Lời nói đầu
Trong thế kỷ 21, chúng ta đang sống và làm việc trong nền khoa học công
nghệ tiên tiến, hiện đại với các thành tựu thần kỳ cùng xu thế toàn cầu hoá kinh tế.
Xu thế này tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn
hoá, xã hội của mỗi quốc gia.
Cùng với sự "bủng nổ thông tin" của thế kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng
cha từng thấy về thông tin trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế từ Chính phủ
(cấp trung ơng và cấp địa phơng) đến lĩnh vực t nhân.
Thông tin luôn đóng một vài trò đặc biệt quan trọng đến sự phát triển của
đất nớc.
Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin luôn gắn liền với công tác văn
phòng vì văn phòng đợc coi nh "cổng gác thông tin" của cơ quan.
Nh vậy, vấn đề đặt ra để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
tốt nhất trong điều kiện hiện nay là các cơ quan, đơn vị vừa phải tăng cờng đầu t
trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thờng xuyên bồi dỡng kiến thức
chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng.
Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) cũng nh vốn kiến thức đã tích luỹ đợc ở nhà tr-
ờng, em đã chọn đề tài " Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin
ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội". Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu đề
tài này, em đa ra những giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội.
Đề tài của em đợc chia ra ba chơng chính, bao gồm:
Ch ơng I . Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt
động văn phòng
Ch ơng II . Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NHNo & PTNT
Hà Nội
1
Ch ơng III . Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong văn
phòng NHNo & PTNT Hà Nội.
- Các yếu tố môi trờng tài nguyên. Nó đợc coi nh các nguồn vô hạn của một
số " Tệp dữ liệu" mà đơn vị cần bảo quản. Nguồn dữ liệu đó sẽ mô tả đầy đủ về
các yếu tố môi trờng, tài nguyên, để trên cơ sở đó mà cơ quan, đơn vị nghiên cứu
lựa chọn những dữ liệu nào? sự phong phú, đa dạng của môi trờng không phải là
lộn xộn, thiếu trật tự trong nguồn dữ liệu mà nó đợc xếp đặt tuân theo những quy
luật nhất định.
-Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị sẽ có những bộ phận chuyên thu
thập thông tin theo các dữ liệu khác nhau bao gồm thông tin của môi trờng và
thông tin phản hồi.
- Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin đợc cung cấp không phải đã đáp ứng
yêu cầu sử dụng ngay mà còn phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có những
3
Quá trình
chuyển đổi
Thông tin vào
Thông tin ra
Thông tin phản hồi
Thông tin vào
Thông tin ra
thông tin hữu ích. Những hoạt động đó đợc tập hợp thành hệ thống đồng bộ gọi là
hệ thống xử lý thông tin.
- Hệ thống lu trữ: Thông tin thu thập đợc có thể sử dụng không hết ngay
hoặc chỉ sử dụng một lần, vì thế ngời ta cần cất dữ để sử dụng lâu dài hoặc cho
yêu cầu khác. Đồng thời kết quả chế biến thông tin cần đợc lu trữ để kiểm chứng
khả năng xử lý thông tin và những quyết định của lãnh đạo đề ra để duy trì các
hoạt động của cơ quan.
- Hệ thống truyền tin: Những thông tin thu thập hay chuyển đi đều cần đến
các phơng tiện truyền dẫn. Hệ thống truyền tin của đơn vị có thể hiện đại hay thủ
công, hữu hình hoặc vô hình là tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu cung cấp thông
tin và trình độ phát triển trang thiết bị kỹ thuật của đơn vị ở từng thời kỳ.
- Thông tin tra cứu: là những thông tin đa đến cho ngời tiếp nhận những nội
dung có tính quy ớc, những căn cứ, kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành.
- Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự
xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó, để họ chủ động đề xuất các biện
pháp ứng xử hiệu quả nhất. Loại thông tin này cũng mang tính không ổn định,
không thống nhất.
3.3. Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động
Theo cách này thông tin đợc chia thành:
- Thông tin kinh tế: là thông tin phản ánh quá trình hoạt động kinh tế trong và
ngoài nớc. Cũng có thể chia nhỏ hơn thành thông tin kinh tế trong các nghành hoạt
động: nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại, du lịch...
- Thông tin chính trị- xã hội: là thông tin phản ánh hoạt động về tình hình
chính trị xã hội trong nớc và trên thế giới. Những thông tin này có thể là tình hình
từng ngày hoặc thông tin từ tổng kết 1 quá trình, 1 sự kiện, 1 giai đoạn hoạt động.
Ngoài ra còn có: - Thông tin về an ninh quốc phòng.
- Thông tin về môi trờng
- Thông tin về quan hệ quốc tế.
5
Mỗi loại thông tin đợc gắn liền với đặc trng của từng lĩnh vực mà mỗi lĩnh
vực lại tuân theo những quy luật vận hành khác nhau, cho nên các loại thông tin
trên sẽ đợc sử dụng cho từng mục tiêu hoạt động của đơn vị.
Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin của các chủ thể mà mỗi loại
thông tin trên lại đợc phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ.
3.4. Phân loại thông tin theo thời gian
- Thông tin quá khứ: là loại thông tin phản ánh các sự kiện đã xảy ra và đợc
dùng làm cơ sở để xây dựng kế hoạch cho hiện tại và tơng lai, đồng thời làm căn
cứ để đánh giá tình hình phát triển của một thực thể.
- Thông tin hiện tại: là loại thông tin phản ánh quá trình và kết quả hoạt
động của một thực thể tại thời điểm cung cấp thông tin. Thông tin này đợc dùng
để phản ánh khả năng hoạt động thực tế của một tổ chức hay số lợng, chất lợng
hoạt động của đơn vị. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không
chính xác và từ đó sẽ có kết quả vội vàng gây hậu quả xấu đến hoạt động của tổ
chức
+Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng đối với các nhà quản lý
thì phải đảm bảo đủ về lợng. Thông tin đầy đủ là phải mô tả đợc một cách trọn vẹn
sự kiện , quá trình yếu tố nào đó. Nếu thiếu 1 trong các loại thông tin trên sẽ làm
cho ngời sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ về đối tợng nghiên cứu, dẫn đến
những hành vi ứng xử sai lệch.
+ Tính hệ thống: không chỉ cần đủ về lợng mà thông tin còn phải đợc xắp
đặt theo hệ thống logic mới phản ánh đợc đầy đủ đối tợng nghiên cứu. Cung cấp
thông tin có hệ thống còn giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí
tìm kiếm thông tin
+ Tính kịp thời: trong thời đại bùng nổ thông tin thì yêu cầu về tính kịp thời
của thông tin ngày càng trở nên bức xức . Có đợc thông tin kịp thời sẽ quyết định
thắng lợi của đơn vị lên đến trên 50%.
+ Tính đơn giản, dễ hiểu: nếu thông tin đợc cung cấp mà phức tạp sẽ dẫn
đến tình trạng hiểu sai , làm sai. Từ lý do đó nên thông tin chuyển đến ngời sử
dụng phải rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ xen, dễ nhớ.
7
+ Tiết kiệm thông tin: thông tin đợc khai thac từ các dữ liệu khác nhau với
các trữ lợng khác nhau, nên ngời khai thác phải biết khai thác đến mức nào là đủ
cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn thông tin . Việc khai thác đủ thông
tin theo yêu cầu vừa tránh đợc những tốn kếm về thời gian, chi phí lại vừa đẩm bảo
đợc tính kịp thời, tính khoa học. Thông tin khai thác đủ với yêu cầu sử dụng còn
tránh đợc rối loạn gây nhiễu thông tin
4.2. Nhiệm vụ công tác thông tin của văn phòng:
- Thờng xuyên và kịp thời nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch nhà nớc,
tình hình chấp hành các nghị địng của Đảng, của các văn bản quy phạm pháp luật
của nhà nớc, tình hình hoạt động của các cơ quan có liên quan trong dịa bàn.
- Tổ chức công tác thông tin và giúp lãnh đạo xử lý thông tin
kiến giải quyết, hoặc cao hơn nữa là làm những căn cứ, định hớng để ngời lãnh
đạo quản lý ban hành các văn bản quản lý hoạt động của tổ chức. Đó chính là tiền
đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị, thông tin trong quản lý điều
hành.
- Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải đợc phổ biến nhanh chóng,
kịp thời đến đúng đối tợng bằng các hình thức thích hợp nh truyền đạt các hội
nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với cơ sở, phổ biến qua các nguồn tin đại
chúng, báo đài...
- Bảo quản lu trữ thông tin : Mục đích của quy trình này là kéo dài thời gian
sử dụng các nguồn tin không chỉ để phục vụ cho các nhà quản lý ra quyết định mà
còn cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác mà cũng không
chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy, tài liệu thông tin phải đợc bảo quản, lu trữ cẩn
thận theo các phơng pháp khoa học khác nhau nh: lu trữ các dữ kiện đó vào máy
tính, vào phim ảnh hoặc sắp xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá, tủ để khi cần là có
thể tìm đợc ngay.
Qua những lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động của
văn phòng, chúng ta thấy đợc sự đóng góp trực tiếp của thông tin là khó có thể đo
lờng hết cả về kinh tế lẫn xã hội. Một nguyên lý có thể nhận thấy rằng hiện nay
những khối lợng thông tin khổng lồ rất cần để vận hành bộ máy quản lý và nền
9
kinh tế. Vơi sự ra tăng các yêu cầu thông tin và những quyết định trong việc thu
nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin đã làm cho văn phòng ngày càng có một vị
trí quan trọng hơn trong nền kinh tế.
Văn phòng luôn phải gắn liền với hoạt động thông tin vì văn phòng đợc coi
nh " Cổng gác thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đ-
ợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận ( bên
ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển
tải hay lu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự
thành bại trong những hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những
quy định, nghiêm ngặt về văn th - lu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát
1
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
II. Cơ cấu tổ chức
Qua 15 năm hoạt động, cùng với sự phát triển liên tục, Ngân hàng luôn chú
ý đầu t thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hiện có, trẻ hoá đội ngũ
cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên (CBCNV), mở rộng
các phòng ban; Hiện tại NHNo & PHNT Hà Nội đang hoạt động với 8 phòng ban
có 165 CBCNV dới sự chỉ đạo và quản lý của một Giám đốc, 2 phó Giám đốc.
Sơ đồ tổ chức quản lý NHNo & PTNT Hà Nội
Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội là chi nhánh cấp 1. Với sự phát triển
không ngừng, đến nay ngân hàng đã thiết lập đợc 10 chi nhánh trực thuộc, 25
phòng giao dịch và 10 quỹ tiết kiệm đặt tại các quận các chi nhánh trực thuộc
NHNo & PTNT Hà Nội.
Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng
kế
toán
Phòng
kiểm
soát
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kế
hoạch
Phòng
hành
chính
III. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
1. Giám đốc
- Giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội do chủ tịch Hội đồng quản trị
NHNo Việt Nam bổ nhiệm, là ngời trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Ngân
hàng.
- Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ và đào tạo
- Ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản và các hợp đồng
khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định.
- Phân công cho phó Giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài ngành có
liên quan trực tiếp đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn và uỷ
quyền cho Phó Giám đóc bằng văn bản khi vắng mặt.
2. Phó giám đốc
- Do Tổng Giám đốc của NHNo Việt Nam quyết định bổ nhiệm
- Thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc vắng mặt.
- Chỉ đạo, điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách và
chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các quyết định của mình.
- Bàn bạc và tham mu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh ngân hàng
theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ một thủ trởng.
3
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
3. Nhiệm vụ các phòng ban
3.1. Phòng kế toán.
- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy
định của Ngân hàng nhà nớc và NHNo Việt Nam.
- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài
chính, quỹ tiền lơng đối với chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn trình NHNo
cấp trên phê duyệt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.2. Phòng kiểm soát
- Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội và các
- Đồng tài trợ xuất nhập khẩu
- Thanh toán tiền điện ( chuyển tiền điện)
- Thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT
3.6. Phòng tổ chức cán bộ - Đào tạo
- Xây dựng quy định, lề lối làm việc trong đơn vị mà mối quan hệ với tổ
chức Đảng, công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề cử cán bộ, nhân viên đi công tác,
học tập trong và ngoài nớc.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ
nghỉ hu, nghỉ chế độ theo quy định của nhà nớc, của ngành ngân hàng.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thởng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.7. Phòng vi tính
- Tổng hợp, thống kê và lu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của
ngân hàng.
- Quản lý, bảo dỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.8. Phòng Hành chính
- Xây dựng chơng trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh
5
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Xây dựng và triển khai chơng trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi
nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc tại chi nhánh
- Thực hiện công tác hành chính, văn th, bảo vệ, y tế... của NHNo & PTNT
Hà Nội.
- Thực hiện xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động
của cơ quan.
- Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc Giám đốc giao.
Hà Nội đã giải ngân cho gần 700 hộ nghèo vay 2.100 triệu đồng tạo thêm đợc
công ăn việc làm, tăng thu nhập, trả nợ Ngân hàng sòng phẳng, đến cuối năm còn
835 hộ có d nợ vay ngân hàng 2.300 triệu đồng. NHNo & PTNT đã góp phần cùng
các cấp, các ngành của Hà Nội thực hiện chơng trình 03 của thành uỷ Hà Nội về
xoá đói giảm nghèo.
- Chất lợng tín dụng nợ quá hạn chiếm 2,85% d nợ, đó là nợ tồn đọng của
một số doanh nghiệp nhà nớc đợc giãn nợ từ nhiều năm dồn lại. Song nhờ chất l-
ợng tín dụng từ năm 2000 đến nay đã từng bớc đợc nâng lên rõ rệt.
Năm 2000 2001 2002
Nguồn vốn 3345 4257 6152
D nợ 1295 1572 2003
Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh
* Hoạt động kinh doanh đối ngoại
Năm 2002 NHNo & PTNT Hà Nội tiếp tục mở rộng nghiệp vụ thanh toán
quốc tế, đến nay Ngân hàng đã có quan hệ đại lý và thanh toán với 600 ngân hàng
và chi nhánh ngân hàng nóc ngoài, phát triển nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ, nhân dân
tệ và tổ chức thanh toán biên mậu nhằm đảm bảo thuận lợi cho khách hàng có
quan hệ mua bán với Trung Quốc.
- Về xuất khẩu: Gửi chứng từ đòi tiền đến 74 món, trị giá 1,8 triệu USD, thu
tiền 65 món trị giá 1,5 triệu USD.
7
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Về nhập khẩu: mở 877 L/C trị giá 100,9 triệu USD, thanh toán L/C 992
món, trị giá 92,4 triệu USD, nhờ thu 311 món, trị giá 4,5 triệu USD, thanh toán
1.202 món trị giá 36,7 triệu USD. Thu dịch vụ phí 191 triệu USD.
* Về tài chính thanh toán và ngân quỹ
- Về công tác thanh toán; trong năm 2002 đã chuyển tiền điện tử 24.476
món với 12.137 tỷ đồng tăng 2,3 lần số món thanh toán so với năm 2001.
- Về kết quả tài chính: Chênh lệch thu chi tăng 120%, trích rủi ro tăng 25%
tế. Tập trung xử lý nợ tồn đọng và kiến nghị các cấp, các ngành xử lý đối với
những doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả.
- Thực hiện khoán tài chính và tiền lơng triệt để đến các ngân hàng, từng
phòng ban và tiến tới từng ngời lao động, gắn quyền lợi vật chất và trách nhiệm
của từng ngời trong kinh doanh.
- Tăng cờng kiểm tra, kiểm soát, xử lý nghiêm túc những cán bộ thiếu tinh
thần trách nhiệm hoặc hiệu quả kinh doanh thấp.
- Đào tạo tại chỗ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ mà trớc hết là cán bộ
lãnh đạo các phòng ban,các ngân hàng Quận, các phòng giao dịch... coi đây là tiêu
chuẩn quan trọng để thi nâng bậc lơng hoặc chuyển ngạch lơng viên chức.
B. Tổ chức hoạt động thông tin của văn phòng NHNo & PTNT
Hà Nội
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những
mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng
cũng có những chức năng tồn tại độc lập tơng đối nh các tổ chức, đơn vị khác cả
về phơng diện tự nhiên và phơng diện xã hội. Bên cạnh đó, văn phòng bao gồm
những hoạt động nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Văn phòng dù
là "văn phòng đầy đủ" hay " Văn phòng không đầy đủ" cũng luôn thực hiện đầy
đủ 3 chức năng là chức năng tham mu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu cần.
Với sự đóng góp không nhỏ của phòng hành chính vào những thành công của
ngân hàng đã chứng minh cho lãnh đạo cơ quan thấy đợc tầm quan trọng của bộ
phận văn phòng trong quá trình hoạt động của cơ quan
9
Copyright: Tài liệu đại học ©