QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng
vào mọi ngành , mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan
trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin
học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông
tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng
những yêu cầu đặt ra.
Hoà cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của
đất nước.Hàng năm các trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển
sinh đại học để đào tạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước.
Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký
tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại học chỉ đơn
thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằng
máy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy
tính chủ yếu trên Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc
có đánh máy thì lại phải đánh lại danh sách thí sinh theo nội dung báo
cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu qủa cao chưa đồng bộ.
Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tương lai hệ
thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học,
đồng thời việc cập nhật những thay đổi hay tìm kiếm thông tin với
những công việc trước đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ
cần làm trong thời gian ngắn .
1
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
II. KHẢO SÁT
Sau khi nhận được bài tâp lớn , chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát

Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
o Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian.
o Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc
quản lý điều hành .
o Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất.
o Không mang tính thời đại
2. Mục tiêu của hệ thống mới
- Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác.
- Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn
theo yêu cầu quản lý.
- Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận
tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên thực tế hiện nay
hầu hết các trường đại học là những nơi trực tiếp quản lý hồ sơ
dăng ký của các thí sinh chưa trang bị máy vi tính.
III.XÁC LẬP DỰ ÁN
1.Dự trù trang thiết bị
- Phần mềm sẽ được viết bằng Visual Basic 6.0, dùng hệ quản trị cơ sở
dữ liệu SQL server 2000.
- Cần một hệ thống máy tính như sau:
+ Hệ điều hành: Window 98 trở lên.
+ Cấu hình máy không cần cao lắm (Ram 256Mb, ổ cứng 40GB).
3
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
2. Lập kế hoạch:
STT Tên công việc Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
1 Phân tích 21/2/2008 6/3/2008
2 Thiết kế 7/3/2008 13/3/2008

dự thi
Địa Điểm
Khu vực ưu
tiên
Ngành
Đơn vị ĐKDT
Đối tượng ưu
tiên
Phòng Đào
Tạo
DS thí sinh
theo ngành thi
DS thí sinh
theo ĐTUT
DS thí sinh
theo KVUT
5
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
V: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU:
1. Sơ đồ ngữ cảnh:
2. Mức đỉnh:
Cán
Bộ
Quản
Lý
Hồ sơ thí sinh
Quản lý danh mục
Quản lý hồ sơ

Cập
nhật
Ngành
Cập
nhật
Tỉnh
thành
Cập
nhật Tôn
giáo
Cập nhật
Khu vực
Cập nhật
Đối tượng
ưu tiên
Cán Bộ Quản Lý
Cán Bộ Quản Lý
DL dân tộc DL Tỉnh
Thành
Nhập/sửa
Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa
DL Tôn Giáo DL KV
DL Ngành
DL Khoa DL ĐTƯT
Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa
7
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
-Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Hồ Sơ:

thí sinh
Xếp Phòng
DL Hồ sơ
DL Hồ sơ
DL Hồ sơ
DL Hồ sơ
DL Xếp phòng
DL Xếp phòng
Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo
9
Cán Bộ Quản Lý
DS thí sinh
theo ngành
dự thi
DS thí sinh
theo KVƯT
DS tổng số
phòng thi
Thống kê báo cáo
Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo
Thống kê báo cáo
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
VI/PHÂN TÍCH DỮ LIỆU ĐẦU VÀO/ĐẦU RA(CỦA CÁC
CHỨC NĂNG):
1, Chức năng quản lý danh mục :
-Mục tiêu:
Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ thêm, sửa, xóa các thông tin
:dân tộc, tôn giáo, khu vực ưu tiên, đối tượng ưu tiên, ngành, đơn vị

1,Số phiếu:(Thí sinh không ghi mục này.Khi thu phiếu
trước khi đánh số phiếu,các đơn vị cần đọc kỹ hướng dẫn của Bộ )
2,Trường đăng ký dự thi:
Tên trường:……………………….

Ký hiệu trường khối thi mã ngành
3,Họ, chữ đệm và tên của thí sinh:
……………………………………………….. Giới(nữ ghi 1,nam ghi 0)
4,Ngày tháng và 2 số cuối của năm sinh:
(Nếu ngày và tháng sinh nhỏ hơn 10 thì
Ghi số 0 vào đầu ô)
Ngày tháng năm
5,Nơi sinh(Ghi rõ xã, phường, huyện,quận, tỉnh, thành phố):……………………………
6,Dân tộc(Ghi bằng chữ):……………………………………………………………………
7,Thuộc khu vực nào thì khoanh tròn vào ký hiệu của đối tượng
đó:01,02,03,04,05,06
07.Sau đó ghi ký hiệu vào 2 ô.Nếu không thuộc diện ưu tiên thì để trống
8,Hộ khẩu thường trú :………………………………….
………………………………………………………..
Mã tỉnh Mã huyện
9,Nơi học THPT hoặc tương đương
Năm lớp 10:…………………………..
Năm lớp 11:…………………………..
Năm lớp 12:…………………………..
Mã tỉnh Mã trường
10,Thuộc khu vực nào thì khoanh tròn vào ký hiệu khu vực đó(KV1,KV2-
NT,KV2,KV3)
11,Nơi nộp hồ sơ đăng ký dự thi:……………………… Mã đơn vị ĐKDT
12,Giấy chứng minh số:
(Ghi mỗi số 1 ô)

trường vào 3 ô tiếp theo (mã trường ghi theo quy định của Sở
GD-ĐT, nếu mã trường có 1chữ số thì 2 ô đầu tiên của 3 ô mã
trường ghi số 0, mã trường có 2 chữ số thì ô đầu tiên của 3 ô mã
trường ghi số 0 ).
Mục 10: Trong 3 năm học THPT hoặc tương đương, học ở đâu lâu
hơn hưởng ưu tiên khu vực ở đó. Nếu mỗi năm học 1 trường hoặc
nửa thời gian học ở trường này, nửa thời gian học ở trường kia thì
tốt nghiệp ở đâu thì ưu tiên khu vực ở đó.
Mục 11:Thí sinh cần ghi theo hướng dẫn của nơi thu nhận hồ sơ. Học
sinh đang học lớp 12 THPT tại trường nào thì nộp hồ sơ ĐKDT
tại trường đó .Các đối tượng khác nộp hồ sơ ĐKDT tại các điểm
do sở GD&ĐT quy định.
Mục 12 : Ghi như hướng dẫn trên phiếu ĐKDT
Mục 13 : Thí sinh phải ghi rõ họ tên người nhận , địa chỉ chi tiết của
người nhận : xóm (số nhà), thôn (đường phố,ngõ ngách), xã
(phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố), hoặc số điện thoại (nếu
có)
-Đầu ra:
12
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
Lưu các thông tin trên giao diện mà người sử đã nhập vào 1 nguồn dữ
liệu biểu diễn hồ sơ dự thi
3. Chức năng xếp phòng:
-Mục tiêu:
Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ từ hồ sơ của thí sinh người sử
dụng cập nhật tên thí sinh và sắp xếp theo thứ tự để đưa vào phòng thi
-Đầu vào:
Từ hồ sơ thí sinh người sử dụng cập nhật tên và ngày sinh của thí sắp

-Mục tiêu:
Quản lý tổng số thí sinh dự thi của trường theo từng ngành, theo đối
tượng ưu tiên, khu vực ưu tiên, địa điểm dự thi, tổng số phòng thi
-Đầu vào:
Hồ sơ thí sinh mà người sử dụng lưu trong cơ sở dữ liệu.
-Đầu ra:
Chức năng này đưa ra tổng số thí sinh dự thi, in các báo cáo
VI/:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU:
1, Các kiểu thực thể:
1.1, Quê Quán (Mã quê quán,Tên quê quán,Ghi chú)
1.2, Dân tộc (Mã dân tộc,Tên dân tộc,Ghi chú)
1.3, Khu vực ưu tiên (Mã khu vực ưu tiên ,Tên khu vực ưu tiên,Ghi
chú)
1.4, Đối tượng ưu tiên (Mã đối tượng ưu tiên,Tên đối tượng ưu
tiên,Ghi chú)
1.5, Ngành dự thi (Mã ngành dự thi,Tên ngành dự thi,Ghi chú)
1.6,Hộ khẩu thường trú (Mã hộ khẩu thường ,Tên hộ khẩu thường
trú,ngày cấp,Ghi chú )
14
Bộ Giao Thông Vận Tải Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam
Trường ĐH Hàng Hải VN Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
GIẤY BÁO DỰ THI
Họ và tên thí sinh:………………………….SBD:…Phòng thi:
Ngày sinh:…………………………………..
Hộ khẩu thường trú:……………………….
Nhà trường xin thông báo cho thí sinh đúng 7h 30 phút ngày … tháng …
năm…đến tại địa điểm… để làm thủ tục dự thi. Đề nghị thí sinh đến đúng
giờ.
HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH TRƯỜNG ĐHHH
Ký tên: