Phần I
Một số vấn đề lý luận về quản lý vật t kỹ thuật trong doanh
nghiệp
I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò, phân loại, yêu cầu và nhiệm
vụ của công tác vật t kỹ thuật.
1. Khái niệm, đặc điểm của vật t kỹ thuật
Vật t kỹ thuật hay còn gọi là vật t đó là những sản phẩm của lao động bao
gồm nguyên vật liệu, năng lợng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay thế nó
đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật t đợc tiêu dùng
toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó đợc chuyển
toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới.
2. Vai trò của vật t kỹ thuật
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp
đến chất lợng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển
hết sang giá trị thành phẩm.
Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh h-
ởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu
trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực
tiếp đến chất lợng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất lợng của
nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng cao chất l-
ợng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm
tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua
nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lu động của doanh
nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lu động). Nếu xét về chi phí quản
lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lợng chi phí tơng đối lớn trong tổng chi phí
1
quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu không
những giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan
trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp.
hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu tố này là phải thực hiện các
nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật t:
- Phải đảm bảo việc cung ứng vật t kĩ thuật đúng tiến độ, số lợng , chủng
loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất.
- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật
t cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật t, nhập, xuất
kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc lập báo cấotì
chính và quản lý doanh nghiệp.
- Giám sát chặt chẽ việc sủ dụng vật t .
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật t , kế hoạch
sử dụng vật t, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất, tình hình kho tàng để kịp thời
báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời.
- Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật t và triệt để thực hành tiết kiệm vật t ảnh
hởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hởng đến việc giảm giá
thành sản phẩm, tăng lợi nhuận.
- Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ
đọng kém chất lợng của vật t .
- Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật t nhằm hạ giá thành
sản phẩm.
- Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật t .
Tham gia kiểm kê và đánh giá vật t theo chế độ quy định, lập báo cáo về vật
t phục vụ cho công tác quản lý.
3
5. Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật t kĩ thuật
Để đúng vững trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt thì các doanh
nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối thiểu hóagiá
thành sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đặt nhiệm vụ hàng đầu là tiết
kiệm chi phí sản xuất, cụ thể là các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu.Sử dụng
nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả là việc làm cần thiết ở tất cả các khâu,
thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng
chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm khác.
+ Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại đợc.
Lợng vật t hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho việc
sản xuất sản phẩm.
Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính ngời ta căn cứ vào công thức
sau:
5
H = H
1
+ H
2
Trong đó:
H
1
: là lợng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có ích
H
2
là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có tính chất công nghệ
H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính
Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn
thất của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
c. ý nghĩa
Định mức tiêu dùng vật t là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu,
điều hòa, cân đối lợng vật t cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng
đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau
và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật t.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tiến hành kế hoạch
cung ứng và sử dụng vật t tạo tiền đề cho việc thực hiện chế độ hạch toán trong
doanh nghiệp.
Định mức tiêu dùng vật t là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật t hợp lý,
đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các
kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phơng pháp
này có u điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhợc điểm là cha tiến
hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hởng đến mức trong chừng mực nhất
định, phơng pháp này còn phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm cha phù hợp với
điều kiện sản xuất. Phơng pháp này áp dụng cho các xí nghiệp hóa chất, luyện
kim, thực phẩm...
7
II. Phơng pháp phân tích
Là phơng pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó đợc coi là ph-
ơng pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của
phơng pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích
toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hởng đến lợng tiêu hao nguyên
vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp hoàn thiện tổ chức sản
xuất.
Về nội dung tiến hành, phơng pháp phân tích đợc tiến hành qua ba bớc:
- Bớc 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc
biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản
phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lợng sản phẩm, chất l-
ợng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu thống kê về
tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo.
- Bớc 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh
hởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về
công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
- Bớc 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của mức, tính hệ số sử dụng
và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.
1. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành
đợc đều đặn, liên tục thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng
lợng, thiết bị máy móc... đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm
vi
định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i
P
i
số lợng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
P
di
lợng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i
K
pi
tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
K
di
tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
2.2. Tính lợng nhiên liệu cần dùng
9
=
+
n
i
PdiPkixDviSixDvi
1
])()[(
Vcd =
Để xác định lợng nhiên liệu thực tế mà doanh nghiệp sử dụng cần phải xác
định hệ số tính đổi( K)
K =
Trong đó:
N nhiệt lợng của loại nhiên liệu mà doanh nghiệp sử dụng
định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất trong một giờ
G
hd
số giờ hoạt động của máy
S
m
số máy hoạt động trong năm
H
n
hệ số sử dụng nhiên liệu có ích
Lợng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nớc đợc tính theo công thức
NL
cd
=
10
Trong đó:
NL
cd
lợng nhiên liệu( than) cần dùng ( tấn)
S
h
sản lợng hơi nớc doanh nghiệp cần sản xuất( m
3
)
N
1
nhiệt hàm của hơi nớc quá nhiệt (K
cal
)
N
tiếp nhau. Trong điều kiện sản xuất ổn định thì lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng
xuyên của mỗi loại nguyên vật liệu nào đó biến đổi từ tối đa (đầu kì cung ứng )
đến tối thiểu (cuối kỳ cung ứng) lợng nguyên vật liệu dự trữ tối đa đợc tính theo
công thức sau:
V
dtx
= V
nd
+ t
dtx
Trong đó:
V
dtx
lọng vật liệu dự trữ thòng xuyên lớn nhất
V
nd
lợng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm
T
dtx
số ngày dự trữ thờng xuyên
b. Tính lợng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm
Là lợng nguyên vật liệu dự trữ ngoài lợng dự trữ thờng xuyên nhằm khắc
phục trờng hợp thiếu nguyên vật liệu do những nguyên nhân nào đó gây nên, để
đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng liên tục.
Lợng vật liệu dự trữ bảo hiểm đợc tính theo công thức:
V
dbh
= V
nd
+ t
dtm
số ngày dự trữ theo mùa
1. Xác định lợng nguyên vật liệu cần mua
Trong sản xuất kinh doanh, việc xác định lợng nguyên vật liệu cần mua vào
nhiều hay ít ảnh hởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm cũng nh tình hình sử
dụng vốn trong doanh nghiệp. Nh vậy việc xác định chính xác lợng nguyên vật
liệu cần mua giúp cho việc xây dựng kế hoạch vốn lu động đợc hợp lý hơn do chi
phí về mua sắm nguyên vật liệu chiếm phần đa trong vốn lu động. Trớc hết để có
đánh giá hợp lý thờng tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng vật t trong doanh
nghiệp có phù hợp với nhu cầu sản xuất hay không. Nhu cầu mua nguyên vật liệu
phụ thuộc vào khả năng sản xuất, sự dồi dào về nguyên vật liệu trên thị trờng cung
ứng, khoảng cách từ nguồn cung ứng đến doanh nghiệp
Lợng nguyên vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào các yếu tố sau:
Lợng nguyên vật liệu cần dùng
Lợng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ
Lợng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ
Công thức xác định nguyên vật liệu cần mua sắm nh sau
V
c
= V
cd
+ ( V
d2
- V
d1
)
Trong đó:
V
c
lợng nguyên vật liệu cần mua
Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị
2.2. Nội dung của kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu
Mua nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc vô cùng phức
tạp. Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và
ở nhiều thị trờng khác nhau. Các vấn đề đặt ra trong điều kiện: sản xuất tiến hành
14
liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó, về mặt nội dung, kế hoạch mua sắm phải
phản ánh rõ vấn đề sau:
Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua: lợng nguyên vật liệu
mua vào nhằm phục vụ cho yêu cầu sản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất
tiến hành bình thờng. Rõ ràng việc mua nguyên vật liệu quá nhiều hoặc quá ít đều
gây nên bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Nếu lợng mua về quá nhiều so với nhu cầu sử dụng và do vậy lợng dự trữ
của doanh nghiệp quá lớn , sẽ gây lên tình trạng ứ đọng vốn. Mặt khác, điều đó
còn làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên, do doanh nghiệp phải bỏ thêm chi
phí phục vụ cho việc bảo quản các loại nguyên vật liệu , cho kho bãi của doanh
nghiệp.
+ Trong việc đáp ứng yêu cầu về số lợng, doanh nghiệp phải xác định: với l-
ợng nguyên vật liệu cần mua nhất định, doanh nghiệp nên mua làm nhiều lần hay
mua một lần. Rõ ràng là việc mua làm nhiều lần theo tiến độ sử dụng có lợi hơn
mua một lần vì điều đó không gây lên tình trạng ứ đọng vốn và nguyên vật liệu ,
không tạo nên nhu cầu lớn đột biến về vốn lu động. Việc xác định lợng mguyên
vật liệu cần mua mỗi lần và số lần mua tơng ứng cần đảm bảo sao cho chi phí mua
một đơn vị khối lợng nguyên vật liệu là nhỏ nhất.
- Xác định đúng chủng loại và quy cách các loại nguyên vật liệu cần dùng: có
nghĩa là phải đảm bảo sự đồng bộ tất cả các loại nguyên vật liệu cần mua. Nguyên
vật liệu gồm nguuyên vật liệu chính và vật liệu phụ, nếu ta chỉ mua nguyên vật
liệu chính mà không có vật liệu phụ thì không thể tiến hành đợc quá trình sản xuất
hoặc không thể sản xuất độc một sản phẩm hoàn chỉnh. Vì vậy việc xác định đúng
chủng loại cần mua là rất cần thiết.
ợng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm đợc chi phí về nguyên vật
liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh .
16
Thực tế trên thị trờng có rất nhiều nhà cung cấp, họ ở những địa điểm khác
nhau, nhng đều có khả năng bảo đảmlợng nguyên vật liệu doanh nghiệp cần mua
với chất lợng theo yêu cầu và theo cùng một mặt bằng giá. Trong tình huống này,
doanh nghiệp cần phải có sự cân nhắc là mua của nhiều ngời hay tập trung mua
của một ngời. Mỗi một trong số các sự lựa chọn ấy có thể có lợi và có thể bất lợi,
tùy tính chất của loại nguyên vật liệu, lợng nguyên vật liệu cần mua, doanh nghiệp
cần có sự lựa chọn thích hợp.
Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không những
tránh đợc độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm cho các nhà
cung ứng phải cạnh tranh để bán nguyên vật liệu, tìm ra những điều kiện mua
thuận lợi nhất. Có khả năng bảo đảm an toàn, phòng ngừa sự trục trặc từ nhà cung
cấp gây gián đoạn trong cung ứng, đồng thời còn mở rộng các mối quan hệ kinh tế
xã hội. Nh vậy doanh nghiệp sẽ mua đợc với giá u đãi hơn. Nhng lại khó khăn cho
việc theo dõi tiến độ, phức tạp về thanh toán và có thể làm tăng chi phí.
Ngợc lại các doanh nghiệp có thể chỉ tìm một nhà cung cấp điều này thuận
lợi về sự tập trung của luồng tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp, có khả năng giảm cớc
phí vận tải nhờ ngời cung cấp gần, tận dụng phơng tiện vận tải, dễ theo dõi tiến độ
thực hiện. Và đợc sử dụng u đãi về giá nếu mua với khối lợng lớn. Nhng khó đảm
bảo an toàn có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc.
Mời nhà cung cấp tin cậy chào hàng và đánh giá từng đơn đặt hàng một cách
toàn diện. Sau đó phân tích và so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn chính xác
nhà cung cấp mà mình cần tìm.
3.1.2. Ký hợp đồng
Ký hợp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắm nguyên
vật liệu.
Hợp đồng phải đợc ký kết theo đúng quy định của pháp luật
Cả hai bên đều cố gắng cụ thể hóa các điều khoản, điều kiện, yêu cầu, nội
18
- Khi tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ.
- Tất cả các loại nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm
xác định chính xác số lợng, chất lợng, chủng loại. Sau khi kiểm tra phải có biên
bản xác nhận, khi tiếp nhận thủ kho phải ghi rõ số thực nhận theo đúng chủng loại,
kích cỡ, chất lợng từng loại vật t cùng với ngời giao hàng ký vào phiếu nhập kho
và bộ phận ký vào sổ giao chứng từ.
4. Tổ chức quản lý kho
4.1. Khái niệm và phân loại kho
4.1.1. Khái niệm
Để đảm bảo toàn vẹn về số lợng, chất lợng nguyên vật liệu ngăn chặn mất
mát, h hỏng cần phải tập trung dự trữ nguyên vật liệu trớc khi đi vào sản xuất. Nơi
tập trung dự trữ đó là kho. Kho không chỉ là nơi dự trữ bảo quản nguyên vật liệu
mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trớc khi sản xuất, tập trung thành phẩm trớc
khi tiêu thụ. Chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù
hợp với từng đối tợng dự trữ.
4.1.2. Phân loại kho
- Nếu căn cứ vào công dụng của kho chia thành:
+ Kho nguyên vật liệu chính
+ Kho nguyên vật liệu phụ
+ Kho nhiên liệu
+ Kho nửa thành phẩm
+ Kho công cụ dụng cụ
+ Kho máy móc thiết bị, phụ tùng
+ Kho phế liệu
- Nếu căn cứ vào địa điểm và phơng pháp bảo quản chia thành:
+ Kho ngoài trời
19
Copyright: Tài liệu đại học ©