CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
HỒ SƠ, TÀI LIỆU
HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Quản lý hồ sơ, tài liệu

Tổ chức giải quyết quản lý hồ sơ, tài
liệu

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Một số khái niệm
Một số khái niệmHồ sơ là các loại giấy tờ liên quan đến một người, giải
Hồ sơ là các loại giấy tờ liên quan đến một người, giải
quyết một vụ việc, một vấn đề nào đó …, qua đó nói
quyết một vụ việc, một vấn đề nào đó …, qua đó nói
lên các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về
lên các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về
các hoạt động được thực hiện, được tập hợp lại một
các hoạt động được thực hiện, được tập hợp lại một
cách có hệ thống: hồ sơ cán bộ, hồ sơ mời giảng, hồ sơ
cách có hệ thống: hồ sơ cán bộ, hồ sơ mời giảng, hồ sơ
mua sắm hàng hoá,…
mua sắm hàng hoá,…
Hồ sơ là bằng chứng khách quan về việc thực hiện,
Hồ sơ là bằng chứng khách quan về việc thực hiện,
hồ sơ gồm hồ sơ thực hiện xong rồi, lưu và hồ sơ đang
hồ sơ gồm hồ sơ thực hiện xong rồi, lưu và hồ sơ đang

Nếu tài liệu là cái ta bắt buộc phải thực hiện theo thì hồ
sơ là bằng chứng về việc ta đã, đang tuân thủ theo tài
sơ là bằng chứng về việc ta đã, đang tuân thủ theo tài
liệu.
liệu.
Một số khái niệm
Một số khái niệm

Quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm việc sắp xếp, thiết
Quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm việc sắp xếp, thiết
kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ, tài liệu trong tổ
kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ, tài liệu trong tổ
chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ,
chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ,
quản lý, bảo quản, tiêu hủy hồ sơ trong sự hoạt
quản lý, bảo quản, tiêu hủy hồ sơ trong sự hoạt
động của một tổ chức
động của một tổ chức
Vai trò của việc quản lý hồ sơ
Vai trò của việc quản lý hồ sơ

Giảm chi phí mua sắm thiết bị
Giảm chi phí mua sắm thiết bị

Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.


liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác,
chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ
chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình
Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình
hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp.
hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp.

tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi,
tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi,
chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật.
chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật.

tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó.
tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó.
Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu
Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Sử dụng hồ sơ
Sử dụng hồ sơ

Xác định hồ sơ lưu
Xác định hồ sơ lưu


Hủy hồ sơ
Hủy hồ sơ
Tổ chức giải quyết hồ sơ
Tổ chức giải quyết hồ sơGiải quyết
Giải quyết
văn bản: là áp dụng các biện pháp về
văn bản: là áp dụng các biện pháp về
nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan/doanh nghiệp và thủ
nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan/doanh nghiệp và thủ
trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành
trưởng cơ quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành
phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận,
phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận,
giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong
giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan
hoạt động hàng ngày của cơ quan
CÁCH XỬ LÝ HỒ SƠ
CÁCH XỬ LÝ HỒ SƠ
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan tiếp nhận được của các nơi khác
Văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan tiếp nhận được của các nơi khác

Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn
Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn
bản Đến
bản Đến
Lưu ý khi giải quyết văn bản đến
Lưu ý khi giải quyết văn bản đến

Văn bản đến được phân sơ bộ thành 3 loại
Văn bản đến được phân sơ bộ thành 3 loại
:
:
-
Loại không vào sổ
Loại không vào sổ
: thư riêng, sách báo, các bản tin;
: thư riêng, sách báo, các bản tin;
-
Loại cần bóc bì và vào sổ chi tiết
Loại cần bóc bì và vào sổ chi tiết
: ngoài bì ghi tên
: ngoài bì ghi tên
CQ/DN hoặc gửi thủ trưởng CQ/DN; ngoài bì ghi tên
CQ/DN hoặc gửi thủ trưởng CQ/DN; ngoài bì ghi tên
các đơn vị chức năng trong CQ/DN.
các đơn vị chức năng trong CQ/DN.
-
Loại vào sổ nhưng không bóc bì
Loại vào sổ nhưng không bóc bì
: Loại gửi đích danh
: Loại gửi đích danh

bản
bản
đi.
đi.Quy trình xử lý văn bản Đi
Quy trình xử lý văn bản Đi
Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
Tiếp nhận yêu cầu
Tiếp nhận yêu cầu
Sắp xếp lưu văn bản
Sắp xếp lưu văn bản
QUẢN LÝ VĂN BẢN NỘI BỘ VÀ VĂN BẢN MẬT
QUẢN LÝ VĂN BẢN NỘI BỘ VÀ VĂN BẢN MẬT
VĂN BẢN NỘI BỘ
VĂN BẢN NỘI BỘ
-
Khái niệm
Khái niệm
: Văn bản nội bộ là những văn bản do cơ quan,
: Văn bản nội bộ là những văn bản do cơ quan,
doanh nghiệp ban hành và lưu hành, sử dụng trong nội bộ
doanh nghiệp ban hành và lưu hành, sử dụng trong nội bộ
cơ quan/doanh nghiệp.
cơ quan/doanh nghiệp.
-
Phương thức tổ chức và quản lý văn bản nội bộ
Phương thức tổ chức và quản lý văn bản nội bộ
: Văn
: Văn
bản nội bộ được soạn thảo và ban hành như văn bản đi và
bản nội bộ được soạn thảo và ban hành như văn bản đi và
tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến.
tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến.
VĂN BẢN MẬT

Phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý văn bản

Lập thư mục quản lý văn bản trong máy tính
Lập thư mục quản lý văn bản trong máy tính

Cặp lưu văn bản
Cặp lưu văn bản
CÁC BIỆN PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ
CÁC BIỆN PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ
Vai trò của việc lưu giữ hồ sơ
Vai trò của việc lưu giữ hồ sơ

Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời
Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời

Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.

Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh,
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh,
nghỉ việc riêng
nghỉ việc riêng

Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ
khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc
khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc
…
…

liệu
CÁC HỒ SƠ CẦN LƯU TRỮ
CÁC HỒ SƠ CẦN LƯU TRỮ

Hồ sơ tối cần thiết
Hồ sơ tối cần thiết

Hồ sơ quan trọng
Hồ sơ quan trọng

Hồ sơ thường sử dụng
Hồ sơ thường sử dụng

Hồ sơ không cần thiết
Hồ sơ không cần thiếtHỒ SƠ TỐI CẦN THIẾT

Hợp đồng đại lý
Hợp đồng đại lý

Con dấu, nhãn hiệu đăng ký bản quyền
Con dấu, nhãn hiệu đăng ký bản quyền
HỒ SƠ QUAN TRỌNG
HỒ SƠ QUAN TRỌNG
Đây là các loại hồ sơ có thể thay thế hoặc có
Đây là các loại hồ sơ có thể thay thế hoặc có
thể sao lại nhưng rất tốn kém:
thể sao lại nhưng rất tốn kém:
Hồ sơ về thuế
Hồ sơ về thuế

Hóa đơn và sổ lương
Hóa đơn và sổ lương

Các khoản phải trả
Các khoản phải trả

Tài khoản phải thu
Tài khoản phải thu
HỒ SƠ THƯỜNG SỬ DỤNG
HỒ SƠ THƯỜNG SỬ DỤNG

HỒ SƠ KHÔNG CẦN THIẾT
HỒ SƠ KHÔNG CẦN THIẾT
Đây là loại hồ sơ nên hủy bỏ sau khi kết
Đây là loại hồ sơ nên hủy bỏ sau khi kết
thúc công việc sau khi đã lưu trữ 1 vài
thúc công việc sau khi đã lưu trữ 1 vài
ngày, vài tuần hay vài tháng
ngày, vài tuần hay vài tháng

Ví dụ
Ví dụ
-
Thông báo nội bộ
Thông báo nội bộ
-
Thông báo các cuộc họp
Thông báo các cuộc họp
-
Lịch làm việc
Lịch làm việc
CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ
CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮLƯU TRỮ THỦ CÔNG
LƯU TRỮ THỦ CÔNG



Hồ sơ đề tài theo mẫu tự ABC
Hồ sơ đề tài theo mẫu tự ABC

Hồ sơ khu vực địa lý theo mẫu tự
Hồ sơ khu vực địa lý theo mẫu tự
ABC
ABC