TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
=======***======= LƢU THỊ MẾN
TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG
TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
ThS. Hoàng Thị Bích Liên HÀ NỘI - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Bài khóa luận đƣợc hoàn thành dựa trên những kiến thức của bản thân
em và sự tổng hợp kiến thức, số liệu trong quá trình thực tập tại Thƣ viện
Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2. Khóa luận "Tìm hiểu hoạt động tra cứu
thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2" là kết quả của
riêng tôi. Các số liệu có nguồn gốc rõ ràng, khóa luận hoàn toàn không sao
chép từ các tài liệu khác.
Hà Nội, tháng 5 năm 2014
Tác giả
Lƣu Thị Mến
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG KHÓA LUẬN

Từ viết tắt
Giải nghĩa
ĐHSPHN2
Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2
TVĐHSPHN2
Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2
CSDL
Cơ sở dữ liệu

2.2.3 Hướng dẫn người dùng tin sử dụng bộ máy tra cứu thông tin 42
2.3 Nhận xét về hoạt động tra cứu tin tại Thƣ viện 43
2.3.1 Ưu điểm 43
2.3.2 Tồn tại 45
CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN 47
3.1 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin 47
3.1.1 Củng cố bộ máy tra thông tin truyền thống 47
3.1.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại 49
3.2 Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ thƣ viện và đào tạo ngƣời dùng tin 51
3.3 Tăng cƣờng hoạt động hợp tác trao đổi giữa các thƣ viện 54
3.4 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu Thƣ viện 54
3.5 Tăng cƣờng cơ sở vật chất và trang thiết bị 55
3.6 Tăng cƣờng nguồn lực thông tin 56
KẾT LUẬN 58
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế kỉ XXI, thế kỉ của công nghệ thông tin và việc sử dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động kinh tế đã trở nên cấp thiết trong xã hội. Chính việc
ứng dụng này đã làm thay đổi tận gốc rễ mọi hoạt động kinh tế - xã hội của
nhiều quốc gia trên thế giới. Nó đã đƣa nhân loại sang một kỉ nguyên mới, kỉ
nguyên xã hội – thông tin, trong đó nền kinh tế tri thức giữ vai trò chủ đạo,

2.1 Mục đích:
Đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện. Trên cơ sở
đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ
viện
2.2 Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về hoạt động tra cứu thông tin
- Nghiên cứu bộ máy tra cứu thông tin và hoạt động tra cứu thông tin tại
Thƣ viện
- Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện.
- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tra cứu thông tin tại
Thƣ viện
3.Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Đề tài nghiên cứu: Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin trong các cơ
quan Thƣ viện - Thông tin đã và đang đƣợc nhiều tác giả quan tâm. Tuy
nhiên, mỗi ngƣời lại đề ra những hƣớng giải pháp khác nhau. Một số khóa
luận điển hình nhƣ:
Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Hùng
Vƣơng của tác giả Đỗ Quốc Hùng (2012); Tìm hiểu về bộ máy tra cứu tin tại
Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thông Vận Tải của Phạm Thị Linh (2006);
Tìm hiểu về bộ máy tra cứu tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Luật Hà Nội của
Đặng Thanh Thủy (2005); Nhƣng tìm hiểu về hoạt động tra cứu thông tin tại 3

Thƣ viện Trƣờng ĐHSPHN2 cho đến nay vẫn chƣa có một công trình nghiên
cứu của tác giả nào thực hiện.
4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Tìm hiểu về hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ
viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2

Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Khái quát lý luận về hoạt động tra cứu tin tại thƣ viện Trƣờng
Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2
Chƣơng 2: Khảo sát thực trạng tra cứu thông tin tại thƣ viện Trƣờng Đại
học Sƣ phạm Hà Nội 2
Chƣơng 3 : Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu tin tại Thƣ
viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 5

CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
1.1.1 Thư viện trước yêu cầu đổi mới giáo dục
Trƣờng ĐHSPHN2 đƣợc đặt ở Phƣờng Xuân Hoà – Thị xã Phúc Yên –
Tỉnh Vĩnh Phúc, trải qua nhiều năm đào tạo nhà trƣờng đã dành đƣợc nhiều
thành tích đáng kể. Hƣởng ứng sự thay đổi của nền giáo dục nƣớc nhà, năm
2010 Nhà trƣờng bắt đầu tiến hành đổi mới, thể hiện ở việc Nhà trƣờng bắt
đầu thực hiện đổi mới phƣơng thức giáo dục theo hƣớng “ lấy ngƣời học là
trung tâm”, chuyển từ hình thức học “ niên chế” sang “ tín chỉ”. Việc đào tạo
theo hình thức “tín chỉ” đòi hỏi nhà trƣờng phải chuyển biến toàn diện từ việc
thiết kế lại chƣơng trình, giáo trình, bài giảng, đổi mới phƣơng thức dạy học,
phƣơng thức kiểm tra, đánh giá, đến việc thay đổi cách thức quản lý đào tạo
cũng nhƣ hoàn thiên cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy và học tập.

tăng về cả số lƣợng và chất lƣợng.
Với những thành tích đạt đƣợc trong những năm vừa qua, đến nay, Thƣ
viện trƣờng ĐHSPHN 2 đã trở thành trung tâm thông tin Thƣ viện hiện đại
(Thƣ viện điện tử). Thƣ viện đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là đảm bảo
cung cấp thông tin tƣ liệu cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học và phát
triển sự nghiệp giáo dục đào tạo của Nhà trƣờng.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện
Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức trong
nhà trƣờng có chức năng: Giúp Hiệu trƣởng về công tác tổ chức, quản lý Thƣ
viện và thông tin khoa học, bao gồm: Xây dựng và phát triển vốn tài liệu; Tổ
chức quản lý khoa học nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật; Phục vụ có hiệu quả 7

công tác học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên
toàn trƣờng.
 Nhiệm vụ :
- Tham mƣu cho ban giám hiệu xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn và
ngắn hạn của Thƣ viện, tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin tƣ liệu
trong trƣờng.
- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nƣớc và nƣớc ngoài đáp
ứng nhu cầu giảng dậy, học tập, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ của
Nhà trƣờng ; thu nhận tài liệu do Nhà trƣờng xuất bản, các công trình nghiên
cứu khoa học đã đƣợc nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn của
cán bộ, giáo viên, học viên và sinh viên, chƣơng trình đào đạo, giáo trình, tài
liệu khác của Nhà trƣờng, các ẩn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa
các thƣ viện.
- Tổ chức phục vụ. hƣớng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng
hiệu quả nguồn tài liệu và các dịch vụ Thông tin – Thƣ viện thông qua các

- Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ, giảng viên bao gồm 538 cán bộ
nhƣng số thẻ đăng kí sử dụng Thƣ viện chỉ có 140 thẻ chiếm 26.0 % tổng số
thẻ đăng kí sử dụng Thƣ viện.
- Nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên bao gồm 10000 sinh viên có 6020
thẻ sử dụng Thƣ viện chiếm 60.2% tổng số thẻ đăng kí sử dụng Thƣ viện.
- Nhóm ngƣời dùng tin là học viên cao học bao gồm 1380 học viên với
393 thẻ sử dụng Thƣ viện chiếm 13.8 % tổng số thẻ đăng kí sử dụng Thƣ
viện.
Mỗi nhóm ngƣời dùng tin có đặc điểm dùng tin khác nhau tùy thuộc vào
tính chất công việc của họ.
 Đặc điểm nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ, giảng viên :
- Họ là những ngƣời có trình độ chuyên môn cao, phần lớn là những
ngƣời có học vị thạc sĩ trở lên. 9

- Các đối tƣợng thuộc cán bộ quản lý là những ngƣời có ít thời gian nên
sử dụng tài liệu Thƣ viện chủ yếu dƣới hình thức mƣợn về nhà, các đối tƣợng
ngƣời dùng tin là cán bộ giảng dạy có nhiều thời gian hơn nhung có tâm lý
ngại lên Thƣ viện nên họ cũng thƣờng mƣợn tài liệu về nhà.
- Về các kỹ năng sử dụng và khai thác nguồn lực thông tin. Đây là
nhóm đối tƣợng không đƣợc qua các lớp giới thiệu và hƣớng dẫn sử dụng Thƣ
viện. Tuy nhiên họ có trình độ hiểu biết và kĩ năng tra cứu nhất định, họ có
thể tự tra cứu.
 Đặc điểm nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên
- Họ là những ngƣời có trình độ học vấn cao, một số có khả năng sử
dụng Tiếng Anh để đọc dịch tài liệu.
- Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu.
- Có những kỹ năng cơ bản để tìn kiếm và khai thác nguồn lực thông tin

phục vụ cho cán bộ từng khoa cụ thể, ngoài ra thƣ viện cần thƣờng xuyên
quan tâm đến ý kiến của ngƣời dùng tin thuộc nhóm này về các thông tin
chuyên ngành có giá trị, bao gồm cả các kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa
học…Nhóm này còn cần đến một số thông tin khác để mở rộng tầm hiểu biết
xã hội
- Nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên.
- Họ là những ngƣời dùng tin chủ yếu của thƣ viện. Đây cũng là nhóm
ngƣời dùng tin có đặc điểm riêng biệt và thƣờng có sự biến đổi về nhu cầu tin.
- Họ cần những thông tin về :
+ Thông tin về lĩnh vực khoa học đại cƣơng.
+ Thông tin về khoa học chuyên ngành.
+ Thông tin đƣợc thể hiện trên nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhƣ :
sách, báo, tạp chí.
+ Thông tin giải trí.
- Họ đƣa ra các yêu cầu tin trải rộng. 11

- Nhu cầu của sinh viên gắn với chƣơng trình học tập hàng năm nhƣ :
+ Giáo trình.
+ Tài liệu tham khảo.
+ Đối với sinh viên năm cuối cần các tài liệu chuyên sâu, khóa luận,
luận văn để tham khảo phục vụ cho việc làm khóa luân tốt nghiệp.
 Nhóm ngƣời dùng tin là học viên
- Nhu cầu của họ biến đổi theo giai đoạn học tập tại trƣờng.
- Họ có nhu cầu lớn đối với các tài liệu về phƣơng pháp giảng dạy, khoa
học, giáo dục và phƣơng pháp thực hiện nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực
giáo dục, cũng nhƣ tài liệu chuyên ngành về môn học đang đƣợc giảng dạy.
- Nhóm ngƣời dùng tin này thƣờng xuyên sử dụng hoạt động tra cứu, sản

sinh, lƣu giữ và cung cấp thông tin, vì thế nếu nhƣ Thƣ viện không quan tâm
đổi mới hoạt động tta cứu tin phù hợp sẽ không phát huy hết tác dụng của tài
liệu và việc tìm thông tin từ tài liệu càng khó khăn hơn. Nhƣ chúng ta đã biết
tất cả các hoạt động của Thƣ viện đều nhằm mục đích phục vụ bạn đọc, hoạt
động tra cứu tin cũng không nằm ngoài mục đích đó. Vai trò của nó thể hiện ở
những khía cạnh sau đây :
- Hoạt động tra cứu tin cho phép tra tìm tài liệu và cung cấp các tài liệu,
thông tin (dữ liệu, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quát của cơ quan thông
tin Thƣ viện, đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng tin.
- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ
tiếp cận tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra cứu tài
liệu mà họ cần.
- Là cơ sở cho tất cả các hoạt động của Thƣ viện : Bổ sung tài liệu, xử
lý tài liệu.
- Hoạt động tra cứu tin còn là cơ sở để khảo sát tình hình, số lƣợng bạn
đọc, từ đó có những biện pháp, phƣơng pháp cải tiến thích hợp nhằm thu hút
bạn đọc, đó là điều kiện cho vốn tài liệu phát huy đƣợc tác dụng của nó.
- Khi công tác Thƣ viện chuyển từ chức năng quản thu tài liệu sang chức
năng quản trị tri thức thì vai trò của hoạt động tra cứu tài liệu – thông tin của Thƣ 13

viện càng trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết với chức trách là tƣ vấn
thƣờng xuyên cho hoạt động khai thác và sở hữu tri thức của ngƣời dùng tin.
- Nhờ có hoạt động tra cứu tin mà ngƣời dùng tin có thể tìm kiếm đƣợc
các tài liệu cũng nhƣ thông tin theo yêu cầu một cách nhanh chóng, đầy đủ và
hiệu quả.
 Nhƣ vậy hoạt động tra cứu tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng
trong hoạt động của Thƣ viện, giúp Thƣ viện tồn tại và phát triển. Nó không

Mục đích của việc thay đổi hoạt động tra cứu tin trƣớc tiên đó chính là
đáp ứng yêu cầu của đổi mới giáo dục, sau đó là đáp ứng nhu cầu tra tìm của
cán bộ giảng viên, sinh viên trong trƣờng đồng thời nó còn giúp cán bộ biết
đƣợc mức độ sử dụng Thƣ viện của ngƣời dùng tin. Vì thế, các hoạt động tra
cứu tin thông tin cũng cần phải đƣợc đa dạng hoá, quan trọng là các hình thức
ứng dụng công nghệ hiện đại. Mặt khác chú trọng hơn hoạt động tra cứu tin
hiện đai nhƣ sử dụng mạng máy tính để cho ngƣời dùng tin có thể sử dụng dễ
dàng không bị lệ thuộc vào khoảng cách không gian và giới hạn thời gian.
Nhìn chung, yêu cầu đổi mới hoạt động tra cứu tin của Thƣ viện trong
giai đoạn giáo dục hiện nay là vô cùng cần thiết, đó là một trong những yếu tố
quyết định tới chất lƣợng hoạt động của Thƣ viện. Chất lƣợng của hoạt động
thông tin trong trƣờng sẽ thể hiện ở mức độ đáp ứng nhu cầu tin của sinh
viên, giảng viên, đồng thời cũng là yếu tố kích thích nhu cầu tin của họ ngày
càng phát triển sâu sắc hơn, phong phú hơn. 15

CHƢƠNG 2
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐHSPHN2

2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu tin phục vụ người dùng tin tại thư viện
Bộ máy tra cứu tin có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ không thể
thiếu đƣợc ở bất cứ một Thƣ viện hay trung tâm thông tin nào. Tất cả các Thƣ
viện thuộc loại hình nào, là Thƣ viện lớn hay nhỏ, Thƣ viện công cộng hay
Thƣ viện trƣờng học nếu hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin và đi vào khai
thác hiệu quả, đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhóm bạn đọc thì đó là một thành
công đáng ghi nhận. Bởi lẽ bộ máy tra cứu thông tin là cầu nối trung gian giữa
tài liệu và bạn đọc, là tiêu chuẩn là thƣớc đo để đánh giá công tác nghiệp vụ,
2.1.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống
2.1.1.1 Hệ thống mục lục
Mục lục là tập hợp các phích mô tả thƣ mục, các biểu ghi về các ấn
phẩm, các tài liệu khác có trong kho của Thƣ viện hoặc một nhóm các Thƣ
viện và đƣợc sắp xếp theo một quy tắc nhất định để phản ánh đƣợc thành
phần hoặc nội dung của vốn tài liệu trong Thƣ viện [12, tr.245].
Chính vì thế hệ thống mục lục là cơ sở giúp cán bộ Thƣ viện biết đƣợc vị
trí tài liệu có trong kho, là công cụ quản lý vốn tài liệu, thống kê vốn tài liệu
BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐHSPHN2
Bộ máy tra cứu thông tin
truyền thống
Bộ máy tra cứu thông tin
hiện đại
Hệ
thống
mục
lục
Hệ
thống
thƣ
mục

các phích mô tả thƣ mục đƣợc sắp xếp theo trật tự chữ cái họ - đệm - tên tác
giả, tên các cơ quan tổ chức - tác giả tập thể hoặc là tên các ấn phẩm và tài
liệu khác [12,tr.247].
Nhờ có mục lục chữ cái mà bạn đọc có thể nhanh chóng tra tìm đƣợc tài
liệu nếu biết đƣợc tên tác giả hay tên cuốn sách. Ngoài việc thỏa mãn nhu cầu
của bạn đọc, mục lục chữ cái còn giúp cán bộ thƣ viện trong công tác bổ sung,
chỉ dẫn thƣ mục thanh lọc tài liệu. Nhận thấy ƣu điểm nổi bật của hệ thống
mục lục chữ cái, Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đã xây dựng hệ thống mục lục
chữ cái song song với mục lục phân loại
Mục lục chữ cái của Thƣ viện đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái từ A đến Z
theo họ tên của tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm. Mục lục chữ cái
đƣợc thƣ viện bảo quản trong các hộp mục lục, mỗi hộp mục lục chứa đƣợc từ
500 - 700 phích. Ở bên ngoài mỗi hộp phích có dán nhãn ghi chỉ dẫn chữ cái 18

có trong hộp phích giúp bạn đọc dễ tra cứu. Mục lục chữ cái xếp theo chữ cái
đầu tiên của tên tác giả hay tên tài liệu.

2008103
6.907
TB

Lịch sử 12: Ban khoa học xã hội, tài

liệu giáo khoa thí điểm/ Lê Mậu Hân
(chủ biên), Trần Bá Đệ, Hồ Sĩ Khoách
H.: Giáo dục, 1995 248tr.; 20,5cm
Hình 1: Minh hoạ mục lục chũ cái theo tên tài liệu

Mục lục phân loại
Mục lục truy
cập trực tuyến
(OPAC)
100
(100%)
5
(5%)
30
(30%)

65
(65%)
Bảng 2.1. Bảng thống kê số lƣợng ngƣời sử dụng mục lục Thƣ viện
Qua quá trình điều tra, tổng hợp thông tin nhận đƣợc từ cán bộ Thƣ viện,
nguyên nhân chính dẫn tới tình trạng trên là do: năm 2006 Thƣ viện bắt đầu
chuyển từ việc sử dụng khung phân loại Thƣ viện thƣ mục BBK sang bảng phân
loại thập phân Dewey (DDC), do khung phân loại DDC có nhiều ƣu điểm nổi
trội hơn. Từ khi Thƣ viện bắt đầu sử dụng khung phân loại thập phân Dewey
(DDC) thì Thƣ viện chỉ tiến hành xây dựng, bổ sung mục lục phân loại, lấy mục
lục phân loại làm công cụ tra cứu chính và đồng thời ngừng xây dựng, bổ sung
thêm mục lục chữ cái. Tuy nhiên tủ mục lục chữ cái vẫn đƣợc Thƣ viện giữ lại
nhằm dành cho những đối tƣợng dùng tin có yêu cầu.
 Mục lục phân loại
Để đảm bảo việc tra cứu của ngƣời dùng tin không bị gián đoạn do việc
chuyển đổi sử dụng khung phân loại, bên cạnh mục lục chữ cái Thƣ viện còn
tiến hành xây dựng và bổ sung các phích mục lục phân loại. Có thể hiểu mục
lục phân loại là mục lục Thƣ viện mà trong đó các phích mô tả thƣ mục đƣợc
xếp theo môn ngành tri thức, các bộ môn khoa học. Hệ thống mục lục phân
loại giúp ngƣời dùng tin tra tìm tài liệu mình cần theo một đề tài, một ngành