1
LI NểI U

Thc tp thc t cú vai trũ rt quan trng trong chng trỡnh o to i
hc cỏc chuyờn ngnh ca nh trng núi chung, chuyờn ngnh Lu tr hc v
Qun tr vn phũng núi riờng. Vi mc ớch gn lin nh trng vi xó hi, lý lun
vi thc tin hng nm khoa v nh trng u t chc cho sinh viờn nm cui i
thc tp thc t. Qua t thc tp ny, sinh viờn c rốn luyn thờm k nng
ngh nghip, cng c kin thc ó hc ng thi nõng cao nng lc ngh nghip,
ý thc trỏch nhim v phong cỏch lm vic ca mt cỏn b lm cụng tỏc vn th,
lu tr v qun tr vn phũng.
c s ng ý ca lónh o Cụng ty T vn Xõy dng Sụng - Tng
Cụng ty Sụng , theo s phõn cụng ca khoa, tụi v thc tp ti Phũng T chc
Hnh chớnh ca cụng ty t ngy 19/7/2007. Mc dự ni dung thc tp khỏ phc
tp, thi gian thc tp cú hn nhng vi s quan tõm to iu kin ca ng chớ
trng phũng, s ch bo hng dn tn tỡnh ca cỏc anh, ch cụng tỏc lõu nm
trong phũng, s giỳp tn tỡnh ca giỏo viờn hng dn cựng vi s n lc ca
bn thõn tụi ó hon thnh tt cỏc yờu cu ca ni dung thc tp. Thụng qua
nghiờn cu, kho sỏt v trc tip thc hnh qua cỏc khõu nghip v ca cụng tỏc
vn th, cụng tỏc lu tr v qun tr vn phũng ca Cụng ty T vn Xõy dng
Sụng tụi ó, hiu c lý thuyt c bn v thc hnh tt cỏc khõu nghip v.
Nhng thu hoch trong thi gian thc tp c trỡnh by c th trong bỏo cỏo di
õy.
Mc dự ó rt c gng nhng do thc t cụng vic phc tp, cng nh kh
nng th hin cũn hn ch nờn khụng trỏnh khi thiu sút. Tụi rt mong c tip
thu nhng ý kin úng gúp, ch bo ca cỏc thy, cụ giỏo bỏo cỏo ca tụi hon
chnh hn.
Nhõn õy tụi cng xin gi li cm n chõn thnh ti cỏn b cụng nhõn viờn
phũng T chc Hnh chớnh, Cụng ty T vn Xõy dng Sụng , cỏc Thy giỏo,
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
2

CHC V THC TRNG CễNG TC QUN TR HNH CHNH VN
PHềNG CA
CễNG TY T VN XY DNG SễNG I. Chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc
Cụng ty T vn Xõy dng Sụng tờn giao dch Quc t l: Song Da
Construction Consunlting Company. Cú tr s úng ti Km8 - ng Nguyn
Trói, Phng Thanh Xuõn Nam - Thanh Xuõn - H Ni.
Cụng ty T vn Xõy dng Sụng l doanh nghip Nh nc - n v
thnh viờn ca Tng Cụng ty Sụng , tin thõn l Trung tõm Thit k c thnh
lp theo Quyt nh s: 97/BXD-TCL ngy 24/1/1986 ca B trng B Xõy
dng. Tr s úng ti th xó Ho Bỡnh, Tnh H Sn Bỡnh.
Nhim v chớnh ca Trung tõm Thit k l phi hp vi chuyờn gia Liờn xụ
lp cỏc bin phỏp thi cụng, thit k t chc thi cụng chi tit, nghiờn cu b sung
v xut cỏc bin phỏp thi cụng hp lý phự hp vi iu kin, nng lc thi cụng
thc t trờn cụng trng thu in Ho bỡnh m bo cht lng, y nhanh tin
thi cụng, tit kim nguyờn vt liu, h giỏ thnh cụng trỡnh.
Thỏng 2 nm 1990 Trung tõm Thit k i tờn thnh Cụng ty Kho sỏt Thit
k xõy dng chuyờn ngnh trc thuc Tng Cụng ty Xõy dng Thu in Sụng
theo Quyt nh s: 16/TCT-TCL ngy 01 thỏng 2 nm 1990 ca Tng Giỏm
c Tng Cụng ty Xõy dng Thu in Sụng vi nhim v: Nhn thu cỏc
cụng trỡnh t kho sỏt, thit k, thi cụng; thit k ci to, sa cha v nõng cp
cụng trỡnh; liờn kt vi cỏc n v trong v ngoi nc thc hin dch v xõy
dng; c cỏc chuyờn gia t vn k thut xõy dng cho cỏc n v trong v ngoi
nc.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
4
Cơng ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch tốn độc lập, có tư cách pháp
nhân và có con dấu riêng. Đến thời điểm này nhiệm vụ của cơng ty tại Cơng trình

hạn và tổ chức bộ máy như sau:
1. Chức năng
Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà trực thuộc Tổng Cơng ty Sơng Đà, là
doanh nghiệp hạch tốn độc lập, có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và được
Bễpây dựng cho phép mở rộng hoạt động tư vấn trong và ngồi nước với các
ngành nghề kinh doanh. Với các chức năng cụ thể sau:
- Lập dự án đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng đơ
thị nhóm B, C; các cơng trình giao thơng đường bộ; các cơng trình trên sơng nhóm
B, C; các cơng trình thuỷ điện, thuỷ lợi đến cấp II.
- Khảo sát địa hình, địa chất các cơng trình xây dựng.
- Thiết kế và lập tổng dự tốn các cơng trình dân dụng đến cấp II, cơng trình
cơng nghiệp, các cơng trình thuỷ lợi thuỷ điện nhóm B, C, nhóm A các cơng trình
giao thơng đường bộ, nhóm B, C các cơng trình trên sơng.
- Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật các cơng trình dân dụng, cơng
nghiệp
- Quản lý đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp nhóm B,
C.
- Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết kế, quản
lý dự án đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp.
- Thiết kế các trạm biến áp và đường dây điện có cấp điện áp đến 110 kv.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số
vốn do cơng ty quản lý.
- Bảng cân đối kế tốn, các quĩ theo qui định của Nhà nước và hướng dẫn
của Tổng cơng ty.
- Điều lệ và tổ chức hoạt đơng, bộ máy quản lý và điều hành.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
6
- Cụng ty chu s qun lý ca Nh nc, B Xõy dng, cỏc c quan b,
Tnh, Thnh ph trc thuc Trung ng, ng thi chu s qun lý ca cỏc c

Giám đốc cơng ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung theo
chế độ và luật định, đồng thời Giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động, sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty.
- Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách về các mặt Kinh
tế, Kế hoạch. Kỹ thuật và một Kế tốn trưởng tham mưu giúp Giám đốc về tình
hình tài chính và tổ chức hạch tốn của Cơng ty.
Các phòng ban chức năng gồm 5 phòng
Các trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc (9 đơn vị).
II. Thực trạng cơng tác quản trị hành chính văn phòng
1. Khái qt về Phòng Tổ chức Hành chính
Theo quyết định số:……………………………..
Của Giám đốc cơng ty về việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ các phòng
ban Cơng ty thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổ chức hành chính
được qui định như sau:
Chức năng:
- Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành
của lanh đạo Cơng ty cụ thể:
- Tham mưu giúp Giám đốc cơng ty trong cơng tác tổ chức cán bộ, lao động
tiền lương, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động, quản lý
cơng tác hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế và bảo vệ.
- Giúp Giám đốc cơng ty trong lĩnh vực đối ngoại.
Nhiệm vụ:
Để thực hiện các chức năng trên Phòng Tổ chức Hành chính có những nhiện vụ
sau:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
8
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ
chức sản xuất và quản lý.
- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện qui hoạch cán bộ, đề bạt
cán bộ, cơng tác tuyển dụng và đào tạo, bổ xung cán bộ, cơng nhân đáp ứng nhu

khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên.
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Công ty đóng trụ sở để giải quyết
những vấn đề liên quan.
Quyền hạn:
Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng tổ chức hành
chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong Công ty, các đợn vị trực
thuộc Công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng
và các lĩnh vực mà Lãnh đạo phân công.
Được uỷ quyền ký các văn bản như: Báo cáo công tác văn phòng hàng
tháng, quí, năm; các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực
thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty; ký các thông báo, giấy mời,
giấy giới thiệu, giấy đi đường...
Được chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực trong Phòng để phát huy tốt năng
lực của cán bộ công nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc.
2. Công tác quản trị hành chính văn phòng
2.1. Cách bố trí nơi làm việc
Phòng Tổ chức Hành chính của công ty được tách làm hai bộ phận: Bộ phận
tổ chức lao động và bộ phận hành chính.
Văn phòng của bộ phận hành chính là nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng
thời cũng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo công ty. Thông qua văn phòng các chủ
trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phòng ban và các
đơn vị đồng thời những thông tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý
kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp
và gửi lên cấp trên giúp cho Lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động, sản xuất
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
10
kinh doanh ca cỏc n v trc thuc, qua ú tỡm ra nhng bin phỏp cn thit
iu chnh, b sung kp thi.
Phũng T chc Hnh chớnh c b trớ ni lm vic ti tng 1 nờn rt thun tin
cho vic giao nhn cụng vn, ti liu v ún tip khỏch n liờn h cụng tỏc (ph lc 2).

tip nhn v iu ng lao ng cho b phn T chc lao ng... Tt c cỏc thit
b u cú cht lng cao, hin i.
Ngoi ra phũng lm vic u c trang b mỏy iu ho nhit , bn gh,
t h s ti liu, in thoi...
Nhỡn chung cỏc trang thit b phc v cho yờu cu cụng vic u c trang
b y , kp thi ỏp ng c nhim v ca Cụng ty giao.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
12
PHN TH HAI
CễNG TC VN TH, LU TR
TI CễNG TY T VN XY DNG SễNG


chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của công ty.
Hiện nay bộ phận văn thư của công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà còn
kiêm nhiệm (nhân viên văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư văn
phòng phẩm). Do đặc thù của công ty là một đơn vị tư vấn, thiết kế trực tiếp sản xuất
kinh doanh nên khối lượng tài liệu tương đối nhiều. Để thuận tiện trong việc tra tìm
tài liệu phục vụ công tác nên các phòng ban, đơn vị đều có một cán bộ làm công tác
chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của phòng ban, đơn vị mình.
Nhiệm vụ chính của văn thư là:
- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến
- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành.
- Phục vụ tra tìm tài liệu.
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu.
Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,
liên quan đến nhiều bộ phận, CBCNV trong cơ quan.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên
việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các
phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụ trong công ty.
Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn
thảo. Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo hướng dẫn số: HD-TCHC- 01
ban hành ngày 11/4/2002 trong hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO
9001:2000, nhìn chung đạt yêu cầu, đúng thẩm quyền ban hành, bảo đảm đúng thể
thức qui định. Nội dung văn bản có chất lượng tốt.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
14
Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực
hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vị được
phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn
bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ
chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vi tính, sau đó đưa

trung mt u mi vn th ca Phũng T chc Hnh chớnh.
3.1. i vi cụng vn i
Vic qun lý cụng vn i c vn th c quan thc hin theo mt qui trỡnh
tng i cht ch: Vn th tip nhn ti liu, vn bn t cỏc phũng ban, n v
xin trỡnh ký lónh o cụng ty, chuyn cho trng phũng xem xột th thc, tớnh hp
phỏp ca vn bn. Sau khi ó hon tt v th thc vn bn Trng phũng chuyn
cho tr lý giỏm c trỡnh lónh o ký duyt, sau ú chuyn cho vn th ng ký
s, ngy thỏng ban hnh vn bn, vo s cụng vn i, nhõn bn, úng du. Bn
chớnh lu ti vn th, 01 bn phụtụ úng du chuyn cho b phn son tho,
cũn li chuyn n ni nhn theo yờu cu ca tỏc gi vn bn (tham kho s
qui trỡnh x lý cụng vn i).
S QUI TRèNH X Lí CễNG VN I
S qun lý cụng vn i

Tip
nhn
cụng
vn ti

vn ti
liu i
cỏc ni
nhn
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

16
Do phm vi hot ng rng nờn khi lng vn bn ca cụng ty ban hnh
tng i nhiu, vỡ vy thun tin cho vic theo dừi, qun lý tt c cỏc loi vn
bn, ti liu do cụng ty ban hnh c cp nht trờn 2 s cụng vn i: 1 s ng ký
cụng vn i ni b cụng ty, 1 s ng ký cụng vn i Tng Cụng ty, cỏc n v
trong Tng Cụng ty v cỏc c quan bờn ngoi. Vic vo s ng ký cụng vn i
c thc hin theo mu s in sn ca Cc Lu tr Nh nc.
3. 2. i vi cụng vn n
Cụng vn, ti liu n Cụng ty qua nhiu hỡnh thc: gi trc tip, gi tay,
gi qua bu in, fax...t cỏc n v trong Tng cụng ty, cỏc c quan bờn ngoi.
Nhim v ca vn th l tip nhn cụng vn, phõn loi, úng du cụng vn n
(trờn du cụng vn n ghi s n, ngy thỏng n) i vi tt c cỏc loi ti liu
cụng vn n ch tr cụng vn gi ớch danh trong phong bỡ v cụng vn gi n cú
úng du mt. Sau ú chuyn cho tr lý giỏm c trỡnh Giỏm c hoc phú giỏm
c ph trỏch tng lnh vc m ó c Giỏm c Cụng ty u quyn ch o, theo
dừi. Giỏm c hoc phú giỏm c cn c chc nng, nhim v ca cỏc phũng ban
nghip v, cỏc n v trc thuc cho ý kin x lý c th:
- Cụng vn ca Ban iu hnh Thu in Sờ San 3 gi n cụng ty v vic
cung cp bn v thi cụng ỳng tin , thỡ phi trỡnh Phú Giỏm c ph trỏch k
thut cho ý kin x lý.
- Cụng vn ca cỏc t chc, cỏ nhõn gi n (khụng thuc din vn bn
chớnh sỏch, ch ), cỏc bỏo cỏo, thng kờ... thuc lnh vc chuyờn mụn, nghip v
thỡ Trng phũng T chc Hnh chớnh c quyn phờ chuyn trc tip n cỏc
phũng ban chuyờn mụn.

chng ng, gii quyt chm thi hn nh hng n vic cp nht thụng tin.
Nhỡn chung cụng tỏc qun lý cụng vn i, cụng vn n ca cụng ty c
thc hin theo mt qui trỡnh tng i cht ch; t kt qu tt; giỳp cho lónh o
cụng ty cp nht thụng tin kp thi, y ; hon thnh c nhim v qun lý
T.nhn,
phõn
loi,
úng
du
CV
Vo s
Theo dừi
ụn c,
nhc nh
vic gii
quyt
cụng vn
Chuyn
CV
theo ý
kin ch
o ca
Lónh
o Vo s
chi tit
Tip
nhn li