
khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên.
8
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Công ty đóng trụ sở để giải quyết
những vấn đề liên quan.
Quyền hạn:
Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng tổ chức hành chính
phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong Công ty, các đợn vị trực thuộc Công
ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và các lĩnh
vực mà Lãnh đạo phân công.
Được uỷ quyền ký các văn bản như: Báo cáo công tác văn phòng hàng tháng,
quí, năm; các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực thuộc
thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty; ký các thông báo, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy đi đường...

phó phòng trực tiếp điều hành bộ phận Hành chính; các bộ phận trong phòng hoạt
động theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Hiện nay bộ phận hành chính nằm trong Phòng Tổ chức Hành chính gồm 14
đồng chí: 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu kiêm trực điện thoại, fax, phục vụ
họp hành, hội nghị; 1 cán bộ phụ trách quản lý, tiếp nhận chuyển giao tài liệu, công
văn đi đến, báo chí và kiêm thủ kho; 2 cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ, chuyển
giao tài liệu thiết kế đến các đơn vị thi công kiêm thêm việc quản lý hồ sơ cán bộ,
sổ bảo hiểm của CBCNV toàn Công ty; 3 lái xe, 4 nhân viên phục vụ, 3 nhân viên
phụ trách việc phôtô in ấn tài liệu cho toàn Công ty. Nhìn chung cách tổ chức lao
động của phòng chưa hợp lý nên hiệu quả chưa cao.
2.3. Trang thiết bị văn phòng
Phòng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc, cụ
thể: 3 máy photôcoppy các khổ giấy từ Ao – A4 phục vụ kịp thời việc in tài liệu để
đáp ứng yêu cầu thi công trên các công trường, 1 máy fax, 2 máy vi tính và 2 máy
in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, các quyết định về điều hành sản xuất, tiếp
10
nhận và điều động lao động cho bộ phận Tổ chức lao động... Tất cả các thiết bị đều
có chất lượng cao, hiện đại.
Ngoài ra phòng làm việc đều được trang bị máy điều hoà nhiệt độ, bàn ghế,
tủ hồ sơ tài liệu, điện thoại...
Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc đều được trang
bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng được nhiệm vụ của Công ty giao.
PHẦN THỨ HAI
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ
11
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là đơn vị có nhiệm vụ chính là thiết kế kỹ
thuật, thiết kế thi công các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp mà chủ yếu là
các công trình thuỷ điện trong đó có các công trình thuỷ điện lớn như: Thuỷ điện
Hoà Bình, Thuỷ điện Yaly, Thuỷ điện Cần Đơn, Thuỷ điện Sông Hinh, Thuỷ điện

Nhiệm vụ chính của văn thư là:
- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến
- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành.
- Phục vụ tra tìm tài liệu.
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu.
Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,
liên quan đến nhiều bộ phận, CBCNV trong cơ quan.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên
việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các
phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụ trong công ty. Văn
bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn thảo.
Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo hướng dẫn số: HD-TCHC- 01 ban hành
ngày 11/4/2002 trong hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001:2000, nhìn
chung đạt yêu cầu, đúng thẩm quyền ban hành, bảo đảm đúng thể thức qui định.
Nội dung văn bản có chất lượng tốt.
Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực
hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vị được
phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn
bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ
chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vi tính, sau đó đưa
lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phòng Tổ chức hành
13
chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo công ty. Sau khi văn bản
được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ công văn đi, nhân
bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loại
văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp
đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ hoạt
động của đơn vị.

chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản (tham khảo sơ đồ qui trình
xử lý công văn đi).
SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI
Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty ban hành
tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả các loại văn
bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ công văn đi: 1 sổ đăng ký
công văn đi nội bộ công ty, 1 sổ đăng ký công văn đi Tổng Công ty, các đơn vị
trong Tổng Công ty và các cơ quan bên ngoài. Việc vào sổ đăng ký công văn đi
được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
15
Sơ đồ quản lý công văn đi
Tiếp
nhận
công
văn tài
liệu xin
trình ký
Xem xét
thể thức,
nộidungt
ính hợp
pháp của
tài liệu
Trình ký
Cho số
ký hiệu,
ngày
tháng
ban hành
văn bản,

thì Trưởng phòng Tổ chức Hành chính phải trực tiếp trình giám đốc phê chuẩn.
Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty trợ lý giám đốc chuyển
lại cho văn thư vào sổ công văn đến (theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước),
in sao theo số lượng các bộ phận cần gửi, khi chuyển công văn cho các bộ phận
thực hiện phải có chữ ký của người nhận (tham khảo sơ đồ quản lý công văn đến).
SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CÔNG
VĂN ĐẾN
16
T.nhận,
phân
loại,
đóng
dấu
CVĐ
Vào sổ
Theo dõi
đôn đốc,
nhắc nhở
việc giải
quyết
công văn
Chuyển
CV theo
ý kiến
chỉ đạo
của
Lãnh
đạo
Vào sổ
chi tiết