Chương V

LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

A. LẬP HỒ SƠ.

I. Khái niệm về hồ sơ.

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do
cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi
tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng
trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu
khác.

Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác
hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như
sau:Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về mộ
t
sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết s
ự
việc, vấn đề đó.

Ví dụ:

Hồ sơ về một vụ án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất,

hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội ...


(Các văn bản trong hồ sơ trên đều được ban hành trong năm 1994).

Hồ sơ là một khái niệm về phân loại, dùng để phân loại các văn bản
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc các phông lưu trữ
theo các vấn đề, sự việc ...

Từ khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ như
sau:

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưn
g
khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một
phương pháp khoa học.

Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được
thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết
đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các
văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ.

Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biến
trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư
cơ quan làm chưa tốt.

II. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.

Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các
văn bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn
thư cơ quan lập.


Công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã
bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán
bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch
sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ đượ
c lập ở
văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý
và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp
trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó mà nâng cao
được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ.

Theo quy định, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm
công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách
nhiệm giải quyết của người nào thì trong qúa trình giải quyết, người đó phải
lập hồ sơ.

III. Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ.1. Nội dung của lập hồ sơ.Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ
như sau:

- Mở hồ sơ;

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.


phòng chống và thiệt hại do cơn bão số 3 gây ra của UBND huyện, các
ngành, các địa phương trong huyện ...

Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
phản ánh chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công tác
phòng chống bão. Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Uỷ ban nhân dân các
huyện lập thì phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này.Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải
phản ánh đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải
thể hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết
vấn đề, sự việc được đề cập
ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không
phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ
đó thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ).

2.
2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan
chặt chẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việ
c
hoặc trình tự diễn biến của sự việc.

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua
một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết
thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan
chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ
quan của con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của
văn bản thì mới phả
n ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối

thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý
nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lạ
i ở các đơn vị tổ chức
trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu
trữ cơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại huỷ. Do
đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn
bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ
làm tăng thêm chấ
t lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được
tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất
công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ.

Ví dụ1:Ở Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, các văn bản phản ánh tình

hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành
những hồ sơ sau:

- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế
hoạch Nhà nước năm 2000.

- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế
hoạch Nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2000.

Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ
thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người
lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có
giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một.

quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà
thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn
bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ
sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa ch
ọn những tài
liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên
ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ
để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi

IV. Phương pháp lập hồ sơ.

1. Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ1
.
1. Khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ.1.1.1- Khái niệm:Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần
phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).


thường được vận dụng để lập Danh mục cho những cơ quan có cơ cấu tổ
chức đơn giản.

+ Cách làm thứ hai: từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể
của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách
đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của
từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ
sơ trùng hoặc không cần lập, bổ
sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ
văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng hoặc phòng Hành chính tổng hợp danh mục
hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng
xem xét, ký duyệt.

Cách làm này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng
thời gian thường bị kéo dài. Để làm tốt đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần
phải kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và phương pháp lập danh mục
hồ sơ. Phương pháp này thường được áp dụng khi cơ quan có cơ cấu tổ
chức phức tạp, khối lượng công vi
ệc nhiều.

1.3. Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ.

+ Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan,
đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác
công văn, tài liệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực
tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ
sơ theo danh mục hồ sơ.

+ Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng

Tên cơ quan chủ quản ...
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tên cơ quan (đơn vị) ...

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA
..................

NĂM
.....


4

5

6


(THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN)

(Ký - đóng dấu)
* Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn bản danh mục hồ
sơ, bắt đầu từ số 01 cho đến số n (n là số của hồ sơ cuối cùng trong danh
mục).

Cột 2: Số và ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho từng đơn vị tổ chức. Ký
hiệu là chữ viết tắt của tên đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Cuối mỗi đơn vị tổ
chức cần để dự phòng một số hồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung
vào.

Ví dụ:
Số 01 - TH

Số 01 - HC

Số 01 - TCCB ...


công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo
chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể,
tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán b
ộ, nhân viên xác định
được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà
nước quy định. Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau:

- Danh mục hồ sơ sau khi đã được Thủ trưởng cơ quan ký duyệt thì sao
thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh
Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị và để lập những hồ
sơ thuộc trách nhiệm của Thủ tr
ưởng, của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Hành chính).

- Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị
mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị.

- Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan căn cứ
vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa
hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài
liệu đưa vào hồ sơ.

Cuối năm, cá nhân đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ
sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào phòng (tổ, bộ phận)
Lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu,
tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết sang năm sau thì cần ghi chú vào
danh mục hồ s
ơ.



- Đánh số tờ.

- Viết Mục lục văn bản.

- Viết chứng từ kết thúc.

- Viết bìa hồ sơ.

2.1. Phân định hồ sơ:Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của
văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành cá
c
hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu v
ề
lập hồ sơ.

Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ
được lập. Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn
trong năm yêu cầu lập hồ sơ. Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi
phân định hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của vă
n bản, như
các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa dư.
Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sau đây là cách vận
dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ.a. Đặc trưng vấn đề.

hồ sơ. Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm
vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác
nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể.

Ví dụ:
Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Uỷ ban nhân dân tỉnh khôn
g
thể chỉ lập một hồ sơ như ở Uỷ ban nhân dân xã, mà phải phân định thành
hàng chục hồ sơ, gồm các vấn đề cụ thể như:

- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.

- Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp.

- Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.

- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ.

- Phòng trừ sâu bệnh.

- Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp.

- Chăn nuôi gia cầm...

Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các
văn bản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta
sẽ vận dụng các đặc trưng khác.b. Đặc trưng tên gọi.

này ta phải lấy tên cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ.
Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có cùng một tác giả với nhau. (những
văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại).Ví dụ: - Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ năm 2002, 2003.

- Quyết định, Chỉ thị của UBND Quận X năm 2000. 2001.

Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn bản phản ánh về
một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó
khăn cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Do vậy, trong thực tế đặc trưng này
rất ít được vận dụng làm đặc trưng chính để lập hồ sơ.

d. Đặc trưng thời gian.

Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là căn cứ vào thời gian lập ra
văn bản để phân định hồ sơ. Các văn bản được lập ra trong cùng thời gian dù
cho nội dung, tên gọi, tác giả của chúng có khác nhau cũng có thể lập thành
một hồ sơ,

Ví dụ:

Các Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng ban hành năm

2003 có thể lập thành một hồ sơ có tiêu đề:

Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng năm 2003.

Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân

năm 2004.

e. Đặc trưng cơ quan giao dịch.

Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong
quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan. Nếu vấn dụng đặc
trưng này thì văn bản trao đổi giữa hai cơ quan sẽ được lập một hồ sơ cho dù
nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau. Tuy nhiên lập như vậy
sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Do vậy đặc trưng này
thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc
trưng phụ. Ví dụ:Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm

trao đổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, sự việc như vấn
đề đào tạo Đại học tại chức Luật, vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học
tập, vấn đề hợp đồng giáo viên ... Nếu tất cả công văn này lập thành một hồ
sơ theo đặc trưng cơ quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN
Đông Á), thì sẽ không hợp lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề
làm đặc trưng chính kết hợp với đặc trưng cơ quan giao dịch:- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề
Tuyển sinh Đại học tại chức Luật.

- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề