Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp
Tầm quan trọng
Hồ Sơ, tài liệu là một loại tài Sản có giá trị như các loại tài sản khác của
doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản
lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Bởi vì:

Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm
căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất - kinh
doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
Hồ sơ, tài liệu có tác đụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết
kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua
đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng
hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ
thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị
Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất
kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động
Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ
kỹ thuật, kinh doanh nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi,
đúng mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện
có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo
hợp lý.
Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp
cần thiết.

Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong
doanh nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài
liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau,
đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí
nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử
đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại
theo:

Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:

Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo
doanh nghiệp (hồ sơ nguyên tắc).
Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động
hàng năm.
Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm.
Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa
Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
Các loại giấy tờ, văn bản khác.
Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành
lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp,
chức năng nhiệm vụ cụ thể.
Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao
động
Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu
lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương ).
Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD