Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài
liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng Lê Thanh Hùng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Luận văn Thạc sĩ ngành: Lưu trữ học; Mã số: 60 32 24
Người hướng dẫn: PGS.TS. Đào Xuân Chúc
Năm bảo vệ: 2014 Keywords. Lưu trữ học; Tài liệu lưu trữ; Lưu trữ lịch sử

Content
1. Mục đích, lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn
thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa
khác được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ [4, 6]
Tại khoản 3, điều 2, Luật số 01/2011/QH13 quy định:“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá
trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [20]
Thực tiễn đã chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin
quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới. Chúng được sử
dụng như một công cụ để xây dựng và củng cố chế độ chính trị; là nguồn lực quan trọng để phát
triển kinh tế xã hội; góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc; là “Nguyên
liệu” không thể thiếu, trong việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cho các luận cứ và kết luận
của các công trình khoa học.Trong hoạt động hàng ngày, tài liệu lưu trữ ghi lại hầu hết các hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin giúp cơ quan xây

dụng hợp lý, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng rộng rãi của mọi tầng lớp trong xã hội.
Tại kỳ họp thứ 10, ngày 06 tháng 11 năm 1996, Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội chủ
nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết về việc điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong
đó có tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng. Từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng chính thức trở thành
thành phố trực thuộc Trung ương. Sau khi tách tỉnh, hệ thống các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam
Đà Nẵng lần lượt được thành lập và đi vào hoạt động. Tài liệu do các cơ quan này sản sinh ra
được lập thành các phông lưu trữ riêng. Tài liệu các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ
năm 1996 trở về trước lập thành các phông lưu trữ riêng do các cơ quan thuộc thành phố Đà
Nẵng quản lý.
Trước yêu cầu của tình hình mới, UBND lâm thời thành phố đã quyết định thành lập các
cơ quan chuyên môn trực thuộc để quản lý nhà nước trên các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm
vụ của UBND. Đây cũng là cơ sở hình thành các phông lưu trữ của các cơ quan thuộc thành phố
Đà Nẵng. Sau 15 năm kể từ ngày trở thành thành phố trực thuộc Trung ương, cùng với sự phát
triển của thành phố là sự gia tăng không ngừng của tài liệu lưu trữ, trong đó phải kể đến khối tài
liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố.
Đây là khối tài liệu có giá trị cao, phản ánh hầu hết các lĩnh vực hoạt động của địa phương.
Tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013, Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng
(trong luận văn này, chúng tôi gọi là Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng) đang là đơn vị sự
nghiệp thuộc Văn phòng UBND thành phố. Do nhiều nguyên nhân khác nhau về cơ sở vật chất,
nguồn nhân lực…nên trong những năm qua thành phố Đà Nẵng chưa thành lập Chi cục Văn thư
Lưu trữ theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 24/8/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đang
bảo quản một khối lượng tài liệu tương đối lớn, có giá trị về nhiều mặt, trong đó có khối tài liệu
của các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ 1975 đến 1996 và tài liệu của các cơ quan
thuộc thành phố Đà Nẵng từ 1997 đến nay.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, công tác lưu trữ của thành
phố đã có những bước tiến đáng kể, đáp ứng một phần nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ quá
trình xây dựng và phát triển. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức khoa
học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như: Công

quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; khái quát hệ thống cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý
của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu.
- Đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu và đề xuất các giải pháp góp phần nâng
cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
4. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu trong phạm vi sau:
- Nguồn, thành phần, nội dung, ý nghĩa của khối tài liệu hành chính đang bảo quản tại
Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, đề tài không đề cập đến các loại hình tài liệu khác.
- Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và tình hình thực tế của hoạt động tổ chức khoa học tài liệu
như phân loại, xác định giá trị và tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ.
- Các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu như: Giải pháp về tổ chức - cán bộ; về xây dựng
ban hành văn bản; về cơ sở vật chất, tài chính; giải pháp thu thập bổ sung tài liệu và giải pháp
nâng cao các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu như phân loại, xác định giá trị tài liệu
và xây dựng cong cụ tra cứu khoa học tài liệu.
5. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu các đối tượng sau đây:
- Các quy định của các cơ quan nhà nước Trung ương và địa phương về tổ chức khoa học
tài liệu.
- Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
- Các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khoa học tài liệu là một công việc hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ nói
chung và các kho lưu trữ nói riêng, nên trong thời gian qua đã có nhiều công trình, đề tài nghiên
cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các khoá luận tốt nghiệp, các bài viết nghiên cứu,
trao đổi về vấn đề này, trong đó phải kể đến các công trình sau:
Thứ nhất, là các giáo trình, bài giảng như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tập
thể tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm,
Thứ hai, là các luận văn thạc sĩ về tổ chức khoa học tài liệu, như “Tổ chức khoa học tài
liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” của tác giả Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức
khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Thực trạng và giải pháp” của tác giả

tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đây là nơi bảo quản nhiều phông lưu trữ được hình thành từ nhiều
nguồn khác nhau và nhiều loại hình tài liệu khác nhau.
7. Nguồn tài liệu tham khảo
Để hoàn thành luận văn văn này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau:
Một là, các giáo trình, bài giảng, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như Lý
luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương
Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; các tập bài giảng chuyên đề về công tác thu thập, bổ sung tài
liệu, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu; các tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, Lưu trữ tài liệu Nghe – Nhìn của
Khoa Lưu trữ học – trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội.
Hai là, các tài liệu về tổ chức bộ máy nhà nước như Hiến pháp, Luật tổ chức HĐND,
UBND; Lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam; văn bản quy định việc tổ chức các cơ quan
chuyên môn cấp tỉnh.
Ba là, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ của
các Bộ, ngành Trung ương nói chung; văn bản của UBND, các Sở, Ban ngành thuộc thành phố
Đà Nẵng.
Bốn là, các công trình nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, các bài viết, bài nghiên
cứu có liên quan đăng trên các tạp chí, các kỷ yếu hội thảo khoa học cấp ngành.
Năm là, mục lục hồ sơ các phông lưu trữ, Báo cáo tổng kết công tác Văn thư Lưu trữ của
thành phố Đà Nẵng năm 2013.
8. Phương pháp nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ
nghĩa duy vật lịch sử. Phương pháp này được vận dụng trong suốt quá trình nghiên cứu để làm
sáng tỏ bản chất và tìm ra mối liên hệ phổ biến của vấn đề được đề cập.
- Phương pháp sử liệu học, được vận dụng để nghiên cứu quá trình hình thành và phát
triển của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng cũng như nguồn gốc, xuất xứ của các loại tài
liệu.
- Phương pháp phân tích, được vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng của vấn đề,
nguyên nhân của những tồn tại hạn chế, sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu.

Nẵng
Trong chương này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu
quả tổ chức khoa học tài liệu tại tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn trình bày một số phụ
lục gồm các văn bản quy định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ
thành phố Đà Nẵng; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ các cơ quan quản lý lưu trữ
thành phố; một số bảng biểu thống kê tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân lực và một số
hình ảnh về công tác tổ chức tài liệu tại Trung tâm.
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện đề tài này, tác giả gặp một số khó khăn trong việc
khảo sát, thu thập thông tin, tư liệu. Mặt khác do trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế, nên
chắc chắn sẽ không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được sự quan
tâm giúp đỡ, góp ý của các thầy, cô, các nhà nghiên cứu và bạn bè đồng nghiệp để luận văn được
hoàn thiện hơn. Chúng tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo trường Đại học Khoa
học Xã hội Nhân văn Hà Nội, lãnh đạo khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, tập thể lãnh
đạo, viên chức Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, các bạn bè đồng nghiệp và đặc biệt xin
chân thành cảm ơn sự giúp đỡ vô cùng quý báu của PGS, TS Đào Xuân Chúc, người đã tận tình
hướng dẫn tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn khoa học này./ References
[1] Biên bản kiểm kê tài liệu kho lưu trữ thành phố năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ
thành phố Đà Nẵng, tập lưu văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2013.
[2] Báo cáo Thống kê cơ sở công tác lưu trữ năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ thành phố
Đà Nẵng, tập lưu văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2013.
[3] Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước, V/v Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp, tư
liệu website: luutruvn.gov.vn
[4] Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: 1990,
Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
[5] Đào Xuân Chúc: 2006, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc

website: www.chinhphu.vn
[18] Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân. 2004, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn
[19] Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. 2008, Quốc hội, tư liệu website:
www.chinhphu.vn
[20] Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13. 2011, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn
[21] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng. 1997, tư liệu Trung tâm
Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
[22] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng.1998, tư liệu Trung tâm Lưu
trữ thành phố Đà Nẵng
[23] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng. 1999, tư liệu Trung tâm
Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
[24] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ sở Công nghiệp thành phố Đà Nẵng.1997, tư liệu Trung
tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
[25] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ sở Công nghiệp thành phố Đà Nẵng.1998, tư liệu Trung
tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng
[26] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ Ban Chỉ huy Lực lượng Thanh niên xung kích thành
phố Đà Nẵng. 2001-2009, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.
[27] Trịnh Thị Năm, Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.
[28] Nghị quyết của Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 10, ngày 6 tháng 11 năm 1996 về việc
chia và điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, tư liệu website: thuvienphapluat.vn
[29] Nghị định số 102/2005/NĐ-CP, ngày 05 tháng 8 năm 2005 của Chính phủ thành lập
quận Cẩm Lệ thuộc thành phố Đà Nẵng và huyện Hoà Vang, liệu website: thuvienphapluat.vn
[30] Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ
chức các quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tư
liệu website: www.chinhphu.vn
[31] Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định
chi tiết việc thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, tư liệu website: www.chinhphu.vn

thực trạng và giải pháp. 870, VL04, tư liệu Trung tâm Nghiên cứu khoa học, Cục Văn thư Lưu
trữ nhà nước.
[42] Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương: (2005) tập bài
giảng Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ. Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại
học Quốc gia Hà Nội
[43] Vương Đình Quyền: Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt
Nam. Đề tài 84.98.178, Cục Lưu trữ nhà nước.
[44] Nguyễn Văn Thâm: 2011, Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch
sử và quản lý hành chính, NXB Chính trị Hành chính
[45] Thông đạt số 01/C, ngày 03 tháng năm 1946 của Chủ tịch Hồ Chí Minh, tư liệu
website: luutruvn.gov.vn
[46] Thông tư số 46/2005/TT-BNV, ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại,
chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước, tư liệu website: luutruvn.gov.vn
[47] Thông tư số 04/2006/TT-BNV, ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn
xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, tư liệu
website: luutruvn.gov.vn
[48] Thông tư số 09/2007/TT-BNV, ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, tư liệu website: luutruvn.gov.vn
[49] Thông tư số 02/2010/TT-BNV, ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, tư liệu website:
luutruvn.gov.vn
[50] Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, tư liệu website: luutruvn.gov.vn
[51] Thông tư số 13/2011/TT-BNV, ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của UBND tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương, tư liệu website: luutruvn.gov.vn
[52] Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ Hướng