Chương IV
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(
Theo hướng dẫn tại Công văn số:425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý

văn bản đi, văn bản đến).
Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên
một phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành,
quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác
dụng thì vấn đề tổ chức quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan
trọng không thể xem nh
ẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành
của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin
ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không.

I- Khái niệm và nguyên tắc chung.

1.

Khái niệm văn bản đến.

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển
qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến
bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân
mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện... được gọi chung là
vă


Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành
04 nhóm sau:

-

Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,

-

Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,

-

Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,

- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để
gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.

2.

Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến.

- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo
nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.

Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể
thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận
được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại,

phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan (Điều
13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo nhiệm vụ được
giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể
cả văn bản gửi theo đường b
ưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp
trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ). Ngoài những
văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ
quan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố...
của cá nhân hoặc tập thể khác.

Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì,
nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)…

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản
có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm
quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản
với người giao văn bản.

Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận
phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để
theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra
(nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa ch
ỉ
gửi...).

Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản …
Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Theo hướng dẫn tại Thông tư số:
12/2002/TT-BCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn
bản mật được tiến hành như sau:

Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu
“Chỉ người có tên mớ
i
được bóc bì”
thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển
ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển
ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.

Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:

+ Những bì văn bản có dấu “
KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”
phải
được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.

+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của
bưu điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá
xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu
khi cần thiết.

1.3. Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến.

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn


Kích thước: dài 50 mm; rộng 30 mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:
……………….

ĐẾN
Ngày:
……………

……………

Chuyển:
……………………..
Hướng dẫn cách ghi:

a. Số đến:
Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên
tục, bắt đầu từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm.

b. Ngày đến:
Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận
ngày nào phải ghi ngày ấy.

Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “
THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”,
Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến.

Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một
năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn
bản mật).

* Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến
trong một năm, nên lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương.

* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác,

* Sổ đăng ký văn bản mật đến.Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến
một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm c
ơ
quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại,
tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư
không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với