ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
HOÀNG THỊ THU CÚC LƢU TRỮ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỆN TỬ
TẠI BỆNH VIỆN CÔNG TUYẾN TRUNG ƢƠNG
(HẠNG I ĐẶC BIỆT) TẠI HÀ NỘI
Luận văn thạc sỹ ngành lƣu trữ Luận văn thạc sỹ ngành lƣu trữ
Mã: 62 32 03 01
Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS.Nguyễn Minh Phƣơng Hà Nội - 2014
3 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan:
(i) Luận văn này là sản phẩm nghiên cứu của tôi
(ii) Số liệu trong luận văn được điều tra trung thực
(iii) Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình
4
61
2.2. THU THẬP, TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ BỆNH ÁN
ĐIỆN TỬ Ở BỆNH VIỆN CÔNG TUYẾN TRUNG ƢƠNG (HẠNG 1
ĐẶC BIỆT) TẠI HÀ NỘI
2.2.1. Cách thức tạo lập hồ sơ bệnh án điện tử
65
67
5
2.2.2. Tình hình thu thập hồ sơ bệnh án điện tử vào lưu
trữ
78
2.2.3. Xác định giá trị hồ sơ bệnh án điện tử
83
2.2.4.Phân loại và thống kê hồ sơ bệnh án điện tử
85
2.2.5. Xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu hồ sơ bệnh án
điện tử
94
2.2.6. Bảo quản hồ sơ bệnh án điện tử
101
2.3. QUẢN LÝ, TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ
BỆNH ÁN ĐIỆN TỬ Ở BỆNH VIỆN CÔNG TUYẾN TRUNG ƢƠNG
(HẠNG 1 ĐẶC BIỆT ) TẠI HÀ NỘI
111
2.3.1. Những quy định về tổ chức khai thác, sử dụng
và các mục đích của việc khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án điện tử
140
3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản về tổ chức khai thác,
sử dụng hồ sơ bệnh án điện tử
140
3.3. Đào tạo, sử dụng hợp lý cán bộ, viên chức làm
công tác lưu trữ
147
3.4. Tổ chức khoa học hồ sơ bệnh án điện tử
147
3.5. Đầu tư cơ sở vật chất về kỹ thuật và kinh phí cho
công tác tổ chức, khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án điện tử
148
3.6. Mở rộng các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng
hồ sơ bệnh án điện tử
148
3.7. Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý
việc khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án điện tử
148
3.8. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả công tác
tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ bệnh án điện tử
148
KẾT LUẬN
156
7
TÀI LIỆU THAM KHẢO
159
PHỤ LỤC
167
trị bệnh nhân tại các bệnh viện hiện nay. Ví dụ như bác sĩ mổ sai, điều trị
sai… người bệnh có thể kiện tới cơ quan pháp luật với bằng chứng là hồ sơ
bệnh án. Vì thế hồ sơ bệnh án có ý nghĩa rất lớn.
Hồ sơ bệnh án là một loại tài liệu lưu trữ đặc biệt cả về cấu tạo và ý
nghĩa mang lại nhiều lợi ích cho nhiều người dân cũng như các cơ quan chức
năng. Đặc biệt là hồ sơ bệnh án điện tử là một khái niệm mới tại Việt Nam,
do đó còn nhiều tranh cãi xung quanh việc sử dụng bệnh án điện tử để thay
thế bệnh án truyền thống. Hiện tại các bệnh viện hầu như đã được tin học hóa
việc thủ tục giấy tờ và các khâu khám chữa bệnh cũng như sử dụng hồ sơ
bệnh án nhưng để đưa vào lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử và dần thay thế hồ
sơ bệnh án giấy mới chỉ có một số bệnh viện như Bệnh viện Bạch Mai, Việt
Đức, Việt Xô, bệnh viện 108…. và một số cơ sở tư nhân đã và đang áp dụng
thí điểm. Nếu vấn đề này được nghiên cứu sẽ giúp bổ sung và hoàn chỉnh về
mặt lý luận đối với công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử.
Ngoài ra, tôi đang làm lưu trữ điện tử ở Công ty cổ phần Đầu tư
thương mại và dịch vụ tin học A-Z thì kiến thức đó sẽ giúp tôi học hỏi nâng
cao trình độ chuyên môn của mình.
10
Trên đây là những lý do cơ bản để tôi quyết định chọn đề tài: “Lưu trữ
và quản lý hồ sơ bệnh án điện tử tại bệnh viện công tuyến Trung Ương
(hạng I đặc biệt) tại Hà Nội”
2.Mục tiêu nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu thực trạng công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ bệnh án
điện tử ở các bênh viện tuyến trung ương (hạng I đặc biệt) tại Hà Nội hướng
tới các mục tiêu sau:
Mô tả và phân tích được các đặc điểm và ý nghĩa của hồ sơ bệnh án và
hồ sơ bệnh án điện tử ở các bệnh viện công tuyến TW (hạng I đặc biệt) tại
Hà Nội.
Mô tả và phân tích thực trạng quản lý hồ sơ bệnh án điệ n tử tại các
Sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp, thống kê, mô tả… các ưu
điểm, hạn chế, nguyên nhân trong quá trình phân tích số liệu và thực trạng
công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án.
Liệt kê những ưu điểm và nhược điểm của hồ sơ bệnh án điện tử và hồ
sơ bệnh án truyền thống từ đó sử dụng phương pháp so sánh để so sánh
phương pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ bệnh án bằng giấy và hồ sơ bệnh án
điện tử.
6.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Các bệnh viện ở Việt Nam áp dụng lưu trữ hồ sơ bệnh án từ lâu nhưng
lưu trữ bệnh án điện tử hiện là một vấn đề mới và còn rất nhiều tranh cãi.
Với các văn bản pháp lý như: Luật khám chữa bệnh 2009, Quy chế bệnh
viện, Luật giao dịch điện tử, Nghị định 01/2013/NĐ-CP về quy định chi tiết
thi hành một số điều của luật lưu trữ… Quyết định số 2824/2004/QĐ-BYT
ngày 19/08/2004 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành phần mềm ứng
dụng tin học trong quản lý báo cáo thống kê bệnh viện và Hồ sơ bệnh án.
12
Quyết định số 4069/2001/QĐ-BYT ngày 28/09/2001 của Bộ trưởng Bộ Y tế
về việc ban hành mẫu hồ sơ bệnh án; hay các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
như phần mềm quản lý toàn diện bệnh viện và các bài nghiên cứu khác.
Nhưng cho đến nay, đối với giới nghiên cứu, hiện nay mới chỉ có một đề tài
khóa luận của Nguyễn Thị Mơ: "Công tác tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ
bệnh án tại một số bệnh viện cấp trung ương trên địa bàn Hà Nội - thực
trạng và giải pháp” K47 khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng; Những bài
viết đơn lẻ mang tính khái quát về tình hình tổ chức khai thác, sử dụng Hồ sơ
bệnh án tại các bệnh viện, ví như bài viết của tác giả Nguyễn Minh Phương:
“Một số ý kiến về lưu trữ Hồ sơ bệnh án ở các bệnh viện”, Tạp chí Văn thư -
Lưu trữ số 6/2003, hay tác giả Vũ Thị Phụng với bài viết: “Tài liệu lưu trữ
ngành Y - dược và việc sử dụng chúng trong thực tiễn”, Tạp chí Văn thư -
Lưu trữ số 2/1992 được đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Nhà nước
tuyến TW (hạng I đặc biệt) tại Hà Nội
Chƣơng 3: Trên cơ sở kết quả phân tích những hạn chế và nguyên nhân của
việc quản lý hồ sơ bệnh án điện tử hiện nay ở các bệnh viện đã đề ra các giải
pháp tổ chức lưu trữ và quản lý hiệu quả hồ sơ bệnh án điện tử ở các bệnh
viện công tuyến TW (hạng I đặc biệt) tại Hà Nội.
Phần cuối cùng của là phần kết luận. Phần này khẳng định những nhiệm
vụ mà tác giả luận văn đã thực hiện được và những vấn đề chưa được giải
quyết.
Do thời gian cũng như việc tiếp cận loại hồ sơ này trong thực tế là rất
khó khăn vì tính chất bảo mật của Hồ sơ bệnh án và khả năng nghiên cứu có
những hạn chế nhất định, những vấn đề đặt ra còn sơ khai ban đầu nhằm đề
xuất một số giải pháp còn hết sức mới mẻ do đó không tránh khỏi những chủ
quan của người nghiên cứu. Vì vậy để đưa ra những giải pháp hoàn thiện còn
cần phải được phân tích kỹ hơn trong các nghiên cứu tiếp theo. Với mong
14
muốn đó, tôi xin chân thành cảm ơn những đóng góp của các cơ quan, cá
nhân và các đồng nghiệp đã góp ý cho luận văn.
Bên cạnh đó tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Bộ Y Tế, bệnh
viện Bạch Mai, bệnh viện 108, bệnh viện Hữu Nghị, bệnh viện Việt Đức và
các đồng nghiệp lớp Cao học Khóa 2011 đã giúp đỡ tôi rất nhiều để hoàn
thành luận văn.
Và đặc biệt xin cảm ơn PGS.TS.Nguyễn Minh Phƣơng, người thầy
đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt
quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các giảng viên của Khoa Lưu trữ học
và Quản trị văn phòng đã tận tình động viên và góp ý cho những nghiên cứu
của tôi.
Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2014
Một hồ sơ bệnh án có thể đ-ợc coi là một phần của hệ thống thông tin
bệnh viện - quản lý cả chức năng hành chính cũng nh- lâm sàng. Ngoài ra,
nó còn là thành phần của một hệ thông tin Y học - đ-ợc coi là tập hợp của sự
16
sắp xếp công việc liên quan tới công tác chăm sóc sức khỏe, chúng đ-ợc l-u
trữ và xử lý trong máy tính.
Trong hu ht cỏc dch v khỏm v cha bnh, h s bnh ỏn in t
c s dng nh mt phng tin ti u trao i gia bnh nhõn v bỏc
s. Vic ng dng cụng ngh thụng tin xõy dng cỏc bnh ỏn bnh nhõn trờn
mỏy - h s bnh ỏn in t (HSBAT) l mt kt qu tt yu. Thi gian
qua, Bnh ỏn in t ó c nhiu quc gia trờn th gii ỏp dng ti cỏc
bnh vin. Bnh ỏn in t ngy cng khng nh c v th quan trng
trong vn ci thin chm súc sc kho cho ngi bnh; ng thi Bnh ỏn
in t gúp phn gim thiu cụng sc, tin ca trong cỏch qun lý, khỏm
cha bnh trong ngnh Y t.
Bnh ỏn in t khụng ch n thun l mt s t ng hoỏ n gin
cho cỏc bnh ỏn hin nay; Xa hn na, Bnh ỏn in t cho phộp chỳng ta
t nim tin hon ton cho mt phng thc tip cn mi ca ngi bnh v
bỏc s da trờn khoa hc cụng ngh. Bnh ỏn in t chớnh l chic chỡa khoỏ
vng v c s h tng giỳp cỏc cỏn b ngnh Y t qun lý thụng tin khỏm
v cha bnh.
1.1.1.1.2. Những đối t-ợng sử dụng hồ sơ bệnh án
Cht lng ca h s cng nh h thng h s bnh ỏn ph thuc vo
kh nng ỏp ng nhu cu v ũi hi ca ngi s dng. Nhng i tng s
dng bao gm cỏc thy thuc, bỏc s, y tỏ - nhng ngi trc tip chm súc
bnh nhõn. Ngi s dng h s bnh ỏn cũn l nhng cỏ nhõn truy nhp,
xỏc minh, sa cha, phõn tớch v thu thp thụng tin t h s mt cỏch trc
tip hoc giỏn tip. Nh vy cú th thy nhng ngi s dng h s bnh ỏn
u h tr cho cụng tỏc chm súc sc kho.
tr cho n khi ra vin. Nhng giy t trong h s bnh ỏn phi rừ rng,
chớnh xỏc v m bo giỏ tr phỏp lý. Khi ghi chộp v in cỏc yu t ca H
18
sơ bệnh án là phải tuân theo các quy định: “Phải ghi chép đầy đủ các mục
quy định trong bệnh án, không tẩy xóa, họ tên người bệnh phải ghi bằng chữ
in hoa, viết chữ rõ ràng, có dấu [47; 17]. Ngoài ra các thông tin ở bìa bệnh án
được hoàn tất dần trong quá trình điều trị nhưng riêng phần xuất viện, phần
mã bệnh, số phim chụp X quang chỉ được hoàn tất tại khoa điều trị cuối cùng
của bệnh nhân trước khi đưa Hồ sơ bệnh án về phòng Kế hoạch Tổng hợp.
Trong quá trình điều trị, bệnh nhân có thể phải điều trị tại các khoa khác
nhau, vì thế người bệnh chuyển khoa, bệnh án mới hay gáy mới của bệnh án
được đóng hay dán vào gáy của bệnh án cũ.
Qua khảo sát thực tế tại các bệnh viện tuyến Trung ương (hạng I đặc
biệt), tôi nhận thấy việc ghi chép các loại Hồ sơ bệnh án của các bệnh viện
này khá tốt, tuân theo đúng những quy định.
Sau khi hoàn tất Hồ sơ bệnh án, y tá trưởng kiểm tra lại hồ sơ để
chuyển bác sỹ trưởng khoa ký nhận vào phần “Bác sỹ tổng kết bệnh án” ở tờ
cuối của Hồ sơ bệnh án sau đó chuyển phòng Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra
việc thực hiện quy chế hồ sơ bệnh án của khoa rồi trình giám đốc kí duyệt và
chuyển lưu trữ
Nói chung, Hồ sơ bệnh án được hình thành từ khoa điều trị. Và được
mô tả chu trình hình thành chung bằng sơ đồ sau:
19
Sơ đồ quy trình hình thành Hồ sơ bệnh án chung
(Theo quy định của Bộ Y tế)
vào lưu trữ
Bác sỹ điều trị
Hoàn tất các giấy tờ
liên quan đến khám
và điều trị
Bác sỹ Trưởng khoa
Kiểm tra lại Hồ sơ
bệnh án và ký tên
Phòng lưu trữ Hồ sơ
bệnh án
Thực hiện các bước
của công tác lưu trữ
Hồ sơ bệnh án
Mẫu
Hồ sơ bệnh
án
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
20
(5) Bác sỹ Trưởng khoa sau khi đã kiểm tra và ký tên, chuyển hồ sơ lại
cho y tá chính.
(6) Y tá chính nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Như vậy, so với tài liệu hành chính, quy trình hình thành Hồ sơ bệnh
án có những đặc thù riêng. Hồ sơ bệnh án không chỉ có tính đặc thù về quy
trình hình thành mà còn có những đặc điểm riêng về cấu tạo.
giấy tờ chuyên môn của các khoa và các giấy tờ hành chính liên quan đến
qúa trình điều trị, hội chuẩn
.Giấy tờ hành chính: Giấy giới thiệu của cơ quan; phiếu bảo hiểm y tế; giấy
chuyển viện; ra viện…
.Các kết quả xét nghiệm về huyết học hoặc những chuẩn đoán giải phẫu,
chụp phim.
.Các phiếu theo dõi về nhiệt độ, tim mạch, huyết áp.
.Phiếu điều trị chăm sóc bệnh nhân
.Biên bản hội chuẩn, sơ kết các đợt điều tra.
.Giấy cam đoan của bệnh nhân hoặc gia đình.
.Giấy kiểm điểm tử vong (phụ lục) (nếu có)
*Phần tổng kết bệnh án
Phần này ghi lại các phương pháp điều trị đã áp dụng cho bệnh nhân
và tình trạng của bệnh nhân khi ra viện (ghi những kết quả điều trị cụ thể khi
người bệnh ra viện). Cuối trang có bàn giao hồ sơ, đếm số phiếu, giấy, phim
ảnh, ghi số lượng và ký hiêụ giao nhận (ký và ghi rõ họ tên)
Những giấy tờ đưa vào gáy hồ sơ đều phải là “bản gốc, bản chính, có
đủ chữ ký trực tiếp của các chức danh liên quan, ghi rõ ngày tháng và ít có sự
sửa chữa, tẩy xóa trong văn bản”[9; 8]. Những văn bản liên quan đến việc
22
khám và điều trị này chủ yếu do các bác sĩ của bệnh viện biên soạn, trong đó
có các bác sĩ điều trị trực tiếp có vai trò rất quan trọng
Dưới đây là thành phần các loại văn bản trong “Hồ sơ bệnh án của
bệnh nhân điều trị tại khoa thận nhân tạo của Bệnh viện Bạch Mai” bao gồm
các văn bản:
.Tờ khai chung
.Gáy 1: Tờ đầu bệnh án
.Gáy 2: Tài liệu tuyến trước
.Gáy 3: Xét nghiệm máu (hóa học)
thực hiện được. Chính vì vậy, trong Hồ sơ bệnh án phán ánh tình trạng sức
khỏe của bệnh nhân khi ra viện có ba trường hợp: Hồi phục hoàn toàn, hồi
phục một phần và không thể điều trị được. Tùy vào từng trường hợp mà bệnh
nhân và người nhà bệnh nhân phải lựa chọn những quyết định tiếp theo để
bảo vệ sức khỏe của mình. Trong đó, có những người sẽ phải quay trở lại
bệnh viện điều trị lại. Với những trường hợp này họ phải sử dụng lại Hồ sơ
bệnh án của mình. Ngoài ra, kết qủa điều trị và tình trạng sức khỏe trong Hồ
sơ bệnh án còn là bằng chứng để họ được hưởng những chế độ xã hội theo
quy định của pháp luật như chế độ bảo hiểm, chế độ đối với người bị tai nạn
khi lao động
Không những liên quan đến yếu tố sức khỏe con người, Hồ sơ bệnh án
còn phản ánh mối quan hệ giữa bác sỹ và bệnh nhân. Điều này được thể hiện
qua quá trình điều trị bệnh của bác sỹ đối với bệnh nhân được ghi lại trong
hồ sơ.
1.1.3.2. Ý nghĩa khoa học và lịch sử
Hồ sơ bệnh án là tài liệu có ý nghĩa trong việc nghiên cứu lịch sử của y
học Việt Nam và của thế giới. Giống như bất kỳ một ngành khoa học nào,
24
ngành y học cũng có những chặng đường phát triển khác nhau và dần càng
hoàn thiện hơn.Trước hết để quản lý được một khối lượng lớn bệnh nhân của
một bệnh viện, phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng
được những yêu cầu: tiết kiệm diện tích, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi. Hệ
thống quản lý mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ ,
ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và kiểm tra tính đúng
đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật . Chính vì vậy bệnh án điện tử đã ra đời
nhằm gia
̉
i quyết các yêu cầu cần thiết quản lý có hiệu quả tại các bệnh viện ở
nươ
Từ lâu, kho bệnh án luôn được coi là kho lưu trữ thông tin, phục vụ
công tác chăm sóc sức khỏe bệnh nhân. Bệnh án đó được người dân sử dụng
như một phương tiện tối ưu để trao đổi thông tin với bác sĩ trong hầu hết các
dịch vụ khám chữa bệnh. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều trong việc hoàn thiện
công tác quản lý bệnh án bệnh nhân, xong kết quả đạt được vẫn chưa thật
khả quan. Các bệnh án bằng giấy vẫn là một gánh nặng đối với hệ thống
chăm sóc sức khỏe, cụ thể như những vấn đề về thông tin cho bác sĩ, bệnh
nhân hay những nhà nghiên cứu, người làm chính trị… thường không được
đáp ứng đầy đủ, kịp thời.
Ngay những năm đầu thập niên 90 của thế kỷ XX. Để có thể cải tiến
được hệ thống bệnh án, các chuyên gia đã chỉ ra ba hướng đi chính:
Trước hết, bệnh án điện tử có thể cải tiến được việc phân chia chăm sóc
bệnh nhân bằng cách cung cấp các thiết bị y tế với khả năng truy xuất dữ liệu
tốt hơn, tìm kiếm được nhanh hơn, chất lượng dữ liệu tốt hơn, việc hiển thị
dữ liệu linh hoạt hơn; bệnh án điện tử cũng hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định,
trợ giúp các hoạt động đảm bảo chất lượng khám chữa bệnh.
Thứ hai, với khả năng thu thập thông tin về bệnh nhân, bệnh án điện tử
có thể tăng hiệu quả của những chương trình nghiên cứu.
Thứ ba, bệnh án điện tử trong bệnh viện cũng giảm được nhiều chi phí
và tăng hiệu suất công việc của đội ngũ nhân viên.
1.2.1.1.Định nghĩa hồ sơ bệnh án điện tử
1.2.1.1.2.Định nghĩa
Copyright: Tài liệu đại học ©